Manual Logistico Resolución Número 05884 Del 27-12-2019.pdf [nl2z3z3xg8l8] (2023)

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICÍA NACIONAL

DIRECCIÓN GENERAL

RESOLUCIÓN NÚMERO 05884 DEL 27/12/2019 “Por la cual se expide el Manual para la Administración de los Recursos Logísticos de la Policía Nacional de Colombia”

EL DIRECTOR GENERAL DE LA POLICÍA NACIONAL

En uso de las facultades legales que le confiere el numeral 8 del Artículo 2, del Decreto 4222 de 2006, y C O N S I D E R A N D O: Que el Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia dispone: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”. Que el artículo 269 de la norma ibidem, prevé para las entidades públicas la obligación de diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley Que en el literal h del Artículo 2º, de la Ley 87 del 29 de noviembre de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las Entidades y Organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, prevé como uno de los objetivos fundamentales para el diseño y el desarrollo del Sistema de Control Interno “ Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características”, razón por la cual la Policía Nacional, requiere un esquema de organización y un conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación de la Administración de sus Recursos Logísticos, procurando así que la administración de la información y los recursos de la Institución, se documenten, analicen y evalúen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la Dirección General, en atención a las metas y objetivos previstos1, debiendo contar con un instrumento que facilite el despliegue de los procedimientos administrativos.

Artículo 1 DEFINICIÓN DEL CONTROL INTERNO, Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones” 1

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Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 2. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Que la Dirección Administrativa y Financiera tiene a su cargo emitir los lineamientos en materia de la administración de los recursos logísticos de la Policía Nacional, de acuerdo a lo dispuesto en la Resolución 01387 del 2014 “Por medio de la cual se define la estructura orgánica interna y se determinan las funciones de la Dirección Administrativa y Financiera, se determinan las funciones de sus dependencias, y se dictan otras disposiciones”. Que la Resolución 04935 del 2013 “Por la cual se expide el Manual Logístico de la Policía Nacional”, modificada por la Resolución 04085 del 2017, compila los actuales lineamientos logísticos que la institución ha expedido a través de resoluciones, instructivos, directivas y oficios, para direccionar la aplicación de procedimientos logísticos en las distintas unidades de la Policía Nacional. Que el Decreto 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”, dispone la actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano – MECI, disposición que fue modificada por el Decreto 1499 del 2017, “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015”, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el Artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”, derogó los Artículos 15 al 23 de la Ley 489 de 1998 y la Ley 872 de 2003, y actualizó el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG.), normas que la Policía Nacional debe observar para la administración de los recursos logísticos. Que la Dirección Administrativa y Financiera, definió las políticas contables, que deben aplicar los responsables de la ejecución de los procedimientos de Administración de Recursos Financieros y Logística y Abastecimiento, acorde con lo previsto en la Resolución 01516 del 2018 “Por la cual se establecen las Políticas Contables bajo el Nuevo Marco Normativo de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP), se definen los responsables del cumplimiento y se dictan otras disposiciones”. Que mediante la Guía 1LA-GU-0018 del 2018, se establece el Modelo de Administración de los Recursos Logísticos y Financieros con alcance a todos los ámbitos de gestión institucional, a través de la cual se establece el Componente Logístico y los Subcomponentes que lo integran, los cuales corresponden a: Movilidad, Armamento, Intendencia, Infraestructura, Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), Semovientes Equinos y Caninos de la Policía Nacional, Sanidad y Aviación Policial. Que la Resolución 00003 del 01 de enero de 2019 “Por la cual se adoptan las Definiciones Estratégicas y el Marco Estratégico Institucional 2019-2022 de la Policía Nacional”, determina Marco Estratégico Institucional de la Policía Nacional, conformado por Políticas Institucionales y Política del Sistema de Gestión Integral. Que mediante Resolución 01785 del 02 de mayo de 2019 “Por la cual se expide el Manual de Gestión de la Doctrina de la Policía Nacional”, se determina el marco conceptual sobre la doctrina policial, así como las características que la definen, por lo que para efectos del Manual de Administración de los Recursos Logísticos de la Policía Nacional, se debe observar el contenido de la citada disposición. Que la Resolución 03948 del 2019 “Por la cual se expide el Manual del Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional y se deroga una resolución”, en atención a los preceptos normativos que rigen lo relacionado con los sistemas para la modernización y mejora de la gestión pública, basados en normas nacionales e internacionales de gestión, así como los que determine la Policía Nacional en cumplimiento de las políticas estatales, señala los lineamientos que se deben tener en cuenta en la ejecución del proceso de Logística y Abastecimiento, estandarizados para su aplicación. 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 3. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Que a través de la Directiva Administrativa Transitoria No. 026 de 2019, se emitieron los lineamientos para la implementación del modelo de sostenibilidad institucional a partir de la articulación del "Modelo de Administración de Recursos Logísticos y Financieros", con la “Metodología de optimización de recursos", para asegurar el cumplimiento de los objetivos específicos de la perspectiva de recursos del Plan Estratégico Institucional “Colombia Bicentenaria – Seguridad con Legalidad 2019-2022”. Que en atención a los preceptos normativos que rigen lo relacionado con los sistemas para la modernización y mejora de la gestión pública basados en normas nacionales e internacionales de gestión, así como los que determina la Policía Nacional en cumplimiento de las políticas estatales, se hace necesario expedir el “Manual para la Administración de los Recursos Logísticos de la Policía Nacional”, con el propósito de compilar en él, las diversas disposiciones de carácter legal e interno, de aplicación a los procedimientos logísticos en las unidades policiales. R E S U E L V E: Artículo 1º Expedir el Manual para la Administración de los Recursos Logísticos de la Policía Nacional, definiendo los principales aspectos de la gestión de la cadena logística policial, para mejorar los procesos, proteger el patrimonio institucional y generar doctrina con relación a la administración y cuidado de los bienes en materia de Armamento, Movilidad, Intendencia, Infraestructura, Aviación, Semovientes, Sanidad y Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en la Policía Nacional. Artículo 2º. Ordenar que los lineamientos del Manual para la Administración de los Recursos Logísticos de la Policía Nacional, sean aplicados por los funcionarios de la Institución, quienes deberán considerar las disposiciones que actualmente regulan la actividad logística, acatando los términos, conceptos y lineamientos para el desarrollo de la cadena logística por cada subcomponente que establece la proyección, adquisición, distribución, almacenamiento y control de activos, que se deben cumplir desde los diferentes ámbitos de gestión. Artículo 3º. Disponer que la Dirección Administrativa y Financiera, como dueña del proceso de logística y abastecimiento, es la única autorizada para tramitar las modificaciones al presente manual; en consecuencia, cuando las unidades responsables de los diferentes subcomponentes requieran proponer modificaciones, actualizaciones o adiciones a éste, deberán realizar la respectiva solicitud a la mencionada unidad policial, para su validación y aprobación. Artículo 4º. Ordenar que todas las unidades policiales sin excepción, cumplan lo dispuesto en el “Manual para la Administración de los Recursos Logísticos de la Policía Nacional”, que se expide a través del presente acto administrativo, sin perjuicio de la aplicación de los procedimientos a que se refiere el Manual de Contratación de la Policía Nacional. Artículo 5º. Establecer que los documentos en los que se haga alusión a “Manual Logístico de la Policía Nacional”, a partir de la expedición del presente acto administrativo deben entenderse para todos los efectos, referidos a “Manual para la Administración de los Recursos Logísticos de la Policía Nacional”. Artículo 6º. Disponer que la Dirección Administrativa y Financiera, coordine y articule las actividades que demande la socialización a las unidades policiales del Manual que se adopta mediante el presente acto administrativo, las cuales deberán realizarse en el primer trimestre de 2020.

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Resolución No. DEL HOJA No. 4. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Artículo 7º. Disponer como fecha de inicio para la aplicación del “Manual para la Administración de los Recursos Logísticos de la Policía Nacional”, el 01 de abril de 2020. Artículo 8º. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las Resoluciones 04935 del 12 de diciembre de 2013 y 04085 del 28 de agosto de 2017, y las demás disposiciones que contravengan lo aquí dispuesto. COMUNÍQUESE Y CUMPLASE Dada en Bogotá D.C. a los 27 DICIEMBRE 2019

Original firmado por

General OSCAR ATEHORTUA DUQUE Director General Policía Nacional

Elaboró: TE. Yuli Gómez Tovar / DIRAF - PLANE CT. Fredy Enrique Robayo / DIRAF – PLANE PRO03. Jenny Johanna Ocampo Castañeda / ARIAC - SEGEN ASE24. Gladys Ballén Díaz /ARIAC - SEGEN Revisó: CT. Diego Alejandro Rodríguez Mesa / OFPLA – GESIN MY. Luis Hernando Pinzón Rodríguez / DIRAF - PLANE TC. Diego Alejandro Bohórquez Cubillos / DIRAF - PLANE CR. María Gladis Parra Melgarejo / DIRAF - SUDAF CR. Pablo Antonio Criollo Rey / SEGEN - JEFAT BG. Ramiro Alberto Riveros Arévalo / OFPLA - JEFAT BG. Yolanda Cáceres Martínez / DIRAF - JEFAT Fecha de elaboración: 10/01/2020 Ubicación: Mis documentos/documentos 2019

Carrera 59 No. 26-21 CAN, Bogotá Teléfonos 3159000 Ext 9013 [emailprotected] www.policia.gov.co

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Resolución No. DEL HOJA No. 5. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA CAPÍTULO 1. ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL ..18 1.1. Generalidades. ....................................................................................................................................18 1.2. Ámbito de aplicación. ........................................................................................................................18 1.3. Nociones del Modelo de Sostenibilidad de los Recursos. ............................................................18 1.4. Elementos del Modelo de Sostenibilidad de los Recursos. ..........................................................19 1.4.1. Unidad misional. ..............................................................................................................................20 1.4.2. Cadena logística ..............................................................................................................................20 1.4.2.1. Proyecciones. .............................................................................................................................21 1.4.2.2. Adquisiciones. .............................................................................................................................22 1.4.2.3. Almacenamiento y distribución. ..................................................................................................22 1.4.2.4. Control de inventarios. ................................................................................................................22 1.4.3. Sistemas de Información. ...............................................................................................................23 CAPÍTULO 2. COMPONENTE LOGÍSTICO ..............................................................................................23 2.1. Generalidades. ....................................................................................................................................23 2.2. Fundamento legal. ..............................................................................................................................24 2.3. Marco conceptual. ..............................................................................................................................24 2.4. Conceptos básicos. ...........................................................................................................................25 2.4.1. Concepto de bien. ..........................................................................................................................25 2.4.2. Clasificación de los bienes. ...........................................................................................................25 2.4.2.1. Definiciones ..................................................................................................................................26 2.4.2.1.1. Bienes tangibles ......................................................................................................................26 2.4.2.1.2. Bienes muebles .......................................................................................................................26 2.4.2.1.3. Bienes inmuebles ....................................................................................................................26 2.4.2.1.4. Bienes devolutivos ...................................................................................................................27 2.4.2.1.5. Bienes de consumo .................................................................................................................27 2.4.2.1.6. Activo fijo .................................................................................................................................27 2.4.2.1.7. Bienes reparables ....................................................................................................................27 2.4.2.1.8. Edificaciones ............................................................................................................................27 2.4.2.1.9. Terrenos ..................................................................................................................................27 2.4.2.1.10. Semovientes ..........................................................................................................................27 2.4.2.1.11. Construcciones en curso .......................................................................................................27 2.4.2.1.12. Bienes en tránsito ..................................................................................................................27 2.4.2.1.13. Bienes en Bodega .................................................................................................................28 2.4.2.1.14. Bienes en servicio..................................................................................................................28 2.4.2.1.15. Bienes muebles en mantenimiento .......................................................................................28 2.4.2.1.16. Bienes muebles no explotados ..............................................................................................28 2.4.2.1.17. Bienes inservibles ..................................................................................................................28 2.4.2.1.18. Maquinaria y equipo ..............................................................................................................28 2.4.2.1.19. Equipo médico y científico .....................................................................................................28 2.4.2.1.20. Muebles enseres y equipo de oficina ....................................................................................29 2.4.2.1.21. Equipo de comunicación y computación ...............................................................................29 2.4.2.1.22. Equipo de transporte tracción y elevación ............................................................................29 2.4.2.1.23. Equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería ...............................................................29 2.4.2.1.24. Bienes históricos y culturales ................................................................................................29 2.4.2.1.25. Bienes de arte y cultura .........................................................................................................29 2.4.2.1.26. Repuestos y accesorios.........................................................................................................29 2.4.2.1.27. Bienes en comodato ..............................................................................................................29 2.4.2.1.28. Bienes recibidos en custodia .................................................................................................30 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 6. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ 2.4.2.1.29. Bienes entregados en custodia .............................................................................................30 2.4.2.1.30. Bienes aprehendidos o incautados .......................................................................................30 2.4.2.1.31. Bienes intangibles..................................................................................................................31 2.4.2.1.31.1. Licencias .............................................................................................................................31 2.4.2.1.31.2. Software ..............................................................................................................................31 2.4.2.1.31.3. Derechos ............................................................................................................................31 2.4.2.1.31.4. Pólizas de seguros .............................................................................................................31 2.4.2.1.32. Herramienta informática – Aplicativo SAP ............................................................................32 2.4.2.1.32.1. Módulo logístico ..................................................................................................................32 2.4.2.1.32.2. Obligatoriedad de utilizar el aplicativo ................................................................................32 2.4.3. Sistema de identificación de los bienes. ........................................................................................32 2.4.4. Sistema de catalogación OTAN de los bienes Sector Defensa. ...................................................33 2.4.4.1. Implementación del Sistema OTAN de Catalogación (SOC) en la Policía Nacional. ................33 2.5. Mecanismos de control .....................................................................................................................35 2.5.1. Otros mecanismos de control ........................................................................................................36 2.5.2. Toma física y presentación de inventario ......................................................................................36 2.5.2.1. Ventajas de la realización de inventarios físicos ........................................................................36 2.6. Almacén...............................................................................................................................................37 2.6.1. Clasificación de los almacenes .....................................................................................................37 2.6.2. Requisitos para ejercer el cargo de almacenista ..........................................................................37 2.6.3. Responsable de los bienes inmuebles ..........................................................................................37 2.6.4. Organización del almacén .............................................................................................................37 2.6.5. Áreas de almacenamiento .............................................................................................................38 2.6.6. Almacenamiento de los bienes ......................................................................................................38 2.6.7. Estantes .........................................................................................................................................40 2.6.8. Propiedades, planta y equipo ........................................................................................................40 2.7. Deterioro de los bienes no generadores de efectivo .....................................................................41 2.8. Bienes de control administrativo .....................................................................................................42 2.9. Bienes de inventario (Consumo) ......................................................................................................42 2.10. Método valuación de los bienes de inventario (Consumo) .........................................................43 2.10.1. Criterios para realizar inventarios ................................................................................................43 2.11. Presentación de inventarios ...........................................................................................................43 2.11.1. Inventario general ........................................................................................................................43 2.11.2. Inventario individual .....................................................................................................................43 2.11.3. Inventarios parciales ....................................................................................................................44 2.11.4. Faltante y sobrantes de bienes en los inventarios ......................................................................44 2.12. Pérdida o daño de bienes ................................................................................................................46 2.13. Responsables de los bienes de la Policía Nacional ....................................................................47 2.13.1. Entrada de bienes ........................................................................................................................48 2.13.2. Objetivos de la entrada ................................................................................................................48 2.13.3. Formalización de las entradas .....................................................................................................48 2.13.4. Clasificación de las entradas .......................................................................................................50 2.13.4.1. Entrada por compras ................................................................................................................50 2.13.4.2. Entrada por compra por caja menor .........................................................................................51 2.13.4.3. Entrada por transferencias .......................................................................................................51 2.13.4.4. Entrada por donación ...............................................................................................................51 2.13.4.5. Entrada por sobrantes ..............................................................................................................52 2.13.4.6. Entrada por compensación .......................................................................................................52 2.13.4.7. Entrada por remesa de bienes .................................................................................................52 2.13.4.8. Entrada por recuperación de bienes ........................................................................................53 2.13.4.9. Aprovechamiento de inservibles ...............................................................................................53 2.13.4.10. Entrada por nacimiento de semovientes ................................................................................53 2.13.4.11. Entrada por reposición, obsolescencia, vencimiento, garantía. .............................................53 2.13.4.12. Otras entradas ........................................................................................................................54 2.13.4.12.1. Entrada elementos recibidos en comodato .........................................................................54 2.13.4.12.2. Entrada de elementos recibidos por el sistema de LOA .....................................................54 2.13.4.13. Reparables .............................................................................................................................54 2.13.5. Salida de bienes ..........................................................................................................................55 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 7. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ 2.13.6. Criterios básicos ..........................................................................................................................55 2.13.7. Formalización de las salidas .......................................................................................................56 2.13.8. Contenido del documento de salida ............................................................................................56 2.13.9. Clasificación de salidas ...............................................................................................................56 2.13.10. Salidas de bienes de inventario (consumo)...............................................................................57 2.13.11. Repuestos ..................................................................................................................................57 2.13.12. Para reconstrucción de elementos o equipos ...........................................................................57 2.13.13. Remesa de bienes .....................................................................................................................57 2.13.14. Baja de bienes ...........................................................................................................................58 2.14. Criterios básicos para la baja de bienes ........................................................................................58 2.14.1. Requisitos generales para las bajas ............................................................................................58 2.14.2. Destinación final de los bienes dados de baja. ...........................................................................59 2.14.3. Clasificación de las bajas ............................................................................................................59 2.15. Recomendaciones generales para la entrega de almacenes ......................................................60 2.16. Enajenación a título gratuito ...........................................................................................................62 CAPÍTULO 3. SUBCOMPONENTE INTENDENCIA ..................................................................................64 3.1. Generalidades ..................................................................................................................................64 3.2. Fundamento legal ...............................................................................................................................64 3.3. Aspectos a tener en cuenta para las unidades con o sin delegación para la ordenación del gasto .....................................................................................................................................................................64 3.3.1. Elementos de vestuario .................................................................................................................66 3.3.1.1. Almacenamiento .........................................................................................................................67 3.3.1.2. Distribución .................................................................................................................................67 3.3.2. Segmentación para la entrega de elementos de dotación y demás elementos............................69 3.3.2.1. Reglas de negocio intendencia ..................................................................................................69 3.3.2.2. Control sobre los elementos de vestuario de auxiliares de Policía ............................................73 3.3.3. Útiles de escritorio, elementos de oficina, dibujo y papelería e insumos para equipos de impresión y copiado. .......................................................................................................................................74 3.3.3.1. Lineamientos de Austeridad en insumos de papelería, elementos de oficina y consumibles de impresión: .......................................................................................................................................75 3.3.4. Baja de bienes de intendencia ......................................................................................................76 3.3.5. Raciones de campaña ...................................................................................................................77 3.4. Estimación del deterioro bienes de intendencia.............................................................................77 3.5. Bienes y servicios provenientes de cooperación internacional ...................................................78 3.5.1. Baja de bienes y servicios procedentes de la cooperación internacional .....................................78 3.6. Administración de los bienes provenientes de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) .........................................................................................................................................................79 3.6.1. Uso bienes y servicios ...................................................................................................................80 3.7. Mantenimiento, calibración, verificación y demás intervenciones metrológicas de equipos e instrumentos de medición ........................................................................................................................80 3.7.1. Conceptualización .........................................................................................................................81 3.7.2. Clasificación de equipos Policía Nacional .....................................................................................85 3.5.4. Sistema de aseguramiento metrológico ........................................................................................86 3.7.3. Otras intervenciones metrológicas ................................................................................................94 3.7.4. Evaluación del programa de mantenimiento, calibración o verificación de equipos e instrumentos de medición ....................................................................................................................................98 3.7.5. Almacenamiento y transporte de equipos ......................................................................................98 3.7.6. Protección de equipos ....................................................................................................................98 3.7.7. Factores de corrección ...................................................................................................................98 3.7.8. Competencia técnica del personal de laboratorios o unidad de policía .........................................98 3.8.

Mantenimiento de equipos Instalaciones Policiales ................................................................98

3.9.

Protección de los bienes de la institución ante pérdidas y daños .........................................99

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Resolución No. DEL HOJA No. 8. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ CAPÍTULO 4. SUBCOMPONENTE DE MOVILIDAD ..............................................................................101 4.1. Generalidades ...................................................................................................................................101 4.2. Fundamento legal .............................................................................................................................101 4.3. Definición y clasificación del subcomponente de movilidad ......................................................102 4.4. Procedencia y trámites legales .......................................................................................................103 4.4.1. Requisitos para la adquisición .....................................................................................................104 4.4.2. Requisitos para la recepción del subcomponente de movilidad en transferencias, donación, incautados y comodatos ...............................................................................................................104 4.4.3. Requisitos para el ingreso de los vehículos a los inventarios de la policía nacional ..................105 4.5. Identificación ....................................................................................................................................107 4.6. Siglas .................................................................................................................................................107 4.6.1. Asignación de siglas en las unidades de la policía nacional .......................................................109 4.6.1.1. Matrícula inicial .........................................................................................................................110 4.6.1.2. Identificación provisional...........................................................................................................111 4.6.2. Requisitos para trámite de duplicado licencias de tránsito y placas expedidas por el ministerio de transporte......................................................................................................................................111 4.6.3. Tarjetas de identificación electrónica (TIE) .................................................................................112 4.7. Sistema de Información para la Gestión del Equipo Automotor de la Policía Nacional (SIGEA) o el sistema de información que sea implementado por la Policía Nacional. .....................................113 4.7.1. Usuarios .......................................................................................................................................114 4.7.2. Hojas de vida vehículos ...............................................................................................................114 4.8. Nombramiento Jefe y Responsable de Movilidad ........................................................................115 4.9. Distribución, asignación y uso .......................................................................................................115 4.10. Requisitos para la asignación de vehículos................................................................................117 4.10.1. Tablas de distribución ................................................................................................................117 4.10.2. Asignación de vehículos para los señores Generales de la Policía Nacional en uso de buen retiro. ......................................................................................................................................................120 4.11. Revista física al subcomponente de movilidad ..........................................................................121 4.11.1. Desplazamientos fuera de la jurisdicción ..................................................................................121 4.11.2. Comparendos ............................................................................................................................121 4.11.3. Novedades administrativas .......................................................................................................121 4.12. Suministro de combustible ...........................................................................................................122 4.12.1. Controles en el suministro de combustible ................................................................................124 4.12.2. Controles adicionales ................................................................................................................126 4.13. Mantenimiento del Equipo Automotor .........................................................................................127 4.13.1. Actividades preventivas para el equipo automotor ....................................................................128 4.13.2. Actividades que los responsables de movilidad realizarán para la optimización de los recursos y la administración del equipo automotor de la Policía Nacional. ...................................................130 4.13.3. Lineamientos para la adquisición y distribución del suministro de mantenimiento ...................133 4.14. Medidas de seguridad para la conducción..................................................................................134 4.14.1. Uso de casco y chaleco para conductores de patrullas motorizadas .......................................134 4.14.2. Protocolo de conducción ...........................................................................................................134 4.15. Desintegración del subcomponente de movilidad de la Policía Nacional ...............................136 4.15.1. Tiempo de servicio .....................................................................................................................136 4.15.2. Documentos para el proceso de desintegración .......................................................................137 4.15.3. Procedimiento para la desintegración del equipo automotor. ...................................................137 4.15.4. Desintegración vehículos incautados ........................................................................................139 4.15.5. Resolución de baja y desintegración .........................................................................................139 4.16. Actualización en el Aplicativo para la Gestión del Equipo Automotor (SIGEA) ......................139

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Resolución No. DEL HOJA No. 9. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ 4.17. Deterioro del equipo automotor ...................................................................................................139 CAPÍTULO 5. SUBCOMPONENTE ARMAMENTO.................................................................................140 5.1. Generalidades ...................................................................................................................................140 5.2. Fundamento Legal ...........................................................................................................................140 5.3. Definición de las armas ...................................................................................................................140 5.4. Clasificación del material de armamento, explosivos, equipos antidisturbios y de protección, dispositivos y armas menos letales, sistemas electroópticos y accesorios de la policía nacional (Decreto 2535/93 por el cual se expiden normas sobre armas, municiones y explosivos) ............141 5.4.1. Según su clase ............................................................................................................................141 5.4.2. Según el estado de funcionamiento ............................................................................................144 5.5. Proyección del subcomponente de armamento ...........................................................................145 5.6. Entrada de bienes del subcomponente de armamento ...............................................................146 5.6.1. Remesas ......................................................................................................................................147 5.6.2. Por reintegro ................................................................................................................................148 5.7. Deterioro de los bienes para el subcomponente de armamento ................................................148 5.8. Distribución del subcomponente de armamento .........................................................................150 5.8.1. Dotación para el servicio en las unidades ...................................................................................150 5.8.2. Dotación individual .......................................................................................................................151 5.8.3. Dotación para el servicio permanente .........................................................................................152 5.8.4. Dotación para el servicio .............................................................................................................152 5.8.5. Criterios de dotación y reserva estratégica para las armas de fuego en servicio .......................152 5.9. Consumo en instrucción de municiones, explosivos y elementos no letales para la Policía Nacional ....................................................................................................................................................153 5.9.1. Salida para el consumo de municiones, gases y explosivos en instrucción ...............................153 5.9.2. Consumo en servicio ...................................................................................................................155 5.9.3. En pruebas balísticas ..................................................................................................................155 5.10. Munición utilizada para las pruebas de funcionamiento mediante prácticas de polígono en las unidades policiales (mantenimiento segundo nivel) ...........................................................................156 5.11. Munición utilizada para las pruebas de funcionamiento mediante prácticas de polígono en el grupo de armamento de la dirección administrativa y financiera o quien haga sus veces (mantenimiento de tercer nivel). ............................................................................................................157 5.12. Cantidad de munición utilizada para las pruebas de recepción del material de armamento, equipos de protección y dispositivos no letales .................................................................................157 5.13. Control de activos en el subcomponente de armamento ..........................................................158 5.14. Salida de bienes subcomponente de armamento ......................................................................162 5.15. Junta técnica del grupo de armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces. .......................................................................................................................................168 5.16. Comités de armamento..................................................................................................................169 5.16.1. Comité de armamento de la Dirección Administrativa y Financiera ..........................................169 5.16.2. Comité de armamento de las unidades policiales .....................................................................169 5.16.3. Funciones de los comités de armamento ..................................................................................170 5.17. Seguridad, almacenamiento y transporte ....................................................................................171 5.17.1. Seguridad personal....................................................................................................................171 5.17.2. Seguridad industrial ...................................................................................................................173 5.17.3. Medios de almacenamiento .......................................................................................................174 5.17.4. Instalaciones para almacenamiento de armas y municiones ....................................................174 5.17.4.1. Instalaciones de primer nivel ..................................................................................................174 5.17.4.2. Instalaciones de segundo nivel ..............................................................................................174 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 10. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ 5.17.5. Aspectos a tener en cuenta en el almacenamiento de las armas y municiones.......................175 5.17.6. Instalaciones para el almacenamiento de explosivos ...............................................................175 5.17.6.1. Almacenamiento de material de armamento, explosivos, equipos antidisturbios y de protección, dispositivos y armas menos letales, sistemas electroópticos y accesorios .................................177 5.17.7. Recomendaciones de seguridad en el almacenamiento ...........................................................178 5.17.8. Recomendaciones para mantener las propiedades del material ..............................................179 5.18. Almacenamiento de explosivos ....................................................................................................180 5.19. Almacenamiento de sistemas electroópticos .............................................................................180 5.20. Transporte de material de armamento, explosivos, equipos antidisturbios y de protección, dispositivos y armas menos letales, sistemas electroópticos y accesorios ....................................181 5.20.1. Medidas de seguridad ...............................................................................................................181 5.20.2. Control con respecto a las medidas de seguridad ....................................................................182 5.21. Mantenimiento ................................................................................................................................182 5.21.1. Control sobre el mantenimiento .................................................................................................182 5.21.2. Mantenimiento y conservación ..................................................................................................183 5.21.3. Mantenimiento y conservación de sistemas electroópticos ......................................................186 5.21.3.1. Mantenimiento Básico ............................................................................................................186 5.21.3.2. Procedimiento .........................................................................................................................186 5.21.3.3. Mantenimiento intermedio especializado ...............................................................................187 5.21.3.4. Mantenimiento de fábrica .......................................................................................................187 5.21.3.5. Inspecciones de sistemas electroópticos ...............................................................................187 5.21.3.6. Remarcación de armamento y sistemas electroópticos .........................................................188 5.21.3.7. Dotación de repuestos ............................................................................................................188 5.22. Sistema de Información para la Gestión de Elementos del Servicio Policial- SIGES .............189 CAPÍTULO 6. SUBCOMPONENTE DE INFRAESTRUCTURA ..............................................................190 6.1. Generalidades ...................................................................................................................................190 6.2. Marco legal ........................................................................................................................................191 6.3. Unidad misional subcomponente de infraestructura ...................................................................191 6.3.1. Administración de los bienes inmuebles propios y no propios a cargo de la Policía Nacional ...192 6.3.2. Gestión de los proyectos .............................................................................................................193 6.3.3. Administración de los recursos de mantenimiento a instalaciones policiales .............................193 6.4. Cadena logística ...............................................................................................................................194 6.4.1. Proyecciones del subcomponente infraestructura ......................................................................195 6.4.1.1. Reposición ................................................................................................................................197 6.4.1.1.1. Reposición por vetustez ........................................................................................................197 6.4.1.1.2. Reposición por fenómenos naturales ....................................................................................197 6.4.1.1.3. Reposición por daños causados por terceros .......................................................................198 6.4.1.2. Cobertura ..................................................................................................................................198 6.4.1.2.1. Cobertura para la administración de bienes inmuebles propios, no propios ........................198 6.5. Crecimiento .......................................................................................................................................199 6.5.1. Transferencia de dominio de bienes inmuebles ..........................................................................199 6.5.2. Tradición ......................................................................................................................................199 6.5.2.1. Compraventa ............................................................................................................................199 6.5.2.2. Donación ...................................................................................................................................203 6.5.2.3. Cesión a título gratuito ..............................................................................................................204 6.5.2.4. Permuta ....................................................................................................................................205 6.5.2.5. Ocupación .................................................................................................................................205 6.5.2.6. Prescripción adquisitiva del derecho de dominio .....................................................................205 6.5.2.7. Sucesión por causa de muerte .................................................................................................206 6.5.2.8. Accesión ...................................................................................................................................206 6.5.2.9. Adjudicación de bienes .............................................................................................................206 6.5.3. Contratos que no transfieren el dominio de los bienes inmuebles ..............................................208 6.5.3.1. Contrato de Comodato .............................................................................................................208 6.5.3.2. Contrato de Arrendamiento ......................................................................................................209 6.5.4. Bienes inmuebles que no admiten ser titularizados ....................................................................212 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 11. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ 6.5.5. Falsa tradición .............................................................................................................................216 6.5.5.1. Procedimiento para lograr la titularización de un bien con falsa tradición ...............................217 6.5.5.2. Requisitos para dar aplicación al proceso especial de saneamiento en la falsa tradición ......218 6.5.5.3. Duración del proceso especial de saneamiento en la falsa tradición ......................................219 6.5.5.4. Nulidad providencia que legaliza la falsa tradición ...................................................................220 6.5.6. inmuebles a adquirir con hipoteca ...............................................................................................220 6.5.7. Quiénes están facultados para firmar escrituras .........................................................................221 6.5.8. Término que la institución tiene para hacer uso de los inmuebles..............................................221 6.5.8.1. Proceso de escrituración y registro ..........................................................................................224 6.5.8.2. Aclaración de escrituras ...........................................................................................................226 6.5.8.3. Afectación de los inmuebles .....................................................................................................226 6.5.8.4. Trámites adicionales al legalizar un inmueble ..........................................................................227 6.5.8.4.1. Subdivisión o desenglobe ......................................................................................................227 6.5.8.4.2. Englobe ..................................................................................................................................229 6.5.9. Procedimiento para formalizar la propiedad de bienes inmuebles de entidades públicas ocupados por terceros...................................................................................................................................229 6.5.10. Política de respeto al derecho de propiedad privada ................................................................230 6.5.10.1. Procedimiento para ocupar inmuebles requeridos por la Fuerza Pública ..............................230 6.5.10.2. Procedimiento para legalizar inmuebles ya ocupados por la Fuerza Pública ........................231 6.5.11. Adquisición de bienes inmuebles ..............................................................................................232 6.5.12. Control de bienes inmuebles .....................................................................................................233 6.5.13. Pago de impuesto predial y contribución de valorización .........................................................234 6.5.13.1. Cuando se debe o no pagar impuestos y contribuciones ......................................................235 6.5.13.2. Procedimiento a desarrollar por las unidades policiales para el pago de impuestos y contribuciones...............................................................................................................................237 6.5.14. Avalúo comercial a bienes inmuebles propiedad de la Policía Nacional con fines contables ..238 6.5.14.1. Parámetros para la elaboración y presentación de los trabajos de avalúo comercial con fines contables ......................................................................................................................................239 6.5.14.2. Registro contable de los avalúos comerciales inmuebles propiedad Policía Nacional ..........243 6.6. Servicios públicos domiciliarios ....................................................................................................243 6.6.1. Cobro de servicios públicos .........................................................................................................247 6.6.2. Procedimiento a desarrollar por las unidades policiales para el seguimiento y control del pago oportuno de los servicios públicos domiciliarios ...........................................................................247 6.7. Uso y cuidado de elementos constructivos ..................................................................................249 6.8. Requerimientos de las pólizas ........................................................................................................262 6.8. Deterioro de los bienes inmuebles .................................................................................................262 CAPÍTULO 7. SUBCOMPONENTE DE AVIACIÓN .................................................................................262 7.1 Generalidades ....................................................................................................................................263 7.2. Fundamento legal .............................................................................................................................263 7.2.1. Clasificación de los bienes aeronáuticos.....................................................................................263 7.3. Planeación aeronáutica policial ......................................................................................................264 7.4. Plan de horas de vuelo ....................................................................................................................265 7.5. Criterios para realizar la planeación y adquisición de productos aeronáuticos .......................266 7.5.1. Requerimiento de adquisición .....................................................................................................266 7.5.2. Verificación de la información presentada ...................................................................................266 7.5.3. Solicitud del elemento aeronáutico ..............................................................................................266 7.6. Variables a tener en cuenta para el proceso de adquisición .......................................................267 7.6.1. Identificación del elemento requerido ..........................................................................................267 7.6.2. Adquisición de compras bajo la figura convenio .........................................................................267 7.7. Personal y responsabilidades.........................................................................................................267 7.7.1. Comité técnico logístico aeronáutico policial ...............................................................................268 7.8. Almacén aeronáutico .......................................................................................................................268 7.8.1. Distribución técnica de las bodegas aeronáuticas ......................................................................269 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 12. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ 7.8.2. Entrada y salida de bienes ..........................................................................................................270 7.8.2.1. Requisitos para el ingreso de bienes en los almacenes aeronáuticos de la Policía Nacional .270 7.8.2.1.1. Requisitos para la entrada de aeronaves recibidas en donación, comodato o convenio .....270 7.8.2.1.2. Entrada por recuperación de elementos ...............................................................................270 7.8.2.1.3. Transacción para el ingreso del bien.....................................................................................271 7.8.2.1.4. Entrada de Componentes reparados ....................................................................................271 7.8.2.2. Requisitos para la salida de bienes en los almacenes aeronáuticos de la Policía Nacional. ..271 7.8.2.2.1. Orden de salida .....................................................................................................................271 7.8.2.2.2. Supervisión y control por parte del almacenista de bodega..................................................271 7.8.2.2.3. Clasificación de salidas .........................................................................................................271 7.8.2.2.4. Salida por préstamo a entidad gubernamental .....................................................................272 7.8.2.2.5. Salida por préstamo de elementos dentro de las diferentes líneas de aeronaves soportadas por Presupuesto Nacional y convenio ..........................................................................................272 7.8.3. Criterios para la solicitud de elementos al almacén aeronáutico ................................................272 7.8.3.1. Asistencia Técnica Aeronáutica (ATA) .....................................................................................272 7.8.3.2. Diligenciamiento de la orden de suministro ..............................................................................273 7.8.3.3. Identificación de la orden de suministro ...................................................................................273 7.8.3.4. Relación de elementos para suministro ...................................................................................274 7.8.3.5. Firmas y legalización del documento .......................................................................................274 7.8.3.6. Instrucciones para el despacho de elementos a bases fijas y móviles ....................................275 7.8.3.7. Definición de mínimos y máximos ............................................................................................275 7.8.4. Manejo de sistema ABC en inventarios para aviación ................................................................276 7.8.5. Reparables ..................................................................................................................................276 7.8.5.1. Instrucciones para la recepción del repuesto reparable ...........................................................276 7.8.5.2. Envío de repuestos y herramientas aeronáuticos susceptibles de reparación al exterior, en desarrollo del convenio bilateral Colombia - Estados Unidos ......................................................277 7.8.6. Procedimiento de las bajas de material aeronáutico ...................................................................279 7.9. Procedimiento Exchange ................................................................................................................281 7.10. Bienes en desuso y enajenación ..................................................................................................281 7.11. Sección de herramientas y accesorios ........................................................................................281 7.12. Programa de asistencia y seguridad del gobierno de los Estados Unidos de América (FMS Foreing Military Sales). ...........................................................................................................................282 7.13. Envíos, despacho y transporte de mercancías ...........................................................................282 7.14. Desagregación por componentes ................................................................................................284 7.15. Avalúo técnico ................................................................................................................................285 7.16. Estimación del deterioro del subcomponente de aviación .......................................................285 7.17. Administración del combustible de aviación para la Policía Nacional ....................................286 7.17.1. Generalidades ...........................................................................................................................286 7.17.2. Fundamento legal ......................................................................................................................286 7.17.3. Criterios básicos ........................................................................................................................286 7.17.4. Responsabilidades ....................................................................................................................287 7.18. Cadena logística .............................................................................................................................300 7.18.1. Ejecución de contratos cuyo objeto es el suministro de combustible aeronáutico ...................302 7.19. Entradas y salidas de combustible de aviación .........................................................................305 7.19.1. Cruce de cuentas por concepto de préstamos y reintegros de combustible de aviación .........309 7.20. Pautas específicas de combustible ..............................................................................................310 7.20.1. Traslado de sobrante en bases móviles, puntos de apoyos y operativos .................................310 7.20.2. Traslado de combustible vía aérea ...........................................................................................310 7.20.3. Pérdida de combustible por desgaste o fatiga del material .......................................................311 7.20.4. Faltantes o sobrantes de combustible por causas no determinadas ........................................311 7.21. Pasos para el manejo y control del combustible drenado, recuperado y desechado ............311 7.21.1. Combustible drenado diariamente para control de calidad, combustible drenado a los sistemas de almacenamiento y suministro ..................................................................................................312

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Resolución No. DEL HOJA No. 13. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ 7.21.2. Combustible drenado a las aeronaves ......................................................................................312 7.21.3. Combustible almacenado en el tanque recuperador .................................................................313 7.21.4. Combustible desechado ............................................................................................................313 7.22. Tablas informativas ........................................................................................................................314 7.23. Control de los elementos y accesorios para el suministro y almacenamiento de combustibles de aviación ...............................................................................................................................................315 7.24. Control de calidad del combustible de aviación .........................................................................317 7.25. Inspecciones ...................................................................................................................................319 7.25.1. Inspecciones del sistema de almacenamiento y suministro......................................................319 7.25.2 Inspecciones a vehículos abastecedores ...................................................................................320 7.26. Operación de los equipos .............................................................................................................321 7.27. Requerimientos de seguridad en tanques, tambores y bidones ..............................................326 7.27.1. Normas de seguridad para el cargue, transporte de bidones y canecas en aeronaves ...........327 7.28. Filtros...............................................................................................................................................328 7.28.1. Generalidades ...........................................................................................................................328 7.28.2. Instalación ..................................................................................................................................328 7.28.3. Instrucciones para la operación filtros .......................................................................................329 7.29. Motobombas ...................................................................................................................................329 7.29.1. Inspección Motobomba..............................................................................................................329 7.30. Medidor volumétrico de desplazamiento positivo ......................................................................332 7.31. Equipos de reabastecimiento Área Avanzada F.A.R.P “Forward Área Refueling Point” .......332 7.32. Procedimientos de descargue ......................................................................................................335 7.32.1. Procedimiento de suministro de combustible de aviación .........................................................337 7.33. Mantenimiento de aviación ...........................................................................................................341 7.33.1. Mantenimiento preventivo..........................................................................................................341 7.33.2. Mantenimiento especializado ....................................................................................................342 CAPÍTULO 8. SUBCOMPONENTE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES ...................................................................................................................................................................345 8.1.

Generalidades .............................................................................................................................345

8.2. Fundamento legal .............................................................................................................................345 8.3. Administración de la Seguridad de la Información en la Policía Nacional ................................346 8.4. Lineamientos para el desarrollo, adquisición y administración de sistemas de información en la Policía Nacional ...................................................................................................................................350 8.4.1. Metodología para adquirir y desarrollar un sistema de información orientado por la oficina de telemática .....................................................................................................................................351 8.4.1.1. Gestión y planeación del proyecto ...........................................................................................351 8.4.1.2. Análisis diseño y arquitectura de software ...............................................................................353 8.4.1.3. Implantación, ambiente y producción .......................................................................................354 8.4.1.4. Cesión de derechos patrimoniales de autor .............................................................................354 8.5. Administración servicios tecnológicos de telefonía móvil celular, push to talk y fija .............355 8.5.1. Activación servicio roaming internacional ....................................................................................357 8.5.2. Instrucciones para los grupos de telemática a nivel desconcentrado .........................................357 8.5.3. Responsabilidad del funcionario policial que se le asigna un servicio de comunicación de telefonía celular o push to talk .....................................................................................................................358 8.5.4. Reglas de negocio servicios tecnológicos ....................................................................................358 8.6. Parámetros para la adquisición de tecnologías de la información y las comunicaciones en la Policía Nacional .......................................................................................................................................359 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 14. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ 8.7. Parámetros para la implementación y administración de los subsistemas SIES circuito cerrado de televisión (CCTV) y líneas de seguridad y emergencia 123 en la Policía Nacional ....................361 8.7.1. Adquisición, viabilidad, supervisión, garantía, administración y responsabilidades de la Policía Nacional en los proyectos - SIES. ................................................................................................361 8.7.1.1. Responsabilidades de la Policía Nacional en los proyectos SIES ...........................................365 8.7.2. Parámetros para la adquisición, implementación, administración y mantenimiento de la plataforma de comunicaciones en la Policía Nacional. ..................................................................................366 8.7.2.1. Parámetros para la adquisición de elementos para la red de comunicaciones .......................366 8.7.2.2. Parámetros para el mantenimiento y administración a la infraestructura y/o equipos de la red de comunicaciones ............................................................................................................................367 8.7.2.3. Parámetros para el cuidado de la infraestructura de respaldo y los equipos de comunicaciones. ......................................................................................................................................................367 8.7.2.4. Servicio técnico a equipos de radiocomunicaciones ................................................................370 8.8. Actividades a tener en cuenta con el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones ......................................................................................................................................370 8.8.1. Lineamientos para una gestión integral de residuos de aparatos eléctricos y electrónicos (RAEES) en la Policía Nacional. ..................................................................................................................370 8.9. Parámetros para el registro de licenciamiento y su trámite de baja en la Policía Nacional ....372 8.10. Lineamientos para la administración de los centros de datos y backup de servidores en la Policía Nacional .......................................................................................................................................373 8.11. Uso, conservación y manejo de medios tecnológicos en la Policía Nacional ........................374 8.11.1. Uso del sistema para la administración de hardware y software – SINVE en la Policía Nacional ......................................................................................................................................................375 8.11.2. Parámetros para la administración de pólizas y garantías en contratos de adquisición de tecnologías de la información y las comunicaciones. ..................................................................376 8.11.3. Ciclo de vida de las tecnologías de la información y las comunicaciones ................................377 8.12. Estimación del deterioro del subcomponente TICS ...................................................................377 CAPÍTULO 9. SUBCOMPONENTE DE SEMOVIENTES EQUINOS Y CANINOS DE LA POLICÍA NACIONAL ................................................................................................................................................377 9.1. Generalidades ...................................................................................................................................377 9.2. Fundamento Legal ...........................................................................................................................378 9.3. Uso de los equinos de la Policía Nacional ....................................................................................378 9.3.1. Equinos en zona urbana ..............................................................................................................378 9.3.2. Equinos en zona rural ..................................................................................................................379 9.3.3. Manejo de aires en recorridos .....................................................................................................379 9.3.4. Manejo de equinos durante patrullajes ........................................................................................379 9.3.5. Servicios de carabineros .............................................................................................................379 9.4. Uso de los caninos de la Policía Nacional .....................................................................................380 9.4.1. Tiempo de empleo de caninos en el servicio ..............................................................................380 9.4.2. Medidas de seguridad para el servicio canino policial ................................................................380 9.4.3. Puestos fijos ................................................................................................................................380 9.4.4. Seguridad en el canil ...................................................................................................................380 9.4.5. Seguridad con canino en el servicio ............................................................................................381 9.4.6. Servicios de guías caninos ..........................................................................................................382 9.5. Condiciones mínimas para el funcionamiento de unidades de carabineros y guía caninos ....382 9.5.1. Infraestructura básica para el funcionamiento de unidades de carabineros ..........................382 9.5.2. Infraestructura básica para el funcionamiento de grupo de guías caninos ............................383 9.6. Proyecciones para el subcomponente de semovientes ..............................................................385 9.6.1. Plan anual de adquisiciones ........................................................................................................386 9.6.2. Adquisiciones del subcomponente de semovientes ....................................................................386 9.6.2.1. Estudio de mercado ..................................................................................................................386 9.6.2.2. Estudio Previos .........................................................................................................................387 9.6.2.2.1 Experiencia del proponente en producir o comercializar el bien y/o ofrecer el servicio ........387 9.6.2.2.2 Experiencia del oferente de medicamentos ...........................................................................387 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 15. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ 9.6.2.2.3 Visita a instalaciones del oferente y buenas prácticas de almacenamiento ..........................387 9.6.2.2.4 Calidad de los productos ........................................................................................................388 9.6.2.2.5 Forma de ejecución del contrato ............................................................................................388 9.6.2.2.6 Plazo de ejecución..................................................................................................................388 9.6.2.2.7 Rotulación “uso institucional-prohibida su venta” ...................................................................388 9.6.2.2.8 Especificaciones técnicas de los productos ...........................................................................388 9.6.2.2.9 Buenas prácticas de manufactura (BPM) ...............................................................................389 9.6.2.2.10 Catálogos ..............................................................................................................................389 9.6.3. Reportes de ejecución presupuestal ...........................................................................................390 9.6.4. Otras disposiciones presupuestales ............................................................................................390 9.7. Especialización del personal ..........................................................................................................390 9.8. Almacén de remonta y veterinaria ..................................................................................................391 9.9. Alta y baja de semovientes .............................................................................................................391 9.9.1. Comités técnicos de evaluación para alta de semovientes .........................................................391 9.9.1.1. Integrantes del comité evaluador de semovientes equinos y mulares .....................................391 9.9.1.2. Integrantes del comité técnico evaluador de caninos ..............................................................391 9.9.1.3. Funciones del comité técnico evaluador ..................................................................................392 9.9.2. Alta de equinos, caninos y material genético en la Policía Nacional ..........................................392 9.9.2.1. Por nacimiento ..........................................................................................................................392 9.9.2.2. Por donación .............................................................................................................................393 9.9.2.3. Por compra y/o reposición de la empresa aseguradora ...........................................................393 9.9.2.3.1. Disponibilidad de recursos ....................................................................................................393 9.9.2.3.2. Estudio de mercado ...............................................................................................................393 9.9.2.3.3. Evaluación de ofertas ............................................................................................................394 9.9.2.3.4. Evaluación de semovientes ...................................................................................................394 9.9.2.4. Requisitos para el alta ..............................................................................................................394 9.9.2.5. Trámite documentos por reposición de la empresa aseguradora ............................................395 9.9.2.6. Requisitos generales ................................................................................................................395 9.9.2.6.1. Semovientes equinos, asnales y mulares .............................................................................395 9.9.2.6.2. Semovientes caninos.............................................................................................................396 9.9.2.7. Registro de material genético de semovientes equinos y caninos ..........................................398 9.9.2.8. Identificación de semovientes ..................................................................................................400 9.9.2.8.1. Implantación de microchip .....................................................................................................400 9.9.2.8.2. Marcación ..............................................................................................................................400 9.9.2.8.3. Registro fotográfico................................................................................................................400 9.9.2.8.4. Hoja de vida y registros .........................................................................................................400 9.9.3. Baja de equinos y caninos en la Policía Nacional .......................................................................402 9.9.3.1. Por siniestro o muerte...............................................................................................................402 9.9.3.2. Eutanasia ..................................................................................................................................403 9.9.3.3. Baja por no aptitud para el servicio ..........................................................................................403 9.10. Estimación del deterioro del subcomponente de semovientes ................................................403 9.10.1. Deterioro semovientes equinos mulares y asnales ...................................................................404 9.10.1.1. Sanidad ...................................................................................................................................404 9.10.1.2. Adiestramiento ........................................................................................................................405 9.10.1.3. Reproducción ..........................................................................................................................406 9.10.2. Deterioro semovientes caninos .................................................................................................407 9.10.2.1. Sanidad ...................................................................................................................................407 9.10.2.2. Adiestramiento ........................................................................................................................408 9.10.2.3. Reproducción ..........................................................................................................................408 9.11. Distribución del subcomponente de semovientes .....................................................................409 9.11.1. Remesa de semovientes ...........................................................................................................410 9.11.1.1. Remesa de semovientes a centros geriátricos ......................................................................410 9.11.1.2. Remesa por traslado de semovientes a la Clínica Veterinaria del Grupo Remonta y Veterinaria DICAR ...........................................................................................................................................411 9.11.1.3. Otros traslados de semovientes entre las unidades de Carabineros y Guías Caninos .........412 9.12. Control del subcomponente de semovientes .............................................................................412 9.12.1. Mantenimiento de las condiciones de entrenamiento y certificación ........................................412 9.12.2. Certificación de semovientes caninos .......................................................................................413 9.12.3. Evaluación de los semovientes .................................................................................................413 9.12.4. Esterilización de semovientes ...................................................................................................413 9.12.5. Servicios Veterinarios ................................................................................................................414 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 16. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ 9.13. Plan Sanitario para semovientes de la Policía Nacional ............................................................414 9.13.1. Medidas sanitarias preventivas .................................................................................................414 9.13.2. Desinfección ..............................................................................................................................414 9.13.3. Bioseguridad personal ...............................................................................................................415 9.13.4. Mantenimiento diario, sanitario preventivo y correctivo de las instalaciones de carabineros y guías de la Policía Nacional ...................................................................................................................416 9.13.4.1. Instalaciones para equinos .....................................................................................................416 9.13.4.1.1. Mantenimiento diario ...........................................................................................................416 9.13.4.1.2. Mantenimiento quincenal .....................................................................................................417 9.13.4.1.3. Mantenimiento semestral ....................................................................................................417 9.13.4.2. Instalaciones para caninos .....................................................................................................418 9.13.4.2.1. Mantenimiento diario ...........................................................................................................418 9.13.4.2.2. Mantenimiento semanal ......................................................................................................419 9.13.4.2.3. Mantenimiento quincenal .....................................................................................................419 9.13.4.2.4. Mantenimiento semestral ....................................................................................................419 9.13.4.3. Instalaciones especiales en unidades de carabineros, guías y criaderos .............................420 9.13.5. Otras actividades de aseo y desinfección .................................................................................421 9.13.6. Recomendaciones para el uso de los desinfectantes ...............................................................422 9.13.7. Programas zoosanitarios .........................................................................................................423 9.13.7.1. Programas de vacunación semovientes equinos ...................................................................423 9.13.7.1.1. Plan de vacunación para equinos de trabajo ......................................................................423 9.13.7.1.2. Plan de vacunación para potros ..........................................................................................424 9.13.7.1.3. Plan de vacunación para yeguas en estado de gestación ..................................................425 9.13.7.2. Programas de vacunación semovientes caninos ...................................................................425 9.13.7.2.1. Plan de vacunación canina de trabajo.................................................................................425 9.13.7.2.2. Plan de vacunación para las hembras gestantes ................................................................426 9.13.7.2.3. Plan de vacunación para cachorros ....................................................................................426 9.13.8. Programas para el control de parásitos externos y externos en equinos y caninos .................427 9.13.8.1. Programa para el control de parásitos externos en equinos y caninos .................................427 9.13.8.2. Programas para el control de parásitos internos en equinos y caninos .................................428 9.13.8.2.1. Semovientes equinos ..........................................................................................................428 9.13.8.2.2. Semovientes caninos...........................................................................................................429 9.13.8.2.2.1. Cachorros .........................................................................................................................429 9.13.8.2.2.2. Caninos adultos de trabajo ...............................................................................................430 9.13.9. Programa de control de plagas .................................................................................................431 9.14. Administración de medicamentos ................................................................................................432 9.15. Plan nutricional de semovientes ..................................................................................................432 9.15.1. Nutrición de los equinos ............................................................................................................432 9.15.1.1. Suministro de agua .................................................................................................................433 9.15.1.2. Forrajes y nutrientes para la alimentación del equino ............................................................433 9.15.1.3. Suministro de concentrado .....................................................................................................434 9.15.1.4. Consumo voluntario, capacidad de ingestión y relación forraje .............................................434 9.15.1.5. Horarios de suministro de alimentos a los equinos ................................................................436 9.15.1.6. Suplementos en la alimentación del equino ...........................................................................436 9.15.1.7. Normas prácticas de alimentación del equino ........................................................................437 9.15.1.8. Evaluación de la condición corporal .......................................................................................437 9.15.2. Plan nutricional caninos .............................................................................................................440 9.15.2.1. Suministro de concentrado .....................................................................................................440 9.15.2.2. Horarios de suministro de alimentos a los caninos ................................................................440 9.15.3. Recomendaciones suplementos alimenticios semovientes ......................................................440 9.15.4. Controles y cuidados con los productos alimenticios de los semovientes ................................441 9.15.5. Conservación, almacenamiento y mecanismos de control .......................................................441 9.16. Laboratorio clínico veterinario .....................................................................................................443 9.16.1. Parámetros para la ejecución del cronograma para la realización de los exámenes médicos veterinarios a semovientes ...........................................................................................................443 9.16.2. Toma de muestras .....................................................................................................................444 9.16.3. Transporte de muestras.............................................................................................................445 9.16.4. Requisitos para la recepción de muestras ................................................................................446 9.16.5. Motivo de rechazo de muestras ................................................................................................447 9.17. Transporte de semovientes...........................................................................................................447 9.17.1. Transporte de semovientes equinos .........................................................................................447 9.17.1.1. Aspectos a tener en cuenta previo al embarque y transporte de los semovientes ................447 9.17.1.2. Embarque ...............................................................................................................................448 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 17. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ 9.17.1.2.1. Consideraciones para el embarque .....................................................................................448 9.17.1.3. Desembarque .........................................................................................................................449 9.17.2. Transporte semovientes caninos ...............................................................................................449 9.18. Herraje y mantenimiento de cascos de semovientes equinos ..................................................450 9.18.1. Generalidades .........................................................................................................................450 9.18.2. Pasos para un buen herraje ......................................................................................................451 9.19. Manejo de residuos peligrosos de orden infecciosos y de riesgo biológico en las unidades de carabineros y guías caninos ..................................................................................................................458 9.19.1. Lineamientos para el manejo de cadáveres de semovientes ...................................................458 9.19.1.1. Enterramiento .........................................................................................................................458 9.19.1.2. Incineración de cadáveres animales ......................................................................................458 CAPÍTULO 10. SUBCOMPONENTE DE SANIDAD POLICIAL ..............................................................459 10.1. Generalidades .................................................................................................................................459 10.2.

Fundamento legal .......................................................................................................................459

10.3. Identificación y Clasificación de los Bienes de la Dirección de Sanidad ................................460 10.3.1. Clasificación de los dispositivos médicos ..................................................................................460 10.4. Vida útil dispositivos médicos y equipos industriales de apoyo hospitalario ........................461 10.5. Requisitos específicos para el almacenamiento y acondicionamiento de dispositivos médicos ...................................................................................................................................................................461 10.6. Almacenamiento de dispositivos médicos..................................................................................463 10.6.1. Baja de bienes ...........................................................................................................................463 10.6.2. Dispositivos médicos .................................................................................................................463 10.6.3. Almacenamiento de insumos con características de peligrosidad ............................................464 10.6.4. Almacenamiento de equipos, aparatos eléctricos y electrónicos inservibles ............................464 10.7. Manejo y almacenamiento de material radioactivo ....................................................................465 10.8. Almacenamiento y manejo de biológicos de inmunoprevención .............................................465 10.8.1. Ubicación de neveras ................................................................................................................466 10.8.1.1. Distribución de espacios en neveras verticales .....................................................................466 10.8.1.2. Control de la temperatura .......................................................................................................467 10.8.1.3. Mantenimiento de la nevera ...................................................................................................467 10.8.1.4. Señalización ...........................................................................................................................467 10.8.1.5. Semaforización .......................................................................................................................468 10.9. Manejo de residuos ........................................................................................................................468 10.10. Estimación del deterioro .............................................................................................................468

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CAPÍTULO 1. ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL 1.1. Generalidades. En aplicación al Modelo de Sostenibilidad de los Recursos, la cual se deriva de la integración del “Modelo de Administración de los Recursos Logísticos y Financieros” liderado por la Dirección Administrativa y Financiera, alienado a la “Metodología de Optimización de los Recursos” liderada por la Oficina de Planeación, se expide el Manual para la Administración de los Recursos Logísticos de la Policía Nacional, con el fin de llevar a cabo el desarrollo del “Componente Logístico” y así establecer los lineamientos que permiten la debida administración de cada uno de los respectivos “Subcomponentes” que hacen parte de éste, los cuales son:        

Intendencia. Movilidad. Armamento. Infraestructura. Aviación. Tecnologías de la información y las comunicaciones. Semovientes. Sanidad.

Lo anterior con el propósito que los funcionarios de la institución identifiquen dentro del manual, las actividades definidas para administrar de manera efectiva los bienes y servicios ofrecidos por cada uno de los subcomponentes, buscando con ello salvaguardar los activos, proteger el patrimonio institucional, y generar doctrina con relación a la administración, conservación, buen uso y cuidado de los bienes. 1.2. Ámbito de aplicación. Los lineamientos del Manual para la Administración de los Recursos Logísticos de la Policía Nacional de Colombia, serán aplicados por los servidores públicos de la Institución, dentro de los cuatro ámbitos de gestión: misional policial, bienestar, salud y educativo, como eje de actuación de los subcomponentes en los niveles estratégico, táctico y operacional. 1.3. Nociones del Modelo de Sostenibilidad de los Recursos. El Modelo de Sostenibilidad de los Recursos surgió desde el año 2015, como una metodología utilizada por la Policía Nacional para optimizar recursos en los subcomponentes que hacen parte del componente logístico de los cuatro ámbitos de gestión. Esta metodología busca aunar esfuerzos para la administración eficiente de los recursos logísticos que demandan las capacidades institucionales para el logro de los resultados esperados. La Dirección Administrativa y Financiera, desarrollaba el Modelo de Administración de los Recursos Logísticos y Financieros, para garantizar la sostenibilidad de la capacidad logística necesaria para la prestación del servicio de Policía, a través de la sinergia de tres elementos: unidad misional, cadena logística y sistemas de información, con énfasis en la priorización de recursos para la reposición, cobertura y crecimiento de los bienes adquiridos para el servicio policial. Del mismo modo, la Oficina de Planeación, implementaba la Metodología de Optimización de los Recursos, alineado a la priorización y asignación de recursos para la ejecución de proyectos que aporten a la estrategia, específicamente con lo establecido en el Plan Estratégico Institucional, buscando mejorar la eficiencia y el uso de los recursos disponibles en los diferentes ámbitos de gestión. Por lo anterior resultó imprescindible realizar un trabajo articulado entre estas dos unidades policiales, definiendo el Modelo de Sostenibilidad de los Recursos, producto de la unión del 1DS-RS–0001 VER: 2

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Modelo de Administración de los Recursos Logísticos y Financieros con la Metodología de Optimización de los Recursos, permitiendo de esta forma asegurar el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la institución, bajo aspectos relevantes de planeación, gestión de recursos e impacto de los planes, programas y proyectos que hacen parte del componente logístico.

Gráfico 1. Transición al Modelo de Sostenibilidad de Recursos. Fuente DIRAF-PLANE

El Modelo de Sostenibilidad de los Recursos, permite conocer y entender cómo funciona e interactúa cada subcomponente, a través de la recopilación y levantamiento de la información para la construcción del modelo de negocio, insumo necesario para identificar reglas de negocio y brechas asociadas al mismo. Implica efectuar un análisis previo de aspectos de orden interno, como la identificación de hitos, clientes o grupos sociales objeto, oferta de valor a los clientes, estructura del componente y el modelo de negocio, entre otros, para determinar factores claves de éxito que permitan alcanzar los objetivos de cada subcomponente. El resultado de dicha correlación y la aplicación del modelo, van a permitir establecer la hoja de ruta para optimizar recursos, a través del análisis de datos, variables, restricciones y la función objetivo establecida para cada subcomponente, las cuales serán desarrolladas posteriormente con las reglas de negocio, debiendo quedar documentadas para obligatorio cumplimiento por los responsables de los subcomponentes. REGLAS DE NEGOCIO: se consideran las reglas de negocio, como las decisiones tomadas para cada subcomponente, como producto del desarrollo del Modelo de Sostenibilidad de los Recursos, siendo restricciones explícitas para la administración de cada subcomponente, que garanticen una adecuada optimización de los recursos presupuestales asignados en cada vigencia fiscal. Estas reglas de negocio son estandarizadas y documentadas por los responsables de cada subcomponente, quienes deberán socializarlas a las unidades policiales para su cumplimiento permanente, siendo monitoreadas a través de los sistemas de información utilizados por la Institución para cada subcomponente y de evaluación y seguimiento a través de los indicadores de gestión de procesos. 1.4. Elementos del Modelo de Sostenibilidad de los Recursos. El Modelo de Sostenibilidad de los Recursos esta soportado desde su concepción en la articulación y engranaje de tres elementos: unidad misional, cadena logística y sistemas de información, los cuales interactúan entre sí, y buscan el cumplimiento de la Política Institucional de Buen Uso de los Recursos que permite la optimización, y la sostenibilidad institucional para el servicio de Policía. 1DS-RS–0001 VER: 2

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El Modelo de Sostenibilidad de los Recursos, se representa gráficamente así:

Gráfico 2. Elementos del modelo de sostenibilidad de recursos. Fuente DIRAF-PLANE Los tres elementos del Modelo de Sostenibilidad de los Recursos: garantizan el logro de los objetivos institucionales, soportándose en la optimización de recursos del componente logístico para atender las necesidades del servicio de Policía; así: 1.4.1. Unidad misional. Es un instrumento básico constituido por el modelo de negocio para la Institución, con enfoque en factores claves comunes para el éxito que permite desarrollar estrategias de mejora en cada uno de los subcomponentes. Para la estructuración de la unidad misional se deben identificar, documentar e implementar, las siguientes actividades: 

Organización interna: la unidad policial debe organizarse a sí misma, de acuerdo a las unidades que requiere según la misionalidad, es decir, graficar su propia estructura basada en las actividades de acuerdo a los procesos en un resumen esquemático que evidencie la planificación del servicio para el suministro y abastecimiento, incorporando el concepto de estrategia.

Servicios y partes interesadas: la unidad misional alineada al objetivo del proceso a cargo, debe identificar los servicios misionales y población objeto a impactar con el servicio a ofrecer generando valor agregado.

Talento Humano: establecer la correcta distribución y ubicación del personal, de acuerdo a los perfiles de cargos por competencias y cantidades de personal mínimas requeridas, establecidas en las tablas de organización policial.

El desarrollo de este elemento del modelo, implica que la estructura organizacional tenga definida los roles y responsabilidades, para asegurar la implementación del modelo de negocio, la gestión logística desde su planeación hasta el último eslabón de la cadena logística que corresponde al control de activos. 1.4.2. Cadena logística La cadena logística está conformada por los procesos involucrados de manera directa o indirecta para satisfacer las necesidades de un cliente; en materia policial se aplica para proveer los bienes y servicios requeridos en los diferentes subcomponentes, con el fin de lograr la eficiente prestación del servicio policial. Al interior de cada subcomponente se desarrollan las proyecciones, adquisiciones, almacenamiento y distribución y control de inventarios, como se muestra en la siguiente gráfica, que permita garantizar la correcta administración y efectividad del componente logístico y, por lo tanto, el efectivo soporte al servicio policial.

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Gráfico 3. Eslabones de la cadena logística. Fuente DIRAF-PLANE De esta manera se describen los cuatro eslabones de la cadena logística: proyecciones, adquisiciones, almacenamiento y distribución, y control de inventarios; así: 1.4.2.1. Proyecciones. Las proyecciones son el primer eslabón de la cadena logística, convirtiéndose en un factor clave para la optimización de cada subcomponente, que permita disminuir y controlar la demanda ante nuevos escenarios futuros; es así que cada responsable del subcomponente, debe proyectar el presupuesto necesario para garantizar el funcionamiento de la unidad policial, utilizando la metodología de optimización de los recursos y aplicando las reglas del negocio para la planeación de la demanda y proyección de necesidades anualmente. Dentro del ejercicio de las proyecciones de cada subcomponente, se debe tener en cuenta los siguientes criterios, para el logro de la satisfacción y necesidades de los clientes, frente al cumplimiento del componente logístico, así: Criterio Reposición

Cobertura

Definición Corresponde a los bienes que se requieren reemplazar por término de su ciclo de vida útil, deterioro u obsolescencia para que la Institución logre mantener su servicio a través del tiempo; lo cual consiste en reponer y abastecer exactamente los mismos elementos que cumplen el tiempo para prestar el servicio de Policía, teniendo en cuenta los resultados y criterios establecidos en el modelo de deterioro aplicado a cada subcomponente, de conformidad con las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público NICSP. En el caso de los activos de consumo, se debe manejar el concepto de funcionamiento de la operación, y no de reposición por no ser bienes tangibles, por ejemplo: el combustible, mantenimiento preventivo y correctivo son requeridos para el funcionamiento de los vehículos policiales. Es la cantidad de elementos reales requeridos para lograr cubrir la totalidad del servicio de Policía, es decir, la cobertura está dada entre la diferencia de la necesidad real vs el inventario actual. La cobertura permite determinar por cada unidad qué elementos se requieren para lograr prestar un servicio de Policía óptimo, teniendo en cuenta las reglas de negocio para cada caso, pudiéndose aplicar la siguiente fórmula: Necesidad real – inventario actual = cobertura

Crecimiento

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Se da en razón a la necesidad institucional de nuevos grupos policiales, ampliación de servicios, proyectos o programas institucionales, donde según las reglas de negocio establecidas para cada subcomponente, se deben realizar las proyecciones en cuanto a tipo y cantidad de elementos, sin que afecte las existencias y distribución actual de la Institución; por ejemplo, antes de crear un nuevo CAI la unidad policial debe contar o prever los recursos para la puesta en marcha del nuevo servicio.

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1.4.2.2. Adquisiciones. Las adquisiciones son el segundo eslabón de la cadena logística, donde se involucran el plan anual de adquisiciones (aprobado por la Oficina de Planeación), y la programación contractual (aprobada por el Ordenador del Gasto), que permite la adquisición de bienes y servicios por parte de las unidades policiales, a través de las distintas modalidades de contratación, de conformidad con lo previsto en la ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, o las normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan, sus decretos reglamentarios y lo dispuesto en el Manual de Contratación de la Policía Nacional. Así mismo se debe dar cumplimiento a los lineamientos establecidos por Colombia Compra Eficiente en lo relacionado con el uso del Sistema Electrónico de Contratación Pública SECOP II. De igual manera, se debe tener en cuenta la gestión de proveedores considerada como una parte importante para garantizar la calidad de los bienes y servicios. Es por ello, que los responsables de cada subcomponente, deben solicitar el apoyo del Grupo Control de Calidad de la Dirección Administrativa y Financiera, para la verificación de las normas o especificaciones técnicas de cada uno de los bienes adquiridos. En este sentido, la gestión de proveedores a través de la permanente investigación de mercados, genera alianzas estratégicas que permiten el desarrollo de nuevos productos acordes a las necesidades institucionales, garantizando la innovación permanente y cumplimiento de los requisitos de calidad, establecidos a través de las diferentes especificaciones técnicas; determinando la periodicidad y momentos de compra para lograr oportunidad en la entrega de los bienes y servicios a adquirir. 1.4.2.3. Almacenamiento y distribución. El almacenamiento y la distribución son el tercer eslabón de la cadena logística, que permite la correcta administración de los bienes adquiridos y que son recepcionados en cada uno de los almacenes de acuerdo a su especialidad, bajo condiciones controladas según el tipo de bien, estableciendo los stock de inventarios requeridos, y planificando previamente la distribución de los mismos a las diferentes unidades que lo requieran, determinando el método de entrega y medios logísticos requeridos desde las mismas proyecciones de compra. De acuerdo a la especialidad de cada subcomponente, se deben llevar a cabo análisis estadísticos periódicos de los consumos, con el fin de recomendar acciones para la toma de decisiones que permitan optimizar los recursos. La distribución de los elementos debe obedecer a la estructuración y aprobación por parte del ordenador del gasto de cada unidad policial de un plan de distribución, donde se contemplen las necesidades a cubrir de todas las unidades policiales adscritas a esa unidad, evaluando el seguimiento y efectividad en la entrega de estos bienes de manera permanente. 1.4.2.4. Control de inventarios. El control de inventarios es el cuarto eslabón de la cadena logística, donde se refleja la contabilización, mantenimiento y disposición final de acuerdo al ciclo de vida útil de cada bien, que permita asegurar el permanente suministro de elementos en buenas condiciones para el servicio policial, dando aplicación en todo momento a la Política Institucional de Buen Uso y de los Recursos. Esta política institucional, tiene como objetivo la optimización y el manejo eficiente de los recursos financieros y logísticos, que, bajo conceptos de racionalización, transparencia y efectividad, logre el apoyo y soporte ideal para el cumplimiento de las funciones misionales de la Institución y el mejoramiento del servicio de Policía. Para desarrollar los conceptos anteriores es importante que la interacción se realice de manera permanente y continua, evitando la ruptura en alguno de los eslabones, toda vez, que al no cumplir esta secuencia la unidad policial afecta el suministro de los bienes y servicios requeridos para la prestación del servicio policial, afectando de manera directa el mismo.

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Resolución No. DEL HOJA No. 23. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

1.4.3. Sistemas de Información. Los sistemas de información están conformados por un conjunto de elementos, orientados al tratamiento y administración de datos organizados y listos para su uso posterior. En la actualidad la Policía Nacional cuenta con varios sistemas de información de carácter administrativo y logístico, donde se soporta la gestión de los procesos y procedimientos ejecutados por cada subcomponente del componente logístico, permitiendo administrar efectivamente todos los bienes y servicios que demanda la Institución para cumplir con su misión. Estos sistemas de información se aplican en todos los ámbitos de gestión, de acuerdo con la especialidad de la unidad y el nivel al que pertenezca: estratégico, táctico y operacional, alineado con el componente logístico. Es así, que deben tomarse como una herramienta de alineación estratégica para evaluar el comportamiento de la logística institucional por medio del seguimiento a los datos ingresados a estos sistemas de información. El uso integral de la información suministrada por los diferentes sistemas permite la toma de decisiones al mando institucional, por lo cual se requiere de la seguridad, preservación de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, que permita el cumplimiento de la misionalidad policial. Por lo anterior, cada responsable de subcomponente debe garantizar la calidad de la información y oportunidad con que se registran los datos en cada uno de los aplicativos establecidos para los subcomponentes logísticos, enunciados en el presente manual, dentro de los que se destacan entre otros, los siguientes: Subcomponente  Intendencia  Movilidad  Armamento  Infraestructura  Aviación  Tecnologías de la información  Semovientes  Sanidad

Sistemas de información Sistema de Información para Facturación y Control de Dotaciones (SIFAC) Sistema de Información para la Gestión del Equipo Automotor (SIGEA). Sistema de Información para la Gestión de Elementos del Servicio Policial (SIGES). Sistema de Información de Bienes e Inmuebles (SIBIN). Sistema de Información Logística del Sector Defensa (SILOG). Sistema de Información para la Administración de Hardware y Software (SINVE). Sistema de Información Administrativa de Semovientes (SIASE). Sistema de Información Contable (QUIPU)

Los análisis al comportamiento de los datos realizados por los responsables de cada subcomponente, deben permitir plantear, modelar y resolver problemas relacionados con el uso óptimo de los recursos, y generar herramientas con bases objetivas y rigurosas a la adopción de decisiones en el uso y optimización de los recursos; por lo cual se hace necesario que esta sea una actividad continua en los diferentes ámbitos de gestión, producto de lo cual se mejoren las decisiones y reglas de negocio adoptadas en las actividades misionales y el componente logístico de los diferentes ámbitos de gestión. CAPÍTULO 2. COMPONENTE LOGÍSTICO 2.1. Generalidades. La administración de los bienes en la Policía Nacional, se encuentra dividido de acuerdo con la especialidad, en componente logístico y componente financiero, que a su vez contienen varios subcomponentes, donde se integran los bienes y servicios requeridos para la prestación del servicio de acuerdo a la misionalidad de cada unidad policial. Para el caso particular del presente manual se desarrollará todo el componente logístico con los ocho subcomponentes básicos identificados para la prestación del servicio policial, así: 1. Intendencia

2. Movilidad

3. Armamento

4. Infraestructura

5. Aviación

6. Tecnologías de la información y las comunicaciones.

7. Semovientes

8. Sanidad

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Dentro de cada subcomponente se desarrollan las actividades de adquisición, recepción, entrega, seguimiento, control de bienes y servicios para el apoyo efectivo a la prestación del servicio policial. En este contexto, se concibe como logística la integración de procesos claves de negocio, que van desde la planificación de la gestión hasta el control que proporcionan bienes, servicios e información que agrega valor a los clientes internos y externos. Con base en lo anterior, el presente manual se constituye en un conjunto de instrumentos para la gestión administrativa en las unidades policiales en lo que respecta al manejo de las propiedades, planta y equipo de la Institución; el cual está dotado de herramientas y mecanismos que permiten el control de inventarios de los bienes en bodega, en servicio y de control administrativo, mejorando la calidad de los flujos de información interrelacionados con la parte contable, garantizando que la información sea oportuna, verificable, comprensible y comparable, permitiéndole al mando institucional la toma de decisiones y rendición de cuentas. 2.2. Fundamento legal. El artículo 269 de la Constitución Política y la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”, consagra como obligación para las entidades públicas, diseñar y aplicar procedimientos que optimicen el manejo de los recursos y fruto de ello es el presente Manual, que se constituirá en herramienta fundamental para cualquier clase de decisiones administrativas que se deban adoptar en referencia al manejo de los bienes de propiedad de la Policía Nacional, o por los que esta sea responsable. Adicionalmente, como fundamento legal se tienen las siguientes directrices:  Resolución 193 del 05/05/2016 “Por la cual se incorpora en los procedimientos transversales del régimen de contabilidad pública, el procedimiento para la evaluación del control interno contable”.  Parágrafo 29 del numeral 4 del Título I del Capítulo único del Libro I “Plan General de Contabilidad Pública” del Régimen de Contabilidad Pública”, indica: Entorno y Sistema Nacional de Contabilidad Pública 29. Las entidades del sector público, (…), actuando individualmente o en forma colectiva, mediante transacciones, hechos y operaciones, modifican la estructura y composición de sus derechos de control, propiedad y usufructo sobre bienes, servicios y valores, afectando la estructura patrimonial pública y la riqueza social. Dichos cambios se reconocen a través del SNCP y se revelan por medio de estados, informes y reportes contables, los cuales deben permitir el conocimiento claro, preciso y suficiente de las acciones y actividades de las entidades del Sector Público con respecto al uso que han dado a los recursos bajo su responsabilidad”.

 El procedimiento para la evaluación del sistema de control interno contable, emitido por la Contaduría General de la Nación, establece en el numeral 3.2.3 “Sistema documental”: “La información debe ser verificable, es decir, debe ser susceptible de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas, que acrediten y confirme su procedencia y magnitud; además debe aplicar siempre lo requerimientos establecidos para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos.”

 Directiva Transitoria No. 09 del 08/08/2008 emitida por el Ministerio de Defensa Nacional “Obligatoriedad del uso de la herramienta informática SAP”. 2.3. Marco conceptual. El manejo de las propiedades, planta y equipo de los bienes del Estado, están bajo la responsabilidad de los entes públicos a través de los funcionarios y los mecanismos de clasificación, valoración, identificación, registro, orden, control y conservación que adopte la entidad contable pública en forma permanente, los cuales deberán ser claros, precisos y metódicos. Por tal razón, para contribuir en el desarrollo de cada una de las etapas del control interno contable (identificación, clasificación, medición y registro), la totalidad de los hechos económicos 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 25. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

y operaciones realizadas en la ejecución de los procedimientos del proceso logística y abastecimiento, deberán identificarse de manera individual y estar respaldadas en documentos idóneos, de tal manera que la información registrada sea susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria; por lo cual, no podrán registrarse contablemente los hechos económicos, que no se encuentren debidamente soportados, en cuyo caso el documento deberá cumplir los requisitos que señalen las disposiciones legales que le apliquen. El manejo contable de las propiedades, planta y equipo de la Policía Nacional, se desarrolla con base en las normas técnicas establecidas en el plan general de contabilidad pública vigente, para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de la información contable de la Policía Nacional, disponible para la toma de decisiones del mando institucional y demás usuarios internos y externos de la misma. Los movimientos y registros de las operaciones relativas a las propiedades, planta y equipo de la Institución, se ejecutan en concordancia a lo establecido en el catálogo general de cuentas aplicable a entidades del Gobierno, definido por la Contaduría General de la Nación, adoptado de acuerdo a las necesidades institucionales a través del sistema de Información Financiera SIIF Nación. Es responsabilidad del Ordenador del Gasto, el Jefe del Área Administrativa o en su defecto el Jefe Administrativo de cada unidad policial, aplicar los controles administrativos para la devolución de los bienes muebles e inmuebles de la Policía Nacional, que en desarrollo de la función que desempeñan le han sido entregados a los servidores públicos bajo su mando. 2.4. Conceptos básicos. A continuación, se define cada uno de los elementos que conforman la administración de los bienes, y que son aplicables de manera transversal a cada uno de los subcomponentes, frente a la administración de los bienes, así: 2.4.1. Concepto de bien. Se consideran los elementos que componen el grupo de las propiedades, planta y equipo de la Institución, todos los bienes tangibles e intangibles y los recibidos para la administración, uso, custodia y explotación (cuentas de orden), estos se manejarán y controlarán a través de cada almacén de acuerdo con su naturaleza, y en concordancia con las respectivas cuentas contables establecidas en el plan general de contabilidad pública. 2.4.2. Clasificación de los bienes. De acuerdo a la naturaleza y uso de los bienes en la Policía Nacional, y en concordancia con lo establecido en el catálogo general de cuentas emitido por la Contaduría General de la Nación para entidades de Gobierno, los bienes se clasifican en:

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Resolución No. DEL HOJA No. 26. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ Muebles

Inventarios

• • • • • •

Bienes producidos Mercancías en existencia Materias primas Materiales y suministros Productos en proceso En transito

Propiedad, planta y equipo (devolutivos)

• • • • • • • •

Semovientes En transito En bodega En mantenimiento No explotados Propiedades, planta y equipo en servicio Repuestos de las PPYE Bienes de arte y Cultura

• •

Serviciable Reparado

Bienes

Tangibles

Bienes con control administrativo

Bienes históricos y culturales

Reparable

Construcciones en curso Inmuebles

Terrenos Edificaciones

Licencias Intangibles Software

Fuente: DIRAF-COGEN

Para los efectos requeridos se deberá conformar el comité de clasificación y actualización de los elementos devolutivos y de consumo el cual estará integrado por :    

El Jefe Área Logística Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces. Almacenistas Dirección Administrativa y Financiera. Almacenistas DISAN, DIJIN, DIPOL, DIRAN, DIASE, DITRA, DIBIE. Jefe Contaduría General.

El comité se encargará de:  Actualizar el listado de elementos devolutivos y de consumo de acuerdo con la naturaleza de cada bien al almacén de la especialidad que corresponda.  Recepcionar y analizar las solicitudes de las unidades policiales respecto a la clasificación de bienes. Nota 1: el listado actualizado de elementos devolutivos y de consumo, podrá ser consultado por cada unidad policial en el micrositio de la Dirección Administrativa y Financiera en la POLIRED. 2.4.2.1. Definiciones 2.4.2.1.1. Bienes tangibles Son bienes que ocupan un espacio y tienen un valor de acuerdo con sus especificaciones físicas y técnicas, entre ellos podemos definir: 2.4.2.1.2. Bienes muebles Son todos aquellos bienes devolutivos y de consumo transportables de un lugar a otro por sí mismo o por una fuerza o energía externa. 2.4.2.1.3. Bienes inmuebles Son aquellos que no se pueden transportar de un lugar a otro por sus especiales características, como los edificios, terrenos, el bien inmueble por antonomasia es la tierra, luego, todo aquello que se encuentre unido de forma estable a la misma, ya sea de forma natural o artificial, será 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 27. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

considerado un bien inmueble. Bienes caracterizados por su tendencia a la perdurabilidad y su clara identificación. Se denominan también Bienes Raíces. 2.4.2.1.4. Bienes devolutivos Son los bienes y equipos que por su naturaleza no se extinguen o consumen con el primer uso y perecen por deterioro, obsolescencia, número de horas de uso o condición, término de su vida útil menor a los 50 UVT, o por razón de su naturaleza; cabe resaltar que estos bienes deben ser devueltos por los funcionarios o contratistas a quienes la Institución se los entregó para su uso y/o cumplimiento de las funciones asignadas. Son objeto de depreciación, provisiones y amortización. 2.4.2.1.5. Bienes de consumo Son todos aquellos bienes no retornables, que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realiza la entidad, tienen desgaste parcial o total con el primer uso que se hace de ellos, o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de otros. No son objeto de depreciación, provisiones y amortización. 2.4.2.1.6. Activo fijo Comprende los bienes tangibles adquiridos a cualquier título cuyo costo sea superior a 50UVT de la vigencia a registrar y que cumpla con los criterios para reconocimiento de activo descrito en la Política Contable de Propiedades, planta y equipo. 2.4.2.1.7. Bienes reparables Son todos los componentes de equipos que sufren un daño o han cumplido su ciclo de vida y que de acuerdo a la evaluación técnica acepta reparación o mantenimiento para ser puestos al servicio de acuerdo a las necesidades. 2.4.2.1.8. Edificaciones Es toda construcción que por su naturaleza no pueden transportarse de un lugar a otro y están adheridas a la tierra, adquirida a cualquier título, la cual forma parte del activo, ya que es utilizado para cumplimiento de la misión del cometido estatal. 2.4.2.1.9. Terrenos Es un espacio de tierra adquirido por la Policía Nacional a cualquier título, sobre el cual generalmente se puede construir o se tiene una destinación específica, estos bienes pueden ser urbanos o rurales y su valor no incluye el valor de las edificaciones en ellos construidos. 2.4.2.1.10. Semovientes Animales que son seres sintientes y que deben recibir especial protección contra el sufrimiento y el dolor, haciendo parte de las propiedades, planta y equipo, y que se tienen para la reproducción y la prestación del servicio. 2.4.2.1.11. Construcciones en curso Representa el valor de las edificaciones que aún se encuentran en construcción, en los diferentes componentes del costo como son: materiales, mano de obra y demás costos de construcción incurridos para el desarrollo de cada obra o frente de trabajo, hasta cuando estén en condiciones de operar de la forma prevista; para su reclasificación a la cuenta “Edificaciones”. 2.4.2.1.12. Bienes en tránsito Comprende a los activos que se encuentran en trámite de transporte, legalización, importación o entrega, por parte de los proveedores y terceros. 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 28. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

2.4.2.1.13. Bienes en Bodega Son los bienes muebles, que transitoriamente se encuentran en depósito debidamente identificados, mientras son puestos al servicio en las dependencias, adquiridos a cualquier título, en desarrollo de la función administrativa o en cumplimiento de la misión estatal. La permanencia de estos bienes, en bodega está sujeta al plan de distribución o mantenimiento que la unidad ha programado de acuerdo al plan de necesidades proyectado. Los almacenes generales de cada subcomponente logístico podrán tener la reserva estratégica, para el servicio policial. 2.4.2.1.14. Bienes en servicio Corresponde a todos los bienes devolutivos adquiridos a cualquier título, al servicio de las diferentes dependencias de la Institución, los cuales presentan un potencial de servicio y genera beneficios económicos a la Institución, entregados por el almacenista para uso, custodia y/o conservación para el cumplimiento de sus funciones. La responsabilidad de estos bienes, estará a cargo del jefe de cada dependencia, quien, a su vez, los asignará a cada servidor público, y este último responderá por el manejo que dé a los mismos. En caso de no poder individualizar la responsabilidad, ésta será solidaria para quienes intervengan en su manejo. 2.4.2.1.15. Bienes muebles en mantenimiento Corresponde a los bienes muebles, que a partir de veinte (20) días que se encuentren en mantenimiento preventivo o correctivo, con el fin de recuperar y/o conservar el potencial de servicio y utilización del mismo. 2.4.2.1.16. Bienes muebles no explotados Corresponde a los bienes que, por características o circunstancias especiales, no son objetos de uso o explotación en desarrollo de sus actividades, serán las siguientes, previo concepto técnico: -

Los bienes muebles devueltos a la bodega que tienen potencial de servicio, para reasignar a otra dependencia o remesar a otra unidad policial. Bienes de propiedad de la PONAL, involucrados en procesos judiciales. Armamento catalogado como reserva estratégica, este concepto solo aplica en la DIRAF. Bienes pendientes de indemnización por parte de la aseguradora (daño parcial).

2.4.2.1.17. Bienes inservibles Son aquellos bienes muebles e inmuebles que por su estado físico y/o de obsolescencia, no son útiles o no poseen potencial de servicio para el desarrollo de las actividades de cometido estatal; en tal sentido el almacenista deberá realizar las gestiones correspondientes para la baja y su disposición final, el cual deberá quedar incluido en el acto administrativo correspondiente a la baja. 2.4.2.1.18. Maquinaria y equipo Representa entre otros, el valor de la maquinaria industrial, el equipo para la construcción y perforación, así como las herramientas y accesorios que se emplean en la producción de bienes y la prestación de servicio. También incluye la maquinaria y equipo de propiedad de terceros que cumplan la definición de activos. 2.4.2.1.19. Equipo médico y científico Comprende los equipos, utensilios, instrumentos y aparatos médicos, odontológicos, de laboratorios científicos, de investigación y de laboratorio que son utilizados en la prestación del 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 29. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

servicio, así como los destinados a apoyar la gestión administrativa. También incluyen el equipo médico y científico de propiedad de terceros que cumplan la definición de activo. 2.4.2.1.20. Muebles enseres y equipo de oficina Representan el valor de los muebles, enseres y equipos de oficina empleados para la producción de bienes y la prestación del servicio, así como aquellos destinados para apoyar la gestión administrativa. También incluyen los muebles, enseres y equipo de oficina de propiedad de terceros que cumplan la definición de activo. 2.4.2.1.21. Equipo de comunicación y computación Comprende los equipos de comunicación, computación, accesorios, aparatos electrónicos, entre otros, así como los destinados a apoyar la gestión administrativa de propiedad de la Policía Nacional, adquiridos a cualquier título, para el desarrollo de sus funciones, incluyen también los equipos de comunicación y computación de propiedad de terceros que cumplan con la definición de activos. 2.4.2.1.22. Equipo de transporte tracción y elevación Comprende los equipos de transporte aéreo, terrestre, férreo, marítimo y fluvial, así como también los equipos de tracción y elevación adquiridos a cualquier título, para el desarrollo de sus funciones, incluyen también los Equipo de Transporte de Tracción y Elevación de propiedad de terceros que cumplan con la definición de activos. 2.4.2.1.23. Equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería Comprende los utensilios, instrumentos, aparatos y maquinaria utilizado en hoteles, restaurantes y cafeterías, adquiridos a cualquier título para el desarrollo de sus funciones, incluyen también los Equipo de Comedor, Cocina, Despensa y Hotelería de propiedad de terceros que cumplan con la definición de activos. 2.4.2.1.24. Bienes históricos y culturales Los bienes muebles o inmuebles, que hayan sido declarados históricos, culturales o de patrimonio nacional. Nota 3: los bienes que cumplan con estas características no pueden ser clasificados como elementos de propiedades, planta y equipo; propiedades de inversión o bienes de uso público. 2.4.2.1.25. Bienes de arte y cultura Corresponde a los bienes adquiridos a cualquier título como son, las obras de arte, bienes de culto, las joyas, los elementos de museo, los elementos musicales, los libros y publicaciones de investigación y consulta de la entidad entre otros, que son utilizados para decorar o para prestación del servicio. 2.4.2.1.26. Repuestos y accesorios Son los que, al adherirse, agregarse o aplicarse a otros bienes, se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de éstos. 2.4.2.1.27. Bienes en comodato Son los bienes recibidos a través de un “contrato de comodato”, en el que una de las partes (comodante), entrega a la otra (comodatario), un bien mueble o inmueble para que haga uso de ellos y el mismo sea restituido al término del tiempo pactado. El Comodante conserva la propiedad del bien, por lo que no es traslativo del dominio, sólo se entrega la tenencia del bien. Los contratos de comodato se celebran de conformidad con la competencia otorgada a los ordenadores del gasto, a través del acto administrativo de delegación expedido por el Director 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 30. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

General de la Policía Nacional, y les son aplicables las normas del código civil en aquellos aspectos que no estén regulados en el estatuto de contratación. Para la supervisión del contrato (comodato) se deberá designar un funcionario, que cuente con la formación técnica o profesional que demande el ejercicio de la actividad, de conformidad con los lineamientos que, para el efecto, se han establecido en el Manual de Contratación de la Policía Nacional. El funcionario que sea designado como supervisor de un contrato o convenio, así como el tercero contratado para el ejercicio de interventoría, tendrán la responsabilidad de ejercer en forma oportuna, eficiente y eficaz, el control que garantice a la administración el apropiado desarrollo y ejecución del objeto contractual, al igual que el cumplimiento a cabalidad de las obligaciones convencionales. Al vencimiento del contrato de comodato, eventualmente el comodante podrá donar el bien objeto del comodato, en tal caso, aplicando el procedimiento de entrada y salida de bienes en los almacenes 1LA-PR-0015. Los ordenadores del gasto deberán realizar las gestiones de la renovación de los comodatos vigentes por lo menos tres meses antes del vencimiento del mismo, previa verificación del estado de conservación, garantizando el potencial de servicio y los beneficios económicos generados de los mismos para lo cual fueron convenidos. 2.4.2.1.28. Bienes recibidos en custodia Son los bienes de propiedad de otra entidad (tercero), los cuales son entregados a la Policía Nacional para su salvaguarda o custodia; para su contabilización los almacenistas como responsables de esta custodia, deberán coordinar con el contador de la unidad. 2.4.2.1.29. Bienes entregados en custodia Corresponde a los bienes de propiedad de la Policía Nacional entregados a un tercero para su salvaguarda o custodia a través de actos administrativos emitidos por autoridad competente. Para su contabilización los almacenistas coordinarán el registro de estos bienes con el contador de la unidad. 2.4.2.1.30. Bienes aprehendidos o incautados Corresponde a los bienes muebles e inmuebles vinculados directa o indirectamente en la comisión de un delito o un comportamiento contrario a la convivencia, los cuales han sido puestos a disposición de las unidades policiales por autoridad competente. Se procederá a realizar la correspondiente entrada al almacén y se registran en cuentas de orden para su respectivo control, soportado en los siguientes documentos: -

Oficio de la autoridad competente que pone el bien a disposición de la unidad policial, junto con la copia del acta correspondiente.

-

Acta de recibo que incluya el inventario del bien la cual especifique el estado del mismo (Video o registro fotográfico), por parte de la unidad policial.

-

Certificado de avalúo practicado, el realizado a través de consulta de precios de referencia o el definido en el acto administrativo (mercado).

-

Una vez definida la situación del bien en comodato, por parte de la autoridad competente, se procederá al cumplimiento de la orden correspondiente, reversando el registro de cuentas de orden.

-

Tratándose de bienes inmuebles recibidos por esta modalidad, adicional a estos requisitos se requiere como soporte la matrícula inmobiliaria donde aparezca registrada la destinación y el acta de recibo del inmueble, así mismo lo determinado en este manual en el capítulo del subcomponente de Infraestructura.

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Resolución No. DEL HOJA No. 31. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Nota 4: para las armas incautadas, las unidades policiales deberán dar cumplimiento a lo establecido en la Resolución 01038 del 07/03/2018 “por la cual se establece el procedimiento para la destrucción de las armas de fuego, accesorios, partes esenciales, armas neumáticas y de fogueo, incautadas, decomisadas o halladas, a cargo de la Policía Nacional” o normas que las modifiquen, donde establece el procedimiento a seguir para realizar la destrucción de todas aquellas armas que siendo decomisadas por autoridad administrativa o judicial deben cumplir lo señalado en el artículo 175 de la ley 1801 de 2016 “por la cual se expide el Código Nacional de Policía y Convivencia”. 2.4.2.1.31. Bienes intangibles Son todos aquellos bienes que no tienen apariencia física (derechos, licencias, software, patentes, etc.), sobre los cuales la Policía Nacional tiene el control, espera obtener beneficios económicos futuros o potencial de servicio y puede realizar mediciones fiables, no se espera vender en el desarrollo de las actividades de cometido estatal y se prevé usarlos durante más de una vigencia, entre ellos encontramos: 2.4.2.1.31.1. Licencias Es la facultad o permiso atribuido a una persona natural o jurídica para ejercer una actividad, o gozar de ciertas libertades o concesiones fuera de las ordinarias, por situaciones particulares, requeridas para el desarrollo de una actividad. 2.4.2.1.31.2. Software Representa toda la parte inmaterial o intangible que hace funcionar a un ordenador para que realice una serie de tareas específicas, conocidos como programas; el software hace al conjunto de elementos físicos y materiales que componen el computador, para trabajar de manera inteligente. 2.4.2.1.31.3. Derechos Es una concepción de autoridad otorgada por una norma jurídica a una persona o grupo en virtud de la cual queda legitimada para desplegar una determinada conducta sobre una o más personas o cosas. 2.4.2.1.31.4. Pólizas de seguros El artículo 107 de la Ley 42 de 1993, prevé: “Los Órganos de Control Fiscal verificarán que los bienes del estado estén debidamente amparados por una póliza de seguros o un fondo especial creado para tal fin, pudiendo establecer responsabilidad fiscal a los tomadores cuando las circunstancias lo ameriten”. En cumplimiento de lo anterior, los bienes y fondos de la Policía Nacional, deben asegurarse y su amparo es importante en la medida que se encuentren expuestos a riesgos en su administración y manejo, siendo obligatorio constituir las pólizas requeridas para asegurar los bienes, patrimonio y talento humano de la Policía Nacional, que garanticen el pago de perjuicios ocasionados por el mal manejo y administración de los fondos o bienes por parte de los servidores públicos o particulares. Así mismo, la Policía Nacional con el fin de amparar los bienes de su propiedad (Planta y Equipo) y aquellos por los que es jurídicamente responsable, así como a los funcionarios de manejo y confianza, debe adquirir en cada vigencia fiscal una póliza de seguros para proteger el patrimonio público, so pena de ser objeto de la acción administrativa pertinente, con fundamento en Ley 1476 de 2011 “Por la cual se expide el régimen de responsabilidad administrativa por pérdida o daño de bienes de propiedad o al servicio del Ministerio de Defensa Nacional, sus entidades adscritas o vinculadas o la Fuerza Pública”, y en observancia del numeral 22 del artículo 38 de la Ley 1952 del 28 de enero de 2019, que indica: “Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados”.

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Resolución No. DEL HOJA No. 32. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Cabe anotar, que el artículo 140 de la ley 1955 del 25 de mayo de 2019 “Por el cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022”, dispuso prorrogar hasta el 01 de julio de 2021, la entrada en vigencia de la Ley 1952 de 2019 “Código General Disciplinario”. 2.4.2.1.32. Herramienta informática – Aplicativo SAP El Sistema, Aplicaciones y Productos SAP, es una herramienta tecnológica integrada de gestión que permite la correcta administración de los diferentes ámbitos de gestión de una organización, el cual fue adaptado por política del Gobierno Nacional. Por su parte, el SILOG es la sigla que identifica al Sistema de Información Logística del Sector Defensa, que por medio de la plataforma tecnológica SAP, consiste en un sistema informático integrado que agrupa en tiempo real todas las funciones de la administración organizacional, que trabaja en la integración de los departamentos logísticos de todas las Fuerzas Militares y la Policía Nacional, con el fin de optimizar la administración de los bienes y recursos, para hacer más eficiente el abastecimiento del personal, el mantenimiento de equipos y la compra de insumos. Independiente de la forma que utilice la Policía Nacional para procesar la información, sea esta manual o automatizada, el diseño del sistema implementado deberá garantizar eficiencia, eficacia y economía en el registro, procesamiento y generación de la información financiera, económica, social y ambiental, este objetivo dependerá de cada uno de los funcionarios que lo ejecuten y la responsabilidad que les asiste en la ejecución apropiada de los procedimientos diseñados para apalancar los objetivos Institucionales en el desarrollo adecuado del proceso “Logística y Abastecimiento” El SILOG, está conformado por siete (7) módulos: Logístico, Financiero, Datos, Mantenimiento, Técnico, Capacitación y Mesa de Ayuda, los cuales se ajustan a las necesidades de la Fuerza Pública. 2.4.2.1.32.1. Módulo logístico Tiene como función subir a la plataforma SAP todos los procesos logísticos de las Fuerzas Militares y la Policía Nacional, para verificar y hacer control y seguimiento a cada una de las tareas establecidas en los procedimientos logísticos, desde el momento mismo de la contratación hasta la destinación final de los mismos. 2.4.2.1.32.2. Obligatoriedad de utilizar el aplicativo El numeral 3 “EJECUCIÓN título B MISIONES PARTICULARES”, literal b de la Directiva Transitoria No. 09 del 2006, emitida por el Ministerio de Defensa Nacional “Obligatoriedad del uso de la herramienta informática SAP (…), implementada por el grupo de trabajo SILOG en sector defensa y asignación de responsabilidades para su cumplimiento”, a la letra determina “Comandante General de las Fuerzas Militares, Jefe de Estado mayor Conjunto, Comandantes de Fuerza, Director de la Policía Nacional, imparten instrucciones internas (…), con el fin de garantizar el desarrollo efectivo del SILOG, estableciendo indicadores de verificación de la obligatoriedad de su empleo en toda la organización Militar y Policial”. Es así, que todas las unidades policiales con ordenación del gasto de gestión general, están obligadas en el uso del aplicativo SAP, en cada uno de los módulos en todas las dependencias de la unidad de acuerdo a los procedimientos que desarrollen. Para el caso de las unidades que hacen parte del presupuesto de Sanidad o quien haga sus veces, procederán igualmente al registro de los hechos económicos en referencia al movimiento de bienes, en el Sistema de Información aprobado para el manejo de los mismos por la Dirección de Sanidad de la Policía Nacional o quien haga sus veces. 2.4.3. Sistema de identificación de los bienes. Es el código numérico o alfanumérico asignado a cada bien devolutivo, que lo identifica para todos los eventos. El proceso de identificación de los bienes en la Policía Nacional, se realiza de manera automática, en el momento que se efectúa el registro de entrada en el almacén 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 33. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

correspondiente de acuerdo a su naturaleza a través del aplicativo SAP/SILOG para bienes de gestión general y para los bienes de la Dirección de Sanidad, el código lo emite el sistema QUIPU. 2.4.4. Sistema de catalogación OTAN de los bienes Sector Defensa. El sistema OTAN de catalogación es un procedimiento internacional y uniforme para la denominación, clasificación, descripción y numeración de los artículos de abastecimiento que entran en los sistemas de inventarios de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional, donde con lleva a una estandarización definida en la OTAN, como el proceso de desarrollo de conceptos, doctrina, procedimientos y diseños para lograr y mantener los mayores niveles de “compatibilidad, intercambiabilidad y prácticas comunes” en los ámbitos de operaciones, procedimientos, material técnico y administrativo. Los principales resultados de este proceso y de las herramientas OTAN para la mejora de la interoperabilidad, son los Acuerdos de Estandarización (STANAG) entre los países miembros de la OTAN. Para ello se utiliza el Sistema OTAN de Catalogación (SOC), mediante el cual se trata de garantizar que un mismo artículo sea conocido, dentro del ámbito de la logística de las naciones usuarias del sistema (son usuarios del sistema todos los países de la OTAN, y aquellos otros países que han sido admitidos en el mismo con diferentes niveles de apadrinamiento - 33 países en enero de 2018), por una misma, única denominación y un mismo y único número OTAN de Catálogo (NOC). Para tal fin, son objeto de catalogación todos aquellos artículos adquiridos por la Fuerzas Militares de las naciones usuarias del SOC, para el apoyo logístico de sus sistemas de armas y la operación diaria de sus unidades, concepto que engloba el término de “artículo de abastecimiento”, incluyendo a la Policía Nacional de Colombia como parte de los países apadrinados en la OTAN. El número, conocido como número OTAN de Clasificación (NOC), está conformado por trece dígitos que identifican los artículos de abastecimiento incluidos en el SOC. Cualquier producto o servicio adquirido por las fuerzas de defensa debe quedar registrado en el SOC con su respectivo NOC, cuyos cuatro primeros dígitos son de serie de la OTAN, los dos siguientes corresponden al código del país, y los siete restantes son el consecutivo de cada país donde haya quedado catalogado. 2.4.4.1. Implementación del Sistema OTAN de Catalogación (SOC) en la Policía Nacional. La Dirección Administrativa y Financiera, tiene como responsabilidad liderar la Implementación del primer escalón de catalogación en la Policía Nacional, donde el equipo encargado tendrá el compromiso de realizar la identificación técnica básica a partir de los documentos de los contratos de adquisición con el fin de generar las solicitudes de petición de catalogación, mantenimiento número OTAN de Catálogo - NOC y altas de usuario en el Sistema de Catalogación OTAN. Establecer de obligatorio cumplimiento y uso del Sistema OTAN de Catalogación por parte de las unidades ejecutoras del gasto de la Policía Nacional, sus lineamientos sobre el uso en todo el ciclo logístico, desde que nace la necesidad hasta la baja o disposición final del artículo de abastecimiento. Propósito: Mejorar los procesos de contratación respecto de los precios, fabricantes y estudios de mercado con el fin de facilitar las operaciones logísticas reduciendo costos y tiempos, así como garantizar mayor transparencia en la ejecución de los procesos contractuales. Introducción al SICAD El Sistema Integrado de Catalogación de Defensa, es una herramienta virtual interactiva de consulta y catalogación de artículos de abastecimiento de acuerdo con el Sistema OTAN de Catalogación (SOC). Está basado en el principio que cada artículo de abastecimiento, posee un 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 34. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

único número OTAN de catálogo (NOC) el cual lo identifica y pueda ser gestionado por los sistemas logísticos del Ministerio de Defensa Nacional y es reconocido en el ámbito logístico internacional OTAN. Está formado por módulos a los cuales se accede según el perfil. El SICAD contiene:  El catálogo nacional de artículos del sector defensa el cual se puede consultar de forma sencilla y amigable.  Publicaciones tales como los manuales de catalogación (H2 - H4 - H6 - Acodp1) y se pueden acceder a ellos desde su menú principal.  A través de el se realizan las transacciones necesarias para la catalogación. Pasos para catalogar en el SICAD Cada artículo de abastecimiento que se introduzca en el SOC debe ser nombrado, descrito y por consiguiente identificado y clasificado de tal forma que se le atribuya solamente un número OTAN de Catálogo (NOC). La estructura del NOC se describe en el acuerdo OTAN de normalización STANAG 3151. Utilización del Sistema OTAN de Catalogación (SOC) en los procesos de contratación de artículos de abastecimiento en el marco de la cadena logística. Se establecen mediante cuatro fases: Fase I: Determinación de la Necesidad: A partir del plan de adquisiciones, el responsable del plan anual debe realizar consulta del registro y/o catalogación en SILOG, SICAD y NMCRL. SICAD y NMCRL: Si no se encuentra catalogado el artículo a adquirir deberá informar a la oficina del Primer Escalón de la Dirección Administrativa y Financiera. SILOG: si no se encuentra creado el artículo a adquirir deberá informar al Grupo SILOG de Ministerio de Defensa Nacional, la creación de códigos de material, en el caso que el artículo cuente con numero OTAN de Catálogo – NOC, se debe solicitar la actualización del código de material en SILOG. Fase II: Logística de Obtención: Se da a partir de la etapa precontractual de adquisición. Los dueños de necesidad elaboran los estudios previos, quienes deben ir verificar el número OTAN de Catálogo -NOC, información técnica, vida útil, fabricantes y comercializadores de los artículos a adquirir, en el caso eventual de no tener número OTAN de Catálogo -NOC en la elaboración del pliego de condiciones o en aquellos artículos cuando requiera mantenimiento del número OTAN de Catálogo -NOC mediante adición de características técnicas, referencias o nuevos proveedores, deben incluir la Cláusula Contractual de Catalogación, para los procesos de contratación de bienes. Por lo anterior los grupos o responsables de contratación de las unidades, debe verificar la inclusión de la cláusula contractual de catalogación. Fase III: Logística de Distribución: En la etapa contractual. Los comités evaluadores verifican en los estudios previos la inclusión del número OTAN de Catálogo –NOC, el Jefe del Grupo o responsables de contratación, es el responsable de verificar la exigencia de la cláusula contractual de catalogación y realizar las consultas pertinentes en el SICAD. El supervisor del contrato es el responsable de recibir la información técnica exigida en la cláusula de catalogación por cada uno de los artículos, de acuerdo al tiempo establecido en la minuta, el cual remitirá la información al Primer Escalón para realizar el proyecto de catalogación

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Resolución No. DEL HOJA No. 35. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

o mantenimiento, en coordinación con el Almacenista correspondiente, de acuerdo con la especialidad de los bienes. La Dirección Administrativa y Financiera, es la responsable de liderar la implementación de este proceso en la Policía Nacional. Los Ordenadores de Gasto, son los responsables de garantizar que los lineamientos que sean emitidos por la Dirección Administrativa y Financiera, se socialicen y se cumplan por parte de los responsables de acuerdo con las fases anteriormente relacionadas. Fase IV: Logística Inversa: Acciones encaminadas a disminuir el impacto ambiental en el desarrollo de la cadena logística, mediante bajas de artículos determinados de acuerdo a la necesidad y a la información suministrada por el SICAD, con el fin de facilitar el reciclaje de los materiales que constituyen riesgos potenciales para el medio ambiente y su eliminación adecuada. Almacenistas: Los almacenistas deben verificar los documentos técnicos, respecto del registro de artículos mediante el Sistema OTAN de Catalogación, en el caso eventual que los documentos técnicos entregados por el adjudicatario no queden almacenados con el artículo, deben ser entregados al supervisor del contrato para el respectivo trámite con el Grupo de Catalogación del Primer Escalón de la Policía Nacional. Operaciones multinacionales e internacionales: El personal inmerso en operaciones multinacionales e internacionales debe hacer uso obligatorio del Sistema OTAN de Catalogación, para lo cual deben:   

Recibir capacitación en uso del SICAD. Consultar en SICAD los artículos que hacen parte del apoyo logístico. Terminada la misión retroalimentar el resultado del uso SICAD.

Oficina de Telemática de la Policía Nacional: Son los responsables de garantizar a la oficina o Grupo del Primer Escalón:     

Acceso a la Red LAN de la Policía Nacional e ingreso a la dirección SICAD http://172.18.76.149/sicad Acceso a internet NMCRL, para realizar consultas de catalogación. Acceso a internet para consultar las fichas técnicas de los productores colombianos. Estar actualizados en internet y java los equipos de cómputo. Brindar soporte técnico, respecto de la conectividad a la red LAN del Ministerio de Defensa Nacional.

Los Jefes de Área o Grupo de Contratos, deben informar trimestralmente al Grupo de Catalogación del Primer Escalón de la Policía Nacional (Área Logística DIRAF o quien haga sus veces), la relación de contratos de adquisición de artículos de abastecimiento donde se dio uso a la cláusula de catalogación, quien presentará el informe consolidado a la Subdirección de Normas Técnicas del Ministerio de Defensa Nacional, con el fin de hacer seguimiento a las solicitudes de catalogación realizadas por el Primer Escalón de la Policía Nacional. Oficina de Comunicaciones Estratégicas Garantizar que el equipo del Primer Escalón de catalogación, cuente con la asesoría y soporte en la comunicación pública del desarrollo estratégico institucional respecto del Sistema OTAN de Catalogación, que contribuya en la implementación y posicionamiento institucional frente al mismo. 2.5. Mecanismos de control Los directos responsables de ejercer los controles permanentes de los bienes en depósito y en servicio, ordenados y clasificados de acuerdo con su naturaleza, identificación y ubicación, serán: el Ordenador del Gasto, Jefe Área Administrativa o Jefe Administrativo, el Jefe Grupo Logístico 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 36. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

o delegado, el Almacenista como custodio de los bienes en bodegas, los funcionarios a los que se les ha encomendado bienes para el desarrollo de sus funciones en el desempeño de su cargo y los contratistas a quien se les haya entregado bienes para el cumplimiento del objeto contractual y los que la administración determine en las unidades. 2.5.1. Otros mecanismos de control El control de los bienes se debe ejercer a todos los elementos de consumo y devolutivos de propiedad de la Policía Nacional, adquiridos a cualquier título y a los que por acto administrativo o en virtud de un negocio jurídico sean responsables de su custodia, que se encuentren en bodega y en servicio. Este control se ejercerá de manera permanente, física y cuantitativamente, verificada con la información contable de la unidad, teniendo en cuenta cada uno de los estados en que se encuentran los bienes (mantenimiento, pérdida o daño, pendiente de baja, destinación final, etc.). La institución en el caso de pérdida de bienes, se ceñirá a lo contemplado en la ley 1476 de 2011 “por la cual se expide el régimen de responsabilidad administrativa por pérdida o daño de bienes de propiedad o al servicio del Ministerio de Defensa Nacional, sus entidades adscritas o vinculadas o la Fuerza Pública”. Los bienes de control administrativo, tendrán los mismos controles que las propiedades, planta y equipo, y se podrán realizar transacciones a través del sistema SAP/SILOG para gestión general sin efecto contable, y el sistema QUIPU utilizado por la Dirección de Sanidad. 2.5.2. Toma física y presentación de inventario Es la actividad ejercida por los responsables, para realizar la toma física de inventario general y/o selectiva, dejando constancia de lo actuado en el formato “1LA-FR-0132 ACTA DE REVISTA SELECTIVA, TOMA FÍSICA Y PRESENTACIÓN DE INVENTARIOS DE LOS BIENES EN BODEGA Y EN SERVICIO”, donde se relacionan los bienes de manera ordenada completa y valorizada de toda clase de bienes que integran las propiedades, planta y equipo de la Policía Nacional, en una fecha determinada, el cual debe mostrar el número de unidades en bodega, servicio y cuentas de orden, detallando uno a uno la descripción de los mismos, precios unitarios, las sumas parciales por grupos y clasificaciones y el valor total del inventario. De igual manera se relacionan los bienes registrados en las cuentas de orden. De encontrarse novedades en el desarrollo de estas actividades tales como: faltantes, sobrantes, bienes mal clasificados, bienes en mal estado, pérdida o daño de bienes, bienes con fecha de vencimiento caducada, entre otras; deberán, quedar registradas en el formato en mención, así mismo, presentar el correspondiente informe escrito y detallado al Comandante de la unidad, con copia al Jefe del Área Administrativa o Jefe Administrativo y Contador, para su conocimiento y trámites contables. Cabe aclarar, que independientemente de la presentación en los inventarios de los bienes recibidos a través de contratos de comodato y actas de donación, los almacenistas de acuerdo a la naturaleza de los bienes deberán organizar cada uno de estos contratos en carpetas debidamente identificadas, con nombre de la entidad, número de contrato o convenio, fecha de iniciación y fecha de vencimiento del comodato con copia del contrato correspondiente, inventario individualizado de los bienes debidamente identificados y valorizados. Nota 2: se debe tener en cuenta las fechas de vencimiento de los comodatos, con el fin de devolver los bienes o ampliar el contrato de comodato. 2.5.2.1. Ventajas de la realización de inventarios físicos -

Verificar, clasificar, valorar y controlar los bienes de propiedad de la Institución adquiridos a cualquier título y de los que legalmente somos responsables.

-

Ejercer control razonable de las existencias reales, para evitar errores, pérdidas, inmovilización, deterioro, merma y desperdicio de elementos.

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Resolución No. DEL HOJA No. 37. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - Llevar registro detallado y personalizado de todos los bienes que han sido entregados a los

servidores públicos de la Policía Nacional, con su correspondiente valor histórico y fecha en que fueron puestos al servicio. -

Realizar todos los movimientos de los bienes de tal manera, que se pueda determinar en cualquier momento quién es el responsable de cada bien, su ubicación y a cuánto asciende el valor de los activos de la Institución.

-

Garantizar la confiabilidad de la información registrada en los sistemas de información en los que se lleva el control de cada componente logístico que permite la toma de decisiones.

-

Revelar en los Estados Contables de la Institución, la situación económica social y ambiental, como herramienta para la toma de decisiones del mando Institucional.

2.6. Almacén 2.6.1. Clasificación de los almacenes Para ejercer mejor control de los bienes en las unidades policiales, de acuerdo con sus necesidades, complejidad, volumen de operaciones y naturaleza de los bienes, se deberá crear los almacenes de acuerdo a lo siguiente: -

Intendencia – Vestuario. Movilidad. Armamento. Aeronáutico. Telemática. Remonta y Veterinaria. Sanidad.

2.6.2. Requisitos para ejercer el cargo de almacenista Los requisitos para ejercer el cargo y funciones de almacenista en las unidades policiales deberán ser los determinados en el Manual de Funciones establecido para la Policía Nacional, de acuerdo a las competencias allí exigidas, teniendo en cuenta que el funcionario debe cumplir con la capacitación en el sistema de información SAP y demás aplicativos implementados, aprobados por la Institución para la administración de los bienes a cargo de la Policía Nacional. 2.6.3. Responsable de los bienes inmuebles Los requisitos para ejercer el cargo y funciones en las unidades policiales deberán ser los determinados en el Manual de Funciones establecido para la Policía Nacional. La Dirección Administrativa y Financiera a través del Grupo de Bienes Raíces, vigilará la permanente actualización y conciliación de la información de los bienes inmuebles registrados en el aplicativo SAP/SILOG y el aplicativo de administración de los mismos, requiriendo que las escrituras, avalúos, contratos y demás documentos soporte, queden debidamente incorporados y reposen en la unidad dentro de la carpeta de cada uno, solicitando de ser necesario copia de los mismos para su archivo correspondiente. 2.6.4. Organización del almacén Corresponde al Jefe Área Administrativa o Jefe Administrativo y Jefe Grupo Logístico o quien haga sus veces y Almacenista (de cada subcomponente), la organización del almacén y bodegas, de conformidad con las normas sobre almacenamiento de materiales, instalaciones, equipos de seguridad, normas de seguridad industrial y bioseguridad en el caso de la Dirección de Sanidad o quien haga sus veces, para asegurar la naturaleza, conservación y fácil manejo de los mismos, de conformidad y atendiendo la normativa ambiental vigente y demás que sean aplicables, como manuales, disposiciones, directivas e instrucciones específicas impartidas al interior de la Policía Nacional.

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Resolución No. DEL HOJA No. 38. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Los bienes nuevos, los usados para reasignación y pendientes para mantenimiento y obsoletos o inservibles para baja, se almacenarán por separado según la naturaleza del bien. 2.6.5. Áreas de almacenamiento La utilización del espacio para el almacenamiento debe planearse de acuerdo a los materiales que se manejen, previendo sus características de clase y tamaño. La ubicación y acondicionamiento de los almacenes deben considerarse mínimo los siguientes aspectos: -

Elegir construcciones a prueba de incendio, con pisos en concreto o baldosín, de tal manera que facilite la acción de los bomberos.

-

Ventilación suficiente para librarse del polvo y vapores solventes nocivos, como también facilidades de acceso.

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Espacios y distribución adecuada para la colocación de los equipos contra incendio, extintores de mano, equipos de primeros auxilios y elementos de protección personal.

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Las instalaciones de toma corriente y enchufes, al igual que la iluminación deben ser apropiadas a la clase de bienes que se manejen (Intendencia, telemática, sanidad etc.), de tal manera que faciliten la manipulación de equipos eléctricos.

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El equipo para las operaciones de conservación y manipulación de bienes, en los almacenes, debe estar de acuerdo con la cantidad y tipo de bienes que lo necesiten.

-

Selección de un espacio apropiado para el tratamiento de materiales que necesiten cuidados especiales.

2.6.6. Almacenamiento de los bienes Con el fin de garantizar el buen estado de conservación y seguridad de los bienes almacenados en las instalaciones del almacén, los almacenistas deberán atender los siguientes aspectos, que se constituyen en medidas para los efectos enunciados, y serán responsables por su debida aplicación: -

Proteger los bienes de los siguientes factores: tiempo, calor, luz, humedad, insectos y roedores, lo cuales pueden agilizar efectos de deterioro.

-

Clasificar de manera apropiada los bienes a almacenar, teniendo en cuenta sus características, el almacenista debe definir la zona de ubicación de manera que permitan su ubicación, en los sitios destinados para tal fin, evitando almacenar en el mismo estante materiales y/o bienes de clases diferentes (alimentos con pinturas, contaminantes) que generen daño, contaminación o deterioro, entre otros.

-

Distribuir de manera adecuada los espacios de los estantes, piso, estibas, islas, bahías y sitios para el almacenamiento de toda clase de bienes.

-

La ubicación de los bienes debe facilitar la toma física de inventario, movimientos e inspección de los bienes en bodega, teniendo en cuenta la rotación de los bienes (Reconocimiento).

-

El retiro de bienes de los estantes para entrega, debe llevarse a cabo con un mínimo de manipulación.

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La ubicación de los bienes en los almacenes, no deben interferir con el sistema de extinción de incendios, el libre tránsito por corredores internos y puertas.

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Resolución No. DEL HOJA No. 39. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - No debe apilarse el material en cajas, sino hasta un máximo de carga permitido, a fin de

evitar el daño de los que se hallan como base del arrume, y sobre estibas en el piso (debe usarse avisos que indiquen el peso permitido). -

Cada tipo de bien debe estar identificado con su respectiva tarjeta de identificación, la cual debe contener como mínimo la siguiente información:      

Nombre del bien Codificación grupo de bien Unidad de medida (caja, paquete, kilo, etc.) Cantidad Ubicación en el almacén Cantidad máxima, mínima y de urgencia establecida (stock)

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Cuando varios bienes son idénticos, se colocará en la tarima una tarjeta con las especificaciones mencionadas de estos bienes.

-

Los bienes voluminosos y pesados deben colocarse sobre estibas, facilitando así su manejo con montacargas.

-

Los bienes almacenados al descubierto deben colocarse cuidadosamente sobre estibas, como si estuviesen bajo techo, respetando su altura y carga máxima permitida para su bodegaje.

-

En el almacenamiento al descubierto (sin techo), se usará lona, plástico u otra clase de cubierta, para proteger los materiales y equipos, tomándose medidas apropiadas para evitar su deterioro.

Todos los bienes almacenados al descubierto requieren inspección y atención frecuente para garantizar la preservación, evitando así que se presenten daños por la falta de prevención por parte del Almacenista, siendo esta su responsabilidad. En temporadas de lluvias intensas, huracanes y cambios bruscos de clima, deberán inspeccionarse las áreas de almacenamiento para comprobar si hay cubiertas rotas o desplazadas, acumulaciones de agua, arena en los equipos, o si se ha perdido la acción de los anticorrosivos de las superficies metálicas. Los equipos retirados del servicio por inservibles, irreparables u obsoletos, así como los bienes pendientes de reubicación deberán ser ubicados en el almacén al cual pertenecen en el lugar destinado para ello, debidamente identificando ambos casos y efectuar las gestiones necesarias para realizar el proceso de baja y/o reubicación, los cuales deben contar con el correspondiente informe técnico. Los bienes tóxicos y/o radiactivos deberán almacenarse, teniendo en cuenta las medidas mínimas de seguridad establecidas, a fin de evitar contaminación a otros materiales, al igual, el almacén debe contar con ventilación adecuada, que evite la concentración de gases. Cuando se almacenen medicamentos que requieran de control de temperatura, deberán contar con mecanismos de control verificables ubicados en lugar visible, descritos en los formatos establecidos en la S.V.E. Las municiones y explosivos deben ser almacenados en polvorines, los cuales estarán en zonas alejadas a sitios residenciales y áreas de trabajo, para lo cual se deben tener en cuenta los riesgos a los cuales se pueden ver expuestos. Los bienes devolutivos deben permanecer el menor tiempo posible almacenado, dando así cumplimiento al plan de distribución, en caso de persistir esta situación, se debe realizar las gestiones del caso para su puesta al servicio o traslado a otra Unidad, de tal forma que se evite su deterioro u obsolescencia. Solo está permitido el almacenamiento de bienes por largos periodos, de aquellos elementos que determinen la Dirección Administrativa y Financiera y El Mando Institucional como “stock estratégico”. Los bienes que, por su volumen, peso, fragilidad y demás especificaciones técnicas y especiales, podrán ser recibidos directamente en su lugar de instalación y/o utilización.

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Resolución No. DEL HOJA No. 40. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Nota 5: cuando los bienes almacenados sean considerados como peligrosos para el ambiente o la salud humana, estos deberán contar con la ficha de seguridad y deberá capacitarse al personal sobre su manipulación y manejo adecuado. 2.6.7. Estantes Corresponde al Almacenista identificar los estantes, entrepaños y divisiones con un sistema numérico o alfanumérico, con el fin de dar una rápida localización al bien requerido, la cual debe estar registrada en el aplicativo SAP y/o demás aplicativos implementados en la Policía Nacional para el manejo de los bienes. -

Los estantes deben colocarse mínimo a un metro de las paredes y entre ellos, con el fin de brindar una completa utilización de los mismos, permitiendo una rápida y fácil toma física de inventarios.

-

La distancia entre estantes colocados de frente debe tener el espacio mínimo de un metro, con el fin de ofrecer suficiente espacio para el tránsito entre ellos.

-

Los estantes de madera requieren mínimo de dos inspecciones para verificar su estado de conservación y daños causados por plagas de la madera, así mismo dos veces al año, se deberá realizar mantenimiento preventivo, basado en fumigación o inmunización de los mismos.

-

En los almacenes ubicados en mezzanines deben usarse estantes livianos para el almacenaje de materiales o bienes de la misma condición, a fin de evitar sobrepeso, daño de bienes y accidentes o pérdida de vidas humanas.

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Los pasillos ubicados debajo de los mezzanines y formados entre estantes deben estar iluminados y debidamente identificados, facilitando la recepción y despacho de los bienes.

2.6.8. Propiedades, planta y equipo Reconocimiento: de acuerdo a las Políticas Contables “Son activos tangibles empleados por la Policía Nacional para la producción o suministro de bienes, para la prestación de servicios y para propósitos administrativos; los bienes muebles que se tengan para generar ingresos producto de su arrendamiento; y los bienes inmuebles arrendados por un valor inferior al valor de mercado del arrendamiento. Estos activos se caracterizan porque no se espera venderlos en el curso de las actividades ordinarias de la entidad y se prevé usarlos durante más de un periodo contable”. También incluye los bienes inmuebles con uso futuro indeterminado, bajo el control de la Institución, así como los bienes de propiedad de terceros recibidos sin contraprestación de otras entidades del gobierno en general y los bienes históricos y culturales, que cumplan con la definición de propiedades, planta y equipo. Medición inicial: en la Policía Nacional, las propiedades, planta y equipo se medirán por el costo, el cual comprende, entre otros, lo siguiente: -

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El precio de adquisición; los aranceles de importación y los impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la adquisición y gastos de desaduanamiento; Los costos de beneficios a los empleados que procedan directamente de la construcción o adquisición de un elemento de propiedades, planta y equipo; Los costos de preparación del lugar para su ubicación física; Los costos de entrega inicial y los de manipulación o transporte posterior; Los costos de instalación y montaje; Los costos de comprobación del adecuado funcionamiento del activo originados después de deducir el valor neto de la venta de los elementos producidos durante el proceso de instalación y puesta a punto del activo (por ejemplo, las muestras producidas mientras se prueba el equipo); Los honorarios profesionales; Todos los costos directamente atribuibles a la ubicación del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista.

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Resolución No. DEL HOJA No. 41. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Cualquier descuento o rebaja del precio se reconocerá como un menor valor de las propiedades, planta y equipo, y afectará la base de depreciación. En todo caso, no se reconocerán como parte del elemento, los siguientes conceptos: los costos de puesta en marcha (a menos que sean necesarios para poner la propiedad en las condiciones necesarias para que opere de la manera prevista por la administración de la entidad); las pérdidas de operación en las que se incurra antes de que la propiedad, planta y equipo logre el nivel planeado de ocupación; ni las cantidades anormales de desperdicios, de mano de obra o de otros recursos en los que se incurra para la construcción de la propiedad. 2.7. Deterioro de los bienes no generadores de efectivo La Resolución No. 01516 del 26 de marzo de 2018 “Por la cual se adoptan las Políticas Contables bajo el Nuevo Marco Normativo de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP), se definen los responsables del cumplimiento y se dictan otras disposiciones”, señala: “El deterioro del valor de los activos no generadores de efectivo, es la pérdida en su potencial de servicio, adicional al reconocimiento sistemático realizado a través de la depreciación o amortización. Los activos NO GENERADORES DE EFECTIVO, son aquellos que la entidad mantiene con el propósito fundamental de suministrar bienes o prestar servicios en forma gratuita o a precios de no mercado, es decir, la entidad no pretende, a través del uso del activo, generar rendimientos a precios de no mercado”. (Concepto del Marco Normativo para entidades de gobierno).

En cumplimiento a lo anterior la Policía Nacional definió que, para las Propiedades, planta y equipo, el reconocimiento del deterioro así: “Para efectos de estimar el deterioro a las propiedades, planta y equipos de la Policía Nacional, se considera que el valor material de su costo individual de adquisición, producción, construcción, donación, transferencia o permuta sea superior a 300 SMMLV de la vigencia a presentar. Por lo anterior, solo se evaluará si existen indicios de deterioro del valor de las propiedades, planta y equipo a los bienes cuyo costo individual sea igual o superior a 300 SMMLV de la vigencia a presentar “.

Excepciones “Para los bienes de la Dirección de Sanidad de la Policía Nacional, el valor material para efectos de deterioro y por lo tanto para evaluar si existen indicios de deterioro es de 500 SMMLV de la vigencia a presentar. De acuerdo con la Norma General emitida por la Contaduría General de la Nación, como mínimo, al final del periodo contable la entidad evaluará si existen indicios de deterioro del valor de sus activos no generadores de efectivo. En caso de existir algún indicio claro de deterioro entre dicha fecha de evaluación y la fecha de cierre, el mismo será evaluado y reconocido en los Estados Financieros en el momento que suceda”.

En atención a lo anterior, la Dirección Administrativa y Financiera con el fin de dar aplicación a la normativa vigente, convocó a los administradores de los bienes de la Institución de acuerdo a su naturaleza, con el fin de establecer y definir los criterios (internos y externos), que cada uno a partir de la experiencia y responsabilidad de administrar, controlar y realizar seguimiento a las propiedades, planta y equipo de la Policía Nacional, así como también, asignando una valoración cuantitativa a cada criterio. Los responsables de la modificación de los deterioros establecidos para las propiedades, planta y equipo de la Policía Nacional, estarán a cargo de las mismas unidades y dependencias que por competencia de la administración control y custodia de los bienes de acuerdo al subcomponente o su naturaleza los elaboraron, previa autorización y aprobación de la Contaduría General de la Policía Nacional; siendo de obligatoria aplicación por lo menos una vez en el periodo o vigencia (tercer trimestre de cada año).

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Resolución No. DEL HOJA No. 42. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

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Dirección Administrativa y Financiera.    

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Dirección de Antinarcóticos.  

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“DETERIORO DE SEMOVIENTES- EQUINOS” Grupo de Remonta y Veterinaria. “DETERIORO DE SEMOVIENTES- CANINOS” Grupo de Remonta y Veterinaria.

Dirección de Sanidad. 

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“DETERIORO EQUIPO AERONÁUTICO” Jefe Área de Aviación Policial. “DETERIORO DE MOTORES”, Jefe Área de Aviación Policial.

Dirección de Carabineros y Seguridad Rural.  

-

“DETERIORO MOVILIDAD”, Jefe Grupo Movilidad. “DETERIORO EQUIPO DE ARMAMENTO” Jefe Grupo de Armamento. “DETERIORO BIENES DE INTENDENCIA”, Jefe Grupo de Intendencia. “DETERIORO DE INMUEBLES”, Jefe Grupo de Bienes Raíces.

“DETERIORO EQUIPO MÉDICO” Dirección de Sanidad.

Oficina de Telemática. 

“DETERIORO EQUIPO DE TELEMÁTICA” Almacenista de Telemática OFITE.

En este sentido, cada responsable direccionará la ejecución de estos deterioros para que de manera oportuna se alleguen los formatos debidamente diligenciados a los Grupos de Contabilidad de cada unidad policial, con el fin de realizar la contabilización de esta estimación, de acuerdo a los resultados de cada deterioro, la cual debe registrarse antes de finalizar la vigencia a evaluar. Nota 6: estos deterioros, deben ser revisados anualmente y actualizados si se requiere por parte de los responsables y aprobados por Contaduría General de la Policía Nacional, debiendo ser socializados a todas las unidades policiales a nivel nacional, por los responsables. 2.8. Bienes de control administrativo Corresponde a los bienes cuyo costo unitario sean inferiores a 50 Unidades de Valor Tributarios (U.V.T) de la vigencia a presentar, con el fin de mantener el control y permita una identificación física plena del mismo. 2.9. Bienes de inventario (Consumo) Corresponde a los bienes de consumo adquiridos a cualquier título para ser consumidos, distribuirse en formas gratuitas o utilizadas en la producción de bienes y la prestación del servicio. El inciso No. 162 del numeral 9.1.1.4 “Inventarios” del Plan General de Contabilidad Pública, determina: “9.1.1.4 Inventarios 162. Los inventarios deben reconocerse por el costo histórico y se llevarán por el sistema de inventario permanente. Para efectos de valoración y determinación de los costos pueden aplicarse los métodos de Primeras en entrar Primeras en Salir (PEPS), Costo Promedio o cualquier otro método de reconocido valor técnico, de acuerdo con la naturaleza de los bienes, procesos productivos y procedimientos internos. No se acepta como método de valuación el de Últimas en entrar primeras en salir (UEPS)”.

Por tal razón el método de reconocimiento de los inventarios en la Policía Nacional en concordancia con la norma contable es “Primeras en entrar primeras en salir (PEPS)”.

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Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 43. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

2.10. Método valuación de los bienes de inventario (Consumo) En la Policía Nacional los bienes en bodega, se valuarán por el Método del Promedio Ponderado. 2.10.1. Criterios para realizar inventarios Son los determinados en la normativa legal vigente, relacionados con la responsabilidad Institucional de garantizar la custodia, uso, conservación, manejo y control de los bienes del estado, desde la adquisición hasta su destinación final, por tanto, las unidades policiales deberán realizar las siguientes actividades: Realizar la toma física de elementos de consumo, devolutivos en bodega y en servicio (cuentas de propiedad, planta y equipo y cuentas de orden) por lo menos una (1) vez al año en un 100%. Así mismo, se realizarán revistas físicas selectivas mensuales tomando una muestra representativa de los bienes de acuerdo con cada una de sus ubicaciones (en bodega, servicio, reintegrados para reasignación, reintegrados inservibles, incautados, etc.), utilizando los criterios establecidos en el formato 1LA-FR-0132 ACTA REVISTA SELECTIVA, TOMA FÍSICA Y PRESENTACIÓN DE INVENTARIOS DE LOS BIENES EN BODEGA Y EN SERVICIO”. El almacenista, en coordinación con los contratistas, que tengan a su cargo bienes de la Institución que le hayan sido suministrados para su servicio, uso, custodia o administración, también deberán verificar y firmar el respectivo formato 1LA-FR-0132 “ACTA REVISTA SELECTIVA, TOMA FÍSICA Y PRESENTACIÓN DE INVENTARIOS DE LOS BIENES EN BODEGA Y EN SERVICIO”. 2.11. Presentación de inventarios 2.11.1. Inventario general Los almacenistas de acuerdo al subcomponente que administre (Intendencia, movilidad, armamento, telemática, remonta y veterinaria, aeronáutico, entre otros), realizarán la toma física del total de los bienes en bodega y en servicio de propiedad de la Policía Nacional adquiridos a cualquier título, con corte 31 de diciembre; así mismo, de los bienes aprehendidos o incautados, bienes entregados y/o recibidos en custodia, en mantenimiento, no explotados (en proceso para baja), bienes totalmente depreciados, agotados o amortizados (destinación final). Para la planificación y realización de este inventario se debe realizar una orden de servicios, con mínimo treinta días de anterioridad. Para efecto de su presentación a los entes de control internos y externos, estos deberán reposar en formato digital en los archivos de cada unidad; así mismo, deberán ser presentados en medio magnético debidamente certificado, con la información contable correspondiente al cierre de la vigencia, la cual es enviada por el contador de la unidad a la Oficina Contaduría General, durante los primeros cinco (5) días después del cierre fiscal del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF-Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, previa conciliación con los saldos de la información contable presentada en la misma fecha de corte. El Jefe Grupo Logístico, o quien haga sus veces, garantizará la presentación del inventario de los bienes en bodega, servicio, mantenimiento, no explotados y cuentas de orden de la unidad. 2.11.2. Inventario individual El Almacenista de cada uno de los subcomponentes (Intendencia, movilidad, armamento, telemática, remonta, aeronáutico entre otros), obligatoriamente deberá ejercer control a los bienes que de manera individual se han entregado a los funcionarios de cualquier categoría o contratistas de las dependencias de la unidad, para el cumplimiento de sus funciones; igualmente deberá hacer entrega formal mediante inventario a los Jefes de cada Área, Grupo y/o dependencia de la unidad, debidamente firmados y valorizados, de los bienes que le han sido asignados para el cumplimiento de sus funciones, de acuerdo a la entrega individual de bienes que se haya realizado a cada funcionario para su uso, servicio, administración o custodia, o que les suministren para el desarrollo de su misión. 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 44. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Así mismo, es responsabilidad del jefe de cada área, grupo, oficina y/o dependencia de la unidad, firmar el inventario parcial y hacer entrega individual a los funcionarios bajo su mando mediante actas de entrega y responsabilidad de los bienes asignados, que constituyan verdaderos soportes para la ejecución de las posibles reclamaciones, las cuales deberán contener, entre otros: -

Identificación completa de los bienes. El valor en libros. La persona que está a cargo de los mismos. Cláusula de responsabilidad en caso de pérdida o extravío distinto a causas naturales.

Estos inventarios deberán estar actualizados permanentemente por los coordinadores de inventarios en el aplicativo SAP y/o demás aplicativos implementados en la Policía Nacional y soportados con los comprobantes de reintegros, pérdidas, entrada, salida y demás movimientos que afecten su saldo. Las dependencias tendrán en cuenta los siguientes aspectos para su organización y control: -

Los jefes o comandantes de cada dependencia deben propender por mantener actualizado el inventario de los bienes a su cargo que hayan sido entregados por el almacenista y de acuerdo a los movimientos de los mismos.

-

Todos los Jefes o comandantes de las diferentes dependencias, en caso de ser trasladados, deberán rendir el correspondiente inventario de su dependencia al almacenista, o el funcionario responsable de los inventarios o quien haga sus veces para su respectivo descargue so pena de las sanciones disciplinarias, administrativas y fiscales de acuerdo con lo establecido en la Ley 1015 de febrero 07 de 2006, por medio de la cual se expide el Régimen Disciplinario para la Policía Nacional, normas que la adicione o sustituya o la que la modifique.

-

Informar al Almacenista, cada vez que se produzcan movimientos de bienes al interior de las dependencias de la unidad.

2.11.3. Inventarios parciales Como mínimo en forma mensual se debe efectuar un conteo físico de los bienes, en bodega y en servicio, y el resultado del mismo debe ser rendido al comandante de la Unidad en el formato establecido 1LA-FR-0132 ACTA REVISTA SELECTIVA, TOMA FÍSICA Y PRESENTACIÓN DE INVENTARIOS DE LOS BIENES EN BODEGA Y EN SERVICIO”. En cumplimiento a lo dispuesto en la Resolución No. 193 del 05 Mayo de 2016 “Por la cual se incorpora en los Procedimientos Trasversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del Control Interno Contable”, o el acto administrativo que la modifique, adicione o sustituya, el Jefe Área Administrativa o Jefe Administrativo de la unidad, elaborará anualmente un cronograma de revista física de los bienes en bodega y en servicio de todos los bienes muebles e inmuebles de la unidad, como criterio de verificación y comprobación sistemática y física de los mismos, en la DIRAF este cronograma debe ser realizado por el Jefe del Área Logística, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: El soporte para realizar esta verificación física de elementos, deberá ser los listados actualizados (inventario de cada una de las dependencias de la unidad, distritos de Policía, estaciones, consultorios médicos, colegios, entre otras), que contenga el aplicativo “SAP” o el adoptado para la administración de los recursos disponibles en el desarrollo de su gestión. 2.11.4. Faltante y sobrantes de bienes en los inventarios Como resultado de un inventario físico o una prueba selectiva de los elementos del consumo o devolutivos bienes en bodega o en servicio se encuentren diferencia, de faltantes o sobrantes, el servidor público que adelanta la diligencia, deberá registrar estas novedades en el formato 1LA-FR-0132 ACTA REVISTA SELECTIVA, TOMA FÍSICA Y PRESENTACIÓN DE INVENTARIOS DE LOS BIENES EN BODEGA Y EN SERVICIO” y en coordinación con el 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 45. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

almacenista indaga las causas de esa irregularidad presentada. En caso de que las explicaciones se refieran a posibles errores u omisiones en los registros, el almacenista, verificará inmediatamente su veracidad sobre los documentos idóneos y en coordinación con el Contador procedan a realizar lo pertinente (registro contable). Si se encontraren faltantes o sobrantes no justificados, con el informe presentado al Director o Comandante de la unidad de estas novedades, éstos últimos (Director o Comandante), en coordinación con el subdirector, subcomandante o quien haga sus veces, procederán de acuerdo a lo establecido en la normativa emitida para tal fin, con el objeto de establecer la responsabilidad administrativa correspondiente. Tales comunicaciones se harán máximo dentro de los cinco (5) días siguientes al levantamiento del “ACTA REVISTA SELECTIVA, TOMA FÍSICA Y PRESENTACIÓN DE INVENTARIOS DE LOS BIENES EN BODEGA Y EN SERVICIO” correspondiente. Siendo el siguiente el procedimiento -

-

El almacenista deberá informar al ordenador del gasto la novedad. El ordenador del gasto ordenará iniciar el proceso administrativo, de acuerdo con la novedad presentada Con la apertura de la investigación, la autoridad competente enviará copia de este documento al almacén para realizar su proceso (salida o entrada) según el caso. Sujeto por aplicación de la ley 1476 de 2011, “Por la cual se expide el régimen de responsabilidad administrativa por pérdida o daño de bienes de propiedad o al servicio del Ministerio de Defensa Nacional, sus entidades adscritas o vinculadas o la Fuerza Pública”. La autoridad competente enviará copia de la apertura de la investigación al Grupo de Contabilidad, con el fin de realizar los registros o ajustes contables a que haya lugar. De acuerdo al fallo definitivo, se cancelarán las cuentas de orden registradas, dando cumplimiento a lo determinado para la baja de estos bienes y/o restitución del mismo en responsabilidades fiscales.

Faltantes de Bienes de los Inventarios: Los faltantes se evidencian en los siguientes casos: -

En el almacén, cuando al efectuarse pruebas selectivas o al realizarse un conteo físico completo por la entrega de almacén o al cierre de la vigencia, se determina que el número de bienes es inferior a los que se reflejan en los registros contables.

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En servicio, cuando al realizarse la verificación de la revista de inventarios selectivos a la propiedad, planta y equipo en servicio en las dependencias y unidades, no se encuentran los bienes que han sido asignados a estas.

Sobrante de bienes en los inventarios Los sobrantes de bienes se presentan en los siguientes eventos: -

En el almacén, cuando al efectuarse pruebas selectivas o al realizarse un conteo físico completo por la entrega de almacén o al cierre de la vigencia, se determina que el número de bienes es superior a los que se reflejan en los registros contables.

-

En servicio, cuando al realizarse la verificación de la revista de inventarios selectivos a la propiedad, planta y equipo en servicio en las dependencias y unidades, se encuentran bienes que no están incluidos en el inventario de estas.

-

En el caso que se determina un sobrante, el almacenista deberá realizar las gestiones necesarias con el fin de determinar con el funcionario responsable de la tenencia de estos bienes en el momento de presentarse la novedad, el origen de estos bienes y los soportes documentales idóneos para realizar los ajustes contables correspondientes, los cuales pueden estar generando una diferencia en la reciprocidad presentada de los hechos económicos sucedidos en la unidad con otras entidades del estado.

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Resolución No. DEL HOJA No. 46. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Si definitivamente de acuerdo con las gestiones adelantadas y los soportes documentales de las gestiones, no determina el origen de estos sobrantes, se procederá a realizar las siguientes acciones: -

Obtener mínimo dos cotizaciones (valorizadas) del mercado de los elementos con las mismas especificaciones técnicas de los bienes.

-

Elaborar un acta que soportará la entrada de los bienes, indicando de manera detallada las gestiones adelantadas, anexando los respectivos soportes, además de las cotizaciones o avalúo de acuerdo a lo realizado.

Posteriormente el almacenista realizará la entrada al Almacén, incorporando estos bienes en el aplicativo SAP, o el que se utilice en la unidad policial para el manejo de bienes, previa coordinación con el contador de la unidad quien orientará el registro contable correspondiente, teniendo en cuenta el cálculo de su vida útil y depreciación según el caso. De acuerdo a las coordinaciones realizadas y los ajustes contables efectuados, el almacenista mensualmente deberá entregar las gestiones periódicas al contador, para que la información contable que presente, corresponda a los hechos económicos sucedidos en la unidad y pueda justificar debidamente la información contable que reporta mensualmente a la Contaduría General de la Policía Nacional. 2.12. Pérdida o daño de bienes Los funcionarios de la Policía Nacional que tengan asignados bienes muebles o inmuebles de propiedad de la Institución o en calidad de comodato, para su utilización, administración o custodia, son responsables de la pérdida o daño que sufran por causas diferentes al uso o desgaste natural, salvo las ocasionadas por situaciones de desastre natural, fuerza mayor o caso fortuito. Estas novedades deberán ser informadas por escrito en el momento en que se evidencien los hechos al Ordenador del Gasto de la unidad y al Almacenista, con el fin de realizar el retiro de estos bienes del inventario de la unidad; suspendiendo así la depreciación, si se trata de activos fijos. La responsabilidad por pérdida, daño, deterioro, disminución, mal uso de bienes, (en servicio o en bodega), se determinará a través de los procesos establecidos en el Decreto 1476 de 2011 “por la cual se expide el régimen de responsabilidad administrativa por pérdida o daño de bienes de propiedad o al servicio del Ministerio de Defensa Nacional, sus entidades adscritas o vinculadas o la Fuerza Pública”. Para establecer la responsabilidad de funcionarios por la pérdida o daño de bienes, el comandante de la unidad Policial ordenará la apertura de la investigación respectiva, a través del Asesor Jurídico de la unidad o quien haga sus veces, quien informará lo actuado al Contador de la unidad en el formato 1AR-FR-0019 “relación de investigaciones administrativas en proceso”; con el fin de registrar contablemente el hecho económico “responsabilidad en proceso” oportunamente. Así mismo, los funcionarios también son responsables del daño que sufran los bienes en bodega o en servicio, generados por el deterioro, causas diferentes al uso o desgaste natural, salvo las ocasionadas por situaciones de desastre natural, fuerza mayor o caso fortuito. Para estos casos, igualmente se adelantará el proceso de informe escrito al Director o Comandante de la unidad, solicitando el retiro de estos bienes del inventario, quien procederá de acuerdo a su competencia y a la Ley, a la investigación correspondiente hasta que se profiera el fallo definitivo. Con el fallo definitivo, se efectuará la cancelación de las cuentas de orden registradas. Cuando se cause pérdida o daño de bienes, es responsabilidad de los Directores y Comandantes de las unidades policiales, solicitar la afectación de las pólizas correspondientes, presentando informe ante la DIRAF, previo cumplimiento a los requisitos establecidos para realizar la reclamación ante las compañías aseguradoras. Si el daño generado en el bien, es recuperable se debe reclasificar a la cuenta de bienes no explotados, sin que pase el periodo logístico para definir su situación (reparación o baja) o en su defecto a la cuenta de mantenimiento para su recuperación; tratándose de baja se reclasificará 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 47. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

con el informe técnico justificado a las cuentas de orden 8315, procediendo a realizar las actividades descritas en el procedimiento “Realizar Baja de Bienes” 1LA-PR-0024. 2.13. Responsables de los bienes de la Policía Nacional Los Almacenistas: Como custodios de los bienes devolutivos y de consumo de propiedad a cualquier título, que se encuentran en los almacenes y bodegas. Es competencia del almacenista y de los funcionarios de los almacenes divulgar la responsabilidad que establecen los numerales 21 y 22 del artículo 34 “Deberes” de la Ley 734 del 2002, Código Disciplinario Único, que a la letra dice: “vigilar y salvaguardar los bienes y valores encomendados, cuidar que sean utilizados debida y racionalmente según los fines a que han sido destinados. Responder por la conservación de documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda y administración, rendir oportunamente cuenta de su utilización y Poner en conocimiento del superior inmediato los hechos que puedan perjudicar la administración, en relación con el manejo de bienes”.

Es importante aclarar que su responsabilidad, se limita a aquellos bienes que bajo cualquier título tengan en existencia en sus bodegas y los que le hayan sido entregados para su servicio y los de su oficina; no obstante, deberán responder por los mecanismos de control implementados para salvaguardar los bienes que se encuentran en servicio o que hayan sido entregados a terceros. Funcionario a cargo del bien: El funcionario a cargo del bien en la Policía Nacional, debe responder personalmente por los bienes que se le entregue para uso, custodia, administración y transporte, así como por la pérdida o daño que sufran, cuando lo anterior no se ocasione por el deterioro natural, por su uso normal o por otra causa justificada. La responsabilidad por actos irregulares en el manejo de los bienes que se ejecuten atendiendo órdenes superiores (verbales o escritas), se determinará contra quien las emitió y quien ejecuto (la Policía Nacional maneja obediencia reflexiva). Para establecer la responsabilidad de los funcionarios por la pérdida o daño de bienes, cuando no provengan del deterioro natural, se ordenará la práctica de una investigación administrativa, en atención a la Ley 734 del 05 de febrero de 2002 “por la cual se expide el Código Disciplinario Único”, emitido por el Congreso de Colombia y en cumplimiento a lo preceptuado en la Ley 1476 del 19 de julio de 2011, “Por la cual se expide el régimen de responsabilidad administrativa por pérdida o daño de bienes de propiedad o al servicio del Ministerio de Defensa Nacional, sus entidades adscritas o vinculantes o la Fuerza Pública” Nota 7: mediante la Ley 1955 del 25 de mayo de 2019 “Por el cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, en su Artículo 140. prorroga hasta el 1° de julio de 2021 la entrada en vigencia de la Ley 1952 de 2019 “Por medio de la cual se expide el código general disciplinario” se deroga la ley 734 de 2002 y algunas disposiciones de la ley 1474 de 2011. Paz y salvo Documento que debe ser diligenciado en el Portal de Servicios Internos - PSI, por los funcionarios que darán cumplimiento a un traslado, retiro, vacaciones, licencias, comisiones permanentes, suspensiones, curso de ascenso, etc.; para la aprobación de descargue de cada uno de los elementos asignados (medios tecnológicos, vehículos, armamento y otros); una vez se genere el descargue de la información de carácter logístico y administrativo, el funcionario deberá revisar la aprobación y finalización de la entrega de las responsabilidades administrativas y elementos logísticos asignados en el PSI.

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Resolución No. DEL HOJA No. 48. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

De igual, forma los almacenistas deben asegurarse de que se efectué el descargue de los elementos asignados en los sistemas de información para la administración de bienes correspondientes. 2.13.1. Entrada de bienes Es el documento que acredita y formaliza la entrada física y real del bien al almacén de la unidad y soporta el registro Contable. El comprobante de Ingreso se elabora en original y copia a través del registro realizado en el aplicativo SAP o en el autorizado para el manejo de los bienes en la Policía Nacional. El Original para el Almacén y la copia de la misma o relación de los documentos generados por el sistema debe ser tramitado al Grupo de Contabilidad, debidamente diligenciados y refrendados en medio físico o digital. Todo ingreso de elementos a los almacenes de las unidades policiales debe ser realizado y registrado por el Almacenista o el funcionario responsable del manejo del aplicativo SAP o el sistema que esté aprobado por la Institución para tal fin, diligenciando todos los campos solicitados por el aplicativo. Así mismo se deben ingresar a los aplicativos de administración de bienes de acuerdo al subcomponente. 2.13.2. Objetivos de la entrada -

Realizar el ingreso físico de los bienes de consumo y devolutivos adquiridos mediante órdenes de compra, contrato, comodato, convenio y donación. Realizar el registro contable correspondiente Determinar la propiedad de la planta y equipo de la unidad Mantener actualizados los inventarios y sistemas de información que soporta la administración de bienes por cada subcomponente.

2.13.3. Formalización de las entradas El documento “Entrada de bienes”, deberá estar soportada por los documentos idóneos que correspondan de acuerdo a la procedencia y origen del hecho económico (compra, donación comodato, etc.). Son documentos soporte para las entradas de almacén entre otros: -

Factura con requisitos de Ley (impresa o electrónica) Copia del contrato y sus modificaciones si las hay (electrónica) Acta de donación Acta de nacimiento semovientes Acta de recibo a satisfacción firmada por el supervisor. Certificado de pruebas de laboratorio. (cuando aplique) Especificaciones técnicas de los bienes de acuerdo al contrato. Las muestras presentadas (cuando aplique) Escritura Pública Matrículas inmobiliarias Copia de convenio Concepto técnico

Nota 8: las unidades policiales en todo momento deberán propender por dar aplicación a la campaña de “cero papel” implementada por la Institución. Una vez llegados los bienes al almacén respectivo, el almacenista para elaborar la entrada de los bienes al almacén, verificará los siguientes aspectos, con base en los documentos que soportan la entrega: -

Plazo de ejecución del contrato u orden de compra. Totalidad de los bienes entregados. Especificaciones técnicas. Características de los bienes. Sitio de entrega.

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Resolución No. DEL HOJA No. 49. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - Fecha de la factura posterior al contrato (cuando corresponda a adquisiciones) - Valor del bien registrado en la factura igual al valor del contrato (cuando corresponda a -

adquisiciones). Cantidad registrada en la factura (cuando corresponda a adquisiciones). NIT del proveedor en la factura (cuando corresponda a adquisiciones).

Nota 9: para aquellos casos en los cuales las características particulares de los bienes o el contrato mismo, determinen la necesidad de realizar procesos de verificación o pruebas a los bienes, la entrada al almacén se realizará sin el acta de recibo a satisfacción, sin embargo, no podrá disponerse de estos bienes hasta tanto se cuente con dicho documento expedido por parte del funcionario competente debidamente firmado. Cabe aclarar, que el mismo se constituye en un requisito indispensable para adelantar el trámite de pago. Para adquisiciones en el exterior, además de los documentos anteriores, son necesarios los siguientes: -

Copia o fotocopia de la declaración de importación. Documentos de transporte que soporte él envió. Factura de compra. Inventario. Certificado de origen cuando aplique.

Para adquisición en el exterior, la tasa de cambio de la entrada de almacén será la establecida en la declaración de importación definitiva. En cada caso, el documento soporte idóneo deberá cumplir los requisitos que señalen las disposiciones legales vigentes, así como los demás criterios definidos en este manual determinados de acuerdo a la especialización del elemento. Contenido del documento de entrada El documento de entrada de almacén debe contener como mínimo la siguiente información: -

Nombre de la unidad ejecutora Lugar y fecha en que se realiza la entrada Nombre de la unidad Número de la entrada en forma ascendente Identificación del almacén que recibe Concepto de la entrada identificando el No. de contrato, convenio, etc. Tipo de documento: número del contrato o acto administrativo en caso de donación, transferencia, etc. Nombre del proveedor o de la persona natural o jurídica que entrega el bien NIT. o cédula de ciudadanía del proveedor Número y fecha de la factura comercial Indicar si es entrega parcial o total Código administrativo del bien Descripción del bien, especificando: para bienes de naturaleza devolutiva: Nombre del bien, número de serie; para bienes de consumo: número de parte o NSN (National Stock Number) Unidad de medida Cantidad Valor Unitario Valor total por ítem Valor total del comprobante Valor total del documento Imputación contable Firma del almacenista.

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Resolución No. DEL HOJA No. 50. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Criterios básicos -

El Almacenista responsable recibe físicamente del proveedor los bienes relacionados en el contrato con factura, acorde con las especificaciones técnicas y demás requeridas como cantidad, clase, marca, estado, etc., firmando la copia de la factura.

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En ningún caso se podrá realizar entrada de bienes cuando no se cumplan cualquiera de los criterios o requisitos establecidos en el contrato en cuanto a especificaciones técnicas del producto adquirido, cantidades y lugar de entrega.

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Para la entrega por parte del proveedor se requerirá de la presencia del supervisor o interventor del contrato, quien expedirá el certificado de “recibido a satisfacción”.

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El registro de las operaciones de entrada al almacén, se efectuará simultáneamente con el recibido de los bienes y materiales.

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La orden de entrada y sus documentos soportes, no deben presentar tachones, borrones, enmendaduras, adiciones, intercalaciones o correcciones.

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En la cuenta contable “Bienes muebles en bodega” solo serán objeto de su registro de ingreso, los bienes nuevos.

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Los bienes que, por sus condiciones de volumen, peso, fragilidad y demás especificaciones especiales no se deben almacenar, se podrán recibir en el lugar de utilización, previa coordinación para la recepción entre el almacenista, el proveedor, el usuario, el supervisor del contrato y técnico en la materia, si el bien así lo requiere, para realizar la entrada correspondiente.

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En ningún caso se podrán recibir los elementos cuando estén incompletos.

2.13.4. Clasificación de las entradas La entrada de los bienes según la procedencia de los mismos se clasifica entre otras, por: compras, donación, reintegros, recuperación, reposición, transferencia, nacimiento de semovientes, compensación, reconstrucción de equipos, sobrantes, traspasos y comodatos. 2.13.4.1. Entrada por compras Son operaciones comerciales nacionales o extranjeras, a través de las cuales la Policía Nacional – unidades policiales, adquieren bienes, mediante la erogación de fondos del presupuesto nacional asignado por el Gobierno Nacional, de conformidad con las disposiciones legales vigentes que rigen la materia. Cuando por características y especificaciones técnicas se estipule en los contratos el control de la calidad mediante ensayos o pruebas de funcionamiento e instalación, la recepción de estos bienes se realizará en el almacén o en las dependencias a título de depósito (no más de 30 días calendario), mientras se conoce el resultado de las pruebas requeridas. Una vez realizadas las pruebas requeridas, si se evidencian novedades deberán ser informadas de inmediato por el supervisor del contrato y el almacenista de la unidad al ordenador del gasto, para exigir al contratista el estricto cumplimiento de lo pactado en el contrato. Si las pruebas realizadas son satisfactorias, el resultado de las mismas, harán parte de los soportes de la entrada como medio para garantizar la calidad de los bienes adquiridos. En el caso que el almacenista no sea la persona idónea para recibir los elementos de acuerdo a sus características y complejidad, deberá solicitar al dueño de la necesidad (quien solicitó el bien), elabore el recibido a satisfacción de estos bienes mediante acta, acción que se deberá desarrollar en presencia del proveedor, el usuario (si es otro funcionario diferente al que generó la necesidad), el supervisor del contrato y el técnico especializado designado para el efecto, documento que deberá ser firmada por todos los intervinientes.

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Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 51. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Nota 10: cuando en cumplimiento a la cláusula de fluctuación en la tasa de cambio, las cantidades hayan variado de acuerdo con lo pactado en el contrato, deberá elaborarse este tipo de entrada y el soporte será el documento suscrito con el proveedor. 2.13.4.2. Entrada por compra por caja menor Es la adquisición de bienes devolutivos y/o de consumo, que se realiza a través del sistema de fondos reembolsables, que por razones a su urgencia o su cuantía se hace necesario adquirirlos por este medio. Por caja menor se pueden adquirir elementos siempre y cuando no existan en el almacén y su requerimiento sea inmediato. El funcionario responsable del almacén certificará en el mismo periodo la no existencia del elemento requerido. Los elementos devolutivos que se adquieran por caja menor, serán registrados en el almacén que corresponda de acuerdo a su naturaleza, aunque estos hayan sido recibidos directamente en el lugar de utilización y haya constancia de ello, previa presentación por parte del encargado de la caja menor, de los siguientes documentos: -

Factura comercial o cuenta de cobro original, con grado, firma, post-firma, y fecha de recibido, por parte del funcionario que recibió el bien.

-

Documento soporte del requerimiento.

Nota 11: el funcionario del almacén realizará simultáneamente la entrada y salida de estos bienes. 2.13.4.3. Entrada por transferencias De acuerdo a la definición presentada en el numeral 278 del Plan General de Contabilidad Pública, “Las transferencias comprenden los recursos originados en traslados sin contraprestación directa, efectuados entre las entidades contables públicas de los diversos niveles y sectores”. El almacenista recibirá los documentos soportes relativos al traspaso o cesión correspondientes al recibir los bienes que la otra entidad transfiere a la Institución, el funcionario de la unidad policial encomendado para tal fin, adjuntará al documento de entrada la solicitud u ofrecimiento, resoluciones, actas, comprobantes u otros donde se materialice el traspaso, elaborando un acta donde se estipulará las condiciones en que se reciben los bienes, sus características, valores, unidades, debidamente firmada por los intervinientes. 2.13.4.4. Entrada por donación Son los bienes recibidos por voluntad de una persona natural o jurídica nacional o extranjera que transfiere gratuita e irrevocablemente, la propiedad de un bien que le pertenece a favor de la Policía Nacional para su goce y usufructo, previo cumplimiento de los requisitos establecidos por la normativa vigente y lo dispuesto sobre el particular por la Dirección General. Para realizar la entrada al almacén por este concepto, se deberá tener en cuenta los siguientes requisitos: -

Ofrecimiento escrito del donante, detallando los bienes con sus características y condiciones que exige sobre el uso, manejo y destinación específica que se les va a dar.

-

Acta de aceptación de los bienes que, de acuerdo con el análisis del punto anterior, serán de utilidad para la Institución.

-

Acta de donación de los bienes, detallando las características, cantidades, valor unitario, total y el estado en que se encuentren. Esta acta debe ser firmada por las partes que intervienen, como son el ordenador del gasto de la unidad, Jefe Área Administrativa, Jefe Administrativo o quien haga sus veces y el almacenista, quienes reciben, y por parte de quienes entregan.

-

En caso de no presentar valor, se ordenará realizar un avalúo técnico por persona idónea o en su defecto se obtendrá su valor a través de cotizaciones a precios de mercado.

1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 52. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - Para realizar la entrada de semovientes recibidos a través de un proceso de donación,

además de cumplir con los requisitos generales de donación, deberá tener en cuenta los establecidos en este manual en el capítulo 9. subcomponentes de semovientes equinos y caninos de la Policía Nacional, los cuales fueron definidos por la Dirección de Carabineros y Seguridad Rural. -

Para el caso de bienes inmuebles recibidos por donación, adicional a los requisitos anteriores, se atenderán los requisitos establecidos en el capítulo 6. subcomponente de infraestructura, de este manual.

-

Cuando se produzcan entradas por donación, provenientes de la cooperación internacional, se realizará de acuerdo a la normativa ministerial vigente “Planeamiento y manejo de los recursos provenientes de la cooperación internacional”.

2.13.4.5. Entrada por sobrantes Cuando producto de un inventario físico o una prueba selectiva de los elementos de consumo o devolutivos en bodega o en servicio se encuentren sobrantes, el Almacenista en coordinación con el funcionario que adelantó la diligencia indagará las causas de la situación presentada, de acuerdo a lo establecido en este manual en el numeral denominado “Sobrante de bienes en los inventarios” y procederá a realizar la entrada de estos bienes con los soportes correspondientes de acuerdo a lo determinado en el numeral en mención. 2.13.4.6. Entrada por compensación Cuando se encuentren elementos sobrantes que en el movimiento del almacén hayan podido confundirse con otros semejantes, de los cuales hay cantidades faltantes en el almacén, pueden hacerse las compensaciones del caso, siempre que se trate de artículos similares, de una misma naturaleza o clase, que puedan ser causa de confusión. El almacenista ordenará la entrada por la cantidad sobrante compensada, y la salida por compensación para el egreso de los faltantes, por igual cantidad a la que se dio de entrada. Los artículos sobrantes que no puedan ser compensados deben ser ingresados como sobrantes, y los faltantes, que no pueden obtener compensación, se tomarán como faltantes, realizando el trámite correspondiente de acuerdo a lo determinado en los numerales relacionados con “faltante y sobrantes de bienes en los inventarios” de este manual. Estas compensaciones deben ser evidenciadas en el acta de cruce de información realizada junto con el grupo contable, con el fin de tener control de los elementos que ingresan a los inventarios. 2.13.4.7. Entrada por remesa de bienes Son los movimientos de bienes realizados entre los almacenes de las unidades policiales, para lo cual se elabora la orden de entrada de acuerdo con los datos emitidos por el almacén de origen en cuanto a cantidad, valor, depreciación, clasificación, etc. El almacenista de la unidad que realiza la remesa (orden de salida) y entrega física de los bienes, debe informar por escrito (correo electrónico) al almacenista de la unidad que recibe, con el fin de efectuar los cruces contables y conciliaciones correspondientes, las cuales se realizarán mensualmente y se relacionarán en el formato de “Certificación de remesas y fondos”, 1AR-FR0011 para ejercer el control de los bienes por parte de las unidades policiales. Cabe resaltar que mensualmente el Contador de la unidad policial debe realizar la conciliación de las remesas en el formato 1AR-FR-0011 “certificación de remesas y fondos” (S.V.E.), dejando evidencia en el acta de conciliación de la información, de los compromisos, responsables y fechas de cumplimiento para una conciliación efectiva. Es de aclarar que la unidad que remesa los bienes en el sistema SAP, debe garantizar que la unidad reciba los bienes físicamente en el mismo periodo logístico.

1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 53. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

2.13.4.8. Entrada por recuperación de bienes Se entiende por recuperación de bienes, la aparición física de éstos, con posterioridad de haberse asumido su pérdida y realizada la baja del inventario y registros contables. Si con posterioridad a la baja de bienes perdidos, estos son recuperados, se informa del hallazgo al Ordenador del Gasto y Jefe Área Administrativa de la unidad, quienes ordenarán determinar si se trata o no del bien extraviado y en caso afirmativo, informar tal hecho y el estado en que se recuperó el bien a la Oficina Jurídica de la unidad y Grupo Asesoría Jurídica de la Subdirección General, para lo de su competencia. Si el elemento recuperado es nuevo, se registrará en la cuenta de bienes en depósito, con el correspondiente documento soporte (factura) describiendo las características y especificaciones contempladas en los documentos de entrada, si el bien es usado (arma), se procederá a realizar avalúo técnico para dar un valor de ingreso a este bien. En el evento, que el bien recuperado haya sido objeto de reclamación ante la compañía aseguradora y ésta hubiese hecho la reposición o pago del mismo, se le comunica tal situación y se procede conforme a lo establecido en el contrato de pólizas de seguro o en la normatividad vigente sobre el particular, emitida por el Grupo de Asesoría Jurídica de la Subdirección General de la Policía Nacional. 2.13.4.9. Aprovechamiento de inservibles Cuando se den de baja elementos inservibles, de los cuales puedan aprovecharse partes utilizables, que no sea conveniente desperdiciar o destruir, se hará una relación de estas partes en un acta firmada por el almacenista, el funcionario responsable del taller y Jefe del Almacén, luego se procede a realizar un avalúo para elaborar la orden de entrada firmada por el funcionario idóneo en la materia. Copia de esta acta se debe entregar al Jefe del Área Logística para su control administrativo. 2.13.4.10. Entrada por nacimiento de semovientes La entrada se realizará según lo establecido en el capítulo 9. subcomponente de semovientes equinos y caninos de la Policía Nacional (9.5.1 Alta del subcomponente). 2.13.4.11. Entrada por reposición, obsolescencia, vencimiento, garantía. Para realizar la entrada de bienes por reposición, las unidades policiales deberán constituir un “Comité de reposición” quien avalará el ingreso de los bienes mediante un acta debidamente firmada por todos los funcionarios quienes la integran. Este Comité estará conformado por el Ordenador del Gasto, el Jefe Área Administrativa o quien haga sus veces, Jefe Grupo Logístico o quien haga sus veces, el almacenista correspondiente y dos (2) técnicos peritos o expertos de acuerdo a la naturaleza del bien. Para recibir bienes por reposición, cuando el responsable, hace entrega del bien de iguales o similares características de marca, modelo, calidad, clase, cantidad, medida y estado de los que faltan, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: -

Solicitud escrita por parte del responsable de los bienes faltantes, ofreciendo los que va a reponer y detalle de los mismos.

-

Aceptación por escrito, de que se haga la reposición, por parte del ordenador del gasto.

-

Acta de recepción, la cual debe ser firmada por los funcionarios que conformaron el “Comité de reposición”.

-

Factura de compra.

Con los documentos soportes descritos, se elabora la orden de entrada, especificando y detallando las características, cantidades, valores y valor total. Lo anterior sin detrimento de las acciones legales, disciplinarias, administrativas o fiscales a que haya lugar. Los procesos de 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 54. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

recepción y alta de semovientes equinos y caninos por concepto de reposición, se realizarán con la autorización y previa evaluación técnica del Grupo Remonta y Veterinaria de la Dirección de Carabineros y Seguridad Rural o quien haga sus veces. Si existe investigación administrativa, a los elementos entregados en reposición se les dará ingreso con el auto inhibitorio originado en Asuntos Jurídicos de la Unidad quienes también deben informar al contador de la unidad para las reclasificaciones pertinentes; este documento hará parte de los demás soportes de la entrada de bienes al almacén. Nota 12: no afectará costo alguno a la Institución la reposición por vencimiento o garantía. 2.13.4.12. Otras entradas 2.13.4.12.1. Entrada elementos recibidos en comodato Cuando se reciben bienes a través de contrato de comodato o de un convenio, el almacenista deberá realizar la entrada afectando las subcuentas contables correspondientes denominadas “de uso permanente sin contraprestación”. De lo anterior se deduce que únicamente se recibirán en calidad de comodato bienes devolutivos; los bienes de consumo deben ser donados o transferidos a la entidad, para lo cual se registraría en las cuentas de ingresos. El documento soporte de esta entrada es el contrato de comodato, con el fin de realizar control y seguimiento tanto del bien como del término del mismo para su restitución a la entidad comodante. El almacenista deberá verificar las condiciones y estados de los bienes recibidos, dejando en acta además sus características, valor, unidades y novedades presentadas y debe ser firmada por el almacenista y el funcionario de la entidad que realiza la entrega. 2.13.4.12.2. Entrada de elementos recibidos por el sistema de LOA Para realizar la entrada de los bienes que se adquieren bajo el programa de asistencia y seguridad, se deberán tener en cuenta las condiciones pactadas en la LOA o contrato, una vez se nacionalicen los bienes en forma definitiva o temporal; para lo cual se requieren los siguientes documentos: -

Contrato y sus modificaciones

-

Acta de recibo a satisfacción firmada por los responsables

-

Documentos de transporte (guía aérea o conocimiento de embarque (Bill of fading)

-

Copia o fotocopia de la factura comercial

-

Copia o fotocopia de la declaración de importación

La entrada de almacén se realiza en pesos, utilizando la tasa de cambio de la fecha de nacionalización y se registra de manera manual o en el sistema de información correspondiente. 2.13.4.13. Reparables Son todos los componentes de equipos terrestres, aéreos y marítimos, que han cumplido su tiempo de operación o que se dañan por el uso y que de acuerdo a concepto técnico acepta la reparación. Una vez el componente sea reparado y quede en condición de servicio, se realizará la entrada en el almacén con el concepto técnico debidamente avaluado, emitido por el funcionario y/o dependencia encargada de la reparación. El ingreso al almacén de los componentes reparables se realiza mediante concepto técnico determinando su estado o condición de aeronavegabilidad. Una vez recibido el bien el almacenista deberá ubicar los componentes clasificándolos por su condición y registrarlos en cuentas de Orden Deudoras - Otros activos retirados, por el valor que se determine mediante peritaje o concepto técnico.

1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 55. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Las entradas especiales corresponden a la entrada de bienes que no se puedan clasificar en ninguno de los conceptos anteriores. 2.13.5. Salida de bienes Corresponde a la salida física de un bien del almacén, acompañada de la expedición del documento “salida de bienes”, cesando la responsabilidad directa por la custodia, protección y conservación por parte del funcionario responsable del almacén y transfiriéndola al funcionario quien recibe el bien, no así perdiendo la administración, seguimiento y control del mismo. 2.13.6. Criterios básicos Para realizar la salida de bienes del almacén, los funcionarios, deberán presentar la solicitud, la cual deberá concordar con la programación establecida en el plan de compras de la unidad. El documento de salida debe ser elaborado por el almacenista, con base en la orden de suministro o el plan de distribución debidamente tramitada y autorizada por el funcionario competente designado por el ordenador del gasto. En la salida de productos de primera necesidad como alimentación y medicamentos de semovientes entre otros, se podrá hacer la salida del almacén con la orden de suministro debidamente firmada por quienes reciben y posteriormente realizar los trámites administrativos para la expedición del documento “salida de bienes”. Para el caso de la Dirección de Sanidad o quien haga sus veces, las unidades lo efectuarán a través del aplicativo institucional establecido para tal fin en lo relacionado con insumos médicos y odontológicos que no serán susceptibles de plan de distribución. El documento de salida de bienes se debe elaborar directamente en el aplicativo SAP/SILOG o en el sistema aprobado por la Dirección de Sanidad o quien haga sus veces para tal fin, actualizando así tanto los inventarios en bodega como el inventario del centro de costos al cual pertenece el funcionario que recibe el elemento. Las solicitudes de bienes que no se hagan dentro de la programación establecida, deben presentarse justificadas y llevar el visto bueno del funcionario competente designado por el ordenador del gasto, para que el almacenista proceda a despacharlos. El almacenista no podrá entregar bienes del almacén mediante autorizaciones verbales o vales provisionales, aun cuando estos se cambien posteriormente por la salida de almacén (exceptuando casos de siniestros o conmoción interior); así mismo, no podrá hacer firmar la salida de almacén por el destinatario mientras no entregue los bienes, como tampoco expedirle constancias por excedentes o saldos pendientes de entrega. Cuando las existencias disponibles en el almacén sean insuficientes, en relación con las cantidades solicitadas en el pedido, el almacenista anota en el comprobante de salida las cantidades reales despachadas dejando clara constancia en la solicitud de pedido. El almacenista no puede variar el destinatario ni el lugar de destino en la orden de salida, ni cambiar o reemplazar los elementos por otros, aunque sean similares o tengan el mismo valor; igualmente, el almacenista no podrá exigir la firma de órdenes de salida en blanco por parte de otros funcionarios. La orden de salida no debe presentar tachones, enmendaduras, adiciones, intercalaciones o correcciones. El almacenista debe admitir como firma de recibo del comprobante la de los jefes de oficinas o dependencias como constancia del traslado de responsabilidad por dichos bienes, con anotación del número de su documento de identidad, pos firma y firma. Cuando se trate de entrega de bienes a entidades del sector público, el documento de salida de bienes deberá ser protocolizado con la firma, pos firma legible y número de documento de identidad del representante legal o de la persona que esté autorizada legalmente (debe ser escrita por parte del representante legal de la entidad beneficiaria), para recibirlos. Los despachos que haga el almacenista a los centros de costos, se comprueban con el recibido a satisfacción del funcionario encargado de los bienes a quien van destinados.

1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 56. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Nota 13: para los bienes adquiridos por “outsourcing” se entenderá como documento soporte para el movimiento de los bienes el recibido a satisfacción por cada una de las dependencias, el cual deberá ser anexado por el proveedor correspondiente al momento de la actualización en el sistema. 2.13.7. Formalización de las salidas El documento de “Salida de Bienes”, deberá estar soportado por los documentos que correspondan y acrediten el origen a esta operación. Para los registros de almacén la operación de entrega de bienes se considerará perfeccionada, cuando los elementos son recibidos por el funcionario y/o dependencia para el desarrollo de sus funciones. Los documentos soporte para las salidas del almacén serán entre otros: -

Solicitud autorizada por el Jefe Área Administrativa de la unidad

-

Plan de distribución

-

Contrato según sea el concepto de la salida

-

Concepto técnico si requiere el concepto, entre otros

2.13.8. Contenido del documento de salida El comprobante de salida debe contener la siguiente información básica: -

Nombre de la unidad

-

Lugar y fecha de emisión

-

Numeración en forma ascendente

-

Identificación del almacén

-

Concepto de salida especificando: modalidad de la salida (remesa, baja. etc.), unidad de destino y centro de costo, nombre y código de elementos, unidad de medida, cantidad despachada, valor unitario, valor total por bienes, valor total de la salida en números y letras, imputación contable, firma y pos firma legible del Jefe Administrativo, firma y pos firma legible del Almacenista que entrega y firma y pos firma legible del funcionario que recibe.

-

Nombre y número del NIT de la unidad a la cual se transfieren los bienes.

-

Número y fecha de la solicitud de pedido u orden de suministro.

-

Descripción de cada elemento, especificando en los devolutivos según el caso, nombre del bien, seriales, modelo y número.

Tratándose de salida de bienes por bajas, responsabilidades, comodato, transferencia a otras entidades, venta, sesión, bienes entregados a terceros, etc., obligatoriamente, además de cumplir los requisitos mencionados anteriormente, deberán contener la firma del ordenador del gasto. 2.13.9. Clasificación de salidas Las salidas de elementos pueden clasificarse de acuerdo con las diferentes circunstancias que generaron la entrega del elemento, así: -

Salida de bienes de inventario (Consumo) Salida para baja de bienes Salida por remesa Salida por transferencia

1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 57. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

2.13.10. Salidas de bienes de inventario (consumo) Corresponde al suministro de esta clase de bienes a los funcionarios de las dependencias de la unidad policial, para que sean utilizados en el desarrollo de sus funciones, quienes deberán hacer y responder por el buen uso de los mismos; cesando de esta manera la responsabilidad del Almacenista. En esta modalidad se contemplan los siguientes tipos de bienes: dotación de vestuario, material quirúrgico, medicamentos, combustible, lubricantes, repuestos, y demás accesorios para el subcomponente de movilidad (terrestre, aérea y fluvial), telemática, entre otros. 2.13.11. Repuestos Al realizar la entrega de repuestos para ser remplazados en un equipo, el almacenista deberá exigir la devolución del que se va a cambiar (inservible); igual procedimiento se deberá realizar cuando se trate de llantas o neumáticos y se llevará un control administrativo tendiente a evitar sustituciones; así mismo, se solicitará información detallada como: características del bien donde se va a instalar y la fecha en que cambió ese mismo repuesto por última vez. Nota 14: los elementos recibidos en este proceso y su disposición final se harán de acuerdo con el procedimiento establecido en cada caso. 2.13.12. Para reconstrucción de elementos o equipos Cuando la salida sea para suministrar elementos o insumos destinados a la reconstrucción de elementos o equipos, se debe elaborar la orden de salida debidamente firmada, indicando la obra a que están destinados, especificando las características de los elementos o equipos que van a ser reconstruidos. Esta debe quedar elaborada con las mismas especificaciones de la orden de pedido, con sus valores unitarios y totales correspondientes, deberá anexarse la orden de suministro firmada por el jefe de almacén o quien haga sus veces. 2.13.13. Remesa de bienes Son los movimientos de bienes realizados entre los almacenes de las unidades policiales, teniendo en cuenta lo siguiente: -

Oficio donde el ordenador del gasto autoriza la remesa, especificando las características de cada uno de los elementos. Elaborar la salida por remesa, con el lleno de los requisitos, pos firma legible y firma del Almacenista que entrega, así como la del que recibe, con número de documento. El almacenista de la unidad que realiza la remesa (orden de salida) debe informar por escrito (correo electrónico) al Almacenista de la unidad que recibe.

Las remesas de semovientes equinos y caninos entre unidades deberán contar con previo visto bueno del Grupo Remonta y Veterinaria de la Dirección de Carabineros y Seguridad Rural o quien haga sus veces, debiendo adjuntar para cada movimiento un acta de traslado y la hoja de vida del semoviente, debidamente actualizada en el Sistema de Información Administrativa de Semovientes SIASE, a la fecha del traslado. Cuando a una unidad se le autoriza la remesa de un semoviente, la unidad que entrega el bien está en la obligación de remesar de igual forma los alimentos, medicamentos y elementos para el sostenimiento de semovientes a la unidad de destino del semoviente de manera inmediata. En caso que los recursos asignados para el sostenimiento del semoviente no hayan sido comprometidos deberá realizarse un traslado presupuestal de la unidad que entrega el semoviente a la que recibe el mismo, teniendo en cuenta que la partida para el sostenimiento de semovientes se asigna al inicio de cada vigencia de acuerdo al número de estos bienes que cuenta la unidad para su servicio. Una vez realizada la remesa, el Jefe del Grupo de Contabilidad de la unidad, deberá realizar la conciliación de las mismas, en el mismo periodo logístico establecido por el SAP, en que ocurre 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 58. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

el hecho, en los casos que por circunstancias ajenas no se pueda conciliar, ésta no debe sobrepasar los 60 días sin ser conciliados, situación que deberá quedar evidenciada en el acta de conciliación de la información contable que se realiza entre el grupo de contabilidad y cada uno de los almacenistas de manera mensual, indicando los compromisos y responsabilidades establecidas para tal fin. El cumplimiento a estos compromisos debe ser verificados en las fechas establecidas por el Jefe del Grupo de Contabilidad de la unidad en la siguiente reunión. 2.13.14. Baja de bienes La baja de bienes se define como el proceso administrativo mediante el cual la entidad retira definitivamente de su patrimonio los bienes y equipos adquiridos a cualquier título, que no cumplan con los criterios para ser reconocidos como activos de la entidad (no tenga potencial de servicio), tanto de forma física como de los inventarios de la entidad, por obsolescencia, por inservible, reparación antieconómica, hurto, siniestro, fuerza mayor o caso fortuito, o en el caso de los bienes de Inventario, por encontrarse vencidos, que no son susceptibles de readaptación, reparación o reconfiguración para su uso. El documento de la baja de bienes corresponde al generado por el sistema de información SAP o en el sistema aprobado por la Dirección de Sanidad, para tal fin, actualizando la información en el aplicativo de administración establecido para cada tipo de bien. En el caso de semovientes, cuando sea necesario sacrificarlos por encontrarse en malas condiciones por enfermedad o accidente, previo concepto y autorización de la Dirección de Carabineros y Seguridad Rural – Grupo Remonta y Veterinaria. 2.14. Criterios básicos para la baja de bienes Los jefes de área y dependencias de las unidades, deben hacer llegar al almacenista los bienes para dar de baja, relacionados en un listado debidamente cuantificado, identificado, y valorado, anexando el concepto técnico avalado por personal idóneo (peritos) que certifiquen su calidad de inservible u obsolescencia. Una vez el Almacenista recibe estos bienes de las diferentes dependencias de la unidad, deberá realizar el ajuste contable, reclasificando el bien de la cuenta de servicio a la subcuenta correspondiente de la cuenta 8315 “Bienes y Derechos Retirados”. Corresponde a los ordenadores del gasto por delegación en cumplimiento de sus funciones, autorizar la baja mediante acto administrativo (Resolución de baja), en el cual se define su destinación final en cumplimiento de la normativa ambiental vigente de acuerdo a la naturaleza del bien, adjuntando el concepto técnico emitido por personal idóneo (persona natural o jurídica), donde se determina que el bien no cuenta con potencial de servicio, para el cual se adquirió. 2.14.1. Requisitos generales para las bajas -

Solicitud escrita del almacenista al ordenador del gasto, para dar de baja, soportada con los conceptos técnicos.

-

Inventario valorado y totalizado, de los bienes plenamente identificados, detallados y valorados individualmente.

-

Presentar proyecto del acto administrativo motivado (Resolución de Baja), firmado por el ordenador del gasto, definiendo la destinación final que debe darse a los mismos.

-

Para el caso de semovientes: autorización de la Dirección de Carabineros y Seguridad Rural o quien haga sus veces, Grupo de Remonta y Veterinaria, anexando concepto técnico de un médico veterinario.

-

Registros fotográficos, en los casos que se requiera.

-

La destinación final de los bienes dados de baja, debe ser para: 

Destrucción.

1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 59. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

    

Desmantelamiento (para reparación de partes), aplica solamente para el subcomponente de armamento, teniendo en cuenta que se realizan trabajos en los talleres de la Dirección Administrativa y Financiera, destinados para tal fin. Desintegración. Muerte. Perdida. Adopción (según acto administrativo vigente).

2.14.2. Destinación final de los bienes dados de baja. Teniendo en cuenta la decisión tomada para la destinación final de los bienes dados de baja, por los administradores de los bienes de acuerdo con la naturaleza de los mismos, con el fin de cancelar las cuentas de orden, cada almacenista deberá elaborar y presentar al Grupo de Contabilidad de la unidad, el acta de entrega de los bienes a quien los reciba para realizar su destinación final, con los registros fotográficos que evidencien dicha entrega. 2.14.3. Clasificación de las bajas Baja por merma, rotura, desuso o vencimiento u obsolescencia Para autorizar la baja de bienes generada de la merma, rotura, avería, alteración, desuso, vencimiento u otras causas similares, deberá obedecer al fallo de la investigación que determinará la responsabilidad de este hecho; así mismo los soportes documentales de esta baja serán los actos administrativos correspondientes. Baja por pérdida o hurto Se realiza la salida de baja de bienes por pérdida o hurto, en el momento que el responsable del bien presente el informe de la novedad al almacenista, realizando la correspondiente reclasificación del mismo a la subcuenta 831510 “Bienes y Derechos Retirados-Propiedades Planta y Equipo”, una vez se conozca el fallo definitivo del proceso administrativo adelantado o pronunciamiento escrito de la conciliación determinada por el funcionario competente para atender la diligencia, de acuerdo a las competencias establecidas en la normativa vigente, se procederá a cancelar las cuentas de orden y dependiendo de la decisión del fallo se deben realizar los ajustes necesarios a que haya lugar. Baja de inservibles Cabe resaltar que, para realizar la baja de estos bienes, debe contar con el concepto técnico emitido por persona idónea donde se indique y justifique que el bien no tiene potencial de servicio, realizando la correspondiente reclasificación del mismo a la subcuenta 831510 “Bienes y Derechos Retirados-Propiedades Planta y Equipo”, posteriormente el Almacenista propone al Ordenador del Gasto la baja de estos bienes mediante solicitud escrita donde se detallarán uno a uno los elementos debidamente cuantificados, identificados y valorados, determinando allí mismo la destinación final de los bienes, para su autorización. Una vez el Ordenador del Gasto autorice realizar la baja, el Almacenista procederá a elaborar el acto administrativo (resolución), correspondiente, definiendo la destinación final de los bienes. Baja de semovientes: Para realizar la baja de semoviente se requiere tener en cuenta lo determinado en este manual por la Dirección de Carabineros y Seguridad Rural, Grupo de Remonta y Veterinaria, en el Capítulo IX, numerales 9.9.3 y siguientes. Baja de edificaciones Previo a realizar la baja de una edificación policial, el funcionario responsable de los bienes inmuebles de la unidad policial, tan pronto tenga conocimiento cierto de la demolición documentada, deberá informar al Área Financiera de la unidad – Grupo de Contabilidad con el

1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 60. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

fin de reconocer el hecho económico (provisión del desmantelamiento), para lo cual se debe tener en cuenta la aplicación del deterioro del inmueble. Para realizar la baja de las construcciones se debe adjuntar los siguientes soportes documentales: -

Avalúo técnico emitido por el Responsable de Infraestructura de la Región que corresponda, donde se evidencia que la edificación amenaza riesgo, ruina, es decir se evidencia el deterior del bien.

-

Solicitud al señor Director General de Policía Nacional para la autorización de la demolición de la edificación por parte de la entidad que requiera adelantar la misma.

-

Certificado de libertad y tradición no mayor de 1 mes de expedición del inmueble o inmuebles a demoler.

-

Acta de demolición y/o licencia de demolición emitida por parte de entidad que adelante la misma, siendo remitida ante el grupo de contabilidad de la unidad como soporte de la baja de la edificación.

Es de aclarar que además de lo anterior, se debe tener en cuenta lo establecido en la Política Institucional del componente de bienes inmuebles de la Policía Nacional. Nota 15: como complemento de la información, deberá remitirse en este manual al capítulo 6. Subcomponente de infraestructura, para ampliar su información. 2.15. Recomendaciones generales para la entrega de almacenes Para el relevo de Almacenista, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Previo a la entrega del almacén es necesario que se haya producido acto administrativo correspondiente designando la persona que asumirá las funciones de Almacenista, que el servidor público que recibe cumpla con el perfil y competencias exigidas en las tablas TOP para ejercer el cargo, haya tomado posesión del cargo y que se encuentre constituida la póliza global de manejo. Cumplido lo anterior, se elabora el acta de inicio de la diligencia de entrega del Almacén, que debe incluir día, hora del inicio de la diligencia y cronograma del proceso, el cual en ningún caso puede exceder de noventa (90) días hábiles. Esta acta se suscribe por el Jefe Área Administrativa, el nuevo Almacenista y por el funcionario que entrega el almacén. En la DIRAF, la suscribe el Jefe del Área Logística, Jefe del Grupo respectivo, Almacenista que entrega y el almacenista que recibe. Las revistas físicas de los bienes devolutivos y consumo en bodega y/o en servicio, deberán ser registradas en el formato establecido, debidamente diligenciado y valorado 1LA-FR-0132 acta revista selectiva toma física y presentación de inventario de los bienes en bodega y en servicio, teniendo en cuenta las siguientes actividades, las cuales aplican para todos los almacenes: -

Realizar el conteo físico y la entrega de los elementos devolutivos y de consumo del inventario de bienes en se encuentran en bodega, por grupos de inventarios, registrando con toda claridad la característica de los bienes (marca, modelo), el valor unitario, valor total, el estado de conservación, fecha de conteo y novedades determinadas.

-

Recibir los inventarios correspondientes a los bienes que se entregaron al servicio en las diferentes dependencias de la unidad o a un tercero, determinando que se encuentren debidamente firmados por los jefes de las dependencias y el almacenista, última revista física realizada, verificando mediante revista física el conteo de estos bienes, describiendo las novedades evidenciadas.

-

Verificar los bienes registrados en los inventarios de los bienes devueltos al almacén para reasignación y/o para dar de baja, que se encuentran en la bodega, determinando en los dos

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casos, conceptos técnicos, fecha de ingreso al almacén, gestiones adelantadas para reasignar o para dar de baja, en este último evento, que se esté adelantando el proyecto de la resolución de baja, entre otros de acuerdo a la dinámica presentada en este manual en el numeral correspondiente en la subcuenta 831510 “Bienes y Derechos Retirados-Propiedades Planta y Equipo. -

Verificar cada una de las carpetas de los bienes inmuebles de propiedad de la unidad policial, así como también las de los inmuebles recibidos en comodato y/o donación, la cual deberán contar con los documentos soportes, de acuerdo a lo determinado por el Grupo de Bienes Raíces de la Dirección Administrativa y Financiera, descrito en este manual en el capítulo 6. subcomponente de infraestructura o las disposiciones internas que regulen la materia.

-

También deberá realizar la verificación de los bienes incautados, retirados, bienes recibidos en custodia, además de su conteo físico, los documentos soportes como actas, resolución de baja, y gestiones realizadas para realizar la disposición final de estos elementos.

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Verificar los bienes recibidos por la unidad a través de convenios, comodatos y donaciones y recibir las carpetas con los soportes documentales correspondientes y debidamente identificados.

-

Solicitar la información relacionada con las responsabilidades en proceso, correspondientes a los bienes de competencia de cada almacén, en el formato establecido 1AR-FR-0019 relación de investigaciones administrativas en proceso.

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Realizar la entrega de todos los bienes que le fueron asignados para el desempeño de su cargo.

Los bienes inventariados deben corresponder en todos sus aspectos a los registros en los Sistemas de Información SIIF-Nación, aplicativo SAP y en los autorizados por la Institución para su control; en consecuencia, una vez realizadas estas verificaciones físicas de los diferentes clases de inventario (bienes en bodega, bienes muebles no explotados, incautados, en custodia, bajas, responsabilidades), deberá realizar el cruce de estos saldos con los presentados por el Contador en la información contable de la unidad en la misma fecha de corte. La entrega del almacén se hará constar a través de acta, la cual será firmada por las personas que intervinieron en la diligencia como Jefe Área Administrativa, almacenistas (entrante y saliente) y llevará en anexo la relación física de los bienes entregados, dejando constancia de las irregularidades, inconsistencias, diferencias encontradas y el cruce con la información contable de la unidad. En la DIRAF, el acta será firmada además por el Jefe del Área Logística y Jefe de Grupo del cual depende el almacén. Con el fin de no paralizar las actividades del almacén se fijará un horario para la atención al público. Relevo del almacenista por abandono de cargo o muerte del almacenista Si el almacenista falleció, se ausentó injustificadamente (abandono de cargo), o fue declarada judicialmente la muerte presunta, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos: -

Elaborar acto administrativo que formalice el nombramiento del nuevo almacenista y el motivo del relevo.

-

El Ordenador del Gasto y Jefe Área Administrativa o Logística, designarán al funcionario que debe efectuar el inventario físico y realizar la entrega de las existencias al nuevo Almacenista.

-

Solicitar a la compañía aseguradora el nombramiento de un representante que presencie la entrega del almacén al nuevo funcionario.

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Requerir de la presencia de un representante de la Oficina de Control Interno para que intervenga en la diligencia

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Resolución No. DEL HOJA No. 62. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - Notificar por escrito al Almacenista saliente, indicándole la fecha y hora en que se dará inicio

a dicha entrega. Si el Almacenista (saliente), concurre o se presenta, se adelanta la entrega en la forma normal; pero si éste abandona el cargo, no asiste en la fecha y hora fijadas, o no se pueda localizar, lo mismo que si el representante de la compañía aseguradora no se presenta, se deja constancia de estos hechos en el acta y se da inicio a la diligencia de acuerdo a lo determinado en el presente manual para realizar la toma física de inventarios. -

Dejar constancia de los elementos sobrantes o faltantes que aparezcan al comparar el número de unidades o especies que se encuentren de cada elemento cuando sea superior o inferior al que está registrado en el sistema de información en la cuenta respectiva.

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Si el Almacenista saliente no da razón de las novedades, en el inventario se registrarán las cantidades reales físicas encontradas de cada elemento, sus valores y estado de conservación y sobre éste se abren las cuentas del nuevo Almacenista.

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Las existencias en el almacén no se pueden disponer mientras no las haya recibido el nuevo Almacenista designado. Si alguno de los elementos se requiere con urgencia, es necesario que se registre en el inventario por el Almacenista entrante.

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El recibo de entrega de los elementos que lleguen al almacén durante la diligencia de entrega será firmado por el nuevo Almacenista y se registran en hoja adicional al inventario como elementos llegados durante el proceso.

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La diligencia de entrega y recibo a que se refiere la presente disposición no puede exceder noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de posesión del nuevo funcionario.

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En el caso de fallecimiento del Almacenista, a la diligencia de elaboración del acta pueden concurrir, el cónyuge y las demás personas que se consideren con derecho, siempre y cuando demuestren el carácter con que obran.

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Si existen entradas y salidas de almacén que no hayan sido registradas, es necesario entregarlos al auxiliar de contabilidad para su registro e inclusión en el Sistema de información SAP.

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Durante el lapso que dure la entrega del almacén los estados diarios de almacén, serán firmados por el almacenista entrante.

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El valor que arroje la sumatoria de los bienes entregados deberá ser igual al valor que presente la información contable de la unidad.

-

La entrega total del almacén se hace constar en acta firmada por todos los actuantes, dejando constancia en ella de las irregularidades e inconsistencias encontradas.

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Copia del acta, debe remitirse al Jefe Área Administrativa de la unidad y en la DIRAF al Director (a) Administrativo y Financiero y éste a su vez, si lo considera pertinente, remite el acta al Contador para que efectúe los ajustes contables a que haya lugar, al Asesor Jurídico para lo de su competencia y a la compañía aseguradora.

2.16. Enajenación a título gratuito Una vez efectuado el inventario de los bienes muebles que la unidad ya no utiliza y que se considera pueden ser objeto de enajenación a título gratuito, el Jefe administrativo o Jefe Área Logística (DIRAF) con revisión del asesor jurídico de la respectiva unidad, proyecta para consideración el acto administrativo motivado firmado por el ordenador del gasto, que se publicará en la página web de la entidad. El acto administrativo además de la motivación para su expedición, deberá contener:

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Resolución No. DEL HOJA No. 63. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - La relación detallada de los bienes que serán objeto de enajenación a título gratuito con sus

características, cantidades, valor unitario y valor total que figura en los inventarios. -

El término para la presentación de las manifestaciones de interés, el cual será de treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha de publicación del acto administrativo.

-

Indicación del funcionario a quien se debe dirigir las manifestaciones de interés, que deberán ser suscritas por el representante legal de la entidad solicitante o el funcionario competente para el efecto, y en la que se deberá señalar la necesidad funcional que pretende satisfacer con el bien o bienes y las razones que justifican su solicitud.

-

Indicación del lugar físico al que se deberá remitir la manifestación de interés y el correo para efectos de solicitar información.

Procedimiento El Jefe del Grupo Logístico o quien haga sus veces en la respectiva unidad, dispondrá lo pertinente para registrar en acta que se levante con dicho fin, y que suscribirá junto con el Jefe del área administrativa o quien haga sus veces, las manifestaciones de interés de adquirir los bienes por enajenación a título gratuito presentadas por entidades públicas, en el orden de llegada. El Jefe del Grupo Logístico o quien haga sus veces en la respectiva unidad, presentará informe al ordenador del gasto que deberá ir acompañado del acta a que se refiere el numeral precedente. Con este informe, el ordenador del gasto determinará a que entidad pública se asignarán los bienes ofrecidos para enajenación a título gratuito, de conformidad con lo previsto en el artículo 2.2.1.2.2.4.3 del Decreto 1082 de julio 17 de 2015 y procederá a ordenar al jefe administrativo de la unidad o quien haga sus veces, la elaboración del proyecto de acta de entrega de los bienes muebles, documento que deberá contener como mínimo la siguiente información: -

La identificación de las partes. La sucinta información del procedimiento adelantado para la enajenación a título gratuito de los bienes muebles de que se trate. El objeto del acta. La relación de los bienes a entregar Las responsabilidades de las partes. Los requisitos de perfeccionamiento. Condiciones y lugar de entrega

Nota 17: en el evento de existir dos o más manifestaciones de interés de diferentes entidades, por uno o varios bienes muebles, se entregará a aquella que hubiere manifestado primero su interés. (Artículo 2.2.1.2.2.4.3 del Decreto 1082 de julio 17 de 2015). Elaborado el proyecto de acta de entrega de los bienes muebles, con el visto bueno del ordenador, ésta se remitirá a la Secretaría General para su revisión y simultáneamente se procederá al trámite de baja de los bienes, según el procedimiento establecido para el efecto. Nota 18: en el evento en que las manifestaciones de interés se formulen para la asignación parcial de los bienes muebles ofrecidos, de ser procedente, se elaborarán actas independientes por cada entidad pública asignataria de bienes. Para cada caso se cumplirá el procedimiento aquí previsto. Efectuada la revisión del acta se procederá por parte de la Secretaría General a presentarla para consideración, aprobación y firma del Director General de la Policía Nacional. Firmada el acta por el Director General, se remitirá a la unidad de origen para que surta el trámite de firma de la misma por parte del representante legal de la entidad a la cual le fueron asignados los bienes, previa verificación del trámite de baja de los bienes.

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Resolución No. DEL HOJA No. 64. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Cumplido lo anterior el Jefe del Área logística o quien haga sus veces en la respectiva Unidad, programará y coordinará con la entidad receptora la fecha, hora y lugar en que se hará la entrega material de los bienes muebles, lo cual se cumplirá en un término no mayor a treinta (30) días calendario, contados a partir de la suscripción del acta de entrega. (Artículo 2.2.1.2.2.4.3 del Decreto 1082 de julio 17 de 2015). A la diligencia de entrega material de los bienes asistirán el Jefe del área logística o quien haga sus veces en la respectiva unidad y el almacenista de la misma, según corresponda, en representación de la Policía Nacional, y los funcionarios designados por la entidad pública receptora de los bienes muebles. CAPÍTULO 3. SUBCOMPONENTE INTENDENCIA

3.1. Generalidades En desarrollo del proceso de “Logística y Abastecimiento”, al Grupo de Intendencia, como parte funcional de la Dirección Administrativa y Financiera, le corresponde definir los lineamientos para la administración del subcomponente de intendencia, que permita ejecutar la cadena logística en este subcomponente que comprende la dotación de vestuario, elementos de consumo, devolutivos, mobiliario y enseres. 3.2. Fundamento legal Resolución No. 3372 del 26/10/2009 “Por la cual se expide el reglamento de uniformes, insignias, condecoraciones y distintivos para el personal de la Policía Nacional”. - Instructivo No. 002 del 18/02/2019 “Lineamientos para la Administración de Bienes y Servicios del Componente Logístico en la Policía Nacional”. -

3.3. Aspectos a tener en cuenta para las unidades con o sin delegación para la ordenación del gasto El Grupo Intendencia DIRAF, realizará la remesa de elementos a los almacenes de Intendencia de las unidades ordenadoras del gasto por medio del SAP, la unidad ordenadora del gasto es responsable de ejercer control y verificación sobre las unidades que dependen administrativamente de esta. Las unidades que no tienen ordenación del gasto, tendrán un usuario del Sistema de Información implementado por la Policía Nacional, para el control administrativo de los elementos de vestuario que sean entregados en la unidad y no tendrán usuario de SAP. En todas las unidades a nivel nacional, incluyendo las que no tienen ordenación del gasto, quedará por lo menos un funcionario con cargo de responsable de activos fijos, el cual realizará la revista al 100% de los activos a cargo de la unidad y reportará al Almacenista y Jefe Logístico de la unidad ejecutora. Obligaciones de los almacenistas de intendencia a nivel nacional Todos los almacenistas de intendencia, sin excepción, deberán garantizar el cargue de los elementos de vestuario y sus accesorios en el Sistema de Información implementado por la Policía Nacional (SIFAC), adquiridos con recursos propios y otras fuentes de financiación; asimismo, para la compra de estos elementos deben solicitar concepto de viabilidad al Grupo de Intendencia de la Dirección Administrativa y Financiera. El ingreso al almacén de los elementos de vestuario o sus accesorios deben ir acompañados del informe de resultados de requisitos generales, de empaque y rotulado expedido por el Grupo Control de Calidad o Certificado de conformidad expedido por un ente certificador acreditado ante ONAC o Informes de laboratorio de ensayos que documenten el cumplimiento de los requisitos específicos según corresponda de acuerdo a lo establecido en la Guía Técnica del 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 65. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Ministerio de Defesa GTMD 0004 actualización vigente “Evaluación de la conformidad para los productos del sector defensa”, para lo cual se deberá solicitar la respectiva asesoría al Grupo Control de Calidad de la Policía Nacional. No podrán entregarse elementos de vestuario o accesorios a través de documentos diferentes a las facturas generadas por el Sistema de Información implementado por la Policía Nacional. El Sistema de información implementado por la Policía Nacional, debe ser actualizado de forma permanente y en el mismo momento en que se entreguen elementos de vestuario o sus accesorios a los funcionarios policiales de la respectiva unidad. Los saldos en cantidades arrojados por el Sistema de Información deben ser igual a los arrojados por el SAP; este balance se deberá realizar como mínimo una vez al mes y dejando antecedente del mismo. En el evento en que los bienes remesados estuvieran al servicio de la unidad de origen, el almacenista que remesa los bienes debe indicar claramente en la salida de bienes datos tales como el valor histórico del bien, depreciación correspondiente a cada uno de los bienes remesados, fecha de adquisición de los mismos y tiempo que han sido depreciados; lo anterior para que la unidad receptora continúe con el proceso de depreciación y no se sobreestime o se subestime la información contable, dicha información es soportada en los reportes generados por el sistema SAP. Los señores almacenistas, una vez recibidos o enviados los bienes, deberán coordinar con el Contador de su unidad, el respectivo registro contable; seguidamente las dependencias de contabilidad certificarán (la entrega y/o recibo del bien) para realizar la conciliación de las remesas en los cinco días siguientes a la recepción de los bienes, en cumplimiento a lo establecido en el presente manual. Elementos entregados directamente por el proveedor en las unidades policiales. El Grupo de Intendencia de la Dirección Administrativa y Financiera elaborará anualmente el plan de distribución, el cual será comunicado previamente a las unidades policiales indicando la fecha de entrega de los elementos que serán distribuidos directamente por los proveedores en la respectiva unidad, señalando la cantidad, descripción del elemento y sus especificaciones técnicas de los mismos, lo anterior de acuerdo a lo establecido en el contrato. Una vez recibidos los elementos por la unidad, el almacenista de intendencia enviará inmediatamente la constancia de recibido a satisfacción de los elementos, en forma inmediata a través de correo electrónico al Grupo de Intendencia de la Dirección Administrativa y Financiera. Enviada la constancia Recibida la constancia de recepción de los bienes por parte de los almacenistas de las unidades, el Grupo de Intendencia de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, elaborará la entrada del almacén para generar posteriormente la remesa de los elementos a la unidad receptora. Una vez recibida la remesa de los elementos, la unidad receptora realizará la entrada de los bienes. En el mismo periodo de cierre contable en que se genere la entrada de bienes por remesa, tanto el Almacenista de Intendencia de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, como el de la unidad receptora expedirán la certificación para realizar la conciliación de las remesas de los bienes, en coordinación con el contador de la unidad. En caso de presentarse novedades con los elementos entregados por el proveedor, en relación con la cantidad, descripciones del elemento, características, estado, entre otras; la Unidad informará inmediatamente al Grupo de Intendencia de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, para ser subsanados. Nota 1: por ningún motivo podrá efectuarse recibo de elementos a los proveedores en lugares distintos a las instalaciones de la Institución (almacenes), los elementos de dotación de vestuarios solo se podrán recibir en los almacenes de las unidades con delegación del gasto.

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Resolución No. DEL HOJA No. 66. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Elementos entregados por el Grupo de Intendencia de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, a las unidades El Grupo de Intendencia comunicará previamente a las unidades la fecha de entrega, cantidad, descripción de los elementos, y las especificaciones técnicas de los mismos, con el fin de que la unidad receptora disponga de la presentación del almacenista o personal autorizado para el recibo de los bienes, y los medios logísticos (transporte) en términos de adecuación y capacidad de carga. El Grupo de Intendencia hará entrega de los elementos junto con la salida de bienes. La unidad receptora elaborará la entrada de los bienes de acuerdo a lo dispuesto en el procedimiento de entrada y salida de bienes en los almacenes 1LA-PR-0015. En el mismo periodo contable en que se genere la entrada de bienes por remesa, tanto el Grupo de Intendencia de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, como la unidad receptora, expedirán la certificación para realizar la conciliación de las remesas de los bienes. 3.3.1. Elementos de vestuario Son todos los bienes destinados a la dotación, que conforman un kit y/o segmento de trabajo, utilizados en la Policía Nacional para los funcionarios de la Institución, los cuales deberán cumplir con las especificaciones técnicas de acuerdo a la normatividad vigente y los parámetros establecidos para la administración de los mismos. Requisitos para la adquisición de elementos de intendencia en unidades descentralizadas por otras fuentes de financiación Todas las unidades policiales con ordenación del gasto pueden adquirir elementos de vestuario por otras fuentes de financiación siempre y cuando reúnan las siguientes condiciones: -

Certificación expedida por el Jefe Grupo de Intendencia de la Dirección Administrativa y Financiera, en la cual se indique que el bien a adquirir, no se encuentra disponible en almacén o no se contempla su adquisición en la vigencia respectiva.

-

Los elementos de vestuario o sus accesorios a adquirir deben tener norma técnica expedida por el Ministerio de Defensa Nacional o especificación técnica realizada por el Grupo Control de Calidad de la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional. En caso de no tener ninguna de las anteriores, la unidad generadora de la necesidad deberá realizar la ficha técnica y solicitar su aprobación al Grupo Control de Calidad.

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Para las unidades que adquieran elementos de vestuario deberán realizar la respectiva entrada al almacén en el SAP y generar una comunicación oficial al Grupo de Intendencia DIRAF con el objeto de solicitar el cargue de los elementos en el sistema de información institucional (SIFAC).

El ingreso al almacén de los elementos de vestuario y/o sus accesorios deben ir acompañados del informe de resultados de requisitos generales, de empaque y rotulado expedido por el Grupo Control de Calidad o Certificado de conformidad expedido por un ente certificador acreditado ante ONAC o Informes de laboratorio de ensayos que documenten el cumplimiento de los requisitos específicos según corresponda de acuerdo a lo establecido en la Guía Técnica del Ministerio de Defesa GTMD 0004 actualización vigente “Evaluación de la conformidad para los productos del sector defensa”, para lo cual se deberá solicitar la respectiva asesoría al Grupo Control de Calidad de la Policía Nacional, en lo que corresponde a ensayos textiles y cueros. Dotación para el personal uniformado y no uniformado de la Policía Nacional. La dotación que se entrega al personal uniformado y no uniformado que cause el derecho, en atención a la normativa vigente y a las disposiciones internas en cumplimiento a la Ley 70 de 1988 y al Decreto 1978 de 1989 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 70 de 1988” “La cual dispone el suministro de calzado y vestido de labor para los empleados del sector público”, estableciendo en su Artículo No. 1:

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Resolución No. DEL HOJA No. 67. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ “Los empleados del sector oficial que trabajan al servicio de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos, unidades administrativas especiales, empresas industriales o comerciales de tipo oficial y sociedades de economía mixta, tendrán derecho a que la entidad con que laboran les suministre cada cuatro (4) meses, en forma gratuita, un par de zapatos y un (1) vestido de labor, siempre que su remuneración mensual sea inferior a dos (2) veces el salario mínimo legal vigente, Esta prestación se reconocerá al empleado oficial que haya cumplido más de tres (3) meses al servicio de la entidad empleadora”…

Para las necesidades de las unidades policiales en relación a los elementos de vestuario, se debe tener en cuenta lo siguiente: La dotación que se entrega al personal uniformado que integra la Policía Nacional, está sujeta a la asignación anual presupuestal asignada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público a la Institución, destinada para la adquisición de elementos de vestuario e intendencia, dando cumplimiento y aplicación al Reglamento de Uniformes, Insignias, Condecoraciones y Distintivos para el personal de la Policía Nacional o el que lo modifique y reglas de negocio establecidas en el modelo de administración (sostenibilidad) de los recursos logísticos. La dotación del personal no uniformado de planta de la Policía que devengue menos de dos salarios mínimos, será adquirida a través del nivel central por medio del Grupo de Intendencia de la Dirección Administrativa y Financiera. En el caso del personal uniformado y estudiantes de las escuelas de formación policial, se da cumplimiento a lo establecido en la Resolución No. 3372 de 2009 “por la cual se expide el reglamento de Uniformes, Insignias, Condecoraciones y Distintivos para el personal de la Policía Nacional” o norma que la modifique o sustituya, para lo cual el almacenista llevará el control individualizado en forma sistematizada, teniendo en cuenta las reglas de negocio establecidas por la Dirección Administrativa y Financiera. Cuando el Almacenista de la unidad policial hace entrega del vestuario al personal uniformado, a través del Sistema de Información, se debe dejar registro mediante documento que debe contener las firmas de quien recibe los elementos y el almacenista de la unidad respectiva; el cual, deberá ser diligenciada en su totalidad especificando los códigos internos de los elementos, descripción, valor individual y valor total, entre otros datos solicitados por el aplicativo. Con base en los anteriores documentos, el almacenista formaliza la respectiva salida de almacén en el aplicativo SAP o en el sistema aprobado por la Dirección de Sanidad o quien haga sus veces para tal fin, debidamente protocolizada con la firmada por el Almacenista y el Jefe Área Administrativa, Jefe Administrativo o quien haga sus veces. La dotación que se entrega al personal civil, se realiza de acuerdo a la normativa vigente; para lo cual el almacenista debe llevar el control de las entregas en forma sistematizada. 3.3.1.1. Almacenamiento Los señores comandantes en las unidades policiales en coordinación con los Jefes Área Administrativa y almacenistas de intendencia son los directos responsable de garantizar la rotación del stock disponible de elementos de vestuario con los que cuente su respectivo almacén, esta rotación se realizará de acuerdo a las reglas de negocio establecidas anualmente y a las instrucciones emitidas por el Grupo Intendencia de la Dirección Administrativa y Financiera. En el caso de que los almacenes de intendencia cuenten con stock de inventarios, estos deben estar amparados en un plan de distribución, el cual debe ser firmado por el comandante de la unidad. 3.3.1.2. Distribución Es la entrega de los elementos de vestuario (dotación de uniformes) a las unidades policiales a nivel nacional por parte del nivel central (almacén general) atendiendo al plan de distribución y cronograma de entregas planeado al inicio de la vigencia de acuerdo a las compras que se realicen, el stock con el que se cuenta y las entradas por parte de los contratistas; así mismo, la entrega de las unidades descentralizadas al usuario final. La distribución se realizará de acuerdo a lo siguiente:

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Resolución No. DEL HOJA No. 68. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Por parte del Grupo de Intendencia de la Dirección Administrativa y Financiera Para los elementos de vestuario se elabora un plan de distribución a nivel central, aprobado por el señor(a) Director (a) Administrativo y Financiero, de acuerdo al tipo de uniforme utilizado en el servicio por cada unidad policial, estructurando para tal fin el cronograma para la entrega de la dotación. El Grupo de Intendencia de la Dirección Administrativa y Financiera, comunicará la fecha de entrega de los elementos a los señores comandantes y directores de las unidades policiales a nivel nacional, a través del Jefe Grupo de Intendencia de la Dirección Administrativa y Financiera, por medio de correo electrónico para coordinar la entrega de los elementos por parte de la unidad en el nivel central. Los elementos se consideran entregados, una vez sean recibidos por el almacenista o su autorizado. Es obligación del almacenista cumplir el plan de distribución después de realizada la remesa de los elementos por parte del nivel central. Por parte de las unidades policiales Es responsabilidad de los almacenistas de intendencia, Jefes Logísticos y Jefes Área Administrativa en las unidades policiales, la distribución efectiva de los elementos de acuerdo a las reglas de negocio para la entrega equitativa de la dotación de uniformes, la Dirección Administrativa y Financiera es la encargada de ordenar las reglas de negocio que se tendrán para cada vigencia, estas pueden variar de acuerdo al presupuesto que sea asignado anualmente. Es responsabilidad del personal uniformado de planta que integra la Institución, ingresar al Portal de Servicios Internos (P.S.I.), suministrar y/o actualizar la información de acuerdo al tallaje de sus uniformes y accesorios, en el primer trimestre de cada vigencia ya que éste es insumo base para elaborar el plan anual de necesidades. Los comandantes y los almacenistas de intendencia de todas las unidades a nivel nacional, serán los responsables directos de socializar esta información y dejar evidencia mediante actas de instrucción de manera semestral. Para la anulación de salidas de bienes, generadas por el Sistema de Información es necesaria la respectiva solicitud escrita por parte del almacenista de intendencia (o quien haga sus veces), autorizado por el comandante de la unidad y dirigida al almacenista de vestuario del Grupo Intendencia de la Dirección Administrativa y Financiera. La actividad de elaboración del plan de distribución y cronograma de entregas debe ser desplegada igualmente en las unidades que reciban elementos de intendencia y vestuario, siendo responsabilidad del almacenista su elaboración y aprobada por el ordenador del gasto, atendiendo las necesidades de todo el personal adjunto a su unidad, bajo los criterios de equidad, oportunidad, cobertura, y adecuada utilización de los recursos logísticos, de acuerdo a la regla de negocios establecidas y atendiendo las restricciones del sistema de información. Cuando el almacenista hace entrega de la dotación a los funcionarios de la Policía nacional, se genera un documento interno a través del sistema de información para facturación y el control en la entrega de las dotaciones “sistema de información” denominado salida de bienes, documento que debe contener las firmas de quien recibe los elementos y el almacenista de la unidad. En ningún caso se deben emplear planillas para entregar la dotación al personal. Con base en las salidas de bienes, el almacenista de cada unidad debe elaborar diariamente la respectiva salida de almacén en el sistema SAP, la cual debe estar soportada por los reportes de egresos por elemento del Sistema de Información (SIFAC), estos documentos deben estar anexos a la salida de almacén del SAP. Las dotaciones de vestuario que se entreguen al personal, se efectuarán a través del almacén de intendencia de la unidad respectiva sujetándose a las disposiciones fiscales y administrativas vigentes, para lo cual el almacenista ejercerá control a través del Sistema de Información para la Facturación y Control de dotaciones (SIFAC)). Tendrá responsabilidad fiscal, administrativa y disciplinaria el almacenista que entregue en exceso los elementos definidos en cada vigencia por el Grupo de Intendencia de la Dirección Administrativa y Financiera.

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Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 69. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Es responsabilidad de los almacenistas de intendencia de las unidades policiales, realizar cruces de información entre los aplicativos SIFAC y SAP, con el fin de llevar control sobre los inventarios existentes y lo contabilizado, garantizando su constante actualización. 3.3.2. Segmentación para la entrega de elementos de dotación y demás elementos Los elementos de vestuario susceptibles a dotar, están descritos en el Reglamento de Uniformes, Insignias, Condecoraciones y Distintivos para el personal de la Policía Nacional o el que lo modifique, los cuales están agrupados por kits de acuerdo al presupuesto asignado para este rubro; para proyectar la necesidad se debe identificar cada segmento poblacional de acuerdo a la función, cargo, grado, clima y demás variables que se consideren puedan afectar la optimización, tales como tiempo de vida útil y cantidades a entregar del elemento en referencia a su unidad o especialidad. (La cantidad de elementos a entregar puede variar de acuerdo al presupuesto asignado anualmente por el Gobierno Nacional). 3.3.2.1. Reglas de negocio intendencia Para el subcomponente de intendencia las decisiones y reglas de negocio se construyen sobre el análisis de datos, cifras, hechos y conocimiento de la unidad misional, en este caso en la población objeto, que corresponde a la totalidad de los funcionarios discriminada por el tipo de uniforme que usa de acuerdo a la misionalidad, como producto de la aplicación del modelo de sostenibilidad de los recursos. En este contexto, el responsable de la unidad misional debe establecer las necesidades de recursos para satisfacer la demanda existente, es decir, identificar los elementos con los que cuenta en la actualidad, conocer la vida útil de los elementos y cantidades necesarias para cubrir el 100% de la demanda en la unidad policial en la prestación del servicio, consolidando el idealreal. La Dirección Administrativa y Financiera como responsable de la administración de los recursos logísticos y financieros de Gestión General, al igual que la Dirección de Sanidad, de acuerdo a su presupuesto asignado, establecerán las reglas de negocio para la administración de los elementos de vestuario, intendencia y útiles de escritorio y papelería, las cuales se notificaran a nivel nacional en el inicio de cada vigencia a partir de la expedición del presente manual y van encaminadas al fortalecimiento y sostenibilidad de las capacidades logísticas para el subcomponente de intendencia necesario para prestar el servicio de Policía garantizando la seguridad y convivencia ciudadana y sostenibilidad de los recursos. Se relacionan los uniformes actualmente establecidos en el subcomponente de intendencia, los cuales podrán modificarse según lo establecido en el Reglamento de uniformes, insignias, condecoraciones y distintivos para el personal de la Policía Nacional o el que lo modifique. Uniforme No.3 Personal Profesional Regla de Elemento negocio Uniforme No. 3 femenino con falda 1 Uniforme No. 3 masculino 1 Calzado de calle material sintético caballero 1 Calzado de calle material sintético dama 1 Camisa formal dama 2 camisa formal hombre 2 Corbatas verdes 1 Corbatín femenino 1 Uniforme No.4 Personal Profesional Uniforme servicio No.4 masculino 3 Uniforme servicio No. 4 femenino 3 Chaleco de servicio 1 Chaqueta de servicio masculino 1 Chaqueta de servicio femenino 1 Porta guantes 1 Porta linterna 1 Linterna 1 Bota de servicio masculino 1 Bota de servicio femenino 1

1DS-RS–0001 VER: 2

Periodicidad 5 años 5 años 5 años 5 años 5 años 5 años 5 años 5 años 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 3 años 3 años 3 años 1 año y medio 1 año y medio

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 70. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ Cinturón multipropósito color negro 1 Porta-esposas 1 Porta-proveedor 1 Gorra beisbolera 2 Portatonfa 1 Bastón tipo tonfa negro 1 Camisetas verdes con escudo PONAL masculino 4 Camisetas verdes con escudo PONAL femenino 4 Uniforme No.5 Profesionales Estaciones Uniforme de fatiga personal masculino PONAL 3 Uniforme de fatiga personal femenino PONAL 3 Bota de servicio masculino 1 Bota de servicio femenino 1 Camisetas verdes con escudo PONAL masculina 4 Cinturón tipo reata 1 Chaqueta de campaña 1 Gorra beisbolera 2 Camisetas verdes con escudo PONAL femenina 4 Uniforme Dril Breache Para Carabinero Camisetas verdes con escudo PONAL masculinas 4 Uniforme dril breeche femenino 3 Uniforme dril breeche masculino 3 Cordones forrajeros amarillos 1 Pañoletas amarillas para carabineros 1 Sombrero de carabinero 1 Bota de servicio masculino 1 Bota de servicio femenino 1 Chaqueta de servicio masculino 1 Chaqueta de servicio femenino 1 Polainas 1 Camisetas verdes con escudo PONAL femeninas 4 Dotación Civil Clima Frio Dotación civil clima frio dama 2 Dotación civil clima frio hombre 2 Dotación Civil Clima Cálido Dotación civil clima cálido dama 3 Dotación civil clima cálido hombre 3 Dotación Civil Dotación Civil 1 Uniforme No.4 Auxiliares Bachilleres Nivel Nacional Uniforme servicio No. 4 auxiliar Bachiller 3 Chaleco de servicio 1 Bota de servicio masculino 1 Cinturón multipropósito color negro 1 Gorra beisbolera 2 Portatonfa 1 Bastón tipo tonfa negro 1 Camisetas verdes con escudo PONAL 4 Uniforme No.5 Auxiliares de Policía Uniforme de fatiga personal masculino PONAL 4 Sombrero doble faz 2 Bota de servicio masculino 1 Camisetas verdes con escudo PONAL 4 Calcetines en nylon para uso con bota 4 Pantaloneta de baño 1 Uniforme deportivo 1 Pijama 2 Cobijas 2 Chaleco para 10 proveedores 1 Chaqueta de campaña 1 Colchonetas de campaña 1 Hamacas 1 Morral de campaña con parrilla 1 Poncho impermeable 1 Toldillos 1 Tirantes de campaña 1 Cinturón chapa metálica 1 Cinturón tipo reata 1 Cantimplora plástica sin jarro con forro 1 Juegos de cama 2 Pantaloncillos bóxer 4 1DS-RS–0001 VER: 2

3 años 3 años 3 años 1 año 3 años 3 años 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año y medio 1 año y medio 1 año 3 años 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 2 años 1 año y medio 1 año y medio 1 año 1 año 3 años 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 AÑO* - Licenciamiento 1 año 1 año 1 año y medio 1 año* servicio 1 año 1 año* servicio 1 año* servicio 1 año 18 meses * Servicio 18 meses * Servicio 18 meses * Servicio 18 meses * Servicio 18 meses * Servicio 18 meses * Servicio 18 meses * Servicio 18 meses * Servicio 18 meses * Servicio 18 meses * Servicio 18 meses * Servicio 18 meses * Servicio 18 meses * Servicio 18 meses * Servicio 18 meses * Servicio 18 meses * Servicio 18 meses * Servicio 18 meses * Servicio 18 meses * Servicio 18 meses * Servicio 18 meses * Servicio 18 meses * Servicio Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 71. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ Botas pantaneras Bota tenis Toallas Uniformes Para Ascensos Guerrera blanca "generales" con bota cuello y bota manga Uniforme de gala con bota cuello y bota manga Bastón gala oficial general Bastones de servicio oficial general Charreteras oficial general Presillas de gala oficial general Cinturón de gala oficial general Guantes cabritilla blancos Cordón de gala oficial general Dragonas de gala oficial general Espadas para general Tiro hilo dorado para general Gorra personal masculino policía nacional general azul Gorra personal femenino policía nacional general azul Gorra personal masculino policía nacional general verde Gorra personal femenino policía nacional general verde Gorra personal masculino oficial superior azul Gorra personal femenino oficial superior azul Gorra personal masculino oficial superior verde Gorra personal femenino oficial superior verde Charreteras oficial superior Presillas de gala oficial superior Cordón academia superior Dragonas de gala oficial Sable oficial superior Gorra personal femenino oficial subalterno azul Gorra personal masculino oficial subalterno azul Gorra personal femenino oficial subalterno verde Gorra personal masculino oficial subalterno verde Caponas Presillas de gala oficial subalterno Cinturón de gala oficiales Tiro en cuero blanco Sable oficial subalterno Uniforme ceremonia femenino Uniforme ceremonia masculino Guantes cabritilla negros Sable suboficiales y nivel ejecutivo Camisa para uniforme de ceremonia masculino Camisa para uniforme de ceremonia femenino Gorra azul personal femenino suboficial Gorra azul personal masculino suboficial Dragona en cuero blanco para suboficial Gorra verde personal femenino suboficial Gorra verde personal masculino suboficial Uniformes Alumnos Oficiales Uniforme de fatiga personal masculino PONAL Uniforme de fatiga personal femenino PONAL

1 1 2

18 meses * Servicio 18 meses * Servicio 18 meses * Servicio

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez Única vez

2 2

1 año* instrucción 1 año* instrucción 1 año y medio se entrega en periodo de instrucción 1 año y medio se entrega en periodo de instrucción 1 año* instrucción 5 años se entrega en periodo de instrucción 5 años se entrega en periodo de instrucción 5 años se entrega en periodo de instrucción 5 años se entrega en periodo de instrucción 5 años se entrega en periodo de instrucción 5 años se entrega en periodo de instrucción

Bota de servicio masculino

1

Bota de servicio femenino

1

Camisetas verdes con escudo PONAL masculino

4

Uniforme no. 3 femenino con falda

1

Uniforme no. 3 masculino

1

Calzado de calle material sintético caballero

1

Calzado de calle material sintético dama

1

Camisa formal dama

1

Camisa formal hombre

1

1DS-RS–0001 VER: 2

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 72. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ Corbatas verdes

1

Corbatín femenino

1

Uniforme servicio no.4 masculino Uniforme servicio no. 4 femenino Gorra beisbolera Camisetas verdes con escudo PONAL femenino Cinturón multipropósito color negro Uniformes Alumnos Patrulleros Uniforme de fatiga personal masculino PONAL Uniforme de fatiga personal femenino PONAL Camisetas verdes con escudo PONAL masculina Gorra beisbolera

2 2 2 4 1

Bota de servicio masculino

1

Bota de servicio femenino

1

Uniforme no. 3 femenino con falda

1

Uniforme no. 3 masculino

1

Calzado de calle material sintético caballero

1

Calzado de calle material sintético dama

1

Camisa formal dama

1

Camisa formal hombre

1

Corbatas verdes

1

Corbatín femenino

1

Gorra verde personal masculino patrullero

1

Gorra verde personal femenino patrullero

1

Uniforme servicio no.4 masculino Uniforme servicio no. 4 femenino Camisetas verdes con escudo PONAL femenina

2 2 4

Cinturón multipropósito color negro

1

2 2 4 2

Gorras Gorra personal masculino policía nacional general verde 1 Gorra personal femenino policía nacional general verde 1 Gorra personal masculino oficial superior verde 1 Gorra personal femenino oficial superior verde 1 Gorra personal masculino oficial subalterno verde 1 Gorra personal femenino oficial subalterno verde 1 Gorra verde personal masculino suboficial 1 Gorra verde personal femenino suboficial 1 Gorra verde personal masculino patrullero 1 Gorra verde personal femenino patrullero 1 Grupos Operativos Camisetas verdes con escudo PONAL masculino 4 Uniforme de fatiga personal masculino PONAL 3 Uniforme de fatiga personal femenino PONAL 3 Bota de servicio masculino 1 Bota de servicio femenino 1 Cinturón tipo reata 1 Chaqueta de campaña 1 Camisetas verdes con escudo PONAL femenino 4 Sombrero tipo camboyana 2 Sombrero doble faz 2 Gorra beisbolera 2 Uniforme No.5 Dirección de Tránsito Uniforme de fatiga personal masculino PONAL 3 Uniforme de fatiga personal femenino PONAL 3 Bota de servicio masculino 1 Bota de servicio femenino 1 1DS-RS–0001 VER: 2

5 años se entrega en periodo de instrucción 5 años se entrega en periodo de instrucción 1 año* instrucción 1 año* instrucción 1 año* instrucción 1 año* instrucción 1 año* instrucción 1 año* instrucción 1 año* instrucción 1 año* instrucción 1 año* instrucción 1 año y medio se entrega en periodo de instrucción 1 año y medio se entrega en periodo de instrucción 5 años se entrega en periodo de instrucción 5 años se entrega en periodo de instrucción 5 años se entrega en periodo de instrucción 5 años se entrega en periodo de instrucción 5 años se entrega en periodo de instrucción 5 años se entrega en periodo de instrucción 5 años se entrega en periodo de instrucción 5 años se entrega en periodo de instrucción 5 años se entrega en periodo de instrucción 5 años se entrega en periodo de instrucción 1 año por instrucción 1 año por instrucción 1 año por instrucción 3 años se entrega en periodo de instrucción

5 años 5 años 5 años 5 años 5 años 5 años 5 años 5 años 5 años 5 años 1 año 1 año 1 año 1 año y medio 1 año y medio 3 años 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año y medio 1 año y medio Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 73. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ Camisetas verdes con escudo PONAL masculina Chaleco de servicio Cinturón tipo reata Chaqueta de servicio masculino Chaqueta de servicio femenino Gorra beisbolera Camisetas verdes con escudo PONAL femenina Uniforme WAYUU Uniforme wayuu (manta wayuu y calzado tradicional guaireña) Uniforme ESMAD Overol ESMAD Uniforme Transito Camiseta tipo polo reflectiva Pantalón breeche para tránsito Bota para motociclista Forros para kepis Uniforme de Piloto Overol de piloto Uniforme Jungla Uniforme jungla Boina Uniforme COPES Overoles tácticos Camisetas tácticas de infiltración Camisetas tácticas t1 Boina Uniforme DIJIN Pantalón recto seis bolsillos negro Chaqueta de policía judicial e inteligencia

4 1 1 1 1 2 4

1 año 1 año 3 años 1 año 1 año 1 año 1 año

2

1 año

3

1 año

3 3 1 1

1 año 1 año 1 año 1 año

2

1 año

2 1

1 año 1 año

2 2 2 1

1 año 1 año 1 año 1 año

1 1

1 año 1 año Fuente: DIRAF-GUINT

Nota 2: los elementos marcados con asterisco (*), indica que para casos especiales pueden sufrir excepciones a la regla de negocio, previamente autorizado por la DIRAF. 3.3.2.2. Control sobre los elementos de vestuario de auxiliares de Policía Los almacenistas de intendencia, deben ejercer control sobre los elementos de vestuario que fueron dotados al personal de Auxiliares de Policía, una vez cumplan el tiempo del servicio militar obligatorio, recepcionandolos mediante acta, relacionando cada uno de los elementos recibidos, presentando propuesta al ordenador del gasto para su destrucción, observando siempre las normas, disposiciones ambientales vigentes, dejando la respectiva acta y el registro fotográfico de su destinación final. Una vez recepcionados dichos elementos, se podrán excluir de la disposición final, previo análisis de su estado (bueno, regular o mal), las tonfas, porta tonfas y linterna tipo americana, para ser reasignadas al personal de auxiliares que ingresen posteriormente, realizando el correspondiente seguimiento y control administrativo por parte del Jefe logístico y Almacenista de intendencia de la Unidad, previa autorización del ordenador del gasto. El Jefe del Área Logística en la DIRAF y el Jefe Logístico de la Unidad, son responsables del control administrativo sobre estos bienes. Préstamo de elementos de vestuario La Dirección Administrativa y Financiera será la encargada de verificar y controlar el almacenamiento de un stock estratégico que reposará en los almacenes de intendencia que así lo requieran para el préstamo de elementos de vestuario (chaquetas para el personal de Oficiales, Suboficiales y Mandos Ejecutivos provenientes de clima cálido que realicen curso de ascenso en las diferentes escuelas de formación, uniformes y elementos de gala para las ceremonias y otros casos en los que sea necesario), y en los eventos en los que la DIRAF no pueda cubrir la entrega, de acuerdo a la necesidad en su totalidad por cuestiones presupuestales o tiempos contractuales, y en eventos extraordinarios que se presenten con el fin de garantizar un efectivo cumplimiento a las actividades y dinámica institucional ordenada por el mando institucional.

1DS-RS–0001 VER: 2

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 74. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

De otra parte, con relación al Cordón de Mando, este elemento deberá ser asignado a las ayudantías, como parte del inventario de la dependencia, teniendo en cuenta que no es un elemento de uso continuo, solo para ceremonias y su duración debe ser mayor a tres vigencias, por lo tanto, debe ser incluido en las actas de entrega del cargo de ayudante. Es responsabilidad de los almacenistas de intendencia de las unidades policiales, realizar cruces de información entre los aplicativos SIFAC y SAP, con el fin de llevar control sobre los inventarios existentes y lo contabilizado, garantizando su constante actualización. 3.3.3. Útiles de escritorio, elementos de oficina, dibujo y papelería e insumos para equipos de impresión y copiado. 1. Para la adquisición de papelería y consumibles de impresión, la Policía Nacional mediante comunicado S-2017-023157-DIRAF del 19/10/2017 informa la obligatoriedad de adquirir los elementos que se encuentran establecidos en los Acuerdos Marco de Precios de Colombia Compra Eficiente; y para aquellos que no se encuentran relacionados, las unidades ordenadoras del gasto deben con asesoría del grupo de contratación seleccionar la modalidad contractual que por su cuantía se delimite. 2. Para administrar en forma efectiva este subcomponente los jefes administrativos y almacenistas de cada unidad, deben tener en cuenta dar cumplimiento a los siguientes lineamientos: 

Para determinar los recursos de impresión para cada dependencia, los almacenistas de la unidad correspondiente verificarán, el número de personal de cada dependencia, a los cuales se le determinará un número de impresiones; la sumatoria del personal en cada dependencia determinará la cantidad de recursos a dotar, de esta manera el almacenista entregará a cada funcionario un total de elementos de impresión equivalente a 100 copias al mes. En aquellas dependencias que requieran de la asignación de más elementos de papelería para impresión el jefe inmediato de la dependencia, con visto bueno del jefe administrativo podrá realizar el requerimiento; para la Dirección General la responsabilidad de la administración de los contratos por la modalidad de outsourcing de impresión la realiza la Oficina de Telemática de la Dirección General, donde se incluye todos los insumos inherentes para su servicio.

Se hace necesario que se conozca que grupos y/o dependencias de su jurisdicción cuentan con contrato de outsourcing de impresión vigente, con el fin de no suministrar elementos (tóner, tintas, papel, entre otros) con cargo a la orden de compra de suministro de papelería y consumibles de impresión.

Los Almacenistas deberán propender por la correcta utilización de los elementos entregados a cada centro de costo, con esto, deberá verificar la vida útil de los elementos, teniendo en cuenta que dentro de la dotación de papelería y útiles de oficina hay elementos de consumo a los cuales se les debe llevar control administrativo, teniendo en cuenta su duración y uso (grapadoras, perforadoras, saca ganchos, reglas, etc.,) para estos casos se recomienda que sea cargado en el inventario individual del funcionario a quien se le asigne este bien.

Los Almacenistas deberán entregar los elementos requeridos por las dependencias evitando que se genere acumulación de elementos en las mismas, con el fin de disminuir la posibilidad de deterioro por mal almacenamiento, la obsolescencia por falta de uso y/o la pérdida por sustracción.

Los almacenistas se abstendrán de dotar elementos de papelería (TÓNER, TINTAS AL IGUAL QUE PAPEL) a impresoras que no estén contenidas en el SINVE (Sistema de Información para la Administración de Hardware y Software).

La información registrada en los casos de usuarios de impresión debe responder a los funcionarios que orgánicamente dependen de cada unidad y que se encuentran registrados en el SIATH, la cual se validará con respecto a este aplicativo.

1DS-RS–0001 VER: 2

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 75. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Se debe propender por realizar contratos de outsourcing de impresión, que permitan optimizar los recursos asignados a las unidades policiales, siempre y cuando el estudio realizado así lo demuestre, previo concepto de la Oficina de Telemática de la Policía Nacional.

Para la adquisición y suministro de carpeta para archivo, se debe dar cumplimiento a lo establecido en la comunicación oficial S-2018-025418-SEGEN del 04-05-2018,- donde se indica que la carpeta autorizada para archivo es la TIPO 4 ALETAS EN CARTULINA BLANCA TIPO PROPALCOTE, Lo anterior, teniendo en cuenta las especificaciones técnicas que actualmente están vigentes en la Policía Nacional para la aplicación de Ley de archivo, con el fin de que se lleve a cabo la adquisición de estos Bienes y Servicios de Características Técnicas y Uniformes, en aras de dar cumplimiento a la labor administrativa y/o operativa en la Institución.

3.

Teniendo en cuenta que es propósito del Gobierno Nacional tener una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz, y que mediante la implementación de la política denominada "Cero Papel" la cual consiste en la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones, es importante que las unidades propendan por la disminución en el consumo de papel, haciendo un uso eficiente y apropiando de las herramientas tecnológicas con los cuales cuenta la Institución con el compromiso de reducir el consumo, contribuyendo a la eficiencia administrativa y lineamientos de política cero papel en la Policía Nacional y políticas de austeridad en el gasto público.

4.

La unidad ordenadora del gasto debe consolidar las necesidades en materia de papelería y consumos de impresión, así mismo deberá gestionar los recursos ante la Oficina Planeación de la Dirección General o en su defecto con las entidades territoriales a su unidad.

5.

La justificación de los recursos para suplir las necesidades de papelería, están sujetos a las siguientes variables:      

Consumo promedio histórico. Talento humano. Cobertura del servicio. Dependencias policiales a su cargo y que de acuerdo a sus actividades operativas o administrativas requieran de un mayor consumo. Presupuesto histórico que ha asignado la Oficina de Planeación de la Dirección General. Contratos de outsourcing de impresión que se tengan vigentes, para este punto debe el supervisor del contrato propender por no hacer entrega de insumos de impresión como de papel a estos centros de costo.

6.

En forma periódica, los responsables de telemática de las unidades, deben realizar análisis de los consumos en materia de impresión por parte de las dependencias adscritas a la unidad, con el fin de generar recomendaciones de mejora que permita optimizar los recursos asignados y dar cumplimiento a las políticas de austeridad en el gasto público y cero papel, presentando informe al ordenador del gasto de la unidad.

7.

En los casos que la Dirección Administrativa y Financiera, producto de los análisis realizados para la sostenibilidad de los recursos, considere pertinente la centralización o regionalización en la contratación del servicio de outsourcing de papelería, podrá establecer los lineamientos para su realización, teniendo en cuenta de realizar un análisis costo beneficio, que permita la toma de decisiones para la optimización de los recursos.

3.3.3.1. Lineamientos de Austeridad en insumos de papelería, elementos de oficina y consumibles de impresión: Las unidades policiales, se servirán dar cumplimiento a los siguientes lineamientos con el fin de aplicar las políticas de austeridad establecidas para el Sector Defensa mediante la Directiva Transitoria No.012 de 2016 /MDM-SG-DA-23.2 “Plan de Austeridad para el Sector Defensa”, así:

1DS-RS–0001 VER: 2

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 76. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________  Se debe implementar el Sistema de Gestión Documental Electrónico, fin de cumplir con

la política de cero papel. 

Las unidades ejecutoras que tengan implementado el Sistema de Gestión Documental Electrónico, se abstendrán de enviar las comunicaciones internas en medio físico.

Las impresoras deben ser configuradas sin excepción en calidad borrador, blanco y negro y por ambas caras, para la impresión de documentos que no puedan ser tramitados por el sistema de gestión documental electrónico.

Reducir los procesos de fotocopiado e impresión y reemplazarlos en la máxima cantidad posible por documentos escaneados y envío electrónico.

Se deben racionalizar las fotocopias e impresiones; en caso de ser necesarias, hacerlos en blanco y negro y por ambas caras.

Fortalecer el programa de reciclaje al interior de cada unidad ejecutora a fin de reducir el consumo y reutilizar los implementos de oficina.

3.3.4. Baja de bienes de intendencia Para efectos del tratamiento de los elementos de intendencia se deben tener en cuenta los criterios generales descritos en el presente manual para realizar la baja de bienes, realizando la correspondiente reclasificación del mismo a la subcuenta 831510 “Bienes y Derechos RetiradosPropiedades Planta y Equipo” y además tener en cuenta los siguientes lineamientos: Corresponde a los Jefes Logísticos o quienes hagan sus veces en las unidades policiales o al Jefe Grupo de Intendencia DIRAF en el caso del nivel central, proyectar la baja de los bienes devolutivos cuando el bien haya perdido su potencial de servicio para el cual se adquirió, procedimiento que debe motivarse, indicando la destinación final del mismo, para que sea autorizada por el ordenador del gasto. Para la baja de bienes de elementos de intendencia, se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones: -

La relación de los elementos propuestos en forma detallada, cuantificada y valorada.

-

Verificar que los elementos contengan los conceptos técnicos firmados por personal idóneo en donde manifieste que el elemento debe ser dado de baja de acuerdo a los ítems estipulados por el perito.

-

Realizar la propuesta de resolución de baja de bienes acompañada del oficio enviado al ordenador del gasto para su respectiva revisión y verificación en jurídica.

-

Si la resolución es firmada por el ordenador del gasto, el almacenista la recibirá y procederá a efectuar el acta de destrucción de los bienes.

-

Los elementos para baja de bienes deben ser entregados al gestor ambiental autorizado por la autoridad competente para realizar el manejo, aprovechamiento, destrucción y/o disposición final de acuerdo a las normas ambientales vigentes.

-

El almacenista debe solicitar al gestor ambiental la certificación de disposición final, aprovechamiento, destrucción para incluirla dentro de los soportes que procedimiento de baja de bienes.

-

Si los elementos dados de baja son considerados residuos peligrosos de acuerdo al título 6 residuos peligrosos Decreto 1076 de 2015 o el que lo modifique o derogue, se debe realizar su disposición final de forma adecuada a través de un gestor ambientalmente autorizado. de igual forma todos los residuos regulados por los programas posconsumo se gestionarán según los lineamientos establecidos por la autoridad ambiental competente de orden nacional o regional, para Colombia existen los siguientes programas pos consumo: Pilas usadas,

1DS-RS–0001 VER: 2

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 77. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Medicamentos vencidos, Computadores e impresoras en desudo, baterías, llantas usadas y envases de plaguicidas domésticos. -

Para el caso de los elementos de vestuario es responsabilidad de cada ordenador del gasto, Jefes administrativos, almacenistas y funcionarios, disponer de manera adecuada los uniformes de acuerdo a la normatividad ambiental vigente y de manera que no genere riesgo para el orden público nacional, se podrán aprovechar, eliminar o disponer estos residuos a través de gestores ambientales autorizados que promuevan el desarrollo de actividades para tales fines en las diferentes regiones del país, informando a la Dirección Administrativa y Financiera de lo actuado.

-

Las bajas de los elementos devolutivos se realizarán de manera trimestral durante el año, con el fin de que el almacén realice la cantidad de bajas necesarias cada 3 meses.

3.3.5. Raciones de campaña Las raciones de campaña son alimentos de apoyo, suministrados para reestablecer el esfuerzo físico del individuo en situaciones de conflicto o de operaciones policiales, en donde no hay disponibilidad de elementos para cocinar y donde las condiciones tácticas no lo permiten. Para la adquisición y entrega de las raciones de campaña se debe tener en cuenta: -

Tipo de operación policial proyectada por cada uno de los grupos operativos de la Policía Nacional, acorde a las labores de inteligencia aprobadas por la Dirección de Inteligencia Policial.

-

Solicitar aprobación de la Dirección Administrativa y Financiera por intermedio de la Oficina de Planeación.

-

La entrega de las raciones de campaña se realizará en los diferentes lugares del territorio nacional, como apoyo logístico y de alimentación para aquellos grupos operativos policiales que presentan amenazas de orden público en aquellos sitios donde no es viable el ingreso de la alimentación tradicional.

-

Para el control de este elemento se utilizará el Sistema de Información implementado por la Policía Nacional con el fin de verificar la trazabilidad, uso y entrega al destinatario final.

3.4. Estimación del deterioro bienes de intendencia Los bienes de intendencia de la Policía Nacional, serán susceptibles de pruebas de deterioro teniendo en cuenta las variables internas y externas definidas por el Jefe del Grupo de Intendencia de la Dirección Administrativa y Financiera, siendo responsabilidad del Almacenista de Intendencia el desarrollo y aplicación del deterioro en las unidades policiales de gestión general y sanidad, teniendo como documento soporte el formato de Excel denominado “deterioro bienes de intendencia” relacionados en el procedimiento de “Entrada y Salida de Bienes” 1LAPR-0015. El diligenciamiento del formato deberá contener inicialmente todos los datos de identificación, de cada uno de los bienes; información que debe ser la misma que se encuentra registrada en el sistema de información SAP. Seguidamente el Almacenista, debe diligenciarlo evaluando cada una de las variables definidas en el formato relacionado en el procedimiento de “Entrada y Salida de Bienes” 1LA-PR-0015,

para la estimación del deterioro subcomponente intendencia. Una vez el formato esté debidamente diligenciado y refrendado, el funcionario responsable deberá formalizar su entrega al Área o Grupo Financiero de la unidad, a fin que el Contador realice el reconocimiento de la estimación del deterioro en la información contable de la unidad, de acuerdo a los resultados del mismo.

1DS-RS–0001 VER: 2

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 78. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

3.5. Bienes y servicios provenientes de cooperación internacional La Policía Nacional a través de la Dirección Administrativa y Financiera, Área Logística, recibe bienes y servicios procedentes del convenio bilateral de asistencia técnica, económica y afines, con Estados Unidos, y provenientes de otros países para apoyar el servicio policial. Las directrices contenidas en el presente documento, aplican para la modalidad de bienes y servicios provenientes de la Cooperación Internacional y su propósito es facilitar el seguimiento administrativo y contable. Todas las donaciones provenientes de los gobiernos extranjeros que se realicen a cualquier unidad policial, se canalizarán a través del procedimiento 1LA-PR-0016 “Coordinación para la recepción de bienes y servicios provenientes de la Cooperación Nacional y/o Internacional” que permite el ingreso a los inventarios de la Policía Nacional con los soportes documentales como son las actas de donación o remisorios, de acuerdo con los convenios, proyectos y apéndices establecidos. La entrega de estos elementos se realiza en coordinación con la Oficina de Nacionalización del Fondo Rotatorio de la Policía Nacional para las unidades beneficiadas, una vez se encuentren nacionalizados. Por otra parte, se solicitará al Ministerio de Defensa Nacional, el envío a la Dirección Administrativa y Financiera de los reportes de capacitación en el exterior del personal de la Policía Nacional, así como las construcciones y adecuaciones de unidades policiales para que el grupo de Contabilidad de la Dirección Administrativa y Financiera, realice su respectivo registro contable. La creación de los pedidos, entradas, salidas, remesas, bajas, controles de identificación, seguimiento (lotes, clases de valoración, códigos de barras entre otros) y clasificación de bienes, se realizan teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en el procedimiento al igual que los documentos expedidos por el Ministerio de Defensa Nacional. Una vez la Dirección Administrativa y Financiera realice la remesa, las unidades receptoras del bien entregado por concepto de la Cooperación Internacional, serán las encargadas de su cuidado y buen uso a través de la supervisión y bajo la responsabilidad del ordenador del gasto de la unidad policial beneficiada. Las dotaciones de vestuario que se entreguen por concepto de cooperación internacional a los funcionarios de las unidades beneficiadas, se efectuarán a través del almacén de intendencia o de vestuario de la unidad respectiva, teniendo en cuenta las disposiciones fiscales y administrativas vigentes, para lo cual el almacenista ejercerá control a través del Sistema de Información de la Policía Nacional. Las unidades policiales beneficiadas por concepto de cooperación internacional no deben tener stock de inventarios de elementos de vestuario o intendencia, teniendo en cuenta que tienen una destinación específica. Los señores ordenadores del gasto y el almacenista de la unidad policial beneficiada tienen responsabilidad administrativa y fiscal en la destinación específica de los bienes procedentes de la Cooperación Internacional, en caso que se requiera cambiar la destinación del bien se debe contar con la autorización del país donante. Referente al material de guerra donado por convenios suscritos con otros gobiernos y los bienes que no cuente con valor contable, se debe realizar avaluó técnico según la naturaleza del bien (armamento, comunicaciones, intendencia) y posteriormente se remesará a la unidad beneficiada. Las unidades policiales beneficiadas con la ayuda internacional entregada por otros gobiernos, serán objeto de visitas periódicas de verificación al uso final de estos bienes, realizando cruces de inventario de elementos devolutivos asignados por concepto de la ayuda bilateral, con el objetivo de ejercer control y seguimiento a la destinación específica y uso final. Nota 3: tratándose de bienes clasificados según los códigos UNSPSC (Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas) como “Partes o accesorios de dispositivos de comunicación personal”, es decir los softwares, es importante que sobre los derechos de uso de éstos se determine cuáles constituyen activos intangibles, según el Manual de Procedimientos Contables del Régimen de Contabilidad Pública. 3.5.1. Baja de bienes y servicios procedentes de la cooperación internacional Se realiza teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en el procedimiento de baja de bienes del presente título y demás normas vigentes. Referente al material de guerra devolutivo, 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 79. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

el Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces solicita mediante comunicación oficial a la Embajada Americana, a través de la sección de Asuntos Narcóticos y aplicación a la ley (INL), su desmilitarización ante ese Gobierno y el envío de un delegado de esa entidad el cual verificará el estado del material de guerra y oficiará como garante en su destrucción. 3.6. Administración de los bienes provenientes de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) La Policía Nacional a través de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces recibe bienes donados por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales “DIAN”, de estas donaciones se realiza el respectivo reporte a los estados financieros y se establecen controles en los inventarios de la Policía Nacional. Se debe entender por “Donación”, como el acto por medio del cual la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN (recaudadora) hace entrega a la Policía Nacional, de bienes producto de aprehensión o decomiso y/o abandonados a favor de la Nación, mediante acta de entrega; el término “Recepción” es el acto por medio del cual la Policía Nacional recibe dichos bienes sin ninguna contraprestación con fundamento en una resolución que emite la Subdirección de Gestión Comercial, con visto bueno del Coordinador (a) de Disposición de mercancías de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN. Este acto administrativo es la base para que la unidad beneficiada reciba los elementos donados, esto se debe hacer en el menor tiempo posible teniendo en cuenta los términos establecidos para el retiro de la mercancía (10 días hábiles), de no hacerlo en este lapso de tiempo, el bodegaje correrá por cuenta y riesgo de la Unidad beneficiada. Cuando se trate de donación de vehículos, semovientes y aparatos electrónicos, estos elementos deben tener concepto técnico del funcionario idóneo en la materia, que viabilice el uso del elemento para ser utilizado para el servicio sin inconvenientes; en el caso de los vehículos deberán ser matriculados a nombre de la Policía Nacional y no podrán ser objeto de comercialización de acuerdo a lo establecido en el Artículo 532 del Decreto 2685 de 1999; teniendo en cuenta lo anterior, a los vehículos donados por la DIAN que hayan cumplido su vida útil, se le deberá retirar su registro o características de identificación, cancelar la matricula ante la autoridad de transito correspondiente y deberá ser desnaturalizarlo según lo dispuesto en el presente manual en el Capítulo 4. Subcomponente de movilidad de la Policía Nacional. La Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, es la única unidad delegada por parte del Director General de la Policía Nacional para realizar las coordinaciones entre la DIAN y las unidades policiales para la entrega y recepción de estos bienes. Las comunicaciones oficiales de autorización para la recepción de los bienes entregados por concepto de donación (DIAN) serán firmados por el Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a) o quien haga sus veces. Una vez notificado de la resolución con los bienes a donar, el ordenador del gasto de la unidad policial beneficiada dispondrá de los funcionarios designados para la recepción de los elementos, siguiendo los parámetros establecidos en el Procedimiento “1LA-PR-0016”, Coordinación para la recepción de bienes y servicios provenientes de la Cooperación Nacional y/o Internacional, la Directiva 28 del 24/09/2009 del Ministerio de Defensa Nacional y este manual. Cuando se presenten inconvenientes al momento de la recepción de estos elementos relacionado con deterioro o descomposición (en el caso de perecederos), el funcionario designado deberá informar mediante comunicación oficial a la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, quien a su vez realizará las coordinaciones ante la DIAN para la revocatoria total o parcial del acto administrativo, mediante comunicación oficial firmada por el Director General de la Policía Nacional. Cada unidad policial receptora debe tener en cuenta la aplicación de los parámetros establecidos en el Manual de Lineamientos Contables o el que lo modifique en cuanto al ingreso a los estados financieros a través del aplicativo SAP, de los bienes donados y enviar copia de la entrada firmada y escaneada al Área Logística de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces; de igual forma, en coordinación con el Ordenador del Gasto y Jefe Administrativo, se 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 80. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

debe realizar el correspondiente plan de distribución, los cuales deben coincidir con el total de elementos en el acta de entrega por parte de la DIAN y la entrada al almacén. El archivo de los soportes de las donaciones realizadas debe reposar en el almacén respectivo junto con los documentos relacionados con los controles aplicados a estos bienes. El Área Logística de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, enviará los diez (10) primeros días de cada mes el consolidado de las donaciones recibidas, a la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa. Los bienes donados que son utilizados en actividades de bienestar para los funcionarios de la Unidad Policial beneficiada, o como estrategia de acercamiento con la comunidad, se debe incluir en el Plan de Distribución y en el acto administrativo (orden de servicios), que estos bienes fueron recibidos por concepto de donación por parte de la DIAN y la justificación de su destinación; de igual forma, es necesario dejar constancia de la entrega de los bienes mediante acta. Los bienes recibidos en calidad de donación se deben entregar de acuerdo al formato 1LA-FR-0152 “Planilla de entrega de bienes al personal beneficiado”. Se debe aplicar siempre el método PEPS “primero en entrar primero en salir” evitando la acumulación de estos elementos y hallazgos por parte de los entes de control. 3.6.1. Uso bienes y servicios Los bienes entregados en calidad de donación, son para el beneficio del personal que conforma la Policía Nacional y de la comunidad que resulta beneficiada con ocasión del convenio que se encuentra suscrito con la mencionada entidad; por lo tanto, el ordenador del gasto de la unidad que recibe los bienes deberá verificar la incorporación de dichos bienes a los estados financieros de acuerdo a lo establecido en el manual de lineamientos contables ya sea como activos fijos o de consumo según corresponda y una vez cumplan su vida útil serán dados de baja de acuerdo a la normativa vigente y los lineamientos establecidos en el procedimiento “Realizar baja de bienes” 1LA-PR- 0024. 3.7. Mantenimiento, calibración, verificación y demás intervenciones metrológicas de equipos e instrumentos de medición El mantenimiento, calibración, verificación y demás intervenciones metrológicas que apliquen a los equipos e instrumentos de medición, proporcionan criterios metodológicos que permiten garantizar su vida útil bajo condiciones correctas de funcionamiento, siendo responsabilidad de los Directores, Comandantes de Región, Comandantes de Metropolitanas, Departamentos, Directores de Escuelas de Formación policial (según aplique), que tengan a cargo equipos e instrumentos de medición. Es importante resaltar, que para los Grupos de Investigación Criminalística de las Seccionales de investigación Criminal (SIJIN) que los ordenadores del gasto o responsables de garantizar los recursos necesarios para el cumplimiento al programa de mantenimiento, calibración o verificación de los equipos e instrumentos de medición, son los comandantes de Metropolitana o Departamentos según sea el caso; asimismo, para los Grupos Regionales de Policía Científica y Criminalística (GREPCI) y los Grupos de Investigación Criminalística de las Seccionales de investigación Criminal (SIJIN) de las Direcciones Operativas, los ordenadores del gasto o responsables de garantizar los recursos necesarios para el cumplimiento al programa de mantenimiento, calibración o verificación de los equipos e instrumentos de medición, son los comandantes de Departamentos y Direcciones Operativas, respectivamente. Asimismo, los Jefes de las diferentes unidades que tiene a cargo equipos e instrumentos de medición son los responsables de realizar el programa de mantenimiento, calibración, y/o verificación de equipos e instrumentos de medición, de acuerdo a las necesidades que se presenten en la unidad, previo diagnóstico sobre el estado de los mismos, para determinar las necesidades de recursos según las diferentes actividades que sean requeridas. De la misma manera, se debe tener en cuenta los lineamientos establecidos en las guías correspondientes de cada unidad, con base a la especialidad de los equipos e instrumentos de medición, con el fin de incluirlos en el plan de necesidades de la vigencia correspondiente, siendo enviado a la dependencia de planeación de la unidad ordenadora del gasto. 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 81. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

El programa de mantenimiento, calibración o verificación de los equipos e instrumentos de medición debe estar firmado por el Jefe del Laboratorio o unidad policial correspondiente, y autorizado por el ordenador del gasto aprobándolo mediante su firma, el cual debe ser ejecutado en la vigencia. Adicionalmente, cuando se haya aprobado el programa se debe enviar una copia en medio físico o magnético a la dependencia de Planeación, con el fin de verificar la ejecución de las actividades y los recursos asignados para el mismo, teniendo en cuenta los informes de seguimiento trimestral enviados por el responsable del programa. Los Jefes de área, grupo logístico o servicios generales de las unidades policiales; de igual manera, deben verificar que los laboratorios o unidades policiales realicen dentro de los dos primeros meses del año, el programa de mantenimiento, calibración y verificación de equipos e instrumentos de medición, según formato establecido 1LA-FR-0047, con las firmas respectivas. Antes de poner un equipo en servicio, es indispensable dar cumplimiento a las actividades metrológicas respectivas con el fin de garantizar su aptitud para el uso previsto. Todos los equipos están identificados unívocamente, registrados en el inventario de equipos de cada laboratorio y unidad, y las instrucciones actualizadas sobre el uso, mantenimiento, calibración y verificación de los mismos, incluidos los manuales suministrados por el fabricante, deben estar disponibles en la hoja de vida de equipos para ser utilizados por el personal del laboratorio o unidad. En el caso que los manuales sean demasiado grandes, deben estar en un sitio adecuado para su consulta. Por otra parte, la aplicación rigurosa de los lineamientos establecidos a través de este manual, procedimientos y guías; el control metrológico de los equipos es un factor determinante en los laboratorios y unidades, para garantizar la trazabilidad de las mediciones y la confiabilidad de los resultados emitidos. 3.7.1. Conceptualización Con el fin de comprender las actividades mencionadas en este numeral se hace necesario mencionar algunos conceptos básicos relacionados con el tema, de acuerdo con las normas técnicas vigentes y vocabulario internacional de metrología, así: Aseguramiento metrológico: el aseguramiento metrológico corresponde a toda acción emprendida para cumplir los requisitos estipulados en las diferentes guías y procedimientos establecidos por los Laboratorios o Unidades de Policía, siendo de vital importancia, ya que de este depende la calidad y confiabilidad de los productos. Calibración: la calibración se define como: “la comparación de un estándar de medición, o de un equipo, con un estándar o equipo de mayor exactitud, para detectar y cuantificar imprecisiones y reportarlas o eliminarlas mediante un ajuste”. En este sentido, la calibración es la actividad de control de calidad más importante dentro de la medición, ya que establece la relación del valor medido por un equipo con un valor convencionalmente real, dando validez y trazabilidad a la medición. Cuando se utilizan los equipos de medición de manera continua, la exactitud y la precisión de la medición varían gradualmente a causa del desgaste de sus partes o por interferencias causadas por la acumulación de polvo o suciedad, por lo que es necesario validarlas por medio de una calibración y corregirlas, si es necesario. La Policía Nacional de Colombia requiere de programas consistentes de calibración para todos los equipos de muestreo y de medición. Durante la ejecución de los programas de calibración se efectúan diferentes tipos de calibraciones cuya complejidad y aplicación pueden variar en función de las circunstancias y de los objetivos establecidos. Sin embargo, es importante que en las calibraciones se consideren los siguientes aspectos: -

Trazabilidad de los estándares o materiales de referencia

-

Procedimientos establecidos y validados

1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 82. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - Programación -

Documentación de los resultados. Es indispensable que todos los datos y cálculos derivados de la calibración se registren en los diferentes formatos establecidos para el Registro de verificaciones y/o calibraciones de patrones, equipos y/o instrumentos de medición, de manera física o virtual, establecidos en el procedimiento de “Asegurar la Calidad”.

Calificación operacional: es la verificación de que los equipos funcionan en la forma esperada y son capaces de operar satisfactoriamente sobre todo el rango de los parámetros operacionales para los que han sido diseñados. Comprobación: es la comparación entre el valor que mide un equipo y un valor patrón, con el fin de hallar el error entre las mediciones y determinar si el equipo conserva la exactitud de la calibración o no, o hallar error entre las mediciones. Confirmación metrológica: conjunto de operaciones requeridas para asegurarse que el equipo de medición es conforme a los requisitos correspondientes a su uso previsto. Nota 4: la confirmación metrológica generalmente incluye la calibración y verificación, cualquier ajuste o reparación necesaria, y la subsiguiente calibración, la comparación con los requisitos metrológicos del uso previsto del equipo, así como cualquier sellado o etiquetado requerido. Nota 5: la confirmación metrológica no se logra hasta que se haya demostrado y documentado la adecuación del equipo de medición para el uso previsto. Nota 6: los requisitos para el uso previsto incluyen consideraciones tales como alcance resolución y error máximo permitido (NTC-ISO-10012). Equipos: es el conjunto de utensilios, instrumentos, máquinas y aparatos especiales para un fin, tarea o cálculo determinado, por ejemplo, "equipo quirúrgico", "equipo de salvamento", etc.… También recibe el nombre de equipo cada uno de los elementos de dicho conjunto (instrumentos, accesorios y programas). Equipo de medida: son todos los instrumentos de medida, patrones de medida, materiales de referencia, aparatos auxiliares e instrucciones que resultan necesarios para realizar una medición. Este término incluye los equipos de medida utilizados durante los ensayos y la inspección, así como los empleados para la calibración. Exactitud de medición: es el grado de concordancia entre el resultado de una medición y el valor verdadero de la magnitud medida. Incertidumbre de medida: es un parámetro asociado con los resultados de una medición que representa la dispersión de los valores que pueden ser razonablemente atribuidos a la magnitud por medir. Instrumentos de medición: es un dispositivo que se usa para comparar magnitudes físicas mediante un proceso de medición. Como unidades de medida se utilizan objetos y sucesos previamente establecidos como estándares o patrones. De la medición resulta un número que es la relación entre el objeto de estudio y la unidad de referencia. Los instrumentos de medición pueden ser de longitud, eléctricos, químicos, físicos, hidráulicos, etc. Son recursos que utiliza el funcionario para registrar información o datos sobre las variables que tiene en mente. Requisitos que deben cumplir los instrumentos de medición: Confiabilidad: capacidad de un instrumento o equipo para desempeñar una función repetida y bajo las mismas condiciones durante un período de tiempo determinado sobre un mismo objeto, produciendo resultados iguales. Validez: grado en que un instrumento realmente mide la variable que pretende medir.

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Resolución No. DEL HOJA No. 83. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Objetividad: grado en que el instrumento es permeable a la influencia de los sesgos y tendencias de los funcionarios que lo administran, califican o interpretan. Mantenimiento: se entiende la actividad técnico-administrativa dirigida principalmente a prevenir averías y a restablecer la infraestructura a su estado normal de funcionamiento, así como las actividades tendientes a mejorar el funcionamiento de un equipo.

El mantenimiento puede ser de conservación o de actualización (ver gráfico).

Fuente: DIRAF-GRUCA

Mantenimiento de conservación: puede definirse como el conjunto de operaciones para que un equipamiento reúna las condiciones de uso para el óptimo cumplimiento del propósito de adquisición. Mantenimiento preventivo: es el mantenimiento programado que se hace periódicamente a los equipos mediante rutinas previamente establecidas, tendientes a preservar su correcto funcionamiento. Tiene lugar antes de que ocurra una falla o avería, se efectúa bajo condiciones controladas sin la existencia de algún daño. Se realiza a razón de las especificaciones técnicas del fabricante, a través de los manuales o fichas técnicas. Mantenimiento programado: es aquel que se programa según revisiones periódicas, por tiempo de funcionamiento, kilometraje, etc. Mantenimiento predictivo: realiza las intervenciones prediciendo el momento que el equipo quedará fuera de servicio mediante un seguimiento de su funcionamiento determinando su evolución, y por tanto el momento en el que las reparaciones deben efectuarse. Mantenimiento de oportunidad: es el que aprovecha las paradas o periodos de no uso de los equipos para realizar las operaciones de mantenimiento, realizando las revisiones o reparaciones necesarias para garantizar el buen funcionamiento de los equipos en el nuevo periodo de utilización. Mantenimiento correctivo: es el mantenimiento no programado realizado por demanda y se ejecuta cuando el equipo queda fuera de servicio o cuando al realizar el preventivo se detecta un mal funcionamiento que pueda ocasionar la paralización del equipo. Este mantenimiento también es denominado “mantenimiento reactivo”; tiene lugar luego que ocurre una falla o avería; es decir, solo actuará cuando se presenta un daño en los equipos. Mantenimiento correctivo inmediato: es el que se realiza inmediatamente de percibir la avería y defecto, con los medios disponibles, destinados a ese fin. Mantenimiento correctivo diferido: es aquel que, al producirse una avería o defecto en el equipo o instrumento, genera un paro del mismo, en su la instalación o equipamiento, para posteriormente afrontar una reparación, solicitándose los medios para tal fin (repuestos, accesorios). Mantenimiento de actualización: el propósito del mantenimiento de actualización es compensar la obsolescencia tecnológica o las nuevas exigencias, que en el momento de la 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 84. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

adquisición no existían o no fueron tenidas en cuenta, pero que en la actualidad se hace indispensable adoptar, para el mejor aprovechamiento del bien. Motivos para realizar mantenimiento de actualización: -

Cambio en la normatividad Factores de seguridad Condiciones climáticas. Existencia de nuevos materiales y/o aleaciones. Factores de salud. Implementación de nuevas tecnologías Modificación del producto por condiciones de recursos físicos, lógicos o humanos.

Medición: proceso que consiste en obtener experimentalmente uno o varios valores que pueden atribuirse razonablemente a una magnitud (VIM, Vocabulario Internacional de Metrología). Medir: es “asignar números, símbolos o valores a las propiedades de objetos o eventos de acuerdo con reglas o parámetros establecidos” (Stevens, 1951). Método de medición: descripción genérica de la secuencia lógica de operaciones utilizadas en una medición (VIM). El método de medición puede ser calificado de diversas formas, tales como: -

Método de sustitución Método diferencial Método nulo

Metrología: es la ciencia que estudia las mediciones de las magnitudes, mediante un conjunto de operaciones que establecen la relación entre la indicación de un instrumento de medición y los valores correspondientes de la magnitud realizados por los patrones. Metrología Legal: se ocupa de la protección del consumidor y establece reglas para la relación industria-comercio en cuanto a bienes y servicios ofrecidos, verificando que los procesos técnicos utilizados sean los correctos de acuerdo a lo exigido por el fabricante, garantizando la calidad del producto entregado a los consumidores, esta debe ser ejercida por el gobierno local. Según lo dispuesto en el Decreto 1074 de 2015, modificado por el Decreto 1595 de 2015, se define la Metrología Legal como la parte de la metrología (ciencia de las mediciones) relacionada con las actividades que se derivan de los requisitos legales que se aplican a la medición, las unidades de medida, los instrumentos de medida y los métodos de medida que se llevan a cabo por los organismos competentes. Metrología Industrial: es la encargada de garantizar la confiabilidad en las mediciones que se realizan en la industria. Esta aplica en la calibración de equipos de medida y ensayo, en el diseño de un producto o servicio, la inspección de materias primas, proceso y producto terminado. Metrología biomédica: hace parte de la metrología industrial, es la encargada de asegurar la validez de las medidas en los equipos médicos y garantizar su correcto funcionamiento, ya que esto son de gran importancia para las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) como requisito habilitante de acuerdo a la normativa vigente aplicable a la materia, y a su vez, constituyen parte de estándares de acreditación en salud, que permiten generar planes de aseguramiento metrológico a nivel Institucional. Patrón: un material de medida, un instrumento de medición, o sistema de referencia destinado a definir, realizar, conservar o reproducir una unidad o más valores de una cantidad, con el propósito de transmitirlo a otros instrumentos de medición mediante la comparación. Rango de medida: intervalo expresado por los valores mínimos y máximos que se pueden medir con un equipo.

1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 85. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de actividades desempeñadas, equivale a los formatos luego de haber consignado en ellos la información. Trazabilidad: es un concepto fundamental que debe considerase en los programas de calibración. Se define trazabilidad como: “propiedad del resultado de una medición o del valor de un patrón, tal que ésta pueda ser relacionada con referencias determinadas, generalmente patrones nacionales o internacionales, por medio de una cadena ininterrumpida de comparaciones teniendo todas incertidumbres determinadas” (VIM). Verificación: conjunto de operaciones efectuadas con el fin de comprobar y afirmar que el equipo de medición satisface enteramente las exigencias requeridas. 3.7.2. Clasificación de equipos Policía Nacional A continuación, se relaciona la clasificación de los equipos al servicio de la Institución de acuerdo a su uso:

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Equipos de aviación Ejemplo: de navegación, Transformador de potencia, Reguladores, etc.

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Equipos de apoyo industrial Ejemplo: calderas, Plantas eléctricas, Motobombas, etc.

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Equipos de precisión Ejemplo: Flujómetro, Manómetro, Tensiómetro, Termómetro, etc.

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Equipos de Poligrafía Ejemplo: Manga de presión cardiaca, Sensor de movimientos, Foto pletismógrafo, etc.

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Equipos de refrigeración Ejemplo: Cámara frigorífica, Enfriador de agua, Nevera, etc.

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Equipos de masa Ejemplo: Básculas, Grameras, Balanzas, etc.

-

Equipos biomédicos Ejemplo: Electrocardiógrafo, Desfibrilador, etc.

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Equipos de laboratorios Equipos: Infrarrojo, Electroforesis capilar, Destilador, Refractómetro, Cromatógrafo de Gases, Centrífugas, Termociclador, etc.

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Equipos de Medios Ambientales Ejemplo: Cromatógrafo de gases acoplado a espectrometría de masas, fluorescencia de rayos X, etc.

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Equipos que miden la cantidad de alcohol presente en el aire expirado por una persona. Ejemplo: Alcoholímetro.

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Equipos de Higiene Industrial Ejemplo: detectores de gases.

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Equipos láser detectores de velocidad Ejemplo: cronógrafo de velocidad.

-

Equipos Especializados antiexplosivos Ejemplo: Equipo para inspección segura de artefactos explosivos, equipo para desminado.

1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 86. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - Equipos de topografía

Ejemplo: Estaciones totales, Distanciómetros, Niveles, medidores laser, Geoposicionador satelital, receptor GNSS y controlador PDA de doble frecuencia, etc.

3.7.3. Sistema de aseguramiento metrológico

Fuente: Ideteco

A continuación, se describen las actividades metrológicas de planificación, ejecución y control para los Laboratorios y Unidades de Policía:  Elaboración de inventario de equipos e instrumentos de medición Los Laboratorios o Unidades de Policía, mediante acta 1DS-AC-0001, realizan el diagnostico según las siguientes actividades: a) establecer que equipos e instrumentos se encuentran cargados en cada laboratorio o Unidad de Policía, según el centro de costos de la Oficina de Intendencia y Telemática; b) Identificar qué equipos e instrumentos de medición requieren algún seguimiento metrológico; c) Identificar cuáles equipos e instrumentos de medición requieren mantenimiento, verificación, calibración u otra actividad que evidencie su estado; d) establecer la periodicidad de los mantenimientos, verificaciones o calibraciones. Este diagnóstico es realizado para determinar los factores mencionados y se ajusta cada vez que se requiera según lo establecido por el Laboratorio o Unidad de Policía. En el ítem b) del diagnóstico mencionado en el párrafo anterior, se establece qué equipos e instrumentos de medición deben ser dados de baja, registrando el motivo del mismo; asimismo, se puede determinar por necesidades del servicio, la remesa de un equipo a otra unidad o Laboratorio a nivel Nacional previa coordinación, para lo cual los responsables de las dependencias de intendencia o logísticas de las unidades policiales, facilitaran el trámite correspondiente. Para el Grupo de Investigación Criminalística de las Seccionales de Investigación Criminal (SIJIN) y Grupos Regionales de Policía Científica y Criminalística (GREPCI), se establecerá un solo formato de inventario en todas sus disciplinas forenses; de igual forma, para los Laboratorios de la Dirección de Investigación Criminal e INTERPOL se establece un formato de inventarios por disciplina forense. Posteriormente, se debe registrar la información obtenida del diagnóstico, en el formato 1LA-FR0134 Inventario de Equipos e Instrumentos de Medición, donde solo se relacionen los equipos a ser intervenidos; adicionalmente, en este formato se debe registrar el respectivo código interno, con el fin de identificar unívocamente el equipo, como se indica a continuación:

1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 87. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Primer ejemplo de identificación código interno por Laboratorio o Unidad de Policía: EQ-001: Dónde:  EQ: Corresponde a la sigla dada por el Laboratorio o Unidad de Policía, donde EQ “Equipo”.  001: Corresponde a la identificación numérica interna de cada equipo e instrumento de medición hasta llegar al total. Segundo ejemplo de identificación código interno por Laboratorio o Unidad de Policía: GHF-001: Dónde:  GHF: Corresponde a la sigla dada por el Laboratorio o Unidad de Policía, donde GFH “Genética Humana Forense”.  020: Corresponde a la identificación numérica interna de cada equipo e instrumento de medición hasta llegar al total. Para mantener la trazabilidad del equipo en todos los formatos establecidos del presente numeral, se debe mantener este código interno.

Por otro lado,  Rótulo de identificación del equipo Los equipos que hacen parte de los activos de la Policía Nacional y que están asignados a los laboratorios o unidades de Policía, deberán ser identificados con el siguiente rótulo, que será colocado a un lado del equipo o sobre él: Código interno

Nombre:

Laboratorio o unidad policial Marca: Modelo: No. de serie: POLICÍA NACIONAL

No. de inventario:

Las dimensiones para el presente rotulo dependerán del tamaño de los equipos. Los equipos e instrumentos pequeños serán solamente identificados en la carpeta yute (si aplica) o cuando el equipo e instrumento tiene sitio específico. Para el caso de los equipos especializados del Grupo antiexplosivos y antiterrorista de la Dirección de Investigación Criminal e INTERPOL, no se requerirá el formato de rotulación, pero esta codificación e identificación si será trazable en la hoja de vida de los equipos.  Expedientes de equipos.

1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 88. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

El Laboratorio o Unidad de Policía debe contar con un expediente para cada equipo, en medio electrónico o físico (carpeta tipo yute), que se encuentre relacionado en el formato 1LA-FR-0134 Inventario de los Equipos e Instrumentos de Medición. El expediente debe contener los siguientes soportes y registros:    

Formato 1LA-FR-0025 Hoja de Vida Equipos. Formato 1LA-FR 0026 Historial de Mantenimiento y Desarrollo de Actividades. Formato 1LA-FR-0027 Historial de Calibraciones y Verificaciones de Equipos y Patrones. Soportes de los reportes de mantenimientos registrados y entregados por las empresas contratistas.  Soportes de los certificados de calibración o verificación, entregados por los laboratorios, empresas o realizados por el propio laboratorio cuando aplique.  Demás formatos o documento establecidos por cada Laboratorio o Unidad Policial según su especialidad. De igual manera, es importante tener a la mano los manuales de los equipos e instrumentos de medición, con el fin de garantizar la operación de estos por cualquier funcionario; toda vez que no toda la información del manual está contenida en el formato 1LA-FR-0025 hoja de vida equipo. Cuando se realicen mantenimientos, verificaciones internas o externas, calibraciones o cualquier otra actividad a los equipos e instrumentos de medición, se debe actualizar la información en el formato 1LA-FR 0026 Historial de Mantenimiento y Desarrollo de Actividades, y el formato 1LAFR-0027 Historial de Calibraciones y Verificaciones de Equipos y Patrones. Actualización de la hoja de vida equipo formato 1LA-FR-0025 La hoja de vida de los equipos e instrumentos de medición puede ser actualizada en las siguientes situaciones: 

Cuando se modifique la periodicidad de los mantenimientos, calibraciones o verificaciones.

Cuando se cambie el responsable del equipo o responsable del Laboratorio o Unidad de Policía.

Cuando se modifique el numeral 2 en cualquiera de sus ítems.

Para lo anterior, la hoja de vida se debe escanear y dejar en medio físico en el expediente del equipo, con la respectiva actualización, con el fin de tener la trazabilidad de los cambios realizados. Cuando se efectúe un cambio de versión en el formato 1LA-FR-0025 Hoja de Vida Equipo, se establece mediante acta, un cronograma de actividades que determine la transición y aplicación de la nueva versión, en un tiempo menor de 120 días.  Programa de Mantenimiento, Verificación, Calibración de Equipos e Instrumentos de Medición El Programa de mantenimiento, verificación, calibración y demás intervenciones metrológicas de equipos e instrumentos de medición, es una herramienta gerencial diseñada para proporcionar acciones sistemáticas de trabajo a los responsables de la planeación, seguimiento y control de dichas actividades, siguiendo las políticas dadas por las áreas correspondientes. Para el Grupo de Investigación Criminalística de las Seccionales de Investigación Criminal (SIJIN) y Grupos Regionales de Policía Científica y Criminalística (GREPCI), se establecerá un solo formato del Programa de mantenimiento, calibración y verificación de equipos e instrumentos de medición en todas sus disciplinas forenses; de igual forma, para los Laboratorios de la Dirección de Investigación Criminal e INTERPOL se establece un formato por disciplina forense.

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Resolución No. DEL HOJA No. 89. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Determinación del mantenimiento, calibración, verificación y otras intervenciones metrológicas de equipos e instrumentos de medición Las frecuencias para realizar los mantenimientos, verificaciones, calibraciones y otras intervenciones metrológicas, están definidas en la hoja de vida de cada equipo, según formato 1LA-FR-0025, en el documento OIML D10 / ILAC G24 “Guía para la determinación de intervalos de calibración en instrumentos de medición” y en las recomendaciones del fabricante, las cuales, en algunos casos son especificadas en el manual del equipo y los criterios relacionados más adelante. Asimismo, se deben tener en cuenta el comportamiento de las condiciones de uso y manejo de los mismos.

Recomendacion es del fabricante. Condiciones de operación. Exactitud requerida

Especificaciones del equipo o instrumento de medición.

Condiciones ambientales

Tendencia de datos obtenidos en los registros de calibración.

Tipo de aplicación o uso dentro del proceso.

Extensión y severidad del uso.

Seguimiento estadístico de las desviaciones presentadas. Fuente ILAC-G24

Los Laboratorios y Unidades de Policía establecen dentro de los dos primeros meses del año, el programa de mantenimiento, verificación o calibración de equipos e instrumentos de medición, según formato 1LA-FR-0047. Lo anterior, conforme a lo definido en la hoja de vida de equipos formato 1LA-FR-0025 y en el inventario de equipos e instrumentos de medición formato 1LA-FR0134, con el fin de asegurar el correcto funcionamiento y evitar su deterioro. Finalmente, el programa de mantenimiento, verificación o calibración de equipos o instrumentos, según formato 1LA-FR-0047, es archivado en una carpeta junto con el inventario de equipos e instrumentos de medición, según formato 1LA-FR-0134, y el acta 1DS-AC-0001 de diagnóstico realizada para la determinación del plan de necesidades, proyectado para la siguiente vigencia. Mantenimiento de equipos e instrumentos de medición El mantenimiento de equipos e instrumentos de medición, es de vital importancia para prolongar la vida útil de los bienes, obtener un rendimiento aceptable de los mismos durante más tiempo y reducir el número de fallas, así como mitigar la ocurrencia de accidentes, daños medioambientales, mejorando las funciones y la vida útil de los bienes. Determinación periodicidad de mantenimiento Para determinar la periodicidad del mantenimiento de los equipos se deberá tener en cuenta los siguientes aspectos: Impacto en el procedimiento: es la afectación que genera el equipo sobre la actividad a desarrollar. Ubicación del equipo: según el uso previsto se determina si el equipo se usa en unidades fijas o unidades móviles, afectados por las condiciones ambientales en que se está usando (temperatura, humedad e iluminación). Para este análisis se determinó como parámetro de calificación lo siguiente: unidades fijas valor de 1, unidades de movimiento ocasional valor de 3 y unidades móviles valor de 5. Frecuencia de uso: probabilidad de que el ciclo de uso del equipo genere en él, un degaste que pueda afectar la actividad a desarrollar. A cada uno de los criterios se les asigna una calificación de acuerdo a su incidencia, así:

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Resolución No. DEL HOJA No. 90. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ Criterios para Clasificación de acuerdo a su incidencia.

Incidencia Calificación Alta 5 Media 3 Baja 1

Una vez totalizadas las calificaciones dadas a cada criterio, se determina la periodicidad de acuerdo a la siguiente tabla: Criterios para determinar la periodicidad.

Calificación

Resultados

Alto Normal Bajo

Periodicidad de mantenimiento Semestral Anual 2 años o más

11 - 15 6 - 10 1–5

Ejemplo:

Equipo Balanza Analítica Cabina extractora

Variables Ubicación Impacto en el Frecuencia Suma del procedimiento de uso equipo

Frecuencia

5

3

1

9

Anual

1

1

3

5

2 años o más

El programa de mantenimiento para cada unidad se elaborará de acuerdo al formato 1LA-FR0047 Programa de mantenimiento, verificación o calibración de equipos e instrumentos de medición. Calibración y verificación de equipos e instrumentos de medición  Identificación y selección de los equipos que requieren calibración Una vez realizado el diagnóstico a los equipos, de acuerdo a las necesidades identificadas según el uso previsto y el impacto en los resultados, se establece la frecuencia de calibración y los puntos a calibrar; aquellos equipos e instrumentos de medición que generen más de una magnitud, el responsable del diagnóstico determina que magnitud requiere de calibración de acuerdo al uso previsto. Igualmente, todo equipo o instrumento de medición nuevo debe ser recibido con el certificado de calibración o verificación de fábrica o realizar el procedimiento en sitio, cuando aplique dejando el registro correspondiente. Cada vez que se realice una intervención al equipo que afecte partes esenciales del sistema de medición del mismo, se debe realizar la calibración, cuando aplique.  Importancia de calibrar y verificar La calibración y verificación es importante para garantizar un correcto funcionamiento dentro de las especificaciones del equipo; de igual manera, se podrán conocer y evidenciar todas las desviaciones a lo largo del tiempo, con el fin de realizar los ajustes correspondientes. A continuación, se presentan las ventajas de llevar a cabo una calibración: -

Estimar la incertidumbre del instrumento de medida.

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Resolución No. DEL HOJA No. 91. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - Confirmar si existe alguna desviación en el instrumento de medida, que ponga en duda

-

los resultados de medidas de masa, volumen, longitud, amplitud, temperatura, entre otros. Determinar la desviación entre el valor indicado y el valor verdadero, mediante comparación con patrones nacionales o internacionales de incertidumbres conocidas. Asegurar la calidad y confiabilidad de los resultados. Determinar el error del equipo, la repetibilidad y reproducibilidad de sus resultados.

 Equipos fuera de servicio En caso que el equipo o instrumento esté fuera del período de validez de la calibración o verificación con patrones trazables, cuyos resultados de calibración no cumplen con los parámetros técnicos establecidos o cuando un equipo no está siendo usado por diferentes situaciones administrativas u operativas, se identificará con el rótulo “EQUIPO FUERA DE USO” indicando la fecha en que así se declaró. Al momento del reintegro, se debe contar con el cumplimiento de los requisitos de gestión metrológica, se realizará la verificación del equipo según aplique y de ser necesario se incluirá en el programa de mantenimiento, calibración o verificación de la vigencia según sea el caso. Determinación de la frecuencia de calibración y verificación Para la determinación de la frecuencia de calibración y verificación se podrá realizar la ponderación de los siguientes criterios: Impacto de medición: Es la afectación que genera el instrumento de medición sobre la actividad a desarrollar. Histórico: Es la calificación del comportamiento del instrumento de medición a través del tiempo respecto a los criterios de calibración según el uso previsto. Para este análisis se determinó como parámetro de calificación lo siguiente: Parámetros de calificación

PARÁMETRO No estable Más o menos estable Estable

CALIFICACIÓN 5 3 1

Ubicación del equipo: según el uso previsto se determina si el equipo se usa en unidades fijas o unidades móviles. Para este análisis se determinó como parámetro de calificación lo siguiente: unidades fijas valor de 1, unidades de movimiento ocasional valor de 3 y unidades móviles valor de 5. Medición a realizar: es el tipo de característica evaluada en cuanto a precisión o tolerancia requeridas. Para este análisis se determinó como parámetro de calificación lo siguiente: Precisión 5 y Mayor tolerancia 3. Frecuencia de uso: probabilidad de que el ciclo de uso genere en el equipo un degaste que pueda afectar los resultados de la medición. Severidad del medio: probabilidad de que los resultados del equipo se afecten por las condiciones ambientales de operación (temperatura, humedad, iluminación, entre otras.) A cada uno de los criterios se les asigna una calificación de acuerdo a la incidencia de cada uno de ellos: 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 92. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Calificación de acuerdo a la incidencia

Incidencia Calificación Alta 5 Media 3 Baja 1 Una vez totalizadas las calificaciones dadas a cada criterio, se determina la frecuencia de acuerdo a la siguiente tabla: Frecuencia de calibración

Calificación Resultados Frecuencia de Calibración Muy alto 26-30 Semestral Alto 20-25 Anual Normal 13-19 De 1 a 2 años Bajo 6-12 2 años o más Ejemplo: Variables Impacto de medición

Resultado de la verificación

Ubicación del equipo

Medición a realizar

Frecuencia de uso

Severidad del medio

Suma

Balanza analítica

5

1

1

3

3

1

14

Tamiz

3

1

1

1

1

5

12

Equipo

Frecuencia

De 1 a 2 años 2 años o más

La calibración de los equipos o instrumentos de medición de los laboratorios o unidades de policía, debe realizarse por laboratorios acreditados, o en su defecto por laboratorios no acreditados si para una magnitud específica no existe un laboratorio acreditado que realice la calibración, siempre y cuando se realice con patrones trazables. Lo anterior, teniendo en cuenta el numeral 7.1.5.2 “Trazabilidad de las mediciones” de la norma NTC ISO 9001:2015 que prevé “a) calibrarse o verificarse, o ambas a intervalos especificados, o antes de su utilización, contra patrones de medición trazables a patrones de medición internacionales o nacionales; cuando no existan tales patrones, debe conservarse como información documentada la base utilizada para la calibración o la verificación”. Los laboratorios o unidades de policía que contraten con un laboratorio de calibración acreditado, deben verificar que el estado de la acreditación se encuentre vigente durante el proceso contractual y en la ejecución del contrato, en la página oficial del Organismo Nacional de Acreditación en Colombia-ONAC. Por otra parte, existen otras metodologías que pueden ser utilizadas para realizar la revisión y ajustes de los periodos de calibración, así: a. Gráficos de tendencia El gráfico de tendencia es una representación (x,y); donde el eje (x) corresponde al tiempo y el eje (y) corresponde a la exactitud del equipo. Los pasos para elaborar el gráfico son los siguientes:  Definir qué se va a medir, el proceso y/o los resultados.  La gráfica corresponde a los resultados de las calibraciones y verificaciones intermedias (cuando aplique) de los equipos e instrumentos de medición en función del tiempo.

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Resolución No. DEL HOJA No. 93. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

 Los puntos a graficar son los errores observados y sus incertidumbres asociadas.  Establecer un periodo de tiempo para realizar el análisis de las gráficas de tendencia.  Trazar el eje vertical a la izquierda, el cual representa el valor medido. Establezca la escala a intervalos apropiados desde 0 hasta los valores más altos, los cuales corresponden al error máximo permitido ya sea positivo o negativo.  Trazar el eje horizontal en el centro, el cual representa el tiempo o la secuencia.  Marcar cada punto de datos en la gráfica a medida que ocurran.  Analizar los resultados, buscar tendencias, comportamientos, una distribución uniforme de los puntos de datos alrededor de la línea central (media) y cualquier punto de datos exageradamente altos o bajos, que pueden indicar un problema anormal en el proceso. Con base en el análisis de la gráfica, se procede a realizar los ajustes de las frecuencias de calibración, según el método 1: ajuste automático o escalonado (tiempo total transcurrido o tiempo calendárico) documentado en la guía OIML D 10 Lineamientos para la determinación de intervalos de calibración de los instrumentos de medición. b. Análisis de deriva El ajuste de los periodos de calibración se puede realizar por medio de la aplicación de las siguientes fórmulas: Deriva =

______Desviación (variación entre calibraciones)_____ (T2 – T1) (Tiempo en meses entre calibraciones)

Intervalo de calibración= _________Error máximo permitido________ Deriva

Verificaciones de conformidad periódicas

Esta actividad es realizada cuando los laboratorios o unidades de policía efectúen actividades de verificación internas o externas, con el fin de asegurar la aptitud de un determinado equipo o instrumento de medición para su uso previsto. La Dirección de Investigación Criminal e INTERPOL según su necesidad, podrá crear formatos y demás herramientas necesarias para asegurar el buen funcionamiento de los equipos e instrumentos de medición.  Registros de Seguimiento para el mantenimiento, calibración o verificación de equipos e instrumentos de medición. Seguimiento actividades de mantenimiento de equipos e instrumentos de medición El seguimiento a las actividades de mantenimiento efectuadas a los equipos e instrumentos de medición se realiza en el formato historial de mantenimiento y desarrollo de actividades registro de mantenimientos y actividades 1LA-FR-0026, estableciendo la fecha, el tipo de mantenimiento que se ejecutó y las actividades realizadas; asimismo, se plasma el número de reporte y la empresa que realizó la actividad.

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Resolución No. DEL HOJA No. 94. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

En la casilla “Descripción de la Actividad” del formato en mención, se realizará el registro correspondiente a las actividades ejecutadas y lo pertinente para el seguimiento del uso del equipo, así: -

Mantenimiento preventivo y/o mantenimiento correctivo. Equipo en buen estado de funcionamiento / Equipo fuera de uso.

En caso de presentarse alguna novedad relacionada con el mantenimiento, las actividades realizadas serán registradas en esta misma casilla, con el propósito de mantener la trazabilidad de las acciones concernientes al mismo. Seguimiento actividades de calibración y verificación del equipos o instrumentos de medición El seguimiento a las actividades de calibración y verificación efectuadas a los equipos o instrumentos de medición se realiza en el formato historial de calibraciones y verificaciones de equipos y patrones 1LA-FR-0027 estableciendo la fecha y la actividad realizada (calibración, verificación u otra intervención metrológica); asimismo, se establece la magnitud del equipo, los resultados obtenidos en la ejecución de la calibración o verificación, número de certificado o reporte y la empresa o Laboratorio que realizó la actividad. En la casilla “Resultados” del formato en mención, se realizará el registro correspondiente a las actividades ejecutadas y lo pertinente para el seguimiento del uso del equipo, realizando análisis de los resultados, así: -

Lectura, indicación del patrón, error Incertidumbre Equipo conforme / equipo no conforme

En caso de presentarse alguna novedad relacionada con la calibración, verificación u otra intervención metrológica, las actividades a realizar serán registradas en esta misma casilla con el propósito de mantener la trazabilidad de las acciones concernientes al mismo, asegurando que se consignen todas las observaciones que surgen como resultados de las revisiones de certificados de calibración. Estos resultados se registran teniendo en cuenta el análisis de la información contenida en el certificado de calibración o informe de verificación del equipo, instrumento de medición, permitiendo determinar si realmente cumple con las especificaciones requeridas para su uso previsto. Los requisitos relativos a la adecuación de los equipos, pueden incluir consideraciones tales, como: el rango, la resolución, los errores máximos permisibles, etc., los cuales son definidos por el laboratorio, para asegurar que el equipo de medición cumple según lo establecido. Una vez verificado el equipo o instrumentos de medición, y se encuentre que este no puede ser calibrado o verificado por reparación antieconómica, fuera de tolerancias específicas y que no permita ajustes, se procederá a elaborar un informe detallado con las causas, se actualizará la hoja de vida y se devolverá al almacén correspondiente con el fin que se ejecute el procedimiento de baja de bienes. 3.7.3. Otras intervenciones metrológicas Caracterización de Medios Isotermos Las actividades a realizar en la caracterización de equipos e instalaciones varían, enormemente en función de las características del equipo y del uso al que este destinado. Con la publicación de la Nota Técnica NT-04, la Entidad Nacional de Acreditación de España (ENAC) intenta homogenizar este tipo de actividades. Este numeral se de aplicación para la caracterización de los siguientes medios isotermos:

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Resolución No. DEL HOJA No. 95. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - Autoclaves de esterilización. - Autoclaves distintos de esterilización. - Baños de temperatura controlada. - Cámaras Climáticas. - Congeladores. - Estufas. - Estufas de vacío. - Hornos. - Incubadores. - Instalaciones térmicas. - Muflas. - Refrigeradores (Incluye, entre otros, equipos como: neveras, conservadores…) - Termocicladores.

Los Laboratorios o Unidades de Policía, que establezcan dentro de sus equipos otras intervenciones metrológicas, como la caracterización de medios isotermos, deberán utilizar procedimientos técnicos adecuados; así como también, documentar el alcance de la caracterización requerida en los formatos hoja de vida de equipos (1LA-FR-0025), tales como: parámetros y elementos objeto de caracterización (estabilidad temporal, uniformidad, indicación, etc.…), las condiciones de carga (que deberían ser representativas de los volúmenes y masas procesados en su uso habitual), su configuración, la elección de ciclos de trabajo, etc.… Cuando el laboratorio o unidad de policía no realice la caracterización de medios Isotermos internamente, éste debe ser contratado con empresas especializadas, teniendo en cuenta los aspectos descritos a continuación: Dada la gran variedad de medios que es posible caracterizar, el método utilizado deberá recoger sus limitaciones, tales como: volúmenes máximos, márgenes de temperatura o humedad, límites de presión o necesidades de tamaño de acceso. Los posibles parámetros a caracterizar dependerán del tipo de medio isotermo y de la utilización del mismo. A continuación, se relacionan algunos de los más habituales: -

Estabilidad (temperatura o humedad). Uniformidad /gradiente (temperatura o humedad). Indicación (temperatura o humedad). Otros parámetros temporales, por ejemplo: Inercia térmica, tiempo de recuperación, tiempo de transferencia o decrecimiento térmico y en autoclaves: tiempos de esterilización, mantenimiento y equilibrio.

El laboratorio deberá establecer la necesidad de caracterizar el medio isotermo que afectan a la validez de los resultados y a la estimación de su incertidumbre. A continuación, se citan algunos aspectos relacionados con el propio medio isotermo, la instrumentación y el método a utilizar para su caracterización:  Uniformidad de temperatura: Dentro de la zona útil, algunas zonas permanecerán más calientes o frías que el valor deseado, debido a gradientes de temperatura.  Estabilidad de temperatura: Fluctuaciones temporales de la temperatura. Pueden ser diferentes en distintas zonas del recinto y en general serán menores que la uniformidad.  Uniformidad de humedad: El contenido de agua en el aire puede variar en distintas zonas de la cámara, en especial donde se pierde o aporta vapor de agua (p.ej. fugas o charcos).  Estabilidad de humedad: El contenido de agua en el aire puede variar en función del tiempo (p. ej. debido al método de humectación).  Instrumentación: El tipo, número y ubicación de los sensores se establecerá teniendo en cuenta las características del medio y su carga.

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Resolución No. DEL HOJA No. 96. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

 La incertidumbre de la instrumentación utilizada: Incertidumbre de calibración, no linealidad de los sensores, resolución, respuesta de los sensores a un cambio de temperatura o humedad, aplicabilidad de la calibración, deriva, errores no corregidos, repetibilidad, etc.  Diferencia entre las condiciones de calibración y de uso. Por ejemplo sensores de temperatura calibrados en líquido y usados en aire; medidores utilizados en condiciones ambientales distintas a las de calibración.  Efectos de carga.  Condiciones ambientales externas al medio caracterizado.  El efecto de la temperatura sobre la humedad relativa (por ejemplo cargas con disipación térmica).  El efecto de la presión sobre la temperatura (en autoclaves)  Configuración y parámetros establecidos en el medio isotermo a calibrar.  Efectos debidos a la lectura de la indicación del control del recinto (resolución, estabilidad…) La determinación, bajo condiciones técnicas especificadas, de la distribución interna de la temperatura del medio isotermo comparada con las indicaciones de su propio termómetro se determinaría como calibración del Medio Isotermo. Calificación operacional Este numeral establece directrices, sobre la realización adecuada de la “Calificación” de algunos equipos e instrumentos de medición. Está enfocado a explicar el proceso de calificación, proporcionando recomendaciones sobre lo que debe realizarse en cada etapa de la calificación instrumental. Establece un enfoque general de la calificación de instrumentos y se aplica a una amplia variedad de instrumentación analítica; proporciona recomendaciones compatibles con los requerimientos de la norma técnica Colombiana NTC-ISO/IEC 17025. No es posible establecer metodologías específicas a los requisitos para la Calificación Operacional, porque en esta etapa, las revisiones y las pruebas necesarias para demostrar que la especificación operacional del instrumento se cumple, son específicas y varían dependiendo del tipo de instrumento que este bajo calificación. Los requisitos establecidos en este numeral no están destinados a ser una serie obligatoria de pruebas que deban llevarse a cabo. El laboratorio o unidad de policía, deberá ejercer su juicio profesional para establecer el alcance a los requisitos individuales, que sean aplicables y al nivel de detalle requerido para una calificación propia de los instrumentos analíticos. Los instrumentos tienen diversas configuraciones de computadoras, microprocesadores y programas de cómputo, la validación formal de estos componentes está fuera del alcance de este numeral. Cuando sea necesario, se debe solicitar evidencia documentada a los proveedores de los instrumentos, de que tales componentes se hayan desarrollado y fabricado bajo normas apropiadas y formalmente hayan sido validados durante su producción. La “calificación” está orientada y relacionada primariamente a la especificación operacional del equipo o instrumento, demostrando que funcionará de acuerdo a su especificación en el entorno seleccionado, garantizando el correcto funcionamiento del mismo dentro de los límites y tolerancias admitidas. A continuación, se describe el proceso de Calificación Operacional a realizar para un equipo e instrumento de medición:

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Resolución No. DEL HOJA No. 97. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ El proceso en donde se demuestra que un instrumento funcionará de acuerdo a la especificación operacional en el ambiente seleccionado.

Calificación de Operación (CO)

El propósito de la Calificación Operacional (CO) es demostrar y proporcionar evidencia documentada de que el instrumento funcionará de acuerdo a la especificación operacional en el ambiente seleccionado. Normalmente para un instrumento nuevo, la Calificación Operacional (CO) se realiza después de la Calificación de Instalación o después de un cambio significativo en el instrumento o después de realizar un cambio de un componente resultado de una reparación o servicio. La Calificación Operacional (CO) puede ser llevada a cabo por el proveedor, el laboratorio o unidad de policía, pero debe permanecer bajo control. Sin embargo, para instrumentos de configuración compleja o que no se tengan los instrumentos necesarios, solo puede ser realizado por el proveedor. La Calificación Operacional (CO) debe realizarse de acuerdo a los procedimientos y las instrucciones del proveedor, utilizando los materiales y protocolos apropiados y debe satisfacer los requisitos generales establecidos por el laboratorio o unidad de policía. A continuación, se mencionan algunas características metrológicas a considerar en una Calificación Operacional: EQUIPO Campana de Extracción

Campana de flujo laminar Gabinete de Bioseguridad

Autoclave

Espectrómetro de absorción atómica

Cromatógrafo de gases

                    

Cromatógrafo de Líquidos

      

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CARACTERÍSTICA METROLÓGICA Velocidad y flujo de extracción. Velocidad y flujo de aire. Flujo laminar. Integridad de los filtros. Conteo de partículas. Integridad del filtro. Conteo de partículas. Prueba de laminaridad. Perfil de flujo de inyección. Características de cargas / ciclos. Prueba de reto Biológico. Sensibilidad de la absorción. Linealidad de la absorción. Precisión de la absorción. Fugas del inyector. Exactitud y estabilidad de presión / flujo. Repetibilidad de la inyección. Exactitud y estabilidad de la temperatura del inyector. Descarga del sistema de inyección. Temperatura del horno. Linealidad, respuesta, ruido y desviación de la señal del detector. Exactitud y presión del flujo. Precisión de la Inyección. Descarga del inyector. Precisión y exactitud del termostato del automuestrador. Exactitud de la temperatura del horno Linealidad y exactitud de la longitud de onda del detector UV. Exactitud de las longitudes de onda de emisión y excitación del detector de fluorescencia. Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 98. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ Espectrómetro de masas  Precisión de la masa. Incubadora Baño de agua Estabilidad y uniformidad de la temperatura Horno esterilizante Estufa de secado Mufla Fuente: Circular No. CCAYAC/2/OR/5971/2017 Comisión Federal para la protección contra Riesgos Sanitarios de la ciudad de México.

3.7.4. Evaluación del programa de mantenimiento, calibración o verificación de equipos e instrumentos de medición El seguimiento al programa de mantenimiento, calibración y verificación de equipos e instrumentos, será realizado de acuerdo al sistema de gestión de calidad de cada unidad por parte del responsable del mantenimiento, calibración, verificación de equipos o instrumentos de medición del laboratorio o unidad de policía, donde entregará un informe a la dependencia de planeación de la unidad, en el cual se relacione el resultado de la evaluación trimestral realizado al programa de mantenimiento, calibración o verificación de equipos e instrumentos de medición, novedades presentadas y acciones tomadas. 3.7.5. Almacenamiento y transporte de equipos Las condiciones de almacenamiento y transporte de los equipos e instrumentos deberán ser apropiados para impedir alteraciones en sus características de operatividad y de exactitud durante períodos prolongados, y como mínimo durante un tiempo al menos igual al transcurrido entre las sucesivas revisiones periódicas de mantenimiento y calibración; generalmente, es suficiente un almacenamiento en local cerrado, en el que la humedad y la temperatura se mantengan dentro de límites normales, siendo necesario el control de las condiciones ambientales; en cualquier caso, se tendrán en cuenta las recomendaciones del fabricante en este sentido (cuando existan). 3.7.6. Protección de equipos Los laboratorios o unidad de policía protegerán los equipos e instrumentos de medición contra ajustes que puedan invalidar los resultados, por medio de claves de control de acceso a los programas de ajuste (cuando aplique), como por ejemplo: a las balanzas analíticas y hojas de cálculo en la que se realizan los cálculos de la información; cualquier modificación fundamental en sus parámetros de configuración debe contar con la aprobación y supervisión del responsable del laboratorio, unidad de policía o quien se determine, en cuyo caso seguirá las recomendaciones del fabricante detalladas en los respectivos catálogos u hoja de vida equipos. 3.7.7. Factores de corrección Cuando las calibraciones de los equipos o instrumentos de medición utilizados en los laboratorios o unidades de policía den lugar a un conjunto de factores de corrección; estos, deben estar disponibles en un lugar visible (esticker) con el fin de ser aplicados al momento de realizar las mediciones. 3.7.8. Competencia técnica del personal de laboratorios o unidad de policía Es responsabilidad de los Directores, Comandantes de Metropolitanas y Departamentos, (según aplique que tengan a cargo equipos e instrumentos de medición, garantizar que el personal que sea destinado o labore en los laboratorios o unidad de policía, cuenten con la competencia técnica requerida según la especialidad. Si es del caso se debe capacitar al personal en las magnitudes a trabajar, temas relacionados con metrología y las normas NTC-ISO/IEC 17025 NTC-ISO/IEC 17020, según necesidades. 3.8. Mantenimiento de equipos Instalaciones Policiales

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Resolución No. DEL HOJA No. 99. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Todas las instalaciones policiales, requieren para su buen funcionamiento de equipos industriales tales como motobombas, ascensores, hidro-flow, aires acondicionados, bombas sumergibles, tableros de control eléctrico, escaleras eléctricas, etc., los cuales requiere, para su buen funcionamiento. Es responsabilidad de los ordenadores del gasto de las unidades policiales, garantizar los recursos necesarios para el cumplimiento al plan de mantenimiento establecido para los equipos que soportan el funcionamiento de las instalaciones policiales. Asimismo, los jefes administrativos de las unidades policiales que cuentan con este tipo de equipos, son los responsables de realizar el plan de mantenimiento, de acuerdo a las necesidades que se presenten en la unidad, previo diagnóstico sobre el estado de los mismos, para determinar las necesidades de recursos según las diferentes actividades que sean requeridas. De la misma manera, se debe tener en cuenta los lineamientos y recomendaciones establecidos en los manuales del fabricante, con el fin de incluirlos en el plan de necesidades de la vigencia correspondiente, siendo enviado a la dependencia de planeación de la unidad ordenadora del gasto. Nota 7: los equipos de aire acondicionado, el mantenimiento, reparación y sustitución, estarán a cargo de la Oficina de Telemática de la Policía Nacional. El plan de mantenimiento, debe ser elaborado en el formato “Plan de Mantenimiento General” 1LA-FR-0114 y firmado por el Jefe del Administrativo de la Unidad, el responsable de mantenimiento de las instalaciones policiales, y autorizado por el ordenador del gasto, aprobándolo mediante su firma, el cual debe ser ejecutado en la vigencia, excepto en los casos en que cuente con vigencias futuras. Adicionalmente, cuando se haya aprobado el plan se debe enviar una copia en medio físico o magnético a la dependencia de planeación de la unidad, con el fin que se realice seguimiento a la ejecución de las actividades y los recursos asignados para el mismo, teniendo en cuenta los informes de seguimiento trimestral enviados por el jefe administrativo. Todos los equipos deben estar identificados dentro del plan de mantenimiento general, contar con las hojas de vida correspondiente y llevar la trazabilidad del mantenimiento realizado, lo cual puede ser en medio físico o magnético. Los manuales suministrados por el fabricante, deben estar disponibles en la hoja de vida de equipos para ser utilizados por el personal que lo requiera, en el caso que los manuales sean demasiado grandes, deben estar en un sitio adecuado para su consulta. El expediente debe contener los siguientes soportes y registros:  Formato 1LA-FR-0025 Hoja de Vida Equipos.  Formato 1LA-FR 0026 Historial de Mantenimiento y Desarrollo de Actividades.  Soportes de los reportes de mantenimientos registrados y entregados por las empresas contratistas.  Demás formatos o documento establecidos por la Unidad Policial según su especialidad.

3.9.

Protección de los bienes de la institución ante pérdidas y daños

El presente numeral describe el desarrollo administrativo en lo contemplado en el Artículo 107 de la Ley 42 de 1993, el cual consagra: “Los Órganos de Control Fiscal verificarán que los bienes del Estado estén debidamente amparados por una póliza de seguros o un fondo especial creado para tal fin…” en consonancia con el Código Disciplinario Único, el cual dispone en su artículo 34, respecto de los deberes de los servidores públicos, numeral 21: “Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados y, numeral 22: “Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización”; Ley 1015 de 2006 artículo 34, 1DS-RS–0001 VER: 2

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 100. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

numeral 21 respecto de los bienes y equipos de la Policía Nacional y los puestos bajo su responsabilidad, literal d: “extraviarlos, permitir que se pierdan, dañarlos, cambiarlos o desguazarlos”, labor que conlleva inmerso el logro de la efectividad en el proceso de contratación de las Pólizas de Seguros que amparan todos los bienes y personas de la Institución, permitiendo en esta forma coadyuvar en el cumplimiento del mandato Constitucional, frente a la responsabilidad que, como funcionarios públicos tenemos con los bienes del Estado.

Fundamento legal -

Constitución Política de Colombia.

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Código de Comercio, título V del Contrato de Seguro2.

-

Ley 42 de 1993 “Los Órganos de Control Fiscal verificarán que los bienes del Estado estén debidamente amparados por una póliza de seguros o un fondo especial creado para tal fin”.

-

Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”.

-

Ley 734 de 2002 “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”

-

Ley 1015 de 2006 “Por medio de la cual se expide el Régimen Disciplinario para la Policía Nacional”.

-

Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos”.

-

Ley 1476 de 2011 “Por la cual se expide el régimen de responsabilidad administrativa por pérdida o daño de bienes de propiedad o al servicio del Ministerio de Defensa Nacional, sus entidades adscritas o vinculadas o la Fuerza Pública”.

-

Disposición No. 006 del 2013, por la cual se deroga la Disposición 026 del 13 de julio de 2001 y se fija el factor de descuento por pérdida o daño en las armas, repuesto, accesorio, municiones, explosivos y demás elementos de uso privativo de la Fuerza Pública.

-

Resolución No. 0000646 del 18 de marzo del 2014 "Por la cual se reglamenta el artículo 5 de la Ley 1630 de 2013 y se dictan otras disposiciones".

-

Resolución No. 03049 de 2014, Manual de Contratación, actualizado, modificado y complementado por la Resolución 00090 de 2018.

-

Resolución 00076 del 11 de enero de 2018 a través de la cual se delegó en algunos funcionarios la competencia para el tema de seguros de aviación y el SOAT.

-

Resolución No. 01994 del 08 de mayo de 2017, “Por la cual se imparte una autorización para adelantar el trámite de reclamación ante las aseguradoras, por daño a vehículos automotores propiedad de la Policía nacional, afectados por terceros”.

3.9.1. Pólizas que adquiere la Policía Nacional No. 1 2

PÓLIZA SEGURO DE VIDA SEGURO MANEJO GLOBAL ENTIDADES ESTATALES

Modificado por la Ley 389 de 1997, 'Por la cual se modifican los artículos 1036 y 1046 del Código de Comercio', publicada en el Diario Oficial No. 43.091 del 24 de julio de 1997, en lo relativo, entre otros temas, al concepto de contrato de seguro y su prueba. 2

1DS-RS–0001 VER: 2

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 101. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

3 4 5 6 7 8 9

SEGURO IRF (INFIDELIDAD DE RIESGOS FINANCIERO) SEGURO RCE (RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL) SERVIDORES PÚBLICOS RCE PARQUE MÓVIL, LABORATORIO DE ENSAYOS DIJIN, LABORATORIO GRUPO DE CALIDAD, MAGAZIN INFORMATIVO Y SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO DE COMBUSTIBLE DE LAS BASES AEREAS PÓLIZA SEGURO DE AUTOMÓVILES SEGURO SOAT (SEGURO OBLIGATORIO DE ACCIDENTES DE TRANSITO) SEGURO DE TODO RIESGO DAÑO MATERIAL PARA BIENES INMUEBLES Y MUEBLES – INCLUIDO SEMOVIENTES (AMPARA CANINOS Y EQUINOS) Y CASCO BARCO (AMPARA EMBARCACIONES) SEGURO DE AVIACIÓN Fuente: DIRAF-GUSEG

Nota 8: los lineamientos específicos para la correcta adquisición, administración, afectación y control de las pólizas anteriormente relacionadas, están previstos en el proceso Adquirir Bienes y Servicios a través de la Guía en la versión vigente en la SVE, 2BS-GU-003 “Guía de lineamientos y requisitos para afectar pólizas por siniestralidad” o la que adicione, modifique y sustituya. CAPÍTULO 4. SUBCOMPONENTE DE MOVILIDAD

4.1. Generalidades El presente capítulo describe el subcomponente de movilidad, en lo referente a su administración y uso, para la optimización de los recursos logísticos y financieros requeridos para el servicio en todos los ámbitos de gestión (misional policial, salud, bienestar y educativo) frente a las capacidades actuales que permitan responder y satisfacer las necesidades del servicio con el fin primordial de garantizar la sostenibilidad de los recursos. 4.2. Fundamento legal

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Artículo 79 de la Constitución Política de Colombia: “Todas las personas tienen derecho a gozar de un ambiente sano. La ley garantizará la participación de la comunidad en las decisiones que puedan afectarlo. Es deber del Estado proteger la diversidad e integridad del ambiente, conservar las áreas de especial importancia ecológica y fomentar la educación para el logro de estos fines.”

-

Artículo 80 de la norma ibidem: “El Estado planificará el manejo y aprovechamiento de los recursos naturales, para garantizar su desarrollo sostenible, su conservación, restauración o sustitución. Además, deberá prevenir y controlar los factores de deterioro ambiental, imponer las sanciones legales y exigir la reparación de los daños causados.”

-

El artículo 1º de la Ley 99 de 1993 “Por la cual se crea el Ministerio del Medio Ambiente, se reordena el Sector Público encargado de la gestión y conservación del medio ambiente y los recursos naturales renovables, se organiza el Sistema Nacional Ambiental, SINA y se dictan otras disposiciones”, se refiere a los Principios Generales Ambientales y dispone que la política ambiental colombiana seguirá los principios generales: las autoridades ambientales y los particulares darán aplicación al principio de precaución conforme al cual, cuando exista peligro de daño grave e irreversible, la falta de certeza científica absoluta no deberá utilizarse como razón para postergar la adopción de medidas eficaces para impedir la degradación del medio ambiente.

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Ley 769 de agosto 6 de 2002 “Código Nacional de Tránsito Terrestre”

-

Ley 1708 del 20 de enero de 2014 “Por medio de la cual se expide el código de extinción de Dominio”.

1DS-RS–0001 VER: 2

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 102. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ -

Decreto Ley 1032 de 1991 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público “Por el cual se regula integralmente el seguro obligatorio de daños corporales causados a las personas en accidente de tránsito”.

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Resolución No. 003777 de junio 17 del 2003 del Ministerio de Transporte "Por la cual se reglamenta el uso de vidrios polarizados, entintados u oscurecidos en vehículos automotores, de conformidad con lo previsto en el artículo 166 de la Ley 769 de 2002".

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Resolución No. 3500 del 21 de noviembre de 2005 modificada parcialmente por las Resoluciones 2200 del 30 de mayo de 2006, 5975 del 28 de diciembre de 2006 y 0015 del 05 de enero de 2007 de los Ministerios de Transporte y de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, en el cual se establecen las condiciones mínimas que deben cumplir los Centros de Diagnóstico Automotor para realizar las revisiones técnico-mecánica y de gases de los vehículos automotores que transitan por el territorio nacional.

-

Resolución No. 005443 del 10 de noviembre 2009 "Por la cual se adopta la parametrización y el procedimiento para el registro de información al Registro Nacional Automotor del Registro Único Nacional de Tránsito - RUNT.”

-

Resolución No. 0012379 de diciembre del 2012 del Ministerio de Transporte, en su TÍTULO X, Registro de vehículos de organismos de seguridad del Estado, en su Artículo 100 establece: los vehículos automotores de propiedad de los organismos oficiales, dedicados a velar por la seguridad del Estado, así como los vehículos de propiedad del Ministerio de Transporte, Instituto Nacional de Vías e Instituto Nacional de Concesiones, son considerados de la seguridad nacional.

-

Resolución No. 04969 del 12/12/2013 “Por el cual se expide el Manual de Conducción de vehículos de la Policía Nacional”.

-

Resolución No. 0000646 de 18 de marzo de 2014 “Por el cual se reglamenta el artículo 5 de la Ley 1630 de 2013 y se dictan otras disposiciones”.

4.3. Definición y clasificación del subcomponente de movilidad Clasificación según características: El subcomponente de movilidad se enmarca en vehículos livianos, pesados, motocicletas y componente fluvial y/o marítimo, no obstante, los vehículos especiales como auto balanceadores, tractores, montacargas, utilitarios y carros de golf, deben administrarse de acuerdo a sus características particulares y servicio. Livianos: Son aquellos automotores que sirven para el transporte de pasajeros, carga de mercancía de menos de 2 toneladas o para máximo 10 personas, son de 4 ruedas y su utilización puede ser de uso mixto. Pesados: Son aquellos automotores para el trasporte de carga de más de 2 toneladas o para el trasporte de más de 10 personas, son de 6 o más ruedas. Motocicletas: Son automotores de dos ruedas o cuatro ruedas provistas de un motor, sin estructura compacta. Equipo fluvial y/o marítimo: Vehículo flotante para el transporte de pasajeros o carga, el cual puede ser provisto de motor o la intervención directa de una acción exterior.

Liviano Automóvil Autobalanceo Ambulancia Automóvil taxi

1DS-RS–0001 VER: 2

Clasificación del Subcomponente de Movilidad Pesado Fluvial Bus Bote Bus interactivo Bote inflable Camión de estacas de 4 a Lancha 9 toneladas Carrotanque agua Lancha de rio

Motocicletas Moto

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 103. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ Motocicleta Buggy Carrotanque combustible náutica Buseta Grúa tipo pluma Velero CAI móvil Montacargas Camión de estacas Tanqueta lanza agua de 3 a 4 toneladas Camioneta furgón Camioneta pick-up 4 x 2 cabina doble Camioneta pick-up 4 x 2 cabina sencilla Camioneta pick-up 4 x 4 cabina doble Camioneta pick-up 4 x 4 cabina sencilla Camioneta S.W. Campero Carro golf Cuatrimoto Grúa cama baja Laboratorio móvil Microbús Panel Tractor Tráiler Utilitario menor a 3 toneladas VPM

Tanqueta transporte de Personal Tracto camión Tracto mula Utilitario Utilitario mayor a 3 toneladas Volqueta

Fuente: DIRAF-GUMOV

Nota 1: solo la Dirección General de la Policía Nacional a través de la Dirección Administrativa Financiera o quien haga sus veces, podrá adelantar procesos de adquisición en materia de movilidad. Cualquier otra forma de adquisición se realizará con autorización expresa del Director General de la Policía Nacional de Colombia, previo concepto sobre las especificaciones técnicas del automotor establecidas por el Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera. Para la adquisición de vehículos especiales se deberá solicitar al Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera, las fichas técnicas establecidas y su compra debe obedecer a una necesidad justificada y aprobada por la Dirección General. Clasificación según función: el subcomponente de movilidad de la Policía Nacional según su función se clasifica así: 

Vehículos operativos: son los destinados al servicio de vigilancia urbana y rural, escoltas, servicios especiales y de protección, tácticos o de operaciones especiales, tránsito urbano, rural, y en actividades de inteligencia o investigación criminal incluyendo los vehículos de dirección y comando.

Vehículos Administrativos: son los destinados para el servicio de funcionarios que cumplen actividades administrativas, logísticas y de apoyo asistencial.

4.4. Procedencia y trámites legales De acuerdo con su procedencia, el subcomponente de movilidad de la Policía Nacional se clasifica en: propios, transferencias, donación, incautados y comodatos. Propios: es el subcomponente de movilidad adquirido con presupuesto nacional a través de la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional o quien haga sus veces o del Ministerio de Defensa Nacional. Nota 2: toda unidad deberá reportar a la Dirección Administrativa y Financiera los convenios y/o proyectos que se adelanten ante cualquier ente territorial, en materia de adquisición de vehículos, 1DS-RS–0001 VER: 2

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 104. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

combustibles y mantenimiento vehicular, desde el momento de su estructuración, ya que estos deben estar ajustados a las necesidades que plantea el Modelo de Administración de los recursos logísticos y financieros, para lo cual deberán consultar al Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera. Para determinar la naturaleza de un vehículo por: transferencias, donaciones, incautados y comodatos es necesario remitirnos al capítulo: “Clasificación de las entradas de este documento donde encontramos las definiciones de las clasificaciones antes mencionadas”. 4.4.1. Requisitos para la adquisición Cuando se adquiera subcomponente equipo de movilidad con recursos propios u otras fuentes de financiación, se deben cumplir los siguientes requisitos: -

Informar al Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera.

-

Anexar autorización por parte de la Dirección General de la Policía Nacional, cuando la unidad requiere realizar los trámites de compra.

-

Cumplir con las fichas técnicas y condiciones técnico-mecánicas del subcomponente de movilidad por adquirir basado en lo establecido por el Grupo de Movilidad de la DIRAF, que son actualizadas con criterios medioambientales aplicables en nuestro país.

-

Adquirir el equipo con el SOAT vigente por un año a partir de la entrega de los automotores a nombre de la Policía Nacional y legalmente matriculado en una secretaria de tránsito donde exista exención de impuestos para vehículos oficiales.

-

Prever el suministro de combustible y mantenimiento a través del plan de necesidades y posteriormente plasmando en el plan anual de adquisiciones.

-

Adquirir el equipo automotor de marcas que tengan respaldo técnico y mantenimiento con cobertura en el territorio nacional, lo que para la Policía Nacional reduce costos de servicio de mantenimiento suntuosos.

Nota 3: la Policía Nacional tendrá en cuenta los avances tecnológicos disponibles en el mercado en materia medioambiental, como criterio de adquisición del subcomponente de movilidad. 4.4.2. Requisitos para la recepción del subcomponente de movilidad en transferencias, donación, incautados y comodatos -

Informar al Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera.

-

El subcomponente de movilidad que se reciba en comodato, donado o incautado debe estar en perfectas condiciones mecánicas y técnicas, previo peritaje realizado por personal idóneo que certifique su estado actual.

-

El subcomponente de movilidad debe cumplir con la ficha técnicas establecida por el grupo de movilidad –DIRAF- para los vehículos de la Policía Nacional.

-

No se debe recibir subcomponente de movilidad suntuosa que para su manutención genere elevados costos; ni vehículos con modelo de dos años anteriores a la recepción del vehículo.

-

La unidad que reciba el subcomponente de movilidad deberá prever el suministro de combustible y mantenimiento.

-

El subcomponente de movilidad debe estar debidamente matriculado y al día en impuestos o cualquier otra obligación económica o legal y bajo los estándares de la normatividad ambiental vigente.

-

El Comandante de cada unidad debe propender que se establezca dentro de las cláusulas del contrato de comodato del subcomponente de movilidad entregado a la Policía Nacional,

1DS-RS–0001 VER: 2

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 105. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

que el comodante (gobernación, alcaldía u otra entidad pública o privada) asuma la responsabilidad de la matrícula del componente automotor, el pago de impuestos, la adquisición de SOAT, y seguros contra daño o pérdida de los automotores y civil extracontractual, durante la vigencia del contrato en mención.

4.4.3. Requisitos para el ingreso de los vehículos a los inventarios de la Policía Nacional Para ingresarlos a los inventarios de la Institución el almacenista debe tener en cuenta la siguiente documentación: -

Subcomponente de movilidad de propiedad    

Copia contrato de compra y venta u orden de compra Copia factura de compra. Copia manifiesto de aduana. Original y copia de la licencia de tránsito a nombre de la Policía Nacional, donde se identifique que es un vehículo matriculado como vehículo oficial, con el fin que se logre la exoneración del pago de impuestos y semaforización.  Ingreso al almacén mediante el sistema SAP/SILOG o SINCO o el sistema de información que implemente la Policía Nacional o la Dirección de Sanidad de la Policía Nacional.  Copia SOAT vigente. -

Subcomponente de movilidad de transferencia  Copia acta de transferencia firmada por quien transfiere y el comandante de la unidad receptora.  Documento contable por medio de la cual se hace la transferencia (salida de bienes de la Institución que entrega).  Copia factura de compra  Copia manifiesto de aduana  Ingreso al almacén mediante el sistema SAP/SILOG o SINCO o el sistema de información que implemente la Policía Nacional o la Dirección de Sanidad de la Policía Nacional.  Original y copia de la licencia de tránsito a nombre de la Policía Nacional (cuando están matriculados en cualquier secretaría de tránsito), asegurándose de que en el traspaso tenga la reclasificación que identifique la nueva matrícula como vehículo oficial, con el fin de exonerar a la Policía Nacional del pago de impuestos y semaforización.  Copia SOAT vigente y seguros contra daño o pérdida de los automotores y civil extracontractual.

-

Subcomponente de movilidad entregado en donación por la DIAN  Copia de la Resolución de la DIAN  Original y copia de la licencia de tránsito a nombre de la Policía Nacional, donde se identifique que es un vehículo matriculado como vehículo oficial, con el fin que se logre la exoneración del pago de impuestos y semaforización.  Copia acta de entrega a la unidad  Ingreso al almacén mediante el sistema SAP/SILOG o SINCO o el sistema de información que implemente la Policía Nacional o la Dirección de Sanidad de la Policía Nacional.  Inventario inicial

-

Subcomponente de movilidad donados por otras entidades    

Copia acta o contrato de donación firmada por el donante y el comandante de la unidad receptora. Copia factura de compra Copia manifiesto de aduana Ingreso al almacén mediante el sistema SAP/SILOG o SINCO o el sistema de información que implemente la Policía Nacional o la Dirección de Sanidad de la Policía Nacional.

1DS-RS–0001 VER: 2

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 106. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

  -

Subcomponente de movilidad incautado por Sociedad de Activos Especiales SAE       

-

Original y copia de la licencia de tránsito a nombre de la Policía Nacional (cuando están matriculados en cualquier secretaría de tránsito), asegurándose de que en el traspaso tenga la reclasificación que identifique la nueva matrícula como vehículo oficial, con el fin de exonerar a la Policía Nacional del pago de impuestos y semaforización. Copia SOAT vigente Inventario inicial

Copia de la resolución por la cual se da al servicio de la Institución Improntas originales y legibles (si posee los sistemas de identificación). Original y copia de la licencia de tránsito a nombre de la Policía Nacional donde se identifique que es un vehículo matriculado como vehículo oficial, con el fin que se logre la exoneración del pago de impuestos y semaforización. Acta de entrega definitiva a la Policía Nacional libre de procesos Autorización del director o subdirector general de la Policía Nacional Constancia emitida por el coordinador de Bienes Incautados de la Dirección Administrativa donde se evidencie el conocimiento de la asignación del bien. Inventario inicial

Subcomponente de movilidad entregado en comodato      

Copia del contrato de comodato (vigente), firmado por el comodante y el comandante de la unidad Copia licencia de tránsito Comprobante de pago de impuestos SOAT, seguros contra daño o pérdida de los automotores y civil extracontractual. Documento de entrada de SAP/SILOG o SINCO (Sistema de inventario y cuentas) para el caso del componente asignado a sanidad o el sistema de información que implemente la Policía Nacional o la Dirección de Sanidad de la Policía Nacional. Inventario inicial

Nota 4: las actas de donación o transferencias, contratos de comodato y demás deben ser legibles, debidamente numerados y fechados. Para el caso de los comodatos se debe estipular dentro de las cláusulas del contrato, que, al finalizar el término del mismo, la entidad comodante se comprometa a recibir los bienes de manera inmediata; enviando al Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera la minuta del contrato de comodato previo a su formalización, a fin de realizar la verificación correspondiente. Nota 5: ningún vehículo será puesto al servicio sin haber realizado la entrada de los bienes con el lleno de los requisitos exigidos, y su respectivo cargue en el SIGEA o el sistema de información que sea implementado en la Policía Nacional y deben contar con póliza de automóviles. Es de anotar que los sistemas de información SAP y SINCO /Sistema de inventarios y cuentas para el caso del componente asignado a sanidad deben coincidir en cantidad, costo histórico e identificación del Equipo Automotor con el SIGEA o el sistema de información que sea implementado en la Policía Nacional; por lo tanto, las Unidades Policiales deberán realizar los cruces de información semestralmente al 100% del equipo automotor registrado en los dos sistemas, con el objeto de constatar novedades y ser subsanadas, dejando como soporte las actas del trabajo realizado. Nota 6: para efectos de materializar la tradición respecto de un bien mueble, se exigirá la obligación al donante, transferente, vendedor, de registrar su actuación ante los organismos de transito según corresponda, a fin de consignar el registro como el modo de transferir la propiedad del vehículo automotor, con el objeto de constatar el cumplimiento de los requisitos que exige el Artículo 47 de la Ley 769 de 2002, circunstancia que además guarda estrecha relación con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 922 del Código de Comercio.

1DS-RS–0001 VER: 2

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 107. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Traslado. Es el procedimiento mediante el cual se cambia la ubicación física del bien dentro de la misma unidad o fuera de ella, ocasionando la cesación de responsabilidad de quien los entrega y transfiriéndola a quien la recibe. Nota 7: las remesas deben obedecer a un Plan de Distribución previamente autorizado por el Director General de la Policía, el cual tiene la potestad de autorizar una reserva estratégica para atender necesidades institucionales a nivel país. Traslado entre centros de costos: es el traslado dentro de la misma unidad ejecutora Nota 8: los traslados (remesas y centros de costos) deben ser autorizados por el Director Administrativo y Financiero o quien haga sus veces, obedeciendo a los lineamientos del Modelo de Administración de los Recursos Logísticos y Financieros en el subcomponente de movilidad. 4.5. Identificación Colores. El subcomponente de movilidad de la Policía Nacional conservará las características gráficas y los parámetros establecidos en el Reglamento de Uso de la Identidad e Imagen de la Policía Nacional o el que lo modifique. Se exceptúa el subcomponente de movilidad que se adquiera para adelantar labores de inteligencia y de investigación criminal; los entregados en calidad de comodato (solo si son entregados con la condición de permanecer sin la identidad institucional), incautados, ambulancias, vehículos asistenciales, vehículos de enseñanza aplicada. Vidrios. Ningún vehículo de la Policía Nacional puede portar vidrios polarizados u oscurecidos. Se exceptúan los vehículos de los Generales, Directores de unidades operativas, comandantes de metropolitanas y departamentos. Los vehículos cuyo servicio se enmarcan en actividades como vigilancia, transporte de dignatarios y antiexplosivos, deben realizar el trámite del permiso ante la Subdirección General, justificando la necesidad. Barra de luces y equipo de perifoneo. El subcomponente de movilidad uniformado destinado a actividades operativas y asistenciales se adquirirá con una barra de luces de alerta vial y prelación de vía, al igual que un equipo de perifoneo, ajustado a los avances tecnológicos y disponibilidad en el mercado en el momento de su adquisición y deben cumplir con las normas técnicas establecidas para estos elementos. Simbología institucional. La identidad del subcomponente de movilidad se realizará de acuerdo con lo establecido en el Reglamento de Uso de la Identidad e Imagen de la Policía Nacional o el que lo modifique. Para el caso que se requiera agregar algún tipo de campaña o simbología no establecida en el Reglamento anterior, esta deberá ser autorizada previo concepto de la Oficina de Comunicaciones Estratégicas de la Policía Nacional y notificada al Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quienes hagan sus veces. No obstante, es importante clarificar el tema de los símbolos que identifican los vehículos que pueden circular por las troncales del Sistema Integrado de Transporte Masivo (SITM), toda vez que estos en la mayoría de los casos obedecen a estipulaciones contenidas en las cláusulas de los convenios, celebrados por la Policía Nacional y los operadores del transporte. 4.6. Siglas Es una numeración interna única que posibilita la individualización e identificación de cada automotor para el servicio de la Policía Nacional; todos los vehículos de la Institución lo portan de manera visible, y en el caso de los vehículos no uniformados debe registrarse en su documentación. La sigla consta de dos cifras numéricas separadas por un guion; la primera serie, compuesta por dos números, identifica la unidad a la que pertenece el vehículo y la segunda de cuatro, hace referencia al consecutivo de identificación del vehículo en la unidad. Para el subcomponente de movilidad asignado a las escuelas de formación, se tendrá en la primera serie dos números que identifican la Dirección Nacional de Escuelas o quien haga sus veces, la segunda serie corresponde a la escuela y la tercera serie de cuatro números hacen referencia al 1DS-RS–0001 VER: 2

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 108. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

consecutivo de identificación del automotor en la unidad. Teniendo en cuenta la cantidad de vehículos asignados a la Metropolitana de Bogotá, la numeración en esta unidad se amplió de igual forma a tres series de números. Las siglas que identifican el subcomponente de movilidad de la Policía Nacional son expedidas en forma exclusiva por el Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces; en sus instalaciones reposan los consecutivos y el banco de información a nivel nacional. De igual forma, cada vez que se crea una nueva unidad policial, se designarán las siglas de acuerdo al consecutivo correspondiente. Las siglas se ubicarán de acuerdo con lo establecido en el Reglamento de Uso de la Identidad e Imagen de la Policía Nacional o el que lo modifique, teniendo en cuenta las características del automotor. Para la asignación de siglas se debe contar con lo establecido en el procedimiento “1LA-PR0019 Estadística y Control Vehicular”, donde se determinan los documentos requeridos y de acuerdo a su procedencia, son: -

Subcomponente de movilidad de Propiedad o transferencia          

-

Subcomponente de movilidad entregado en donación por la DIAN  

   -

Copia de orden de compra y venta u orden de compra Copia factura de compra. Copia manifiesto de aduana. Original y copia de la licencia de tránsito a nombre de la Policía Nacional, donde se identifique que es un vehículo matriculado como vehículo oficial, con el fin que se logre la exoneración del pago de impuestos y semaforización. Entrada del bien al almacén de la unidad (registro SAP/SILOG o SINCO para el caso del componente asignado a sanidad). Copia del SOAT vigente (en los casos de transferencia, la vigencia del SOAT deberá cubrir el año contado a partir del recibo a satisfacción por parte de la unidad). Copia de licencia de tránsito Concepto expedido por el Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, sobre las especificaciones técnicas del equipo automotor, si éste fue adquirido por parte de la unidad policial. Autorización expresa por parte del Director General de la Policía Nacional, si fueron adquiridos por la unidad policial. Inventario inicial

Copia de la resolución de la DIAN. Original y copia de la licencia de tránsito a nombre de la Policía Nacional, donde se identifique que es un vehículo matriculado como vehículo oficial, con el fin que se logre la exoneración del pago de impuestos y semaforización; la unidad Policía beneficiaria de este subcomponente de movilidad será la encargada de realizar el trámite de matrícula para los vehículos nuevos. Copia acta de entrega a la unidad. Entrada al almacén el sistema SILOG o SINCO (para el caso del componente asignado a sanidad) Copia del SOAT vigente.

Subcomponente de movilidad donado por otras entidades      

Copia acta de donación firmada por el comandante de la unidad receptora. Copia factura de compra. Copia manifiesto de aduana. Ingreso al almacén mediante el sistema SAP/SILOG o SINCO (para el caso del componente asignado a sanidad) Copia licencia de tránsito a nombre de la unidad policial donde se identifique que es un vehículo matriculado como vehículo oficial, con el fin que se logre la exoneración del pago de impuestos y semaforización. Copia SOAT vigente.

1DS-RS–0001 VER: 2

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 109. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ -

Subcomponente de movilidad incautado por sociedad de activos especiales SAE       

-

Copia de la resolución por la cual se da al servicio de la Institución. Improntas originales y legibles (si posee los sistemas de identificación). Original y copia de la licencia de tránsito a nombre de la Policía Nacional donde se identifique que es un vehículo matriculado como vehículo oficial, con el fin que se logre la exoneración del pago de impuestos y semaforización. Acta de entrega definitiva a la Policía Nacional libre de procesos. Autorización del Director o Subdirector General de la Policía Nacional. Constancia emitida por el coordinador de Bienes Incautados de la Dirección Administrativa y Financiera donde se evidencie el conocimiento de la asignación del bien. Inventario inicial.

Subcomponente de movilidad en comodato  Copia del contrato de comodato (vigente), legible, con fecha y debidamente firmado por el Comandante de la Unidad y el comodante.  Acta de entrega de los bienes recibidos, debidamente firmada por los directores, comandantes de metropolitanas, comandantes de departamento o el funcionario designado para el efecto.  Copia licencia de tránsito.  Comprobante de pago de impuestos,  SOAT, seguros contra daño o pérdida de los automotores y civil extracontractual.  Entrada de bienes al almacén de la unidad (registro SILOG o SINCO para el caso del componente asignado a sanidad).  Copia SOAT vigente (la vigencia del SOAT deberá cubrir el año contado a partir del recibo a satisfacción por parte de la unidad).  Concepto expedido por el Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, sobre las especificaciones técnicas del equipo automotor que se recibirá en comodato.  Inventario inicial

En todos los eventos (propiedad, transferencia, donación, comodatos o incautados) se debe solicitar al Grupo Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, la asignación de siglas con el lleno de requisitos establecidos para tal fin. Solamente podrán adelantar trámites para las donaciones o contratos de comodato para recibir el subcomponente de movilidad, los delegatarios contractuales, según el acto administrativo expedido para el efecto. En los contratos de comodato, las actas de donación, actas de transferencia de bienes y convenios interadministrativos, se deben registrar las fechas, número del consecutivo de acuerdo a la ley general de archivo y las firmas correspondientes; así como los datos de identificación del subcomponente de movilidad a recibir. En los contratos de comodato deben quedar claras y precisas las obligaciones del comodante y del comodatario, en cuanto a la duración del contrato, responsabilidad de gastos de operación (SOAT y pólizas de automóviles a cargo del comodante), mantenimiento y condiciones de entrega y reintegro. El subcomponente de movilidad adquirido o recibido por las unidades mediante donaciones o comodatos debe ser registrado contablemente en los inventarios de la Institución y reportados al Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, en un término no mayor a 72 horas contadas a partir del día en que se firmen las actas de recepción de elementos. Es responsabilidad de los almacenistas de movilidad de las unidades policiales, realizar cruces de información entre los aplicativos SIGEA y SAP, con el fin de llevar control sobre los inventarios existentes, actualización de la información de los vehículos y lo contabilizado, garantizando su constante actualización. 4.6.1. Asignación de siglas en las unidades de la policía nacional La tabla de siglas asignado a las unidades policiales es la siguiente: 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 110. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ Unidad DIPON SUDIR DISEC DICAR DIJIN DIPOL DIRAN DIPRO DIASE DITRA DIRAF DITAH DISAN DIBIE DINCO DINAE MEBOG DEBOY DECUN DECAQ DEPUY DETOL DEUIL DECAL DEQUI DERIS MECAL DECAU DENAR DEVAL MEBUC DESAN DEARA DECES DEMAM DENOR MEVAL DEANT DECHO DECOR DEURA DEAMA DECAS DEGUN DEGUV DEMET DEVIC

Sigla 01-0001//9999 02-0001//9999 03-0001//9999 04-0001//9999 05-0001//9999 06-0001//9999 07-0001//9999 08-0001//9999 09-0001//9999 10-0001//9999 11-0001//9999 12-0001//9999 13-0001//9999 14-0001//9999 15-0001//9999 16-0001//9999 17-0001//9999 17-01-0001//9999 18-0001//9999 19-0001//9999 20-0001//9999 21-0001//9999 22-0001//9999 23-0001//9999 24-0001//9999 25-0001//9999 26-0001//9999 27-0001//9999 28-0001//9999 29-0001//9999 30-0001//9999 31-0001//9999 32-0001//9999 33-0001//9999 34-0001//9999 35-0001//9999 36-0001//9999 37-0001//9999 38-0001//9999 39-0001//9999 40-0001//9999 41-0001//9999 42-0001//9999 43-0001//9999 44-0001//9999 45-0001//9999 46-0001//9999 47-0001//9999

Unidad DEVAU DEATA MECAR DEBOL DEGUA DEMAG DESAP DESUC MECUC MEBAR MEPER METIB MEVIL MESAN MEPOY MENEV

Sigla 48-0001//9999 49-0001//9999 50-0001//9999 51-0001//9999 52-0001//9999 53-0001//9999 54-0001//9999 55-0001//9999 56-0001//9999 57-0001//9999 60-0001//9999 61-0001//9999 62-0001//9999 63-0001//9999 64-0001//9999 65-0001//9999

MEPAS

66-0001//9999

MEMAZ MEMOT METUN ESPOL ECSAN ESJIM ESCAR ESGAC ESINC ESMEB ESSUM ESREY ESAVI ESGON ESAGU ESBOL ESCER ESECU ESVEL ESANA ESRAN ESMAC ESEVI CENOP ESPRO MEPAS MEMAZ MEMOT METUN

67-0001//9999 68-0001//9999 69-0001//9999 16-1-0001//9999 16-2-0001//9999 16-3-0001//9999 16-4-0001//9999 16-5-0001//9999 16-7-0001//9999 16-9-0001/9999 16-10-0001//9999 16-11-0001//9999 16-12-0001//9999 16-13-0001//9999 16-14-0001//9999 16-15-0001//9999 16-16-0001//9999 16-17-0001//9999 16-18-0001//9999 16-19-0001//9999 16-20-0001//9999 16-21-0001//9999 16-22-0001//9999 16-23-0001/9999 16-24-0001//9999 66-0001//9999 67-0001//9999 68-0001//9999 69-0001//9999 Fuente: DIRAF-GUMOV

4.6.1.1. Matrícula inicial La expedición de matrícula inicial (placa, licencia de tránsito) del equipo automotor adquirido mediante compra con recursos de la unidad, donación, cesión de propiedad a título gratuito y transferencia, estará a cargo del ordenador del gasto de cada unidad en coordinación con el Jefe Administrativo, Jefe y responsable de movilidad y Jefe del Almacén de Movilidad o quienes haga sus veces, quienes realizarán la gestión de la matrícula ante organismo de tránsito como vehículo oficial, y donde se exonere el pago de impuestos y semaforización, con el NIT de la unidad ordenadora del gasto en la cual se encuentre asignado el inventario del equipo automotor. La matrícula del equipo automotor no deberá generar el pago de ningún tipo de impuesto o gravamen para la Policía Nacional o para la unidad que realice el trámite. Nota 9: las placas y siglas son de uso exclusivo del vehículo al que fue asignado, por lo que no es procedente que sean cambiadas, ni instaladas en otro automotor. Nota 10: los vehículos de modelo anterior a 2016, que no sean susceptibles de realizarse matricula, deberán ser uniformados para la puesta en servicio asignándole sigla, esto de acuerdo al Artículo 37 de la ley 769 de 2002; estos vehículo llevarán en el lugar asignando para la placas una lámina acrílica de color blanco con la sigla de identificación del vehículo con las siguientes dimensiones: 32 cm de ancho x 16 cm de alto, puntas redondeadas, los números serán de 8 cm de alto x 4 cm de ancho, bajo el número llevará el texto Policía Nacional y las letras serán de 2 1DS-RS–0001 VER: 2

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cm de alto por 1.3 cm de ancho. El tipo de letra será el mismo utilizado en las siglas y textos de identificación policial del vehículo, según el Reglamento de Uso de la Identidad e Imagen de la Policía Nacional o el que lo modifique. Con relación a los vehículos que se encuentran matriculados ante el Ministerio de Transporte, para la cancelación de matrícula, deberán enviar al Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, el certificado de desintegración emitido por la firma registrada ante el Ministerio de Transporte y el pago de derecho de cancelación de matrícula expedido por la citada entidad, con el costo que a la fecha se encuentre vigente; para los vehículos matriculados por cada unidad, éstas deberán realizar dicho trámite ante las secretarías de movilidad donde hayan sido registrados. Nota 11: los documentos para el trámite de matrícula inicial son los exigidos por cada Secretaria de Tránsito y la resolución 0012379 del 28 de diciembre del 2012, “Por la cual se adoptan los procedimientos y se establecen los requisitos para adelantar los trámites ante los organismos de tránsito o los actos administrativos que la modifiquen, adicionen o sustituyan.” 4.6.1.2. Identificación provisional El subcomponente de movilidad uniformado de la Policía Nacional que tenga en trámite las placas, llevará en su lugar placas elaboradas en lámina acrílica de color blanco con la sigla de identificación del vehículo con las siguientes dimensiones: 32 cm de ancho x 16 cm de alto, puntas redondeadas, los números serán de 8 cm de alto x 4 cm de ancho, bajo el número llevará el texto Policía Nacional y las letras serán de 2 cm de alto por 1.3 cm de ancho. El tipo de letra será el mismo utilizado en las siglas y textos de identificación policial del vehículo, según el Reglamento de Uso de la Identidad e Imagen de la Policía Nacional o el que lo modifique. Los vehículos no uniformados no podrán salir a servicio sin la matricula inicial (placas), reglamentada por el Ministerio de Transporte. 4.6.2. Requisitos para trámite de duplicado licencias de tránsito y placas expedidas por el ministerio de transporte Estos trámites solo serán realizados a través del grupo movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces; para el efecto la unidad interesada en el trámite, informará sobre, la ciudad que tiene la placa, y anexará los siguientes documentos: -

Solicitud de trámite dirigida al Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces. Copia licencia de tránsito. Copia denuncia de pérdida. Constancia de pago de los derechos

Certificado de tradición para vehículos matriculados ante el Ministerio de Transporte Para efectos de obtener el certificado de tradición del vehículo, la unidad debe enviar la solicitud respectiva al Grupo Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, indicando el organismo de tránsito ante el cual se adelantará el trámite, anexando copia de la licencia de tránsito y constancia de pago de derechos del trámite en mención. Trámite para duplicado de licencias de tránsito por cambios en el color del subcomponente de movilidad, cambio de motor o regrabación del número de identificación del mismo, para vehículos registrados ante el Ministerio de transporte: -

Solicitud de trámite dirigida al Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces. Original de la licencia de tránsito. Derechos pago de matrícula. Estudio técnico de la SIJIN, en el evento de cambio de motor o regrabación del número de identificación del mismo.

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Requisitos para la cancelación de matrícula inicial por hurto, expedidas únicamente por Ministerio de Transporte. -

Solicitud de cancelación dirigida al Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces. La denuncia instaurada ante autoridad competente por el hurto del vehículo. La certificación expedida por autoridad judicial, que constate que se desconoce el paradero final del vehículo. Derecho de pago.

Requisitos para la cancelación de Matricula inicial por desintegración o pérdida total expedidas únicamente por Ministerio de Transporte. -

Solicitud de cancelación dirigida al Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces. Certificado de desintegración expedido por la firma desintegradora. Derechos pago cancelación de matrícula.

Para realizar la respectiva cancelación de matrícula mediante la certificación de desintegración, se debe entregar los respectivos vehículos a la desintegradora con las placas, para que la misma certifique y realice el ingreso del número del certificado en la plataforma del RUNT, el cual se encuentra enlazado a la placa del automotor. Nota 12: en el caso de los vehículos matriculados por las unidades, será responsabilidad del ordenador del gasto de la respectiva unidad, en coordinación con el Jefe Administrativo y Responsable de Movilidad de la misma, adelantar los tramites en las diferentes Secretarias de Tránsito en donde se encuentre matriculado, para la expedición de certificado de tradición, cancelación de la matrícula, duplicado de licencias de tránsito por cambios en el color del subcomponente de movilidad, cambio de motor o regrabación del número de identificación del vehículo. 4.6.3. Tarjetas de identificación electrónica (TIE) El trámite para la expedición de la Tarjeta de Identificación Electrónica o de exención de peajes -TIE-, estará a cargo única y exclusivamente del grupo de movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces. Se adelantará el trámite para la expedición de las TIE, para los vehículos adscritos o asignados a las unidades, que de acuerdo a la misión policial requieran de ella; la solicitud para el efecto será formulada según corresponda, por el Director de cada una de la direcciones especializadas, el Comandante de Región de Policía, el Comandante de Policía Metropolitana, el Comandante de Departamento de Policía y Director de escuelas de Policía, al Jefe del Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces. Requisitos para obtener la Tarjeta de Identificación Electrónica (TIE): -

-

Solicitud escrita al Jefe Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera. Fotocopia ampliada al 150% de la licencia de tránsito de equipo automotor a nombre de la Policía Nacional. Tarjeta TIE anterior, cuando el trámite se adelante por deterioro. Cuando el trámite se adelante por pérdida y hurto, Copia de denuncio. Formato único de consignación bancaria en original, donde evidencie el pago de la tarjeta TIE, de acuerdo a los valores establecidos por el Ministerio de Tránsito y Transporte. Los que a futuro determine la ley Para vehículos en comodato: copia del contrato de comodato vigente donde se pueda identificar la placa del vehículo para el cual se requiere la Tarjeta de Identificación Electrónica (TIE). Las solicitudes de reposición por pérdida, hurto o deterioro de la Tarjeta de Identificación Electrónica (TIE), deben ser elevadas únicamente ante el Grupo de Movilidad de la Dirección

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Administrativa y Financiera, anexando la tarjeta deteriorada donde sea verificable el número facial de identificación, copia del denuncio por pérdida o hurto. Cuando se presenta uso indebido de la Tarjeta de Identificación Electrónica (TIE), el INSTITUTO NACIONAL DE VÍAS- INVIAS, informa sobre el particular mediante comunicación oficial al grupo de movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera, que adelantará el seguimiento, análisis y control de las novedades presentadas en el uso de este elemento y procederá a dar trámite al Director Administrativo y Financiero, quien lo presentará, según corresponda, al Comité de Recepción, Atención, Evaluación y Trámite de Quejas e Informes - CRAET- o quien haga sus veces. Nota 13: así mismo , el parágrafo del Artículo 3º de la Resolución 3464 del 13 de noviembre de 2014 “Por la cual se reglamenta el parágrafo 2° del artículo 1° de la Ley 787 de 2002 y el artículo 31 de la Ley 1575 de 2012” o la norma que la adicione, modifique o sustituya, expedida por el Ministerio de Tránsito y Transporte, prevé: “El mal uso de la tarjeta de identificación electrónica será causal para proceder a su cancelación, lo anterior sin perjuicio de poner en conocimiento tal situación de las autoridades que solicitaron la exención con el fin de que estas adelanten las investigaciones disciplinarias a que haya lugar”. Así mismo, en el parágrafo del artículo 3º de la norma ibidem, indica las causales de cancelación por mal uso de la Tarjeta de Identificación Electrónica así: 1. Cuando la Tarjeta de Identificación Electrónica sea portada en un vehículo diferente al autorizado. 2. Cuando la Tarjeta de Identificación Electrónica no se porte adherida al vidrio panorámico del vehículo autorizado. 3. Cuando se demuestre que la Tarjeta de Identificación Electrónica no esté siendo utilizada para el cumplimiento de los fines de la entidad que solicitó la exención.” Nota 14: los vehículos institucionales son para uso exclusivamente oficial y las tarjetas asignadas a vehículos en comodato deben ser devueltas al término de contrato; igualmente aquellas del subcomponente de movilidad propuesto para baja. 4.7. Sistema de Información para la Gestión del Equipo Automotor de la Policía Nacional (SIGEA) o el sistema de información que sea implementado por la Policía Nacional. El Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional o quien haga sus veces, administrará el “Sistema de Información para la Gestión del Equipo Automotor de la Policía Nacional –SIGEA” o el sistema de información que sea implementado por la Policía Nacional, cuyo objetivo es mantener un control centralizado del equipo automotor institucional con registros históricos de cada bien, desde el momento en que ingresa a los inventarios hasta la devolución a la entidad comodante o en su defecto sea propuesto para la baja, posibilitando un seguimiento sistemático permanente, actualizado, confiable, en red y en tiempo real de la información a nivel nacional. El SIGEA o el sistema de información que sea implementado por la Policía Nacional, debe contener como mínimo los siguientes módulos para posibilitar el registro sistemático permanente, actualizado, confiable, en red y en tiempo real de la información: -

Ficha técnica e identificación del vehículo. Origen y trámites legales. Asignación. Suministro de combustible. Mantenimiento. Historial de siniestros. Revistas y auditorías. Bajas y disposición final. Reportes.

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El sistema posibilitará la consulta y los reportes situacionales del subcomponente de movilidad de la Policía Nacional, con base en los cuales se realizarán análisis y se tomarán decisiones que permitan la sostenibilidad del equipo automotor. Toda la información del subcomponente de movilidad que se inserta en las hojas de vida físicas deberá quedar registrada en el módulo correspondiente del aplicativo. Es obligatorio el registro de la totalidad de la información del subcomponente de movilidad en el sistema de información SIGEA o el sistema de información que sea implementado por la Policía Nacional, incluyendo la compra de bienes y servicios de equipo automotor por otras fuentes de financiación (gobernaciones, alcaldías y otras entidades públicas o privadas del orden nacional o regional) y debe ser oportuna y veraz, en coherencia con los principios que rigen la seguridad de la información; dicha responsabilidad corresponde al funcionario al que se le designe el respectivo usuario y contraseña para el acceso y a su vez el responsable de movilidad debe velar por su cumplimiento. Nota 15: las correcciones, modificaciones, actualizaciones, y eliminación de la información registrada en el aplicativo SIGEA o el sistema de información que sea implementado por la Policía Nacional, se realizará mediante comunicado oficial suscrito por el director, jefe oficina asesora, comandante de unidad o grupo operativo y director de escuela, al Jefe del Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces. 4.7.1. Usuarios Para la asignación de usuarios de SIGEA o el sistema de información que sea implementado por la Policía Nacional, los Jefes y responsables de Movilidad, deben enviar solicitud formal a la Jefatura del Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, anexando los formatos 1DT-FR-0004 “asignación de usuario y términos de uso” y 1DTFR-0015 “declaración de confidencialidad y compromiso con la seguridad de la información servidor público”, quienes a través del Sistema de Información para la Gestión de Incidentes en TIC (SIGMA), avalan la creación del usuario por parte de la Oficina de Telemática o quien haga sus veces, Así mismo, los responsables de movilidad deben informar y solicitar mediante comunicación oficial ante el Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, la cancelación de usuarios cuando el funcionario sea trasladado o retirado de su cargo. 4.7.2. Hojas de vida vehículos Para efectos de seguimiento, control y documentación del proceso, se requiere el siguiente archivo virtual: -

Factura de compra. Manifiesto de aduana, declaración de importación o certificado de empadronamiento. El acta para el caso de donación. El contrato para el caso de comodatos. Entrada del bien al almacén. Original de la licencia de tránsito. Copia del seguro obligatorio vigente y póliza de automóvil en el caso que aplique. Improntas del chasis y del motor. Inventarios originales del automotor. Certificado de autorización en conducción de la Policía Nacional. Salida al servicio según reporte SILOG o SINCO (para el caso del componente asignado a sanidad) o el sistema de información que sea implementado por la Policía Nacional. Fallos administrativos que comprometan al vehículo. Certificado de revisión técnico mecánica y de gases. Soporte documental del trámite para afectación a pólizas (en eventos de presentar siniestros).

Se realizará en coordinación con el responsable de telemática de cada unidad policial, la implementación de las hojas de vida virtuales, las cuales serán creadas mediante usuarios con roles específicos teniendo en cuenta la seguridad de la información, por parte de la Oficina de Comunicaciones Estratégicas “POLIRED “, y la normatividad vigente. 1DS-RS–0001 VER: 2

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Nota 16: el documento salida al servicio según reporte SAP/SILOG para gestión general o del generado por el Sistema aprobado por la Dirección de Sanidad para sus subunidades, aplicará para el subcomponente de movilidad ingresado a los inventarios de la Policía Nacional a partir del año 2008, para el subcomponente de movilidad adquirido por intermedio del Fondo Rotatorio antes del año 2004 no aplicará la siguiente documentación factura de compra: manifiesto de aduana y contrato de compra venta. 4.8. Nombramiento Jefe y Responsable de Movilidad Para efectos de administración, coordinación, seguimiento y control permanente por parte del Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, cada unidad de la Policía Nacional de las direcciones especializadas, región de policía, Metropolitana y Departamento de Policía y escuelas de Policía, aun cuando se encuentren sin delegación del gasto, deben nombrar mediante acto administrativo de personal al responsable de la administración del subcomponente de movilidad. Perfil Responsable de movilidad: debe contar con las habilidades profesionales y requisitos del cargo establecido dentro del manual de funciones de la Policía Nacional o el que lo modifique. Nota 17: una vez nombrado el responsable de movilidad deberá coordinar la actualización sobre el manejo y uso del Sistema de Información para la Gestión del Equipo Automotor SIGEA o el sistema de información que sea implementado por la Policía Nacional. Esto aplica también para los funcionarios que sean nombrados o encargados de los procedimientos de movilidad y que desarrollen labores asociadas a la movilidad de la unidad. 4.9. Distribución, asignación y uso Distribución La distribución del subcomponente de movilidad nuevo, adquirido por la Policía Nacional se hará mediante un plan de distribución proyectado por el Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, dando aplicación a las reglas de negocio establecidas en el Modelo de Sostenibilidad de los Recursos, en términos de reposición, cobertura y crecimiento, autorizado por la Dirección General de la Policía Nacional. Asignación La utilización del subcomponente de movilidad de la Policía Nacional obedecerá única y exclusivamente a las actividades propias y relacionadas con el servicio. El equipo automotor de la Policía Nacional que no se encuentre en actividades del servicio, permanecerá parqueado en instalaciones policiales o en lugares autorizados por los directores, jefe de oficinas asesoras, comandantes de región, metropolitanas y departamentos, bajo condiciones de seguridad y que procuren la conservación del mismo. Los señores directores, jefes de oficinas asesoras y comandantes de unidad policial son directamente los responsables del buen uso y cuidado de los bienes dando cumplimiento a las políticas institucionales; así mismo deben informar de manera inmediata la adquisición de equipo automotor por otras fuentes de financiación (donación, comodato, convenios, transferencia, entre otros), lo anterior con el fin de no interferir con la planeación de las necesidades del componente automotor, las pólizas, y costo de sostenimiento. En la gestión de recursos con otras fuentes de financiación, los señores comandantes de la unidad deberán plantear las necesidades conforme las especificaciones técnicas establecidas por el grupo de movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, de acuerdo con los resultados del modelo de administración logística que aplica la Policía Nacional. La asignación de subcomponente de movilidad se hará al cargo, independientemente del grado, toda vez que se hace necesario suplir las necesidades de movilidad para los funcionarios en el

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cumplimiento de sus funciones. La asignación del subcomponente estará sujeta al cargo, función y tipo de zona en la que se adelanta la actividad de Policía dentro de la misionalidad del servicio: Cargo del personal: La asignación de vehículos y cantidad de los mismos, se realizará teniendo en cuenta el cargo que ostenta el funcionario descrito en la tabla “Distribución de subcomponente de movilidad de acuerdo al cargo”, que se relaciona más adelante.

Actividad de Policía: De acuerdo a las actividades que cumple cada funcionario se establecen parámetros para asignar el equipo automotor en cantidad y tipo, dependiendo de la zona topográfica en la que desempeñe su labor. Zona geográfica: La asignación de la movilidad tendrá en cuenta la clasificación de zona topográfica establecida. Para efectos de determinar la clase de vehículos más apropiados para asignar a las labores de movilidad al servicio policial, las zonas topográficas se clasifican en cuatro, así: -

Zona tipo 1: zona de pendiente baja, el ancho de las principales vías es mayor a 2 metros, las vías se encuentran pavimentadas en su mayoría y su estado es regular, el tráfico es alto, y el clima es templado, cálido o frío de características secas o muy baja humedad en el ambiente.

-

Zona tipo 2: zona de pendiente baja, el ancho de las vías principales está alrededor de 2 metros, el tipo de estas es intermedio, es decir, no están totalmente pavimentadas, pero tampoco completamente destapadas, su estado es regular, el tráfico de vehículos por estas vías es intermedio, el clima es salino y húmedo al tiempo.

-

Zona tipo 3: zona del territorio nacional que presenta vías con pendientes muy pronunciadas, el ancho de aproximadamente 2 metros, el tipo de vía completamente destapada o sin pavimentar y/o en malas condiciones, el tráfico vehicular es bajo, clima templado, cálido o frío de características secas o muy baja humedad en el ambiente.

-

Zona tipo 4: zonas que se caracterizan por tener pendientes elevadas, incluso superiores a los 26º, con vías angostas y destapadas o en mal estado. Se tiene poco tráfico con una gran incidencia de ríos y mares; en resumen, todas las características son críticas para la movilización. Zona tipo 1

Ambulancia, Autobalanceo, Automóvil sedan, automóvil taxi, Caí Móvil, Laboratorio móvil, Montacargas, Tracto camión, Tracto mula, Tractor, Tráiler, carro de golf, moto.

Zona tipo 2

Bus, Buseta, Carro tanque de agua, Carro tanque de combustible, Grúa cama baja, Grúa tipo pluma, Microbús, Tanqueta transporte de persona, Tanqueta transporte de agua, Volqueta

Zona tipo 3

Camión de estacas, Camión furgón, Camioneta S.W, Camioneta de estacas, Camioneta furgón, Camioneta pick 4x2 cabina doble, Camioneta pick 4x2 cabina sencilla, Camioneta pick 4x4 cabina sencilla, Camioneta pick 4x4 cabina doble, cuatrimotor, Motocicleta, Panel, Vehículo Policial Multipropósito, Campero

Zona tipo 4

Utilitario, Bote, Bote inflable, lancha de rio, lancha de mar, motocicleta náutica. Fuente. DIRAF-GUMOV

Nivel de riesgo: El nivel de riesgo determina dentro del modelo la clasificación de probabilidades de ocurrencia de hechos que dificultan el cumplimiento de la misionalidad policial como atentados o presencia 1DS-RS–0001 VER: 2

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de grupos armados, delincuenciales o limitantes para el desplazamiento del personal por la ubicación geográfica de la unidad. Por lo anterior, el riesgo se clasifica en tres niveles, así: -

Bajo: nivel de riesgo en donde es posible movilizarse por medio de equipo automotor terrestre; en consecuencia, se asigna el subcomponente de acuerdo a la especialidad y topografía del terreno en un 100%.

-

Medio: nivel de riesgo en donde es posible movilizarse en equipo automotor terrestre solo para traslados de personal, la asignación de equipo automotor se efectúa en un 50%.

-

Alto o crítico: nivel de riesgo que debido al orden público no permite la movilización en equipo automotor terrestre, por tal motivo es restringido y no se le asignará equipo automotor.

4.10. Requisitos para la asignación de vehículos Para realizar la actualización de responsable del automotor en el aplicativo SIGEA deberá cumplir con los requisitos que se relacionan a continuación, así: -

Presentar licencia de conducción (física).

-

Certificado de autorización en conducción vigente, expedida por la Escuela de Seguridad Vial, (este debe estar cargado en el Portal de Servicio Internos PSI).

-

No debe registrar órdenes de comparendos pendientes por pago en el Sistema Integrado de Multas por Infracciones de Tránsito (SIMIT) al momento de la asignación del vehículo.

-

No tener impedimento alguno para conducir vehículos automotores, ni hallarse sometido a suspensión de la licencia de conducción.

-

Poseer la licencia de conducción correspondiente a la clase de vehículo que le va a ser asignado, la cual debe aparecer en el Registro Único Nacional de Tránsito (RUNT), en estado activa.

Al momento de ser asignado el vehículo se elaborará el respectivo inventario tal como aparece en el SIGEA o el sistema de información que sea implementado por la Policía Nacional, el cual debe reposar en la hoja de vida del vehículo, y una vez firmado por el responsable del equipo automotor asignado, serán directamente responsables del mismo, el policial al que se le sea asignado el bien y/o el conductor del mismo, dependiendo el caso. 4.10.1. Tablas de distribución Distribución del subcomponente de movilidad de acuerdo al cargo - Directivo: comprende los funcionarios que se desempeñan como comandantes de unidades

policiales: Distribución del subcomponente de movilidad de acuerdo al cargo Cargo

Cantidad y tipo de vehículo

Director General

2 camionetas SW, 2 Camperos, 4 Motos

Subdirector General

2 camionetas SW, 1 Campero, 2 motos

Directores:(nivel asesor, nivel de control, nivel administrativo, nivel operativo, regiones de Policía, Policía fiscal, escuelas) Subdirectores (nivel asesor, nivel de control, nivel administrativo, nivel operativo, regiones de Policía, Policía fiscal)

Subcomandantes (departamentos, metropolitanas)

1DS-RS–0001 VER: 2

Seguridad

1 camioneta SW, 1 automóvil o 1 Campero, o 1 Camioneta SW, o 1 Camioneta Pick-Up, 2 Motos

Comandantes (departamento, metropolitanas)

Comandantes Operativos (departamentos, metropolitanas)

1 automóvil o 1 Campero, 1 Camioneta SW, 1 Camioneta Pick-Up, 2 Motos

1 camioneta SW o Campero Ciudadana

1 camioneta Pick-Up o Campero

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 118. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ Comandantes de distritos (departamentos, metropolitanas)

1 camioneta Pick-Up

Comandantes de estación (departamentos, metropolitanas)

1 camioneta Pick-Up

Subcomandante de estación (metropolitanas)

1 camioneta Pick-Up

Comandantes de CAI (departamentos, metropolitanas)

1 camioneta pick-up o panel

Comandantes puestos de Policía (departamentos, metropolitanas) Jefes de áreas (nivel asesor, nivel de control, nivel administrativo, nivel operativo, Policía fiscal) Jefes de grupo (nivel asesor, nivel de control, nivel administrativo, nivel operativo, Policía fiscal departamentos, metropolitanas)

1 camioneta pick-up 1 automóvil o 1 moto 1 automóvil o 1 moto

Jefes de Archivo General Policía Nacional

1 automóvil o 1 moto

Jefes de oficina (enlace)

1 automóvil o 1 moto

Asesores jurídicos (nivel asesor, nivel de control, nivel administrativo, nivel operativo, regiones de Policía, Policía fiscal) Secretarios privados (nivel asesor, nivel de control, nivel administrativo, nivel operativo, Policía fiscal, departamentos, metropolitana) Estafetas (nivel asesor, nivel de control, nivel administrativo, nivel operativo, regiones de Policía, Policía fiscal, escuelas departamentos metro) Suboficiales de comando (nivel asesor, nivel de control, nivel administrativo, nivel operativo, Policía fiscal, departamentos, metropolitana) Orientadores Espirituales (nivel asesor, nivel de control, nivel administrativo, nivel operativo, Policía fiscal, departamentos, metropolitana) Coordinadores (nivel directivo, nivel asesor, nivel de control, nivel operativo)

1 automóvil 1 automóvil, 1 Microbús (transporte de personal)

1 motocicleta

1 automóvil

1 automóvil 1 automóvil

Fuente: DIRAF-GUMOV

La asignación de vehículos a los cargos administrativos será en su mayoría automóviles y motocicletas de bajo cilindraje, teniendo en cuenta que dichas funciones se cumplen en las bases de la cada unidad y estas se encuentran en zonas transitables y malla vial estable. -

Dependencias de apoyo logístico: el equipo automotor se debe centralizar en un stock que permita cumplir de manera simultánea varias actividades con un mismo medio de transporte; por lo anterior, el quipo automotor para estas se distribuye, así: Dependencias Funcionales

Cantidad y tipo de vehículos

Publicaciones

1 automóvil

Bodegas Centro automático Oficinas de derechos metropolitanas) Atención al ciudadano

1 montacargas 1 automóvil o motocicleta humanos

(departamentos

y

1 motocicleta 1 motocicleta

Grupos de seguridad Grupos orquesta PONAL (departamentos metropolitanos, nivel educativo) Comunicaciones estratégicas Movilidad clase A (departamentos, metropolitanas, unidades operativo.) cuyo índice de servicios logísticos sean de 0 a 100) mínimo Movilidad clase B (departamentos, metropolitanas, unidades operativo.) cuyo índice de servicios logísticos sean de 100 a 300) mínimo. Movilidad clase C (departamentos, metropolitanas, unidades operativo) cuyo índice de servicios logísticos sean de mayor a 300 mínimo.

1 panel, o 3 Motocicletas 02 buses - 01 camión 1 panel o microbús 1 camioneta, 1 Bus, 1 Busetas, 1 Micro 2 Motocicletas, 1 Camión 1 camioneta, 1 Bus, 1 Busetas, 1 Micro 2 Motocicletas, 1 Camión 5 automóvil, 3 Camioneta, 12 Buses, 10 Busetas, 5 Micro 10 Motocicletas

Fuente: DIRAF-GUMOV

- Unidades de vigilancia: Las reglas de negocio para el personal que cumple actividades de

vigilancia tendrán la siguiente clasificación teniendo en cuenta dos aspectos, unidades del servicio de vigilancia por cuadrantes y unidades de vigilancia que no pertenecen al servicio de vigilancia por cuadrantes, así: Modelo Nacional de Vigilancia Comunitaria por Cuadrantes

1DS-RS–0001 VER: 2

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 119. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ Regla matemática o de negocio vigilancia Comandante Operativo 1 camioneta Pick- up Comandante de Distrito 1 camioneta Pick- up Comandante de Estación 1 camioneta Pick- up Comandante CAI 1 camioneta Pick- up Comandante Puesto de Policía 1 camioneta Pick- up Jurisdicción 2D ESCENARIOS CUADRANTES 1 vehículo por cada 1 Dificulta en la movilidad cuadrantes y 3 motocicletas por 2 Alta concentración problemática cada cuadrante 3 No cuenta con personal 4 1:30 de distancia entre cuadrantes Jurisdicción 3D Escenarios Cuadrantes 1 vehículo por cada 1 Facilidad en la movilidad 5 cuadrantes y 3 motos por cada 2 Baja concentración problemática cuadrante 3 Cuenta con personal 3x patrulla 4 Distancia mínima entre cuadrantes Regla de negocio en unidades que no existen cuadrantes 2 a 4 Policías = 1 moto 5 a 9 Policías = 2 motos 10 a 12 Policías = 3 motos + 1 vehículo 14 a 17 Policías = 4 motos + 1 vehículo 18 a 21 Policías = 5 motos + 2 vehículo 22 a 40 Policías = 10 motos + 3 vehículos 40 a 70 Policías = 15 motos + 5 vehículos Fuente: DIRAF-GUMOV

- Unidades operativas: las siguientes reglas de negocio aplican para las unidades en mención

a nivel central, seccionales y grupos a nivel desconcentrado. Tipo Vehículos Motos Vehículos Motos Vehículos Motos Vehículos Motos Vehículos Motos Vehículos Motos Vehículos Motos Vehículos Motos Vehículos Motos

Operativos DIJIN DIPOL SIJIN SIPOL GAULA Porcentaje Regla 30% 1 por cada 3 Policías 70% 1 por cada 2 Policías Carabineros y Antiterrorismo 90% 1 por cada 10 Policías 10% 1 por cada 15 Policías Carabineros y Guías 90% 1 por cada 10 Policías 10% 1 por cada 15 Policías Policía ambiental 80% 1 por cada 3 Policías 30% 1 por cada 2 Policías Hidrocarburos 70% 1 por cada 3 Policías 30% 1 por cada 2 Policías GAULA 30% 1 por cada 3 Policías 70% 1 por cada 2 Policías Incorporación 20% 1 por cada 3 Policías 80% 1 por cada 2 Policías Infancia y Adolescencia 99% 1 por cada 10 Policías 1% 1 por cada 2 Policías Protección a Personas e Instalaciones 30% 1 por cada 3 Policías 70% 1 por cada 2 Policías Tránsito y Transporte

Vehículos

30%

1 por cada 3 Policías

Motos

70%

1 por cada 2 Policías

Vehículos Motos

Protección Ambiental y Ecológica 70% 1 por cada 3 Policías 30% 1 cada 2 Policías Protección Turismo y Patrimonio

Vehículos

50%

1 por cada 3 Policías

Motos

50%

1 por cada 2 Policías

Prevención Y Educación Ciudadana Vehículos

70%

1 por cada 5 Policías

Motos

30%

1 por cada 2 Policías

Grupo Operativo de Departamento o Metropolitana Vehículos

1DS-RS–0001 VER: 2

50%

1 por cada 3 Policías

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 120. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ Motos

50%

1 por cada 2 Policías

Fuerza Disponible Vehículos Motos

80%

1 por cada 6 Policías

20%

1 por cada 2 Policías

Protección a Personas e Instalaciones Vehículos

70%

1 por cada 6 Policías

Motos

30%

1 por cada 2 Policías

Puestos de Policía Vehículos

90%

1 por cada 6 Policías

Motos

10%

1 por cada 2 Policías

Operaciones Especiales Vehículos

90%

1 por cada 6 Policías

Motos

10%

1 por cada 2 Policías

Comando de Apoyo Operativo Vehículos

90%

1 por cada 3 Policías

Motos

10%

1 por cada 2 Policías

Vehículos

90%

1 por cada 20 Policías

10%

1 por cada 20 Policías

Antidisturbios Motos

Transporte Masivo Transmilenio Vehículos

60%

Motos

(Video) Capítulo II Componente Logístico, Resolución No. 05884 del 27/12/2019

40%

1 por cada 3 Policías 1 por cada 2 Policías POLFA

Vehículos

60%

1 por cada 3 Policías

Motos

40%

1 por cada 2 Policías

Vehículos

90%

1 por cada 3 Policías

Motos

10%

1 por cada 2 Policías

Vehículos

70%

1 por cada 14 Policías

Motos

30%

1 por cada 19 Policías

Estación Aeropuerto

Grupos Erradicación

Unidad de Operaciones Especiales en Emergencias y Desastres Vehículos

95%

1 por cada 20 Policías

Motos

5%

1 por cada 20 Policías Fuente: DIRAF- GUMOV

- Consideraciones generales: la asignación del equipo automotor obedecerá a la cantidad de

automotores existentes en cada unidad policial de acuerdo al cargo y no el grado; el personal que no se encuentre dentro de la tabla de asignación por cargos, significa que no tendrá equipo automotor asignado. El equipo automotor que registre novedades como sobrantes dentro de las unidades de manera inmediata deberá ser redistribuido en las unidades misionales que figuren con necesidades de cobertura, de lo contrario el grupo de movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, asignará el equipo automotor a otras unidades policiales a nivel nacional. 4.10.2. Asignación de vehículos para los señores Generales de la Policía Nacional en uso de buen retiro. La asignación de los vehículos para los señores generales de la Policía Nacional en uso de buen retiro, obedecerá a los resultados del estudio de nivel de riesgo que en cada caso se realice por intermedio de la Dirección de Protección y Servicios Especiales de la Policía Nacional o quien haga sus veces, y será esa Dirección la que suministre el equipo automotor necesario y el personal idóneo para los esquemas de protección. Nota 18: los señores directores generales de la Policía Nacional en uso de buen retiro, tendrán asignación de un (1) vehículo por término indefinido, independientemente del grado.

1DS-RS–0001 VER: 2

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 121. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

4.11. Revista física al subcomponente de movilidad Cada unidad de la Policía Nacional practicará como mínimo una revista física trimestral, al total de su componente vehicular existente en inventario, con el propósito de verificar la existencia física y el estado de los bienes; para ello se utilizará el formato 1LA-FR-0007 “revista física del equipo automotor” el cual deberá ser archivado en la carpeta individual los cuatro trimestres de cada año, dando alcance a lo dispuesto en las tablas de retención documental y a la ley general de archivo, así mismo esta información debe ser actualizada en el sistema de información SIGEA o el sistema de información que sea implementado por la Policía Nacional, con las novedades encontradas en el módulo de revista interna. Las novedades encontradas deben ser subsanadas por el responsable que tiene asignado el automotor, según figure en el SIGEA o el sistema de información que sea implementado por la Policía Nacional en un plazo no mayor a 10 días calendarios, de no ser subsanadas las novedades en el tiempo establecido, el responsable de Movilidad o quien haga sus veces, deberá realizar una valoración de daños y tramitara la apertura de la investigación administrativa correspondiente. 4.11.1. Desplazamientos fuera de la jurisdicción Únicamente, los señores directores, jefes oficinas asesoras, comandantes de Policía metropolitanas, comandantes de departamento y directores de las escuelas de formación, están facultados para autorizar los desplazamientos que por necesidades del servicio deban realizarse fuera de su correspondiente jurisdicción. Cada desplazamiento debe estar soportado mediante orden de servicio u orden de marcha. 4.11.2. Comparendos El responsable de movilidad de cada unidad policial será el encargado del ingreso diario a la página del SIMIT o en el sistema de información que sea habilitado por el Ministerio de Tránsito y Transporte, para constatar que los vehículos no estén reportados por comparendos, en todo caso, los señores directores, comandantes de departamento y directores de las escuelas de formación o jefes de oficinas asesoras de las unidades que tienen vehículos reportados como infractores de tránsito deberán en coordinación con los asesores jurídicos y el responsable de movilidad de cada unidad, verificar en las Secretarías de Tránsito, la existencia del respectivo proceso administrativo con la debida notificación (conforme a normativa legal vigente ) y realizar las gestiones con el conductor involucrado en la falta para su conciliación, pago y descargue del SIMIT, contribuyendo con esto a que el NIT de la Policía no esté bloqueado ante el Ministerio de Transporte. En caso que el funcionario comprometido en la infracción no asuma el pago de la multa originada por el comparendo, se deberá proceder a la cancelación de ésta por parte de la Policía Nacional, iniciando el proceso administrativo, cobro persuasivo, y de ser necesario, a través del Grupo de Jurisdicción Coactiva (SEGEN), adelantar la recuperación de los dineros adeudados declarándolo infractor y deudor del tesoro público en los casos que corresponda. 4.11.3. Novedades administrativas Cuando ocurran novedades administrativas con el personal de la Institución que tenga asignado o a su servicio subcomponente de movilidad de la Policía Nacional, el Responsable de Movilidad, de manera inmediata, debe verificar la entrega satisfactoria del bien y realizar la actualización en el SIGEA o el sistema de información que sea implementado por la Policía Nacional, por lo tanto, este debe constatar periódicamente con el Grupo de Talento Humano o Responsable de Talento Humano según corresponda en cada unidad policial, el estado administrativo de los responsables del componente vehicular de su unidad. Las novedades administrativas a las que hace referencia el presente numeral, son: retiro en todas sus formas, suspensiones, vacaciones, permisos, licencias, comisiones, excusas de servicio, traslados y las demás que defina la normativa legal vigente. Los funcionarios que tienen asignado subcomponente de movilidad de la Policía Nacional, al momento de salir con cualquiera de las novedades anteriormente indicadas, deben presentar inmediatamente los automotores al 1DS-RS–0001 VER: 2

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 122. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

responsable de movilidad de su respectiva unidad, con el fin de que sean reasignados o permanezcan en las instalaciones de la unidad Policial de manera transitoria o indefinida según las necesidades del servicio lo requieran, siempre y cuando se observen los requisitos de asignación establecidos en el presente manual. 4.12. Suministro de combustible El combustible es uno de los insumos logísticos primordiales para el funcionamiento del componente automotor; por tal motivo, requiere una adecuada planificación y administración que garantice la continuidad de movilidad para el servicio de Policía. Las unidades que administren rubros de combustible se ceñirán a los siguientes parámetros con el propósito de garantizar la austeridad en el consumo, así: Las ambulancias, grúas y subcomponente de movilidad asignado, deben contar con el combustible necesario para el servicio; cuando las necesidades del servicio así lo exijan, podrán autorizarse suministros extraordinarios, los cuales quedarán debidamente sustentados. Para el caso de los motores fuera de borda, plantas eléctricas, motores estacionarios o utilitarios se suministrará combustible de acuerdo a las horas de uso y al consumo de motor según los caballos de fuerza; para lo cual el responsable de movilidad realizará los controles necesarios y los respectivos registros físicos en el formato para controlar la distribución del combustibles a los vehículos de la Policía Nacional que no poseen dispositivo electrónico 1LA-FR-0067, lo anterior deberá reposar en los archivos del procedimiento administración de combustible. Nota 19: el suministro de combustible para plantas eléctricas y motores estacionarios o utilitarios se podrá sumar al contrato del subcomponente de movilidad, debiéndose establecer claramente los valores y cantidades destinadas a cada propósito (movilidad, plantas, demás equipos que no pertenezcan al subcomponente de movilidad y que requieran de combustible para su funcionamiento). La unidad que tenga asignados estos elementos deberá establecer el valor del presupuesto requerido para el funcionamiento de estos equipos, siendo generada la necesidad dentro del plan de compras de la Unidad y respetando siempre los rubros y destinaciones presupuestales para tal fin; esta información deber ser plasmada en los estudios previos y en el contrato, con el fin de lograr satisfacer la necesidad requerida dentro de la unidad para estos equipos. Para establecer la cantidad de combustible necesaria para este tipo de maquinaria, se deberá tener en cuenta los parámetros establecidos en las fichas técnicas y manual del fabricante correspondiente; así mismo, la necesidad debe estar autorizada formalmente por el ordenador del gasto; dicha justificación deberá estar acompañada de una planilla (formato 1LA-FR-0067) que permita evidenciar el consumo en relación con las horas de uso u órdenes de trabajo según sea el caso. Estas planillas y la justificación del uso de combustible deben quedar documentado y archivado en la carpeta del procedimiento suministro de combustible. Los comandantes de metropolitanas, departamentos, direcciones y escuelas, deberán apoyar el suministro de combustible a los vehículos que por necesidades del servicio pasen o se encuentren de apoyo en la unidad y que este se requiera para cubrir su desplazamiento, cada vez que lo requieran, dejando como constancia el requerimiento por escrito (comunicado oficial) que justifique la necesidad, especificando datos de los vehículos, número de plan de marcha y orden de servicio según sea el caso, de igual manera, los conductores de los vehículos deberán portar y presentar los documentos exigidos por ley para transitar por el territorio nacional. Las unidades que, a través de otras fuentes de financiación (alcaldías, gobernaciones, o entidades distritales, municipales, departamentales o nacionales, entre otras), reciban combustibles, deberá ser cargada en el aplicativo web SIGEA módulo combustibles o el sistema de información que sea implementado por la Policía Nacional, especificando la fuente de financiación por la cual se recibe el producto. Las unidades que tengan contratos de combustible deberán realizar mensualmente seguimiento a la ejecución presupuestal, la cual debe obedecer a un consumo equilibrado y controlado de acuerdo a la tabla de suministro del presente documento; de igual manera el control para evitar que al finalizar la vigencia, se generen acumulaciones, consumos existentes, reservas

1DS-RS–0001 VER: 2

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 123. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

presupuestales o hechos cumplidos, acción que conllevaría a observaciones por parte de los entes de control. En las unidades que tengan vehículos con sistema dual (gas natural vehicular(GNV)/gasolina) se deberán realizar los estudios previos para la contratación del combustible (GNV) y adelantar el proceso de selección que permita satisfacer la necesidad; los vehículos propiedad de la Policía que tengan sistema dual en sitios donde no sea posible el suministro de (GNV) deberán ser redistribuidos a unidades donde se provea este tipo combustible, previa coordinación con el Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, quien autorizará la redistribución de los mismos, atendiendo las políticas de austeridad en el gasto, teniendo en cuenta que estos fueron adquiridos con el propósito de optimizar recursos. El suministro de combustible líquido para los vehículos administrativos con sistema dual (GNV/gasolina), se realizará una vez cada quince días, es decir dos veces al mes; la cantidad de galones suministrada en un periodo quincenal, corresponderá a lo establecido en este manual para un día de aprovisionamiento de acuerdo al tipo de vehículo; así mismo, para los vehículos operativos se realizará un aprovisionamiento semanal, cuatro veces al mes y la cantidad de suministro será según se establece en las tablas por tipo de vehículo. En las unidades en donde exista el sistema dispositivo electrónico para suministro, se deberán realizar los estudios previos para la contratación con este servicio, para los vehículos objeto del contrato con este sistema no se aceptarán planillas. Los responsables del suministro de combustibles deberán actuar estrictamente bajo los parámetros establecidos en el procedimiento 1LA-PR-0018 “Administrar combustible líquido y gas natural vehicular para vehículos de la Policía Nacional”; de igual forma, deberán mantener contacto permanente con el Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces a través de los medios de comunicación existentes; de igual forma deberán dar cumplimiento a los indicadores implementados por la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, para el seguimiento y control del Procedimiento de Combustibles. El suministro de combustible adicional para vehículos que salen de la jurisdicción solo se autorizará cuando la necesidad esté debidamente sustentada conforme a lo estipulado en el procedimiento 1LA-PR-0018 “Administrar combustible líquido y gas natural vehicular para vehículos de la Policía Nacional”. Los vehículos de carga que con ocasión del servicio requieran trasladarse fuera de su jurisdicción deberán propender por coordinar con las unidades policiales cercanas a su ruta de desplazamiento posibles apoyos logísticos, con el fin de optimizar los recursos de combustible, mantenimiento, personal y viáticos.

No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

12

13

Suministro de gasolina Cantidad Tipo de vehículo de galones Motos hasta 199 cc 1 Motos de 200 cc a 400 cc 1.5 Motos y Cuatrimotos de 401 cc a 700 cc 2 Motos y Cuatrimotos de 701cc en adelante 3 Automóvil hasta 1200 cc 3 Automóvil de 1201 cc a 1800 cc 4 Automóvil de 1801 cc en adelante 5 Paneles-microbuses-camperos-camionetas-entre otros 5 hasta 3000 cc Paneles, microbuses, camperos, camionetas, entre 6 otros de 3001 cc en adelante Vehículos blindados 6 Vehículos pesados (buses-busetas-camiones-gruascarrotanques-volquetas-tractor-furgones-entre otros) 8 de 3500 a 5000 cc Vehículos pesados (buses-busetas-camiones-gruascarrotanques-volquetas-tractor-furgones-entre otros) 10 de 5001 cc a 8000 cc Vehículos pesados (buses-busetas-camiones-gruascarrotanques-volquetas-tractor-furgones-entre otros) 12 de 8001 cc en adelante

Máximo de visitas semanales Administrativo Operativo 5 7 5 7 5 7 5 7 5 7 5 7 5 7 5

7

5

7

5

7

5

7

5

7

5

7 Fuente: DIRAF- GUMOV

Suministro DIESEL No. 1DS-RS–0001 VER: 2

Tipo de vehículo

Máximo de visitas semanales Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 124. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ 1 2 3 4 5 6 7 8

9

10 11 12

Automóvil hasta 1200cc Automóvil de 1201 cc a 1800 cc Automóvil de 1801cc en adelante Vehículos blindados nivel III y IIIA Vehículos blindados nivel VI y V Paneles-microbuses-camperos-camionetas-entre otros hasta 3000 cc Paneles-microbuses-camperos-camionetas-entre otros de 3001 cc en adelante Vehículos pesados (buses-busetas-camiones-gruascarrotanques-volquetas-tractor-furgones-entre otros) de 3500 a 5000 cc Vehículos pesados (buses-busetas-camiones-grúascarrotanques-volquetas--tractor-furgones-entre otros) de 5001 cc a 8000 cc Vehículos pesados (buses-busetas-camiones-gruascarrotanques-volquetas-tractor-furgones-entre otros) de 8001 cc en adelante Tanquetas de personal y lanza agua de 4000 a 6000 cc Tanquetas de personal y lanza agua de 6001 cc en adelante

Cantidad de galones 2 3 4 5 8

Administrativos

Operativos

5 5 5 5 5

7 7 7 7 7

4

5

7

5

5

7

7

5

7

8

5

7

10

5

7

8

5

7

10

5

7 Fuente: DIRAF-GUMOV

Nota 20: para los combustibles líquidos se podrá parametrizar los días y galones de suministro de combustible diarios de los vehículos, así: 

Sin exceder la capacidad del tanque de suministro de combustible.

Sin exceder el total de galones autorizados de suministro de combustible semanal, quincenal y/o mensual relacionados en las tablas de suministros.

Estos cambios deberán ser solicitados mediante comunicado oficial al director, jefe o comandante de la unidad administradora del procedimiento 1LA-PR-0018 “Administrar combustible líquido y gas natural vehicular para vehículos de la Policía Nacional”, para su autorización. 4.12.1. Controles en el suministro de combustible Los jefes administrativos, logísticos o el responsable del procedimiento de combustible o a quien se le asigne esta actividad dentro de cada unidad policial, deben aplicar los controles establecidos en el procedimiento (1LA-PR-0018) “Administrar combustible líquido y gas natural vehicular para vehículos de la Policía Nacional”, de tal manera que permitan detectar irregularidades e identificar posibles responsables. Nota 21: para controlar el consumo de combustible, el mantenimiento preventivo y correctivo, los jefes administrativos de las unidades propenderán porque el odómetro del subcomponente de movilidad permanezca en perfectas condiciones de funcionamiento; así mismo, promoverán las acciones necesarias para que el sistema de información SIGEA o el sistema de información que sea implementado para la Policía Nacional, se encuentre actualizado teniendo en cuenta que debe coincidir el kilometraje de los vehículos con el reporte en el sistema, así como la información de los consumos. De igual forma, deben propender para que, en los procesos contractuales de acuerdo a la capacidad de los proveedores de combustible, se incluya la utilización de tecnologías con dispositivo electrónico para el registro de información, que permita el control efectivo del suministro en tiempo real. Control y seguimiento a los bonos para el suministro de combustible La Dirección de Inteligencia Policial, es la única unidad dentro de la Institución teniendo en cuenta su misionalidad autorizada para la compra de combustible a través de la modalidad de “bonos”, quienes deben tener en cuenta al momento de realizar el proceso de selección de oferentes que tenga como objeto “la adquisición de bonos para el suministro de combustible a vehículos de la Policía Nacional”, cumplir con lo establecido en el procedimiento: “1LA-PR0018 Administrar combustible líquido y gas natural vehicular para vehículos de la Policía Nacional”, y adherirse a las actividades establecidas en la Guía de “Lineamientos para el control y seguimiento a los bonos para el suministro de combustible” 1LA-GU-0027. 1DS-RS–0001 VER: 2

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 125. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Recepción de bonos por otras fuentes de financiación (Gobernaciones, Alcaldías, u otras entidades) En cuanto a la recepción de bonos por otras fuentes de financiación (gobernaciones, alcaldías, u otras entidades), para el suministro de combustible a vehículos de la Policía Nacional, se debe contar con la existencia del acto administrativo donde se describan las condiciones técnicas, valor y cantidad, para la recepción, control y consumo de los bonos. Este acto administrativo debe estar debidamente firmado y contar con acta de inicio para su ejecución, además de contar con todos los soportes documentales para la entrega y recepción por parte de la Policía Nacional, el cual se realizará por intermedio del almacén de movilidad o almacén de intendencia según la estructura organizacional en la unidad, con el fin que estos ingresen a los inventarios, alimentando los sistemas de información establecidos para el control del combustible y los bonos. Ingreso de los bonos al almacén de movilidad o intendencia según estructura orgánica de la Unidad. La unidad deberá realizar el ingreso al almacén, por la totalidad de los bonos para el suministro de combustible a vehículos de la Policía, como producto del contrato (para el caso de DIPOL) u otras fuentes de financiación (Gobernaciones, Alcaldías, u otras entidades) en las demás unidades, teniendo en cuenta que se entreguen y/o generen los siguientes documentos:  Contrato, convenio u acto administrativo donde se determine la destinación, las cantidades y la denominación, el cual debe estar debidamente firmado (medio físico y magnético).  Acta de inicio suscrita por el supervisor, contratista y ordenador del gasto  Acta de recepción de bienes.  Comunicado oficial de entrega de los bonos a la Policía Nacional, por parte de contratista o donante.  Constancia de recibido a satisfacción en el formato 2BS-FR-0045. La presentación de la totalidad de los documentos relacionados anteriormente, le permitirá al almacenista de movilidad de la unidad o quien haga sus veces, realizar el ingreso de los bonos a los inventarios, los cuales deben quedar registrados en la cuenta contable 1514230010 “Combustibles y Lubricantes”, en el sistema de información SAP establecidos para este fin. La custodia de los bonos de suministro de combustible para vehículos de la Policía Nacional, será responsabilidad del Almacenista de movilidad o intendencia, según estructura orgánica de la unidad, quien deberá garantizar un lugar con las suficientes medidas de seguridad y disponibilidad para la custodia de los bonos. Control de entrega y suministro de combustible a través de bonos. El responsable de combustible o quien haga sus veces, será el garante del cumplimiento de las reglas de negocio establecidas en el presente manual y los controles establecidos en el procedimiento: “1LA-PR-0018 Administrar combustible líquido y GNV para vehículos de la Policía Nacional”, para la entrega de los bonos al consumidor final quien es el funcionario policial que tiene la asignación del vehículo el cual requiere el tanqueo. Los contratos de suministro de combustible realizados por bonos, deben ser registrados en el SIGEA o sistema de información implementado por la Policía Nacional para tal fin y cumplir con el lleno de los requisitos administrativos en la contratación, ejecución y control según los lineamientos establecidos por la Policía Nacional, en el manual de contratación. Las unidades deben cargar la información de ejecución del consumo de suministro de combustible por bonos en el Sistema de Información SIGEA o sistema de información implementado por la Policía Nacional para tal fin, durante los cinco primeros días de cada mes. Los documentos y archivos que soportan los consumos de combustible serán presentados ante la unidad que administra el componente automotor del grupo, durante los cinco días siguientes al mes que se realizó el suministro de combustible, documentos que servirán como soporte para la ejecución y el control en la entrega de este recurso. 1DS-RS–0001 VER: 2

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 126. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

4.12.2. Controles adicionales Para las unidades que cuentan con el sistema dispositivo electrónico para el suministro, se deben llevara a cabo revistas físicas a los mismos vehículos que se le realiza la prueba selectiva de rendimiento de kilómetros por galón, verificando mensualmente que tengan el dispositivo electrónico remachado al vehículo. Si se encuentran novedades se debe informar al jefe inmediato mediante comunicado oficial con el fin de adelantar los trámites administrativos y disciplinarios a que haya lugar. Así mismo, las unidades mantendrán el control de bloqueo en el suministro del combustible a los vehículos cuando estos se encuentren en los siguientes estados: -

Mantenimiento correctivo, (a partir de la expedición de la orden de trabajo hasta el reporte de recibido a satisfacción del vehículo).

-

Siniestro por reclamación (desde el reporte de inicio de la reclamación ante la aseguradora hasta el cambio de estado).

-

Accidentado (desde el reporte del accidente hasta el cambio de estado).

-

Custodia (desde el reporte de la novedad hasta el cambio de estado).

-

Hurto (desde el reporte de la novedad hasta el cambio de estado).

El responsable del procedimiento de estadística y control vehicular de la unidad, debe informar al encargado del procedimiento de combustibles, los vehículos que se encuentren en los estados anteriormente citados fin hacer bloqueo para el suministro de combustible a los mismos. Para los vehículos que se encuentren con el odómetro fuera de servicio, será responsabilidad del conductor que tiene asignado el automotor debiendo informar al procedimiento de combustibles. Por otro lado, se realizará devolución del dispositivo electrónico para el suministro, por los siguientes motivos: -

Terminación del contrato de suministro de combustible con cambio de proveedor. Finalización del plazo de ejecución del contrato de comodato. Por cambio de unidad policial del vehículo. Por encontrarse el vehículo en los siguientes estados: baja, desintegración, fuera de servicio no recuperable, proceso de remate. Siendo responsable de informar al responsable del procedimiento de combustibles de estos estados el responsable de vehículos de la unidad.

Para las unidades que no cuenten con el sistema electrónico de gerenciamiento (dispositivo electrónico para el suministro) se debe diligenciar el formato para registro (1LA-FR-0067) “Planilla control al suministro de combustible a vehículos de la Policía Nacional”, la cual debe reposar en medio físico en los archivos del procedimiento de suministro de combustible. En caso de aprovisionar con vales, de igual forma se debe diligenciar completamente el formato 1LA-FR0067 “Planilla control al suministro de combustible a vehículos de la Policía Nacional, como evidencia y deberá reposar en los archivos del procedimiento de suministro de combustible. La información de los suministros debe ser verificada y cruzada con el reporte generado o planillas de suministro por la empresa contratada, en forma mensual dando cumplimiento a los controles establecidos en el procedimiento administrar combustible líquido y gas natural vehicular para vehículos de la Policía Nacional. El responsable de cada vehículo no debe dictar, ni permitir digitar a los operarios de los surtidores de las estaciones de servicio, el kilometraje del odómetro en ceros o cifras irreales, ni se tendrán en cuenta los dígitos en metros, teniendo en cuenta que estos datos se alimenta a los sistemas 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 127. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

de información vitales para ejercer controles en el suministro de combustible, absteniéndose de adulterar o inducir al error en los sistemas; lo anterior de incurrir en acciones disciplinarias de acuerdo a la Ley 1015 en su artículo 34 numeral 29. Los Jefes administrativos, Jefe Grupo Logístico y responsables de movilidad de cada unidad o quienes hagan sus veces, supervisarán que la información del suministro de combustible sea actualizada permanentemente en el módulo correspondiente al aplicativo web SIGEA o el sistema de información que sea implementado por la Policía Nacional. Las unidades que suministran el combustible con el dispositivo electrónico para suministro de combustible, solo utilizarán la planilla para el suministro de combustible adicional o en su defecto el libro cuyo rayado corresponda a la “planilla control al suministro de combustible al subcomponente de movilidad de la Policía Nacional” 1LA-FR-0067, esta debe reposar en los archivos del procedimiento de suministro de combustible. 4.13. Mantenimiento del Equipo Automotor Corresponde al conjunto de acciones técnicas y administrativas que permiten conservar o restablecer un vehículo a un estado especificado o a una situación tal que pueda asegurar un servicio determinado. Clasificación de las actividades de mantenimiento: Las actividades de mantenimiento del equipo automotor de la Policía Nacional, se clasifican en: -

Mantenimiento correctivo Mantenimiento preventivo

Mantenimiento correctivo Actividad que se realiza después que ha ocurrido una falla para corregir sus efectos, disminuir el daño, reparar el equipo y volverlo a su condición de funcionamiento normal. Puede ser ejecutado de emergencia, en forma inmediata, porque se requiere poner en marcha el vehículo o puede ejecutarse más tarde en forma programada en los casos que el mismo puede seguir funcionando a pesar de la falla. Mantenimiento preventivo: Todo tipo de actividad que se realiza antes que ocurra una falla para evitar que suceda, disminuir sus efectos, limitar su desarrollo, evitar o disminuir el daño. Es una actividad normalmente programada y está contenida en las tablas de mantenimiento de las casas fabricantes de cada una de las marcas de los vehículos. La actividad más característica del mantenimiento preventivo es la inspección. También se realizan otros trabajos como ajustes, reparaciones, cambios o servicios que tienen por objeto aumentar el tiempo entre reparaciones, alargar la vida útil de los componentes y corregir desajustes producidos por la operación normal de los equipos. Actividades recomendadas de inspección a vehículos por parte del personal de diagnóstico 10- Condición de semiejes, fugas de grasa, roturas, cortes, 1- Funcionamiento Freno de mano guardapolvos y abrazaderas 2- Funcionamiento Sistema de ventilación, calefacción y A/C 11- Nivel y fugas externas de líquido de frenos 3-Funcionamiento y estado de limpiaparabrisas y 12- Presión, condición y ajuste de llantas aspersores 4- Funcionamiento de luces exteriores y pito 13- Fugas de amortiguadores 5- Tensión y condición de correa de accesorios 14- Nivel, fugas externas y accionamiento de embrague 15- Fugas de aceite externas, caja de cambios, 6- Nivel de refrigerante, fugas externas y radiador transferencia y diferenciales 16- Condición externa, roturas y fijación del sistema de 7- Estado y condición de batería y alternador escape 17- Fugas externas y condición de tuberías del sistema de 8- Nivel y fugas de aceite de motor combustible 9- Nivel y fugas de líquido de dirección 18- Inspección visual del condensador (sistema A/C)

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Resolución No. DEL HOJA No. 128. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ Actividades recomendadas de inspección a motocicletas por parte del personal de diagnóstico 1- Funcionamiento del sistema de frenos 7- Presión, condición y ajuste de llantas y radios 2- Funcionamiento de luces y pito 8- Fugas de líquido de los amortiguadores 9- Condición externa, roturas y fijación del sistema de 3- Nivel de refrigerante, fugas externas y radiador escape 10- Fugas y condición de mangueras del sistema de 4- Estado y condición de batería y alternador combustible 5- Nivel y fugas de aceite de motor 11- Condición, tensión y engrase de la cadena 6- Nivel y fugas externas de líquido de frenos Fuente: DIRAF- GUMOV

Plan de mantenimiento programado Cada unidad de la Policía Nacional debe elaborar anualmente el plan de mantenimiento preventivo del subcomponente de movilidad, liderado por el Jefe Administrativo y el Responsable Movilidad respectivamente, el cual debe ser incluido en el plan de compras de la unidad. El plan de mantenimiento deberá realizarse de acuerdo al formato plan de mantenimiento general, 1LA-FR0114. Revisiones periódicas Los Policías que tengan bajo su responsabilidad la conducción del subcomponente de movilidad de la Policía Nacional revisarán la siguiente lista de chequeo, con el fin de corroborar el estado mecánico y las condiciones de funcionamiento del vehículo, en los lapsos de tiempo que se determinan a continuación: Mensualmente Verificar el nivel de refrigerante en el depósito. Verificar el funcionamiento de las luces exteriores. Verificar la presión de inflado de las llantas incluido el repuesto. Verificar que estén funcionando los indicadores del tablero de instrumentos, si indican alguna falla. Verificar nivel de aceite Verificar Nivel de líquido de frenos.

Diariamente Comprobar que no existan fugas de líquidos. Verificar el funcionamiento de los limpiaparabrisas y difusores. Limpiar las plumillas o gomas de los limpiaparabrisas. Verificar unidades de luz. Verificar el estado del silenciador y tubo de escape. Comprobar el estado y funcionamiento de los cinturones de seguridad. Revisar el estado de las llantas y el estado de ajuste de los pernos Verificar nivel de aceite Verificar Nivel de líquido de frenos. Limpiar los desagües de las puertas y carrocería. Engrasar las bisagras, cerraderas y seguros de las puertas y del capot. Comprobar el nivel del líquido de la dirección asistida. Limpiar la batería y sus bornes.

Fuente: DIRAF- GUMOV

Para el caso de los vehículos diésel se debe drenar el filtro sedimentador quincenalmente. El anterior procedimiento es de carácter preventivo y rutinario, por lo tanto, no se requiere evidencia física o documental. 4.13.1. Actividades preventivas para el equipo automotor Teniendo en cuenta que la Policía Nacional, tiene una gran diversidad de marcas y líneas que integran su equipo automotor en servicio, al igual que las funciones que desempeñan son diversas, como el tipo de climas y terrenos por los que transitan, se recomienda consultar los intervalos de tiempo y kilometraje, de las rutinas de mantenimiento recomendadas por la casa fabricante, a fin de aplicarlas y garantizar de esta forma la funcionalidad de los componentes y sistemas del vehículo. A continuación, se enuncian algunas rutinas de mantenimiento preventivo frecuentes para el equipo automotor, que se establecen con base en el conocimiento y la experiencia de los 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 129. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

funcionarios del Grupo de Movilidad de la Policía Nacional y obedecen a los promedios que históricamente han arrojado los vehículos en la generalidad, las cuales pueden variar de acuerdo al diagnóstico realizado por el perito y/o mecánico. Cambio de aceite de motor y filtro El cambio de aceite del motor y filtros en el subcomponente de movilidad, se hará según lo establezca la casa fabricante del vehículo. En los estudios previos se debe contemplar en las líneas de cada marca, la cantidad requerida en cada cambio y el aceite recomendado por el fabricante del vehículo. Cambio de filtro de aire El filtro de aire se debe reemplazar cada cinco mil kilómetros o según lo recomendado por el fabricante, teniendo en cuenta el tipo de combustible, tipo de terreno y condiciones climáticas. Cambio de pastillas y bandas de frenos Permanentemente se debe revisar el depósito de líquido para frenos. Para constatar el nivel de desgaste de los elementos de frenado, se deben inspeccionar cada cinco mil kilómetros conforme al desgaste percibido y de ser necesario reemplazar por condición. Es de anotar que los vehículos blindados, el desgaste de estos elementos es mayor, por lo que su recambio es más frecuente. Rotación y cambio de llantas En condiciones normales de conducción, la rotación de llantas en el subcomponente de movilidad de la Policía Nacional se debe hacer por lo menos cada diez mil kilómetros, trasladando las ruedas delanteras hacia atrás y viceversa en equis “X”, manteniendo el sentido de giro de la llanta. En condiciones normales de conducción, el cambio de llantas se debe regir por los siguientes parámetros, previo peritazgo del Responsable Movilidad o perito de la unidad correspondiente: -

A los montacargas y tractores en general, se les suministrarán llantas de acuerdo con el desgaste presentado por uso.

-

Independientemente del kilometraje, las siguientes son algunas situaciones de desgaste y riesgo que sugieren el cambio inmediato de la llanta, por aquella referencia recomendada por el fabricante: 

Lonas rotas internamente o expuestas.

Protuberancias en la banda de rodamiento o laterales.

Desgaste parcial de la banda de rodamiento.

Banda de rodamiento en 1/32 de pulgada, es decir, menos de un milímetro de grabado o igual a la altura del testigo de la llanta.

Agrietamientos laterales.

En el área reparable, cortes que tengan una longitud mayor a ¼ de pulgada o seis milímetros.

Mantenimiento y cambio de baterías Se deben adquirir baterías libres de mantenimiento o las recomendadas por el fabricante o de acuerdo a las requeridas en las especificaciones técnicas del vehículo. Su duración para cambio nuevamente será mínima de un año.

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Resolución No. DEL HOJA No. 130. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Cambio de aceite de caja Actualmente las casas ensambladoras arman los vehículos con cajas selladas. Sin embargo, en el subcomponente de movilidad que aún posibilita el cambio, se debe hacer en el caso de los vehículos mínimo cada veinte mil kilómetros y para las motocicletas se debe hacer cada tres mil kilómetros.

Sincronización del motor a gasolina: En los vehículos se realizará por lo menos cada quince mil kilómetros y las motocicletas cada doce mil kilómetros o por condición de acuerdo a diagnóstico del perito. Alineación y balanceo En todo el subcomponente de movilidad, la alineación y balanceo se debe realizar cada quince mil kilómetros o cuando lo requiera por condiciones de terreno. Kit de repartición Según recomendación del fabricante del vehículo, se recomienda el cambio de: patines, tensores, correa, bomba de agua, retenedores ejes de levas y dámper. Para los vehículos que funcionan con combustible dual (gas – gasolina), por lo menos 10.000 Km antes del recomendado por el fabricante. Correa de accesorios Por condición de la misma o recomendación del fabricante. Filtro del aire acondicionado: Mínimo a los 20.000 Km. Revisión técnico mecánica y de gases Todo el equipo automotor de la Policía Nacional deberá contar con el certificado de revisión técnico mecánica y de gases, conforme a la normatividad vigente, actividad que será contemplada en los contratos de mantenimiento del equipo automotor. De forma mensual cada responsable de movilidad, hará seguimiento al cumplimiento de esta norma. En el caso de los vehículos no matriculados o no migrados al RUNT, también deben realizárseles la revisión técnica mecánica, solicitando el informe de resultados de la misma. Recertificación del sistema de gas vehicular Los vehículos con combustible dual (gas–gasolina), realizarán anualmente la revisión para la certificación del sistema de gas, conforme a la normatividad vigente, actividad que será contemplada en los contratos de mantenimiento del equipo automotor. 4.13.2. Actividades que los responsables de movilidad realizarán para la optimización de los recursos y la administración del equipo automotor de la Policía Nacional. -

Proyectar el plan de mantenimiento de la unidad y realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de todos los vehículos de la unidad, de acuerdo a las rutinas en kilómetros recomendadas por el fabricante.

-

Realizar diagnósticos específicos al tipo de intervención que se requiere, para reparar la avería.

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Resolución No. DEL HOJA No. 131. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - Elaborar la orden de trabajo en el aplicativo SIGEA o el sistema de información que sea

implementado por la Policía Nacional con información veraz, verificando previamente la información contenida en el sistema, sobre los históricos de mantenimiento del vehículo. -

Realizar el control final de los mantenimientos, a fin de recibir a conformidad los trabajos realizados en el taller, verificando la calidad de los repuestos instalados y la reparación de la avería reportada.

-

Reportar diariamente al Jefe Administrativo, los vehículos que permanecen en el taller indicando fecha de ingreso, fecha esperada de salida y mantenimiento a realizar.

-

Realizar visitas de seguimiento a los talleres de mantenimiento y realizar los respectivos informes, donde se consigne los resultados de los mismos, en cuanto a precio, calidad de los repuestos, tiempos de atención y calidad de los mantenimientos frente a lo solicitado y entregado; así mismo, se solicitará a los concesionarios y/o talleres autorizados de la marca, previa coordinación visitas de acompañamiento en el taller del contratista, para la verificación de repuestos empleados en las actividades de mantenimiento.

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Aprobar durante toda la vigencia de los contratos de mantenimiento del equipo automotor y especialmente en el mes de diciembre, la facturación de los trabajos realizados y entregados por el contratista, en el caso que no se ejecute todo el presupuesto contratado, es necesario la liberación de estos recursos antes de evaluar la pertinencia de solicitar la constitución de reserva presupuestal, toda vez que al tener vigencias futuras aprobadas por este concepto, no se tendría la justificación para el efecto. Es importante planear los tiempos de ejecución con mucha responsabilidad, evitando observaciones de los entes de control; los promedios de ejecución del contrato se deben mantener uniformes sin variaciones no justificadas.

-

Dar cumplimiento a cada una de las cláusulas de los contratos de mantenimiento del equipo automotor.

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Realizar conceptos técnico-mecánicos de los vehículos que lo requieran para soportar la viabilidad de invertir determinado presupuesto, teniendo en cuenta el monto y modelo del vehículo y mediante estudio de costo-beneficio como lo establece el procedimiento, justificar los mantenimientos realizados.

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Verificar y confrontar el valor de las facturas de mantenimiento, las cuales deben coincidir con el valor registrado en el SIGEA o el sistema de información que sea implementado por la Policía Nacional, teniendo en cuenta que el valor del IVA se debe registrar como un ítem más de la factura al final antes del total. Es de anotar que a los aceites no se les cobra el IVA.

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Informar al ordenador del gasto los pormenores de la ejecución de los contratos.

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Verificar que las rutinas de mantenimiento se les realicen a todos los vehículos de la cuenta que tienen derecho al mismo, sin importar el lugar geográfico de la Unidad en que se encuentre.

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Todos los mantenimientos realizados al equipo automotor, sin importar la fuente de financiación, debe ser ingresados en el SIGEA o el sistema de información que sea implementado por la Policía Nacional. Por lo anterior se debe gestionar con los entes territoriales y otras instituciones, el suministro de la información de los contratos de mantenimiento del equipo automotor para el cual se realizara el sostenimiento, esta información se ingresará al sistema SIGEA o el sistema de información que sea implementado por la Policía Nacional; con información suministrada por los peritos y conductores, tomando como referencia los valores del contrato de mantenimiento de vehículos que tenga en ejecución la unidad.

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Mantener permanente contacto con el nivel central, a través de los medios de comunicación existentes, como telefonía móvil, servicio Push to Talk, WhatsApp, correo electrónico, y videoconferencias, para atender los requerimientos o dar respuesta a estos por las partes.

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Resolución No. DEL HOJA No. 132. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - Realizar los estudios previos, para contratar los servicios de mantenimiento preventivo y

correctivo de los vehículos de la Policía Nacional, tomando como modelo las características técnicas, la estructuración y el proceso de los Contratos similares suscritos por la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional o quien haga sus veces, los cuales están publicados en la plataforma SECOP. Así mismo, los estudios y documentos previos (de conveniencia y oportunidad) de las unidades a nivel país, para contratar el servicio de mantenimiento, deben ser enviados al grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces para su aprobación sin excepción. -

Realizar el control del cumplimiento de las rutinas de mantenimientos contratados sin costo adicional para la Policía Nacional, en la adquisición de los vehículos nuevos, por parte de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces u otra Institución. Para ello se debe realizar el mismo procedimiento para esta actividad, registrándose la orden de trabajo en el SIGEA o el sistema de información que sea implementado por la Policía Nacional, por el ítem de “contrato post venta” y de esta forma hacer seguimiento a su ejecución. Se debe exigir a los contratistas los mantenimientos preventivos post venta según sea el caso de acuerdo a lo contratado.

-

Informar al Grupo Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, de las visitas de acompañamiento y auditoria, así como de autoevaluación de los diferentes entes de control o Direcciones autorizadas para tal fin, a efectos de hacer seguimiento y asesoría al desarrollo de las mismas.

-

Reportar al nivel central los contratos de mantenimiento y sus respectivas adiciones, a fin de crearlos en el aplicativo SIGEA o el sistema de información que sea implementado por la Policía Nacional.

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Ingresar la información de las llantas instaladas en los vehículos con la referencia completa y marca de la misma en el SIGEA o el sistema de información que sea implementado por la Policía Nacional.

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En la concertación del personal que labora en el procedimiento de mantenimiento del equipo automotor, se debe enunciar el compromiso de realizar semestralmente una capacitación en temas afines al procedimiento, debidamente certificada. (Como ejemplo: EL SENA virtual)

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Cumplir con lo requerido en los indicadores implementados por la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, para el seguimiento y control del procedimiento de mantenimiento del equipo automotor por unidad Policial.

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Se podrá prestar el servicio de mantenimiento del equipo automotor asignado a la Unidad de Intervención Policial y Antiterrorismo “UNIPOL”, en las unidades en donde se encuentran de apoyo y/o asignado. Es de anotar, que estas actividades de mantenimiento serán registradas como órdenes de trabajo en el aplicativo SIGEA o el sistema de información que sea implementado por la Policía Nacional a cargo de la unidad y estará debidamente cerrada.

La Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, a través del equipo de trabajo del Grupo de Movilidad realizará las siguientes actividades de control y análisis para la optimización de los recursos y la correcta administración del equipo automotor de la Policía Nacional así: -

Verificar, aprobar, consolidar y hacer seguimiento, control y análisis a los planes de mantenimiento de todas las Unidades a nivel país.

-

Realizar seguimiento, análisis y control a través de la herramienta SIGEA o el sistema de información que sea implementado por la Policía Nacional, en lo que respecta a los mantenimientos de los vehículos (mantenimientos preventivos, correctivos, apertura de órdenes de trabajo, cierre de órdenes de trabajo, creación de contratos, discriminación de presupuestos utilizados, estado de los vehículos y demás actividades de control que permite la herramienta SIGEA o el sistema de información que sea implementado por la Policía Nacional a nivel Nacional.

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Resolución No. DEL HOJA No. 133. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - Proyectar el presupuesto anual del rubro de mantenimiento de equipos de navegación y

transporte terrestre de la Policía Nacional, teniendo como herramienta las variables definidas en el modelo de optimización. -

Verificar el cierre de órdenes de trabajo y eliminación de las mismas, debidamente justificado y autorizado.

-

Crear en el SIGEA o el sistema de información que sea implementado por la Policía Nacional los contratos de mantenimiento de las Unidades a nivel País, controlando su ejecución y comportamiento mensual, evitando acumulación injustificada para los últimos meses de la vigencia o al término del contrato, reflejando consumos inexistentes que pongan en riesgo la transparente administración de los recursos.

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Brindar asesoría y capacitación, en lo que concierne a temas de mantenimiento y del aplicativo SIGEA o el sistema de información que sea implementado por la Policía Nacional para este fin; de igual forma, brindar acompañamiento a las Unidades de Policía objeto de auditoria por los diferentes entes de control.

-

Presentar informes de seguimiento de las unidades, en lo que concierne a los análisis presupuestales de los rubros de mantenimiento y su correcta utilización, así como control general de precios de repuestos y mano de obra para el mantenimiento vehicular, verificando el comportamiento de la ejecución de los contratos en promedios mensuales manteniendo uniformidad y evitando acumulación para el fin de la vigencia.

-

Proyectar respuesta a los requerimientos de las unidades de Policía relacionadas con el presupuesto y su ejecución.

-

Programar y realizar visitas de acompañamiento, al personal de los Grupos de Movilidad en todo el País, que ejecutan las actividades del procedimiento.

-

Presentar propuestas de mejoramiento del procedimiento.

-

Presentar en el último trimestre de cada vigencia a la Oficina de Planeación, el proyecto de necesidades y distribución presupuestal de las unidades de policía del país, de acuerdo al modelo de sostenibilidad de recursos y reglas de negocio establecidas.

-

Presentar a la Oficina de Planeación, el proyecto de vigencias futuras para el mantenimiento del equipo automotor.

-

Verificar aquellos vehículos que no registran órdenes de trabajo de mantenimiento, en un lapso de tiempo lógico y acorde al tipo de servicio, dejando los respectivos soportes de la razón por la cual no se les realiza mantenimientos.

-

Consultar periódicamente el SIGEA o el sistema de información que sea implementado por la Policía Nacional, a fin de hacer seguimiento a la información insertada sea de la calidad esperada y generar informes de resultados mensualmente.

Los subcomandantes de cada unidad, deberán ordenar semanalmente la realización de una revista a la información registrada en el SIGEA o el sistema de información que sea implementado por la Policía Nacional, verificando que esté acorde a los parámetros establecidos en el presente documento, dejando las respectivas constancias de los resultados y acciones de mejora adelantadas. 4.13.3. Lineamientos para la adquisición y distribución del suministro de mantenimiento -

Contratar el servicio de mantenimiento integral al menor costo posible, sin comprometer la calidad del mismo para el equipo automotor.

-

El contrato debe contemplar el suministro de repuestos e insumos de calidad de todas las marcas y líneas de vehículos, para ello es necesario que el estudio previo incluya aquellos listados de repuestos utilizados en las actividades de mantenimiento anteriores, con el fin de

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Resolución No. DEL HOJA No. 134. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

evitar en lo posible la adquisición de repuestos no incluidos en el contrato. (Conforme con la actual normativa art. 2.2.1.1.2.1.1 D. 1082 de 2015). -

En los estudios previos en lo que refiere a la cantidad de aceite requerido para el cambio, se debe enunciar según sea el caso, el valor de la cantidad exacta para tal fin. Se recuerda que el estudio previo para el mantenimiento, debe contar con la aprobación del Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera.

-

En el caso de los entornos administrativos fusionados, en donde se contrata el servicio de mantenimiento de varias unidades de Policía, por cada una de ellas específicamente se debe nombrar en el contrato igual número de supervisores, observándose que serán los encargados de realizar las debidas órdenes de trabajo y gestión de la facturación, dando cumplimiento a las funciones establecidas en el manual de contratación vigente.

-

Contratar el servicio de mantenimiento del equipo automotor en el primer semestre de la vigencia, con el fin de contar con el tiempo suficiente para realizar uno nuevo cuando se presenten procesos fallidos.

La buena gestión del mantenimiento vehicular, depende de las especificaciones técnicas con las que se realizó el contrato de mantenimiento el cual debe abarcar integralmente las actividades necesarias para permitir la funcionalidad y disponibilidad de la flota. Es por eso que por lo menos se tendrá en cuenta las siguientes consideraciones: -

Contemplar el total de la cantidad del equipo automotor, anexando los cuadros de las marcas y líneas de vehículos con cantidades de cada uno, a los cuales se les pretende realizar los mantenimientos preventivos y correctivos; de igual forma, enunciando que se podrán incluir otras marcas y líneas de vehículos, de acuerdo a la dinámica Institucional y necesidades del servicio.

-

Los ítems a contratar, enuncian cada una de las marcas y líneas de vehículos los cuales se deben mantener funcionales para el servicio.

-

El mantenimiento será integral a todo costo, en donde se incluya los repuestos, insumos, mano de obra, baterías, llantas, lavado, despinchado, latonería, pintura y cambio de siglas, entre otras. En casos diferentes a los anteriores, se solicitará concepto a la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces para su aprobación.

-

En las órdenes de trabajo para la instalación de llantas, al igual que en las facturas, se debe enunciar la referencia completa y marca de la llanta, debiéndose para ello montar exclusivamente la referencia recomendada por el fabricante y contemplada en el manual del conductor.

4.14. Medidas de seguridad para la conducción 4.14.1. Uso de casco y chaleco para conductores de patrullas motorizadas El uso del casco y chaleco para las patrullas motorizadas será conforme lo establecido en artículo 94 de la Ley 769 de 2002 “Por la cual se expide el Código Nacional de Tránsito Terrestre y se dictan otras disposiciones" o la que la modifique y sus características técnicas según lo establecido en las especificaciones técnicas del Ministerio de Defensa Nacional para cascos de seguridad para motociclista, chaleco reflectivo y chaqueta de servicio Policía Nacional que a la fecha se encuentre vigente, la simbología será según lo dispuesto en el reglamento de identidad imagen y comunicación de la Policía Nacional. 4.14.2. Protocolo de conducción Antes de poner en marcha el motor del vehículo -

Revisar que todas las ventanillas, retrovisores y luces exteriores estén limpios.

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Resolución No. DEL HOJA No. 135. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - Verificar que alrededor e interior del vehículo no existan objetos extraños o que bloqueen la

marcha. -

Comprobar el estado de los neumáticos y la presión de inflado de las llantas.

-

Revisar los fluidos: niveles de agua, aceite, líquido refrigerante, líquido de frenos, líquido limpiaparabrisas y líquido de dirección.

-

Cerrar y de ser necesario, colocar el seguro a todas las puertas.

-

Ubicar el asiento del conductor de tal forma que la conducción sea cómoda y al alcance de todos los mandos.

-

Ajustar los retrovisores anteriores y exteriores.

-

Ajustar los apoya cabezas anteriores y exteriores.

-

Verificar el funcionamiento de las luces tanto internas como externas.

-

Comprobar todos los indicadores incluyendo el de combustible.

-

Colocar y abrochar los cinturones de seguridad.

-

Portar el equipo de carretera completo.

Durante la marcha El consumo de combustible y la generación de emisiones del vehículo dependen fundamentalmente del estilo de conducción y el terreno por el que circula. Para lograr una conducción económica se debe: -

Evitar calentar el motor más de cinco minutos.

-

No elevar en exceso las RPM.

-

Utilizar el aire acondicionado en el lugar y por el tiempo estrictamente necesario.

-

Conducir a velocidad moderada y promedio sin sobrepasar los límites permitidos.

-

Reducir la velocidad cuando se conduzca por carreteras destapadas.

-

Mantener la presión de las ruedas establecida por el fabricante.

-

No sobrepasar los estándares de capacidad de carga y pasajeros del vehículo.

-

No apoyar el pie en el pedal de freno y/o embrague mientras se conduce.

-

Mantener el subcomponente de movilidad permanentemente alineado y balanceado.

-

En el caso de vehículos duales, encender y apagar el motor en la opción de combustible gasolina.

Conducción nocturna Como quiera que la conducción nocturna representa mayores riesgos que la diurna, es importante recordar: -

Disminuir la velocidad y aumentar las distancias de seguridad entre los vehículos especialmente si la carretera no está bien iluminada.

-

Ajustar los retrovisores para evitar que los demás vehículos lo deslumbren.

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Resolución No. DEL HOJA No. 136. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - Mantener los faros limpios y bien orientados. -

Evitar mirar las luces de los vehículos que se aproximen.

Conducción con lluvia La lluvia y la vía mojada hacen la conducción más peligrosa, es preciso tener en cuenta lo siguiente: -

La lluvia dificulta la visión y hace que aumente la distancia de frenado por lo cual se debe reducir la velocidad.

-

Mantener en buenas condiciones las gomas o plumillas de los limpiaparabrisas.

-

Los neumáticos se deben mantener en buen estado, es decir, con un labrado que posibilite una frenada brusca sin provocar que se deslice el vehículo.

-

Conducir con las luces encendidas.

-

No conducir sobre charcos a alta velocidad.

-

Pruebe suave y continuamente los frenos.

4.15. Desintegración del subcomponente de movilidad de la Policía Nacional El proceso de desintegración es el medio por el cual se realiza la disposición final del subcomponente de movilidad dados de baja. Criterios institucionales para establecer la baja -

-

Perdida de su potencial de servicio y beneficios económicos futuros. Resultados de la aplicación del deterioro del bien Pérdida total en accidentes

4.15.1. Tiempo de servicio Se debe tener en cuenta la siguiente tabla de referencia en términos de tiempo mínimo de servicio para incluir el equipo automotor de la Policía Nacional en el proceso de desintegración, así: Vida Útil Mínima para el Equipo Automotor de la Policía Nacional (años) Tipo Servicio Motocicletas Vehículos Livianos Vehículos Pesados Operativo

5

8

12

Logístico

8

10

15 Fuente: DIRAF-GUMOV

Para proponer los vehículos a proceso de desintegración, la unidad policial se ajustará a la Política de Propiedades, planta y equipo de la Policía Nacional, en la cual se establece el uso del modelo de depreciación para los vehículos de la Policía Nacional, dando aplicabilidad a las reglas de negocio que se establezcan a través del instructivo de Lineamientos Para La Administración de Bienes y Servicios del Componente Logístico de La Policía Nacional expedido por la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces. Los Jefes Administrativos, en coordinación con los responsables de movilidad deberán enviar al almacén de la unidad, el listado de los automotores proyectados para baja y posterior desintegración, debiendo tener en cuenta los siguientes criterios al momento de enviar la documentación: -

Que el vehículo propuesto no esté en calidad de comodato. Que el vehículo propuesto no haya sido entregado provisionalmente.

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Resolución No. DEL HOJA No. 137. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

-

-

Que el vehículo propuesto no adeude comparendos. Que, si se encuentra matriculado en una secretaria de tránsito y no en el Ministerio de Transporte, debe encontrarse al día en materia de impuestos, y estar garantizada la condición de paz y salvo por todo concepto, hasta su disposición final. Que al momento de enviar documentación de un vehículo para ser propuesto para baja o desintegración, se debe hacer devolución al Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, de la tarjeta de peajes y al Grupo de Movilidad de la unidad del chip de combustible, si el equipo automotor lo porta.

4.15.2. Documentos para el proceso de desintegración La unidad policial, deberá allegar los documentos que a continuación se relacionan al almacenista de Movilidad o quien haga sus veces, diligenciados en su totalidad y con la información real del automotor a desintegrar los cuales deben venir firmados por los responsables, así: -

Solicitud: el Responsable de Movilidad debe realizar requerimiento mediante comunicación oficial dirigida al ordenador del gasto solicitando la baja de los automotores que se encuentran fuera de servicio en sus unidades y que cumplen con los parámetros establecidos, anexando los documentos soportes para el proceso.

-

Estudio técnico: diligenciado por un Técnico Profesional en Automotores de la Dirección de Investigación Criminal e INTERPOL (DIJIN o SIJIN) anexando las respectivas improntas, cuya vigencia no sea mayor a 60 días.

-

Inventario: debe contener la plena identificación del automotor y detallar uno a uno los elementos que posee en el momento de ser propuesto para el proceso. En este documento se debe dejar nota u observación de las autopartes faltantes del vehículo. Para el caso de vehículos que se encuentran con faltantes de autopartes sin soporte que lo justifique, podrán ser propuestos para desintegración mediante orden de fallo administrativo.

-

Fotografías: se requieren tres fotografías para motocicletas y cuatro para vehículos (en una de ellas que se observe el motor del vehículo), impresas a color en papel fotográfico o de revelado, en las que se evidencie el estado real de los vehículos a desintegrar.

-

Documento que acredite la propiedad: se puede establecer mediante alguno de los siguientes documentos; licencia de tránsito, factura de compra, certificación del almacenista donde se indique la procedencia de los bienes.

-

Cadena de Custodia: documento mediante el cual se responsabiliza a un funcionario de la custodia y el cuidado del bien a desintegrar, desde el inicio del proceso hasta la entrega del bien a la desintegradora, a fin de evitar la pérdida de partes y el deterioro injustificado de los mismos.

-

Certificación de pago de impuestos al día: las unidades deben verificar y certificar que el subcomponente de movilidad matriculado en las secretarias de tránsito y que esté generando el pago de impuestos anuales, se encuentren al día con esta obligación, el pago del impuesto debe continuar efectuándose hasta que se realice la desintegración; después de realizar la desintegración del bien, se debe cancelar la matrícula para que culmine dicha obligación.

La documentación debe ser diligenciada en los formatos establecidos para realizar el procedimiento de disposición final de los bienes. Una vez enviados los documentos del vehículo al almacén de la unidad para ser propuesto para desintegración, el automotor debe quedar en custodia del responsable de movilidad de la unidad solicitante, quien deberá propender por el control y cuidado del mismo, y no debe ser utilizado para el servicio, quedando prohibido el cambio de los elementos ya inventariados. Para el caso de los vehículos que se encuentren en inventario de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, esta responsabilidad será del Jefe Grupo de Movilidad. 4.15.3. Procedimiento para la desintegración del equipo automotor.

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Resolución No. DEL HOJA No. 138. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Una vez reunidos los documentos requeridos para la baja de los vehículos, los jefes de área administrativa, en coordinación con los responsables de movilidad de cada unidad sustentarán ante el ordenador del gasto de la unidad, subdirector o subcomandante de la unidad que propone los vehículos a desintegrar, el jefe de asuntos jurídicos, el jefe del área administrativa, jefe grupo logístico y el responsable de movilidad de la respectiva unidad, las razones en las que se funda la solicitud de la desintegración y documentos soportes. Los funcionarios relacionados serán responsables de evaluar estos documentos presentados y tomarán la decisión sobre la desintegración de los vehículos propuestos, lo que constara en el acta que se levante de la respectiva reunión, documento en el que se relacionarán los vehículos propuestos para desintegración. El acta será enviada al grupo de movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, con los soportes correspondientes para llevar a cabo el proceso correspondiente, previa verificación de los soportes, para lo cual además se debe contar con la certificación del contador de la unidad de que estos vehículos fueron dados de baja y se encuentran en la cuenta 831510 “Bienes y Derechos Retirados-Propiedades Planta y Equipo”. Es responsabilidad de los almacenistas y jefe grupo movilidad, verificar el cruce con el sistema de información SIGEA y SAP. La Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, adelantará el proceso de selección de oferentes, el cual permitirá identificar la empresa que realizará la desintegración de los vehículos propuestos para tal fin, lo cual será notificado a las unidades, y se constituirá como soporte para que el ordenador del gasto de la unidad que propone los vehículos, expida el acto administrativo que ordena la baja. Los vehículos propuestos para baja estarán en custodia del responsable de movilidad de las unidades solicitantes, hasta tanto no se notifique la expedición del acto administrativo que ordena la baja y posterior entrega de los vehículos a la desintegradora, procedimiento que en todo caso se realizara mediante acta. Para efectos del control de las autopartes de los vehículos propuestos para la baja, se deberá sellar mínimo mediante dos puntos de soldadura, cada una de las puertas del vehículo incluyendo el capo y baúl. Una vez expedido el acto administrativo que ordene la baja de bienes y previa suscripción del acta en la cual el comité evaluador de bajas decide realizar la desintegración del equipo automotor, el jefe área administrativa o jefe administrativo en coordinación con el responsable de movilidad realizará la entrega de los vehículos a la desintegradora seleccionada en los términos indicados en el citado acto administrativo. Se establecerá un tiempo no mayor a 60 días para la destrucción de los bienes y entrega de los certificados, prorrogable para aquellas unidades en ciudades que no cuentan con vía se acceso terrestre. Es responsabilidad de las unidades policiales al momento de realizar la entrega de los vehículos retirar de estos todos los accesorios institucionales como son barra de luces, radios de comunicaciones, tarjetas de peajes, cámaras etc. Las placas deben ser entregadas con el vehículo para su respectiva desintegración; la entrega de los bienes a la desintegradora se hará mediante acta que suscribirán el funcionario, que, a nombre de la Institución, efectúe la misma y el representante o apoderado de la desintegradora que los recibe. Con copia de la resolución de baja, acta de entrega de los bienes a la desintegradora y el certificado de desintegración expedido por la respectiva empresa a las unidades policiales, se procederá a dar de baja contablemente el equipo automotor, y el Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, realizará la baja correspondiente en el aplicativo SIGEA o el sistema de información que sea implementado por la Policía Nacional. Con copia del certificado de desintegración, el Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, adelantará el trámite de cancelación de matrícula de los vehículos que se encuentran matriculados ante el Ministerio de Transporte, para lo cual, las unidades deberán entregar a la citada dependencia, el comprobante del pago a esa entidad causado por el trámite en cuestión. El trámite para la cancelación de matrícula de los vehículos que se encuentren matriculados ante las Secretarías de Tránsito, lo deberá adelantar la respectiva unidad policial.

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Resolución No. DEL HOJA No. 139. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

El jefe área administrativa de cada unidad será el responsable del seguimiento a la desintegración de los vehículos, debiendo dejar constancia fotográfica y documental de las actividades realizadas por la empresa desintegradora seleccionada. Nota 22: en el evento que la Dirección General de la Policía Nacional, considere pertinente descentralizar el proceso de contratación para la desintegración del subcomponente de movilidad, se comunicará a las unidades con ordenación del gasto, mediante acto administrativo los lineamientos para adelantar el proceso de contratación en la unidad. 4.15.4. Desintegración vehículos incautados De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 6 de la Ley 180 de 1995, “Por medio de la cual se expiden algunas disposiciones sobre la Policía Nacional”, para proceder a la desintegración de los automotores incautados por la Policía Nacional, que no fueran reclamados por sus propietarios dentro del término señalado, corresponde a cada director, comandante de región, comandante de metropolitana o departamento de policía, que tenga asignado el vehículo, adelantar las gestiones para incorporar dichos bienes a los inventarios de la entidad. Una vez pertenezcan a la Policía Nacional, se realizará la desintegración de acuerdo al procedimiento establecido en la presente resolución. Finalmente, los directores, comandantes de región, metropolitanas, departamentos y directores de escuelas, serán los directamente responsables de realizar las gestiones y establecer los mecanismos necesarios, con el objeto que todo el equipo automotor propuesto por la unidad, cumpla con los requisitos y documentos establecidos en el presente manual a fin de garantizar la oportunidad y efectividad del proceso de desintegración del equipo automotor de la Policía Nacional. 4.15.5. Resolución de baja y desintegración El acto administrativo que disponga la baja de vehículos y determine para su disposición final la desintegración, debe contener: la relación de los vehículos de propiedad de la Policía Nacional, que serán objeto de desintegración por encontrase en condiciones fuera de servicio no recuperable; el consecutivo y fecha del acta elaborada por el comité de bajas de la unidad que evalúa los vehículos propuestos para desintegrar, la Siderúrgica avalada para realizar el proceso. El acto administrativo de baja y desintegración será expedido por el comandante de la unidad u ordenador del gasto que propone los vehículos a desintegrar. 4.16. Actualización en el Aplicativo para la Gestión del Equipo Automotor (SIGEA) Para realizar la baja del aplicativo SIGEA o el sistema de información que sea implementado por la Policía Nacional además de la solicitud mediante comunicación oficial, firmada por el Comandante o Director de la unidad, el Grupo Movilidad tendrá en cuenta él envió por parte de las unidades policiales de los siguientes documentos: -

Vehículos de comodato: Acta de entrega realizada al respectivo comodante, propietario del vehículo o persona designada para recibir el vehículo, debidamente firmada.

-

Vehículos declarados pérdida total: Copia de la resolución de traspaso a la aseguradora para el reconocimiento de indemnización por pérdida total. Vehículos hurtados: Copia del fallo administrativo donde se ordene realizar las coordinaciones por intermedio de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, para causar la baja del vehículo.

-

4.17. Deterioro del equipo automotor El equipo automotor de la Policía Nacional será susceptible a pruebas de deterioro, teniendo en cuenta las variables internas y externas definidas por el jefe del grupo de movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, debiendo ser diligenciado por el Almacenista de Movilidad en las unidades policiales, teniendo como documento soporte el formato de Excel denominado “deterioro bienes de movilidad”. La aplicación del deterioro se debe 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 140. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

realizar en el último trimestre de cada vigencia de acuerdo a la política de propiedad planta y equipo y a las instrucciones impartidas para tal fin.

CAPÍTULO 5. SUBCOMPONENTE ARMAMENTO

5.1. Generalidades El presente capitulo describe el manejo y desarrollo de la administración del material de armamento, explosivos, equipos antidisturbios y de protección, dispositivos y armas menos letales, sistemas electroópticos y accesorios de la Policía Nacional, lo que conlleva a un desempeño eficiente de los procedimientos, para así garantizar sus resultados en todas las unidades a nivel nacional. 5.2. Fundamento Legal -

Ley 1476 del 19 de Julio de 2011 “Por la cual se expide el régimen de responsabilidad administrativa por pérdida o daño de bienes de propiedad o al servicio del ministerio de defensa nacional, sus entidades adscritas o vinculadas o la fuerza pública”.

-

Decreto 2535 del 17 de diciembre de 1993, “Por el cual se expiden normas sobre Armas, Municiones, Explosivos y Accesorios”.

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Directiva Ministerial Permanente No. 07 MDVEPDPE del 27 de marzo de 2009 del Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia.

-

Resolución No. 00448 del 19 de febrero de 2015 “Reglamento para el uso de la fuerza y empleo de elementos, dispositivos, municiones y armas menos letales, en la Policía Nacional”.

-

Plan de seguridad, inventario y almacenamiento para dispositivos de visión nocturna entre el Grupo Militar de la Embajada de los Estados Unidos de América y el Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia del 13 de abril de 2009.

5.3. Definición de las armas Armas: son armas todos aquellos instrumentos fabricados con el propósito de producir amenaza, lesión o muerte a una persona. Armas de fuego: son armas de fuego las que emplean como agente impulsor del proyectil la fuerza creada por expansión de los gases producidos por la combustión de una sustancia química. Las armas pierden su carácter cuando sean total y permanentemente inservibles. Sistemas electroópticos: es una rama de la tecnología que implica componentes, dispositivos y sistemas que operan por la modificación de las propiedades ópticas de un material por un campo eléctrico. Por lo que se refiere a la interacción entre la electromagnética (óptica) y la eléctrica (electrónica) estados de los materiales. En este sentido es el estudio y la aplicación de la electrónica de los dispositivos y la detección y control de la luz visible. Los dispositivos electroópticos son eléctricos a óptico u óptico a electrónico (transductores), o los instrumentos que utilizan estos dispositivos en su funcionamiento. La Electroóptica es una rama más amplia de la física que se ocupa de todas las interacciones entre la luz y los campos eléctricos o que no forman parte de un dispositivo electrónico.

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Resolución No. DEL HOJA No. 141. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Equipos de protección balística: los medios de protección contra todo tipo de armas han existido siempre a lo largo de la historia, se entiende como todo aquello que forma una barrera, utilizados para reducir o evitar un impacto directo, y contrarrestar la amenaza del enemigo, no obstante, el blindaje no se ha desarrollado como sistema de plataformas militares sino como complemento de carácter ligero o individual, que incluye distintas capas de materiales con funciones específicas y concretas buscando minimizar los riesgos. Dispositivos, municiones y armas menos letales: son medios de apoyo de carácter técnico y tecnológico, que por sus capacidad y características están concebidos para controlar una situación específica, sobre una persona o grupo de personas, involucradas en eventuales situaciones constitutivas de motivos de Policía, con el objetivo de neutralizar o bloquear la amenaza, para evitar desplegar la fuerza letal. El alcance y características técnicas de los dispositivos a emplear, obedecen a las particularidades del fenómeno que se pretende controlar. Granadas y Explosivos: es aquella sustancia que por alguna causa externa (calor, percusión, etc.) se transforma en gases, liberando calor, presión o radiación en un tiempo muy breve. Repuestos: son las piezas, partes, mecanismos, conjuntos, subconjuntos, artificios o elementos que sirven para reemplazar o sustituir lo que se daña o falta en un arma, equipo, sistema electroóptico o accesorios de las características descritas en el presente manual. Accesorios: son los aditamentos, piezas o mecanismos que, sin constituir el cuerpo principal o estructura de un arma, equipo antidisturbios, sistemas electroópticos de la Policía Nacional, se le añaden o acompañan accidental, transitoria o permanentemente para modificar, perfeccionar, o complementar su función, uso o eficiencia. 5.4. Clasificación del material de armamento, explosivos, equipos antidisturbios y de protección, dispositivos y armas menos letales, sistemas electroópticos y accesorios de la policía nacional (Decreto 2535/93 por el cual se expiden normas sobre armas, municiones y explosivos)

5.4.1. Según su clase El material de armamento, explosivos, equipos antidisturbios y de protección, dispositivos y armas menos letales, sistemas electroópticos y accesorios que posee la Institución, se clasifica de la siguiente manera: Armas Amas largas -

Morteros y lanzagranadas Ametralladoras Fusiles Carabinas Cohetes autopropulsados

Armas medianas -

Subametralladoras Subfusiles Escopetas

Armas cortas -

Pistolas Revólveres

Deportivas y de colección

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Resolución No. DEL HOJA No. 142. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - Armamento para prácticas de tiro deportivo - Armamento de ceremonias, protocolo y de colección

Municiones Clases de municiones -

Nato Eslabonada Perforante Impulsora Fogueo Subsónica Trazadora Incendiaria Explosiva Postas Perdigones Frangible Simunition

Calibres de munición -

12.7mm (Punto 50) 40 mm 8.60x70mm (.338 Lapua Magnum) 7.62 mm (.308) 37-38 mm 5.56 mm 9 mm .38 Spl (L) 11.43x23mm (Punto 45) 0 .357 (Punto 3.57) 10.9mm (Punto 44) 0 .32 (32) .68 0 .22 (22) 7 .65 mm. 3 mm. 6 mm. 7 mm. 12, 16 y 20

Granadas y Explosivos. Granadas -

Granadas de fragmentación de mano Granadas de fragmentación para lanza granadas Granadas de fragmentación para lanzar con mortero Granadas de instrucción

Explosivos -

Detonadores Mdi (iniciadores Moderno de demolición) Detonadores eléctricos Detonadores in eléctrica (comunes) Iniciadores de mecha de seguridad (M60, M57) Cordón detonante Mecha de seguridad

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Resolución No. DEL HOJA No. 143. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - Sistema de alerta temprana - Cargas huecas dirigidas - Cargas defensivas dirigidas - Cargas de demolición - Pólvoras - Explosivos altos - Tubo de choque (accesorio del iniciador MDI)

Elementos, dispositivos, municiones y armas menos letales: Se clasifican de manera técnica como: Mecánicas – cinéticas -

Fusil lanza gas y lanzador múltiple Escopetas calibre 12 Lanzador de red de nylon o materiales Lanzador de esferas de tinta o agentes químicos Munición de goma Cartuchos de impacto controlado

Agentes irritantes (químicas) -

Dispositivo de lanzador de pimienta con propulsión pirotécnica, gas o aire comprimido Granadas con carga química CS, OC Granadas fumígenas Cartuchos con carga química CS, OC (calibre 37, 38 y 40mm) Cartuchos fumígenos Esferas de tinta y/o de gas

Acústicas y lumínicas -

Granadas de aturdimiento Granadas de luz y sonido Granadas de múltiple impacto Cartuchos de aturdimiento Dispositivo acústico largo alcance y nominal

Dispositivos de controles eléctricos y auxiliares -

Lanzadores múltiples eléctricos Pistolas de disparo eléctrico o dispositivos de control eléctrico Bastón policial Dispositivo de Shock eléctrico Lanzador flash Bengalas Animales entrenados Vehículos antimotines antidisturbios Dispositivo lanza agua

Equipo de protección personal -

Escudos Antidisturbios Escudos blindados Chalecos blindados y/o anti corte Mantas de protección balística Placas de protección balística Cascos Antidisturbios Cascos blindados

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Resolución No. DEL HOJA No. 144. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - Máscaras antigás - Filtros para máscaras antigás - Gafas anti fragmentos - Protector corporal (armaduras) - Trajes antiexplosivos - Kit de brechaje

Sistemas Electroópticos -

Dispositivos de Visión Nocturna (NVD) con intensificador de imagen. Gafas de Visión Nocturna (NVG); (ANVIS-6), (ANVIS-9), (AN/PVS-7 y series) Dispositivo de Visión Nocturna Monocular (MNVD) AN/PVS-14. Mira nocturna (AN/PVS-4, AN/PVS-17) Sistemas de Imagen Térmica (TIS) con sensor infrarrojo, miras, cámaras o cualquier dispositivo de esta naturaleza Designadores laséricos Estimadores de distancia o telémetros Binoculares Telescópicos Miras telescópicas de largo alcance Flashers infrarrojos o visibles Miras holográficas Miras ópticas

Accesorios -

Adaptador del lente al montante Proveedores Cartuchos de seguridad Porta armas Llaves de céreo Silenciadores o supresores de sonido Miras Riel Picatinny Linternas Tácticas Empuñaduras tácticas Lentes magnificadores Arnés de cabeza Montante de casco Brújula para NVG Bípodes Trípodes

Equipos y elementos especiales -

Detectores para desminados y similares Esposas Lanzador de esferas de tinta Fundas de extracción rápida (interna y externa) Equipos de paracaidismo Sistemas de brechaje

5.4.2. Según el estado de funcionamiento Aptos para el servicio Son bienes que se encuentran en buenas condiciones de funcionamiento, para su utilización. Para reparación o mantenimiento

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Resolución No. DEL HOJA No. 145. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Son bienes que han sufrido desgaste o fractura mecánica, ópticas, electrónicas y requieren reparación o cambio de piezas o componentes para su funcionamiento. Inservibles. Bienes que no son aptos para su utilización, los cuales deben cumplir al menos una de las siguientes características: -

-

Que de acuerdo con las características y ficha técnica hayan agotado su vida útil. Los que generen riesgo para el operador, por presentar fatiga de material, desgaste excesivo en sus piezas o componentes, fracturas mecánicas, ópticas o electrónicas y que no sean susceptibles de reparación. Los que hayan cumplido con su vida útil, teniendo en cuenta su fecha de vencimiento.

Obsoletos Bienes que se encuentran en condición anticuada o en desuso, los cuales deben cumplir, al menos, una de las siguientes características: -

Los que por sus condiciones técnicas y funcionales tengan deficiente rendimiento o pongan en riesgo la integridad del usuario. Los que no estén en servicio y se consideren descontinuados. Los que se encuentran fuera de servicio, por imposibilidad de conseguir los repuestos, o porque el excesivo costo de estos no justifica la reparación.

5.5. Proyección del subcomponente de armamento Para la proyección del subcomponente de armamento se tendrán en cuenta las siguientes variables: Talento Humano: Siendo el personal activo apto para el servicio, quienes en la prestación del servicio policial utilizan los elementos del subcomponente de armamento, se hace necesario conocer la cantidad de funcionarios policiales, para así determinar la clase de servicio que prestan, clase de elemento que se requiere y cantidades que se deben adquirir, dando como resultado la cobertura total de los elementos necesarios para el servicio policial. Nivel de riesgo: Conocer la situación de orden público en donde se requieren los bienes, permite definir cuál es el elemento del componente a dotar más efectivo, que permita contrarrestar las posibles amenazas, ante el actuar delincuencial. Topografía: La superficie terrestre, con sus formas y detalles, tanto naturales como artificiales, así como si la zona es urbana o rural, permiten precisar la clase de elemento del subcomponente de armamento (corto, mediano o largo alcance) de conformidad al alcance, mortalidad y eficacia del elemento que más se adapte a las necesidades del servicio. Especialidad: Se requiere definir y conocer las funciones del personal policial (administrativo, operativo, vigilancia o investigación), con el fin de identificar en la adquisición de bienes, la clase de bien y la cantidad de elementos necesarios, identificando la que mejor se ajuste a las necesidades del servicio, asimismo la diversidad de funciones obliga a investigar nuevas tecnologías que optimicen y se ajusten a la clase de servicio que prestan nuestros funcionarios. Género: La morfología de los hombres y mujeres Policías son un factor influyente en adquisición de equipos de protección balística y anti-motín que deben ser tenidos en cuenta para la compra de los bienes del subcomponente de armamento, ajustándose a la fisionomía de los funcionarios policiales (tallas, ergonomía). Vida útil: Identificar y realizar el seguimiento de la vida útil de los bienes del subcomponente de armamento, son un factor determinante para conocer el periodo durante el cual se espera utilizar el activo depreciable por parte de la Institución, teniendo en cuenta el deterioro por el uso, la acción de factores naturales, especificaciones de fábrica, la obsolescencia por avances tecnológicos y los cambios en la demanda de los bienes o servicios, debido a que la funcionalidad 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 146. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

o suministro afecta directamente la prestación del servicio policial. De igual forma esta variable permite conocer las necesidades actuales y futuras, para el diseño de estrategias enfocadas al aprovechamiento del producto mientras se encuentre vigente y a la planeación oportuna para reposición de los mismos sin que se afecte la cobertura. 5.6. Entrada de bienes del subcomponente de armamento Los controles de identificación y seguimiento (lotes, clases de valoración, fabricación, códigos de barras entre otros), se realizan teniendo en cuenta los lineamientos y procedimientos del presente manual, al igual que las expedidas por el Ministerio de Defensa Nacional y no podrán ser modificadas por las unidades Policiales sin la expresa autorización escrita del Grupo de armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces. Con el fin de realizar la entrada de los bienes del subcomponente de armamento los almacenistas deberán tener en cuenta lineamientos institucionales establecidos para las Propiedades, planta y equipo de la Policía Nacional, para su reconocimiento, medición y presentación. A) Entrada por compra Las unidades del país pueden adquirir accesorios (porta armas, estuches de aseo, cartuchos de seguridad), siguiendo el procedimiento establecido en el presente manual. Nota 1: las unidades que tengan asignado presupuesto y deseen adquirir material de armamento, dispositivos, armas de letalidad reducida, equipos de protección personal y sistemas electroópticos, deben hacer previamente las coordinaciones con el Grupo Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces. Para realizar la respectiva compra a través de esa dirección, de conformidad a las especificaciones, fichas y normas técnicas; siendo el Grupo de Armamento quien dará su aprobación para la adquisición de conformidad a la metodología del modelo de administración. Cuando la ejecución de los recursos para la adquisición de equipos de protección personal (tales como: chalecos blindados, cascos blindados, escudos blindados, protectores corporales, cascos antidisturbios, escudos antidisturbios, canilleras antidisturbios, máscaras antigás, esté a cargo de entes externos a la Institución (Alcaldías, Gobernaciones, Empresas Privadas, etc.), las especificaciones técnicas de adquisición, deben ser avaladas por parte del Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces., siendo sometidos a los protocolos de pruebas de funcionamiento, calidad, control y demás descritos en las mencionadas especificaciones. Nota 2: cuando se reciban los bienes objeto del contrato suscrito por las unidades policiales de los proveedores, de acuerdo a las anteriores instrucciones, la unidad receptora informará inmediatamente al Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, haciendo énfasis en la cantidad, series y/o lotes de estos elementos, enunciando el número y fecha del acta de recepción de los mismos, información que de igual manera deberá ser incorporada en el sistema de información adoptado para el control de los bienes de armamento. B) Entrada por recuperación Cuando una unidad policial, u otro organismo de seguridad del Estado, recuperen un bien perteneciente a la Policía Nacional, se tendrá en cuenta las siguientes actividades: Cuando el bien esté a disposición de autoridad competente, se solicitará autorización por escrito a la misma, para dar de alta al servicio y se procede de acuerdo con lo establecido en el presente numeral. El almacenista que por competencia le corresponda la jurisdicción, será quien reciba el bien junto con la documentación soporte de la entrega, elaborando acta de recepción y verificación determinando el estado de conservación y funcionamiento por intermedio de los armeros de la unidad. Se informará por escrito a la autoridad judicial que conoció la denuncia por pérdida, extravió o hurto acerca de la recuperación de la misma. 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 147. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Se verifica, que el bien haya sido descargado de los inventarios de la unidad a la que pertenecía, dado este caso, se procede a elaborar la entrada de bienes con el valor emitido mediante avalúo técnico, observando el valor histórico de adquisición. Si la bien recuperado figura en los inventarios de otra unidad, se solicita la respectiva remesa, diligencias administrativas y se realiza la entrada. Se deberá dejar reflejado en el acta de conciliación de la información contable del periodo correspondiente, el cotejo entre el almacenista y el contador de los bienes que ingresaron a los inventarios por concepto de recuperación. En caso de que el bien requiera reparación, de tercer nivel se remesará al Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces. C) Entrada por transferencia Este proceso lo realiza el Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, de acuerdo con los siguientes casos: Instituciones Militares La unidad receptora coordinara con el Grupo de Armamento el ingreso a los inventarios institucionales elaborando acta de recepción y entrada de bienes, con base en el documento de salida expedido por la entidad que entrega, especificando: estado del bien, cantidades y valores. Cuando se desconozca el valor, el avalúo lo efectúa la Junta Técnica del Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces., previa solicitud de la unidad. Otras instituciones del Estado La unidad policial coordinará con el Grupo de Armamento quien verifica que el material se encuentre en óptimas condiciones de mantenimiento, conservación y funcionamiento. Cuando se obtenga autorización por la autoridad competente, la entrada del elemento se realizará por el Grupo de Armamento de acuerdo al procedimiento “realizar entrada y salida de bienes en los almacenes” 1LA-PR-0015. D) Entrada por donación Cuando la donación provenga de acuerdos internacionales, este proceso se realiza a través del Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, con la participación del coordinador cooperación nacional e internacional de esta dirección. Cuando el material sea donado por entes particulares u organismos nacionales, esta se realiza en las unidades policiales, previo concepto favorable del Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, para tal efecto se verifica si este se encuentra en óptimas condiciones de funcionamiento y conservación. Nota 3: el material que ingrese en calidad de donación, debe cumplir con las especificaciones técnicas avaladas por parte del Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, siendo sometido a los protocolos de pruebas de funcionamiento, aptitud, control y demás descritos en los procedimientos establecidos. Por acto administrativo de autoridad competente Este procedimiento aplica cuando un juzgado o fiscalía mediante acto administrativo, ordene el decomiso definitivo de material a favor del Estado Colombiano con destinación a la Policía Nacional. En tal evento el Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, hará el ingreso previa verificación de las condiciones técnicas y de funcionamiento, cumpliendo lo establecido en el procedimiento de entrada y salida de bienes. 5.6.1. Remesas De las unidades policiales al Grupo de Armamento. 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 148. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

La remesa de material que realicen los almacenes de las unidades policiales al Grupo de Armamento, se formaliza mediante documento de entrada de bienes elaborada a través del sistema adoptado por el sector defensa para la administración de los recursos disponibles en el desarrollo de su gestión (firmadas por el ordenador del gasto, jefe área administrativa y el almacenista que entrega), considerando lo descrito en el procedimiento de entrada y salida de bienes. Se suscribe acta (1DS-AC-0001) entre las partes interventoras en la cual conste la plena identificación del material, anexando improntas del mismo. El material enviado para mantenimiento de tercer nivel, deberá formalizarse mediante remesa en los sistemas de información correspondientes. Del Grupo de Armamento hacia las unidades policiales. Los bienes son remesados en los siguientes casos: Solicitud escrita por el ordenador del gasto de la unidad interesada, autorizada por el Director Administrativo y Financiero de la Policía Nacional o quien haga sus veces. En cumplimiento al plan de distribución aprobado por la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces. El Grupo de Armamento expide documento de remesa y entrega el material al almacenista de la unidad, quien a su vez elabora el formato de recepción de bienes (1LA-FR-0140), en la que interviene el ordenador del gasto y el Comité de Armamento de la unidad que recibe y realiza el documento de entrada a sus inventarios. Este procedimiento se formaliza al momento de realizar la remesa por medio del sistema de información adoptado por el sector defensa para la administración de los recursos disponibles en el desarrollo de su gestión, el cual acredita y soporta los registros contables, así mismo esta actividad, debe registrarse en los aplicativos correspondientes. Entre unidades policiales Se efectúa previa coordinación entre los ordenadores del gasto; una vez recibidos los elementos y cotejados con la remesa, esta actividad se formaliza de acuerdo a lo establecido en el procedimiento entrada y salida de bienes. Es de anotar que una vez efectuado lo descrito anteriormente, se debe informar al Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, actualizando los sistemas de información adoptados para el control de estos bienes. 5.6.2. Por reintegro Cuando sea necesario reintegrar elementos en la unidad policial, el almacenista debe elaborar comunicado al ordenador del gasto para su respectiva entrega, describiendo las causas del reintegro y el elemento correspondiente. Una vez autorizado, la entrega se realiza mediante acta (1DS-AC-0001), la cual debe contener: -

Clase de arma

-

Número de identificación (cando exista un número interno, también será relacionado)

-

Impronta

-

Estado del arma

-

Observaciones

Una vez se recepcione el elemento, el armero procede a verificar si presenta novedades, daños, entre otros, registrando lo evidenciado mediante concepto técnico. En caso de identificar novedades en el elemento, el almacenista de la unidad informa al ordenador del gasto con el propósito de adelantar las acciones disciplinarias y/o administrativas a que haya lugar. 5.7. Deterioro de los bienes para el subcomponente de armamento

1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 149. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

En cumplimiento a la política institucional de “propiedad, planta y equipo”, establecida en la Resolución 01516 del 26/03/2018, para efectuar la “medición posterior”, se hace necesario estimar la depreciación de los bienes del subcomponente de armamento, para ello el Jefe de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, define las variables a tener en cuenta para el deterioro del armamento, el cual hace parte del procedimiento de “Realizar entrada y salida de bienes de los almacenes” identificado como 1LA-PR-0015. Los almacenistas deberán aplicación al referido procedimiento en cada unidad policial, debiéndose presentar al Contador de la unidad con el fin de realizar el reconocimiento de dicha estimación; deberá tener en cuenta las instrucciones impartidas a continuación: Ficha Técnica Identificación del Elemento Denominación Serie No. Tipo de arma Clase de arma Clasificación Fuente: DIRAF- GARMA

Variables a tener en cuenta para definir el deterioro en las armas y equipos electroópticos: -

Para determinar el deterioro en el subcomponente de armamento se definieron dos segmentos  o o o

Armamento Armas cortas Armas medianas Armas largas

 o o o o o

Equipo electróptico Visión nocturna Térmicos Detectores Observación Miras

Los parámetros para el deterioro del armamento y equipo electróptico, son determinados a través del procedimiento de “Realizar entrada y salida de bienes” 1LA-PR-0015 -

Unidad policial de utilización del subcomponente de Armamento:  ESCUELA DE FORMACIÓN: hace referencia a todas las escuelas de formación de la Institución que posean armamento.  GRUPOS OPERATIVOS: hace referencia a aquellos grupos que desarrollan su servicio en operaciones rurales o urbanas.  UNIDAD DE POLICÍA URBANA: son todas aquellas unidades policiales que poseen armamento asignado y desarrollan su servicio en vigilancia, protección y seguridad, unidades de criminalística, inteligencia, administrativos.  UNIDAD DE POLICÍA RURALES: son todas aquellas unidades policiales que poseen armamento asignado y están ubicados en zonas, estaciones sub estaciones rurales.

-

Utilización en la unidad  DISPONIBLES: son todas aquellas armas y equipos electro ópticos, que se encuentran en toda unidad policial, que salen esporádicamente al servicio, o representan la reserva estratégica (aplica para GARMA).

1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 150. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

 SERVICIO PERMANENTE: son todas aquellas armas y equipos electro óptico, que están con asignación individual y permanente, y que salen constante mente a servicio (operaciones, vigilancia etc.).  CUSTODIA: son todas las armas y equipos electro ópticos de la Institución que se encuentran a órdenes de una autoridad competente.  INSTRUCCIÓN: son las armas utilizadas en práctica de tiro que superan una determinada cantidad de disparos y se les aplica esta condición como se indica en la tabla, de acuerdo a la siguiente premisa así;

Armamento Armas cortas Armas medianas Armas largas

Cantidad de disparos 60 60 100 Fuente: GARMA-PLANE

-

MALA MANIPULACIÓN: esta premisa aplica a todas las arma y equipos electro ópticos que has sufrido un daño por la mala manipulación de usuario y están fuera de servicio.

FALTA DE MANTENIMIENTO: se le aplica a las armas y equipos electro ópticos, que están paralizados o fuera de servicio en la unidad y requieren un equipo especial o mantenimiento de segundo y tercer nivel.

ZONAS GEOGRÁFICAS 

ZONAS SELVÁTICAS: se determina como zonas selváticas para la aplicación de esta premisa las siguientes unidades policiales así; DEVIC, DEGUN, DEGUV, DEVAU, DEAMA, DEPUY, DECAQ, DECAU, DECHO, DENAR.

ZONAS COSTERA: se determina como zonas costeras para la aplicación de esta premisa, las armas que están ubicadas en estaciones y subestaciones policiales con proximidad al mar y que se encuentran pertenecientes a las siguientes unidades así; DEGUA, DEMAG, MESAN, DEATA, MEBAR, MECAR, DEBOL, DESUC, MEMOT, DECOR, DEURA, DECHO, DEVAL, DENAR.

Una vez el formato esté debidamente diligenciado y refrendado, el funcionario responsable deberá formalizar su entrega al Grupo Financiero de la unidad, a fin que el contador realice el reconocimiento de la estimación del deterioro en la información contable de la unidad, de acuerdo a los resultados del mismo. Nota 4: los documentos con los lineamientos de deterioro del armamento, deben ser revisados anualmente y actualizados si se requiere por parte de los responsables y aprobados por Contaduría General de la Policía Nacional, debiéndose socializar a todas las unidades policiales a nivel nacional. 5.8. Distribución del subcomponente de armamento 5.8.1. Dotación para el servicio en las unidades Es el material entregado por el ordenador del gasto a las unidades policiales bajo su cargo, cumpliendo los siguientes requisitos: -

Plan distribución debidamente autorizado o solicitud escrita al ordenador del gasto, en la cual se registra cantidad y descripción del elemento. Autorización del ordenador del gasto (cuando aplique)

1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 151. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - El almacenista de armamento de la unidad, entrega el material mediante documento de salida

-

-

-

-

al servicio y elabora el acta de asignación de bienes (1LA-FR-0133) la cual debe ser diligenciada en su totalidad, así mismo debe impartir instrucción sobe el uso, manejo y conservación de los mismos. La dependencia que recibe el material elabora un acta (1DS-AC-0001) en la que conste que recibió los elementos y así mismo se imparta instrucción sobre el uso y manejo de los estos. Cuando se trate de material de consumo (munición, granadas, gases y explosivos), se suministra elaborando la correspondiente salida de bienes cuya imputación contable afecta la cuenta munición y explosivos en mano. Una vez el material sea gastado en circunstancias como: instrucción, actos del servicio, o destrucción, se acredita esta cuenta y se lleva al gasto. Cuando se trate de material de consumo (accesorios), se suministra elaborando la correspondiente salida de bienes, en el sistema de información adoptado por el sector defensa para la administración de los recursos disponibles en el desarrollo de su gestión cuya imputación contable afecta el gasto. El almacenista ejerce control de este material mediante el Kardex y una vez sea deteriorado por continuo uso, se elabora la correspondiente acta de destrucción. Cuando se trate de material de consumo (repuestos), se suministra elaborando la correspondiente salida de bienes, en el sistema de información adoptado por el sector defensa para la administración de los recursos disponibles en el desarrollo de su gestión cuya imputación contable afecta el gasto, acta de instalación detallando serial del arma a la que se le instalan, nombre del repuesto, firmada por el armero que instaló los repuestos y el almacenista de armamento de la unidad, efectuando la actualización de la hoja de vida del arma. Los repuestos inservibles se envían al grupo de armamento mediante comunicación oficial y copia del acta de instalación de repuestos. El Almacenista del Grupo de Armamento efectuará la trazabilidad de los repuestos entregados versus la cantidad entregada por las unidades para ser dados de baja, de acuerdo con el procedimiento de “Realizar baja de bienes” 1LAPR-0024.

5.8.2. Dotación individual Esta figura obedece a la dotación del equipo de armamento, para el cumplimiento de sus funciones, siendo usada y portada en todo momento solo por quien la solicita. El policial que requiera arma de dotación individual debe realizar ante el almacén de armamento de la unidad con delegación del gasto a donde pertenece, el siguiente procedimiento: -

Solicitud al ordenador del gasto, suscrita por el interesado con el visto bueno del jefe inmediato, adjuntando el extracto de hoja de vida y demás medios de control que el ordenador del gasto estime conveniente (para el caso de quienes dependen directamente del ordenador del gasto, la solicitud se debe dirigir al presidente del Comité de Armamento). En el escenario de las unidades sin delegación del gasto, la solicitud deberá contar con el visto bueno del comandante o director de la unidad.

-

Esta solicitud se remite para estudio previo del comité de armamento y posterior concepto al ordenador del gasto.

-

Una vez autorizada la solicitud se presenta al almacén de armamento de la unidad, respectiva, donde el almacenista coordina la entrega del material al interesado a través de los centros de costo y mediante comprobante de dotación individual.

-

Todo Policía, al ser trasladado, cuando salga a disfrutar vacaciones o cuando no se encuentre en ejercicio de los actos del servicio que motiven la dotación de dicha arma, debe hacer devolución del armamento a la unidad donde fue dotado, quedando al cuidado y supervisión del funcionario que ejerza como control armerillo.

Las dotaciones individuales deberán renovarse en el evento que el ordenador del gasto que autorizó dicha dotación sea trasladado o retirado del cargo, por lo anterior el almacenista debe exigir nuevamente los requisitos anteriormente descritos.

1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 152. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Nota 5: el Almacén de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, no realiza dotaciones individuales a personal perteneciente a otras direcciones o unidades policiales, para efectos de control y correcta administración del material. Nota 6: el Almacén de Armamento de la Dirección de Protección y Servicios Especiales a través del “acta de asignación de bienes” 1LA-FR-0133, atenderá los requerimientos de dotación individual de las direcciones y oficinas asesoras que no poseen entorno administrativo, así: -

Dirección General Subdirección General Dirección de Seguridad Ciudadana Inspección General Secretaria General Archivo General Dirección de Incorporación Dirección de Talento Humano Oficina de Telemática Oficina de Planeación Oficina de Comunicaciones Estratégicas Grupo Asuntos internacionales Área de control interno Secretaria Privada, áreas y grupos adscritos a cada una de las anteriores

5.8.3. Dotación para el servicio permanente El Comandante de unidad podrá hacer entrega de material de armamento, equipos antidisturbios, sistemas electroópticos y accesorios, mediante acta de asignación de bienes (1LA-FR-0133), al personal que por la modalidad y duración prolongada del servicio, deba permanecer con el material en su poder de manera constante, aclarando que este material será utilizado únicamente en actividades del servicio y cuando el funcionario se disponga a otras actividades, debe reintegrarlo al armerillo respectivo en consigna, donde le será entregado nuevamente, en el momento de su reincorporación a las actividades del servicio ordenadas. El acta de asignación puede ser complementada con un acta de instrucciones acerca de las medidas de seguridad y el compromiso del funcionario de mantener los elementos de dotación en perfecto estado de aseo, presentación y funcionamiento. 5.8.4. Dotación para el servicio El material que se entrega para el servicio del personal de apoyos o turnos de vigilancia o que no cuenten con asignación del elemento(s) de forma permanente y/o dotación individual, se registra en el libro o minuta destinada exclusivamente a este fin. De conformidad a los puntos de control definidos en el procedimiento 1LA-PR-0039 control y custodia del armamento para el servicio de policía de bienes del subcomponente de armamento para el servicio policial”. Es de anotar que, en esta figura de dotación, el arma será descargada en el libro, una vez sea entregada en el armerillo y quede bajo custodia del funcionario que funge como control de esta instalación. Nota 7: el libro descrito en este numeral, debe diligenciarse de acuerdo a los parámetros establecidos en el ítem de “Control de existencias”, relacionado más adelante. Este tipo de registro es aplicable para todas las figuras de dotación, siempre y cuando se designe un libro para cada una de estas. Nota 8: las unidades que cuenten con sistemas electrónicos para el control de las dotaciones del equipo de armamento; en los casos en los que el mencionado sistema presente novedad de funcionamiento, se debe llevar los registros de entrega y recepción a través del libro en mención. 5.8.5. Criterios de dotación y reserva estratégica para las armas de fuego en servicio Con el propósito de unificar criterios en lo que refiere a la reserva estratégica y establecer las cantidades mínimas de municiones que deben dotarse al personal policial en los servicios de 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 153. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Policía, se tendrán en cuenta las siguientes disposiciones, a fin de garantizar la capacidad de reacción de los funcionarios, evitando igualmente el desgaste innecesario de los elementos que son dispuestos para el servicio así: Arma y uso Pistola: arma principal para el servicio de Policía dotada a todas las unidades policiales. Fusiles de asalto: Concebidos para su uso en zonas rurales, operaciones policiales o según se requiera, de acuerdo a la ubicación y nivel de riesgo de la unidad policial. La dotación de los fusiles está determinada teniendo como criterios fundamentales (Nivel de riesgo unidad, Propósito táctico, Número de armas vs cantidad de personal) Escopetas arma polivalente, de uso policial con capacidad de emplear una gran variedad de municiones para distintos propósitos tácticos, de uso letal y de letalidad reducida y utilizada en los vehículos policiales multipropósitos VPM. Ametralladora: Arma de acompañamiento, orientada a la ejecución de operaciones rurales y especiales, además la defensa de poblaciones, demandando para su operación, personal calificado e idóneo. Lanzadores de granadas de 40 mm: Armas de apoyo, que permiten el lanzamiento de granadas de baja velocidad, según cometidos o necesidades tácticas. Morteros de 60 mm: Arma de apoyo con capacidad de emplear granadas de fragmentación, así como de iluminación, humo u otras según sea necesario. Dispositivo de control eléctrico: Un (01) dispositivo de control eléctrico por patrulla en cada ciclo del servicio de vigilancia.

Cantidad elementos por arma - Funda de extracción rápida. - Tres (3) proveedores. - Carga básica de (45) cartuchos calibre 9mm por cada arma. (150) cartuchos para nivel de riesgo bajo (300) para nivel de riesgo medio (400) cartuchos para nivel de riesgo alto

5 cartuchos letales y 5 no letales por cada escopeta

Reserva estratégica (municiones) 3% del total de munición calibre 9mm para atender situaciones especiales como sustitución o reposición. Equivalente al 15% del total de munición en inventario, la cual será administrada por los almacenes de armamento de las unidades con delegación del gasto de la Policía Nacional y un 15% del total de munición asignada a cada centro de costo adicional en el lugar donde se encuentre el arma.

Equivalente al 3% de la existencia total.

2.000 cartuchos eslabonados, para base fija. El 15% de la existencia total 1200 cartuchos por ametralladora para patrulla móvil.

Mínimo de 18 granadas por cada lanzador.

El 15% de la existencia total

20 granadas por cada uno

15% de la existencia total.

Dos (2) cartuchos por cada uno.

Equivalente al 20% de la existencia total

Fusil calibre .50: Carga básica 100 cartuchos. Fusiles de precisión: Enfocados a grupos de operaciones especiales, su cantidad será determinada teniendo en cuenta los siguientes criterios, (ámbito de aplicación, número de armas vs cantidad de personal entrenado, Entrenamiento, propósito táctico)

Fusil calibre .308: Carga básica 200 cartuchos. Fusil calibre 5.56mm: Carga básica 200 cartuchos.

10% de la existencia total

Fusil calibre .338: Carga básica 200 cartuchos

Fuente: DIRAF-GARMA

5.9. Consumo en instrucción de municiones, explosivos y elementos no letales para la Policía Nacional 5.9.1. Salida para el consumo de municiones, gases y explosivos en instrucción Se cumple los siguientes requisitos: -

Planificación previa de la actividad, teniendo en cuenta todos los recursos correspondientes para su ejecución. Este debe estar formulado a través de una orden de servicios (anexando cronograma), donde se especifiquen los instructores asignados, cantidad de funcionarios, armamento a utilizar, cantidad de munición, gases y/o explosivos y demás parámetros que sean de importancia para el desarrollo de la actividad.

1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 154. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ -

En caso tal que se requiera realizar el consumo de estos elementos por diferentes motivos ajenos a la planeación anteriormente descrita, se debe solicitar autorización del ordenador del gasto, describiendo cantidad de funcionarios a capacitar, cantidad de munición necesitada de acuerdo a preceptos institucionales y el respectivo plan de trabajo de la actividad en prácticas de polígono (fecha, hora, lugar, cantidad de personal, etc.), ajustando la planificación inicial.

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Previa autorización, el almacenista de armamento de la unidad o armero (para el caso de las unidades sin delegación del gasto), entrega el material mediante acta, indicando las medidas de seguridad, funcionamiento y características técnicas.

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El instructor diligencia las planillas de consumo de munición, gases y explosivos (1LA-FR0136), con la correspondiente firma de los participantes y las entrega al almacenista de armamento de la unidad o quien haga sus veces, mediante comunicación oficial escrita, junto con la munición sobrante, las vainillas, argollas y/o pasadores en la misma cantidad y calibres recibidos, de lo contrario deberá justificar los faltantes en el documento de entrega.

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Como mecanismo de control en cada una de las unidades responsables del consumo, el Comité de Armamento suscribe acta de verificación física de las vainillas correspondientes a la munición consumida, cruzando esta información con las planillas de consumo y el inventario del sistema de información adoptado por el sector defensa para la administración de los recursos disponibles en el desarrollo de su gestión. Las vainillas resultantes de esta actividad deberán ser reintegradas al Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, dejando constancia mediante acta de entrega (1DS-AC0001), indicando cantidades, peso y lotes entregados.

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Cuando el ordenador del gasto, requiera disponer de este material al interior de la unidad, solicitara ante el Director Administrativo y Financiero o quien haga sus veces, autorización para realizar la disposición final de dichas vainillas, argollas y pasadores, motivando la necesidad de efectuar la destrucción de dichos elementos. La destrucción se realizará aplicando mecanismos de verificación y constancia tales como actas y/o registros fotográficos o fílmicos, esta podrá realizarse mediante procedimientos mecánicos o de fundición, acordes con la normatividad ambiental vigente.

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El almacén de armamento de la unidad policial realiza el documento de salida de bienes cuya imputación contable afecta el gasto.

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El original de las planillas y el documento de salida del sistema de información adoptado por el sector defensa para la administración de los recursos disponibles en el desarrollo de su gestión, serán la evidencia de la respectiva baja de bienes por el precitado consumo.

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Las planillas de consumo de munición, gases y explosivos en instrucción (1LA-FR-0136) se deben diligenciar sin borrones, tachones, enmendaduras o agregaciones, indicando cantidad en números y letras, lotes, calibre, clase de arma utilizada; debidamente firmada, por cada uno de los participantes en prácticas de polígono, con número de identificación, al final se indicará el nombre, grado y firma del presidente del comité de armamento, almacenista e instructor; Las planillas deben diligenciarse separadas por calibres y debidamente foliadas. Será responsabilidad del almacenista de armamento o quien haga sus veces, realizar el cargue en el sistema de información establecido por la Policía Nacional para evidenciar el consumo e instrucción que recibió el funcionario.

-

Las prácticas en polígono y el consumo de munición deberá obedecer a una programación concreta, previendo la capacitación al 100% del personal apto de su unidad, la cual será supervisada por el Jefe Administrativo de la unidad, quien responde porque el material entregado sea destinado en su totalidad para ese fin, evitando el hurto, extravío, apropiación ilegal o uso diferente al indicado.

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El consumo de munición se debe formalizar dentro del mes, para evitar sobre estimación en los inventarios, de lo contrario, debe existir una autorización del presidente del comité de

1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 155. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

armamento de la unidad policial, donde se explique por qué no se legalizó en la fecha correspondiente. -

Las municiones que han estado en servicio como dotación, en las secciones de vigilancia, guardias, distritos, estaciones o se encuentren en armerillos, deben rotarse para posteriormente ser empleadas en las prácticas en polígono, previa autorización del ordenador del gasto.

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El consumo de explosivos y granadas requiere de elaboración de planillas de consumo por cuanto debe aparecer un responsable del gasto en cada instrucción, y debe contar con la presencia de un técnico en explosivos.

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Está prohibido el consumo de munición, gases y explosivos por parte de personas ajenas a la Institución, así como personal policial con restricciones y/o recomendaciones médicas o psiquiátricas específicas, para lo cual el almacenista de armamento coordinara mensualmente con el Grupo de Talento humano de la unidad, identificando el personal que presenta dichas novedades administrativas para ser excluidos del uso de cualquier elemento del subcomponente de armamento.

-

El consumo de municiones se debe hacer dando prioridad al lote más antiguo (sistema PEPS) y especialmente las existencias cuyos empaques hayan sido abiertos.

Nota 9: con el objetivo de determinar el estado del equipamiento Institucional, bajo los criterios concretos de la identificación de la demanda, planeación de la distribución y gestión de los inventarios, constituidos como cimientos fundamentales para la administración del subcomponente de armamento, el Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, será quien estandariza y determina las cantidades para la dotación de armamento y municiones, tanto para el servicio como para el consumo en instrucción, las cuales serán divulgadas al inicio de cada vigencia mediante instructivo, así mismo se establece la cantidad mínima de munición a dotar de acuerdo al nivel de riesgo de la unidad y el elemento de armamento a dotar, así como la reserva estratégica para las municiones. Nota 10: para el suministro de municiones y explosivos de los cursos especializados realizados por Direcciones, que reciben apoyo logístico de convenios de otras naciones, el abastecimiento de estos elementos no se realizará por parte de la Policía Nacional, mientras estos acuerdos se encuentren vigentes. 5.9.2. Consumo en servicio Cuando el gasto ocurra en circunstancias del servicio, se debe cumplir los siguientes requisitos: El Comandante de la unidad junto con el funcionario control armerillo, deben realizar el registro de la cantidad y lotes de munición utilizada en el formato 1LA-FR-0119 “hoja de vida de armamento”; asimismo se debe solicitar al ordenador del gasto, mediante comunicación oficial requiriendo se genere la salida de bienes por consumo en servicio, para lo cual se debe describir las cantidades y características específicas (lotes, calibres, etc.) de los elementos utilizados, anexando copia del informe policial de los hechos que ocasionaron el consumo, elaborado por parte de los intervinientes en el procedimiento. Una vez realizadas las anteriores gestiones, se debe actualizar los inventarios en los sistemas de información, aplicativos correspondientes y los estados contables. 5.9.3. En pruebas balísticas El ordenador del gasto autorizará previa solicitud (comunicación oficial) la salida de bienes por consumo en pruebas por parte del personal profesional en balística (pruebas de campo, laboratorio, etc.), incluyendo cantidades y características específicas (lotes, calibres, etc.) de los elementos gastados, anexando copia del informe técnico y las planillas de consumo de munición correspondiente. Una vez realizadas las anteriores gestiones, se debe actualizar el estado contable, sistemas de información y aplicativos adoptados para el control de los bienes.

1DS-RS–0001 VER: 2

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 156. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

5.10. Munición utilizada para las pruebas de funcionamiento mediante prácticas de polígono en las unidades policiales (mantenimiento segundo nivel) En mantenimiento de armamento Este consumo se realiza con el objeto de verificar el desempeño y las condiciones del armamento, una vez se haya efectuado el mantenimiento de segundo o tercer nivel, es decir, las armas que para ser habilitadas nuevamente al servicio se les realizó el cambio de partes o piezas que las componen en su eslabón cinemático (mecanismos de disparo), con el fin de comprobar si el mantenimiento fue adecuado para que el arma sea incorporada nuevamente al servicio policial. Para verificar el mantenimiento realizado al armamento de las unidades policiales, el armero solicita la munición al ordenador del gasto con el propósito de realizar pruebas en prácticas de polígono, teniendo en cuenta el tipo de armamento, distancia y cadencia de disparo, características de cada arma, así como la cantidad de munición requerida para verificar el acople y ajuste de los mecanismos en las armas de fuego, que trabajan en contacto directo, recibiendo cargas que inducen esfuerzos de choque, carga, tracción, compresión, flexión, torsión, ajuste geométrico, y deslizamiento de piezas, determinando así la calibración del cañón. Es de anotar que la precisión y alineación de miras se realiza con el primer disparo de cada arma. De lo anterior se debe suscribir acta (1DS-AC-0001) de pruebas en polígono y las planillas de consumo respectivas en el formato (1LA-FR-0136) y registro de los repuestos instalados, cantidad de munición y lotes de la misma en formato 1LA-FR-0119 “hoja de vida de armamento”, como evidencia del consumo de la munición solicitada. Clase de arma Mortero Lanza granadas tiro único Lanza granadas tiro múltiple

Munición Calibre 60mm (practica) Calibre 40mm (practica o guerra) Calibre 40mm (practica o guerra)

Cantidad por arma 01 02 para tiro único 04 para tiro múltiple

Distancia sugerida para pruebas 1450 a 150 metros 375 a 50 metros 375 a 50 metros 15 metros

Ametralladoras

Calibre 7.62x51mm 5.56x45mm

70

20 metros 25 metros

Fusiles

Calibre 7.62x51mm 5.56x45mm

15 metros 10 25 metros

Carabinas

Calibre .30

10

Subametralladora

Calibre 9x19mm

10

15 a 25 metros

15 metros 25 metros Escopetas Pistolas

Revólveres

1DS-RS–0001 VER: 2

Calibre 12-16 y 20 Calibre 9x19 mm Calibre .38

05

8 a 5 metros

10

5 a 10 metros

06

5 a 10 metros

Cadencias de disparo Manual Tiro a tiro (Cíclico) Tiro a tiro (Cíclico) Cíclico (dos (02) series de 05 cartuchos) Incluyendo seguro Automático (dos (2) series de 10 cartuchos) Sostenido (una (1) serie 40 cartuchos Semiautomático: una (1) serie de 5 cartuchos. Incluyendo seguro Automático: una (01) serie de 5 cartuchos) Semiautomático: dos (2) series de 5 cartuchos Incluyendo seguro Semiautomático: una (1) serie de 05 cartuchos. Incluyendo seguro Automático: dos (2) series de 5 cartuchos) Manual Semiautomático Incluyendo seguro Acción doble: una (1) series de 3 cartuchos. Acción sencilla una (1) series de 3 cartuchos Fuente: DIRAF-GARMA

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 157. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

5.11. Munición utilizada para las pruebas de funcionamiento mediante prácticas de polígono en el grupo de armamento de la dirección administrativa y financiera o quien haga sus veces (mantenimiento de tercer nivel).

Clase de arma

Munición Calibre 60mm (práctica) Calibre 40mm (práctica o guerra) Calibre 40mm (práctica o guerra)

Mortero Lanza granadas tiro único

Lanza granadas tiro múltiple

Cantidad por arma 02

Distancia sugerida para pruebas 1450 a 150 metros

Ametralladoras

375 a 50 metros

Tiro a tiro (Cíclico)

06 para tiro múltiple

375 a 50 metros

Tiro a tiro (Cíclico)

100

20 metros 25 metros 15 metros

Calibre 7.62x51mm 5.56x45mm

15

Carabinas

Calibre .30

15

Subametralladora

Calibre 9x19mm

15

Fusiles

25 metros 15 a 25 metros

15 metros 25 metros

Calibre 12-16 y 20 Calibre 9x19 mm

Escopetas Pistolas

Calibre .38

Revólveres

Manual

02 para tiro único

15 metros Calibre 7.62x51mm 5.56x45mm

Cadencias de disparo

05

8 a 5 metros

15

5 a 10 metros

06

5 a 10 metros

Cíclico (cuatro (04) series de 05 cartuchos) Incluyendo seguro Automático (dos (2) series de 20 cartuchos) Sostenido (una (1) serie 40 cartuchos Semiautomático: una (1) serie de 5 cartuchos. Incluyendo seguro Automático: dos (2) series de 5 cartuchos Semiautomático: tres (3) series de 5 cartuchos Incluyendo seguro Semiautomático: una (1) serie de 05 cartuchos. Incluyendo seguro Automático: dos (2) series de 5 cartuchos Manual Semiautomático Incluyendo seguro Acción doble: una (1) series de 3 cartuchos. Acción sencilla una (1) series de 3 cartuchos Fuente: DIRAF-GARMA

Nota 11: en caso que el arma falle durante la realización de las pruebas en polígono y/o la cantidad de munición restante no sea suficiente para la comprobación de su óptimo desempeño, el armero debe elevar una nueva solicitud de munición en igual cantidad a la mencionada en la tabla anterior. De lo cual, deberá dejar constancia en el acta de pruebas en polígono indicando el número serial del arma que presentó fallas y el ajuste o corrección realizado para su habilitación, así mismo diligenciará una nueva planilla de consumo por la cantidad extra de munición solicitada. En pruebas de recepción El personal delegado por la Junta Técnica del Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, realiza la inspección física de los bienes adquiridos por la Institución, verificando que los sistemas y subsistemas que conforman el equipo de armamento objeto de las pruebas no presenten novedades ni fallas y que los equipos de protección balística y dispositivos no letales, cumplen a cabalidad con lo exigido en las especificaciones técnicas. De lo anterior se debe suscribir acta (1DS-AC-0001) de pruebas y las planillas de consumo respectivas en el formato 1LA-FR-0136, como evidencia del consumo de la munición solicitada. 5.12. Cantidad de munición utilizada para las pruebas de recepción del material de armamento, equipos de protección y dispositivos no letales Armamento

Cantidad munición

Pistolas

50 cartuchos

Ametralladoras

100 cartuchos

1DS-RS–0001 VER: 2

Pruebas a realizar Quince (15) cartuchos para pruebas de precisión y agrupamiento. Veinticinco (25) cartuchos para verificar el funcionamiento mecánico. Diez (10) cartuchos para el intercambio de piezas. Veinte (20) cartuchos para prueba de agrupamiento.

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 158. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Fusiles de asalto

100 cartuchos

Fusiles de precisión

25 Cartuchos

Escopetas

20 cartuchos

Subametralladoras

50 cartuchos

Fusiles lanza gas

06 cartuchos

Lanzador de granadas

06 granadas

Lanzador de esferas

50 esferas

Lanzador múltiple no letal electrónico

30 cartuchos

Dispositivo no letal Taser

02 cartuchos

Chalecos blindados

30 cartuchos

Cascos blindados

20 cartuchos

Escudos blindados

20 cartuchos

Mantas balísticas

20 Cartuchos.

Cuarenta (40) cartuchos para verificar el funcionamiento mecánico. Cuarenta (40) cartuchos para prueba de compatibilidad. Veinte (20) cartuchos para prueba de precisión y agrupación. Cuarenta (40) cartuchos para verificar el funcionamiento mecánico. Cuarenta (40) cartuchos para prueba de intercambiabilidad de piezas y verificar las diferentes posiciones del selector de cadencias de fuego. Diez (10) cartuchos para armonización de la mira y precisión. Cinco (05) cartuchos para realizar disparos de precisión a cien (100) metros. Cinco (05) cartuchos para realizar disparos de precisión a trescientos (300) metros. Cinco (05) cartuchos para realizar disparos de precisión a seiscientos (600) metros. Cinco (05) cartuchos para pruebas de agrupación. Quince (15) cartuchos para pruebas de funcionamiento, verificación de alcance exigido e intercambio de piezas. Quince (15) cartuchos para pruebas de precisión y agrupamiento. Veinticinco (25) cartuchos para verificar las diferentes posiciones del selector de cadencias de fuego. Diez (10) cartuchos para el intercambio de piezas. Dos (02) cartuchos para prueba de funcionamiento. Dos (02) cartuchos para prueba de alcance. Dos (02) cartucho para prueba de sistemas de puntería y verificación del sistema de seguros. Dos (02) granadas para prueba de sistemas de puntería e intercambiabilidad de piezas. Dos (02) granadas para prueba de agrupación. Dos (02) granadas para prueba de alcance. Quince (15) esferas para pruebas de precisión y distancia. Veinticinco (25) esferas para verificar el funcionamiento mecánico. Diez (10) esferas para verificar la presión del aire comprimido. Diez (10) cartuchos para verificar alcance y funcionamiento del primer nivel a 30°. Diez (10) cartuchos para verificar alcance y funcionamiento del segundo nivel a 20°. Diez (10) cartuchos para verificar alcance y funcionamiento del tercer nivel a 10°. Un (01) cartucho para verificación del alcance exigido. Un (01) cartucho para verificar el funcionamiento del dispositivo. Ocho (08) cartuchos para céreo del arma. Diez (10) cartuchos para calentamiento del cañón. Doce (12) cartuchos para impactar los paneles. Cinco (05) cartuchos para céreo del arma. Diez (10) cartuchos para calentamiento del cañón. Cinco (05) cartuchos para impactar el casco. Cinco (05) cartuchos para el céreo del arma. Diez (10) cartuchos para el calentamiento del cañón. Cinco (05) cartuchos para impactar el escudo. Cinco (05) cartuchos para el céreo del arma. Diez (10) cartuchos para el calentamiento del cañón. Cinco (05) cartuchos para impactar el escudo. Fuente: DIRAF-GARMA

5.13. Control de activos en el subcomponente de armamento Control general El control sobre las existencias de todo el material en el almacén de armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, está a cargo del Jefe del Grupo de Armamento y el Almacenista. En las unidades policiales con ordenación del gasto, está a cargo del comandante de la unidad, el almacenista de la unidad, o a las personas que les ha sido asignado bajo su cargo, para todos los efectos, se debe tener en cuenta los siguientes parámetros: -

-

-

El movimiento del material se registra en el aplicativo adoptado para el control de estos bienes, en línea y tiempo real con el sistema para la administración de inventarios con que cuente el Ministerio de Defensa Nacional. El almacenista de armamento de cada unidad debe ejercer un exhaustivo y estricto control al consumo de material en las actividades de instrucción como en el servicio, al recibir los documentos que soporten las mencionadas actividades (informes, planillas y otros documentos). Para justificar el consumo de munición, granadas de diferentes tipos y explosivos en actos que no sean en servicio, debe exigir la entrega de las vainillas, pasadores y anillos de

1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 159. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

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-

seguridad en caso de granadas, disponiendo periódicamente la verificación, control y destrucción de dicho material. El almacenista de armamento de la unidad con delegación del gasto, es el encargado de liderar, ejecutar y verificar; con el personal bajo su mando, el plan de mantenimiento preventivo y distribución, control de los inventarios a través de las revistas selectivas a las unidades subordinadas (sin delegación del gasto). El Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, realiza revistas de acompañamiento selectivas a las diferentes unidades, con el fin de verificar el cumplimiento del presente manual.

Nota 12: para un mejor desempeño en la administración y control del material citado en el presente capítulo, los almacenes de armamento de las unidades policiales (con delegación del gasto), deben estar conformados por funcionarios idóneos en este subcomponente y contar con un mínimo de personal, de acuerdo a la cantidad de armas establecidas en la siguiente tabla, para la ejecución de las diferentes actividades, así:

No. de armas

Almacenista

Armero

15001 - en adelante 10001 - 15000 5001 - 10000 3501 - 5000 2001 - 3500 801 - 2000 201 - 800 menos de 200

1 1 1 1 1 1 1 1

5 4 4 3 2 2 1 0

Auxiliar de almacén 3 3 2 2 2 1 1 1

Total personal 9 8 7 6 5 4 3 2 Fuente: DIRAF-GARMA

Nota 13: para el caso de las unidades sin delegación del gasto, estas deben contar con funcionarios idóneos en este subcomponente y contar con un mínimo de personal, en los siguientes cargos, así: -

Un (01) funcionario que ejerza en el cargo de armero.

-

Dos (02) funcionarios que ejerzan en el cargo de control armerillo, para la entrega y recepción de armamento para el servicio del centro de costo de la unidad.

-

Un (01) funcionario en el cargo de administrador del sistema de información, que actualice la(s) herramienta informática adoptada para el control del subcomponente de armamento.

Nota 14: para el control del armamento incautado definido en el Decreto 2535 de 1993, donde se determina la competencia para ordenar el decomiso e imponer multas de acuerdo a la jurisdicción y la unidad policial que haya realizado el procedimiento de incautación, se debe nombrar como mínimo un funcionario en cada unidad policial (Departamento y Metropolitana), con el cargo “Responsable Armamento Incautado” de la DISEC, además de los cargos descritos anteriormente. Nota 15: el funcionario responsable del armamento incautado deberá mensualmente realizar el cruce de esta información con el contador con el fin de verificar los saldos de la información contable de la unidad, de lo anterior se dejará constancia en el “acta de conciliación de la información contable”. Nota 16: es importante señalar, que los funcionarios designados deben cumplir con los diferentes preceptos descritos para ocupar cada cargo y obedeciendo al manual de cargos y perfiles en competencias de la Institución. Así mismo el personal designado para laborar en los almacenes de armamento y/o armerillos, no deben poseer restricciones y recomendaciones de carácter médico, psicológico o psiquiátrico, enfocados a la manipulación de armamento y explosivos. De igual manera se deberá coordinar con la seccional de Inteligencia de la unidad, la realización del estudio de seguridad a estos funcionarios mínimo una vez cada año. Control de existencias

1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 160. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Los almacenistas de armamento en las unidades ejercen control físico, administrativo y contable, sobre el total del material a su cargo, incluyendo aquellos suministrados a las dependencias subordinadas, para todos los efectos se deben tener en cuenta los siguientes parámetros: -

El ordenador del gasto dispondrá que los armeros de las unidades con y sin delegación del gasto, efectúen la realización de la toma física de inventarios a los elementos de consumo, devolutivos en bodega y en servicio, formato 1LA-FR-0132, por lo menos una (1) vez al año al 100% a los elementos del subcomponente de armamento, la cual será delegada mediante orden de servicios.

-

De la actividad descrita, el armero que realiza la revisión de los elementos, levantará acta de revista relacionando números de serie, cantidades, improntas y novedades encontradas, información que servirá como insumo para la ejecución y elaboración del plan de mantenimiento de la unidad. Lo anterior para efectos de supervisión y revisión del estado de conservación del armamento asignado.

-

La entrega del material, que hagan los almacenes de armamento a las dependencias, se efectúa mediante orden de suministro y es requisito indispensable que cada vez que reciban o reintegren elementos, se actualice en el aplicativo para el control correspondiente y se reflejen dichos movimientos en el sistema adoptado por el sector defensa, garantizando la actualización de las existencias.

-

El material que no se encuentra en depósito, debe estar registrado en la minuta de servicios o libro de control diario de armamento, el cual debe estar acorde con la normatividad vigente (actas de apertura y cierre, etc.) y su rayado se realiza teniendo en cuenta los siguientes parámetros:             

Fecha y hora de entrega Grado, apellidos y nombres del usuario Documento de identificación (número de cedula) Clase de arma Número de serie alfanumérico del arma (completo) Cantidad de munición entregada Lote de la munición entregada Accesorios entregados Actividad a realizar y/o tipo de servicio (escolta, patrulla cuadrante, puesto fijo, apoyo, etc.) Firma de quien recibe (usuario) Fecha y hora de entrega (regreso al armerillo) Firma del usuario que recibe en el armerillo (control armerillo) Observaciones y/o novedades

Es importante señalar que este libro, debe estar debidamente rotulado e identificado con el propósito de que no exista duplicidad de registros y será salvaguardado de acuerdo a las tablas de retención documental de cada unidad policial. El ordenador del gasto, a través del comité de armamento, practica como mínimo una revista selectiva al mes, al material que se encuentre en depósito y/o servicio, utilizando el formato (1LA-FR-0132) establecido para este fin. La revista o toma física al material de la unidad, se realiza una vez al año y bajo los siguientes preceptos: -

-

Generar la orden de servicios correspondiente, donde se asignen responsabilidades frente a la realización de esta actividad (como anexo a la orden de servicios debe existir el cronograma o plan de trabajo). Dar cumplimientos a la orden de servicios establecida, a través de la realización de las actividades programadas en la unidad. Informar al ordenador del gasto, las novedades evidenciadas sobre los bienes.

En caso de ser necesario, se deben subsanar las novedades encontradas, teniendo en cuenta los lineamientos y demás directrices institucionales descritos y para cada caso evidenciado. 1DS-RS–0001 VER: 2

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 161. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Consumo de munición (aplicación sistema Primeros en Entrar Primeros en Salir - PEPS) Los ordenadores del gasto de las unidades policiales que tengan en sus inventarios municiones con más de diez (10) años de servicio desde su fecha de fabricación, o que por condiciones atmosféricas y el uso constante se encuentren deterioradas o en regular estado de preservación, deberán coordinar con las escuelas de formación y los grupos de capacitación móviles de su jurisdicción para que en el consumo de munición en instrucción, se utilice el lote más antiguo que se encuentren en mano (estaciones de Policía, CAI, armerillos, grupos operativos). En caso de ser necesario se puede intercambiar entre unidades, teniendo en cuenta las mismas cantidades y calibres por la munición nueva dotada a las escuelas de formación, entregada para el cumplimiento de la capacitación del personal policial, sin dejar de lado las formalidades exigidas en los procedimientos “Entrada y Salida de Bienes en los almacenes” y “Baja de bienes”. De igual manera se debe tener en cuenta los siguientes aspectos antes de utilizar las municiones deterioradas o vencidas para el consumo en instrucción: -

Nunca dispare una munición sucia, corroída, húmeda o con el proyectil suelto esto podría generar un malfuncionamiento y causar accidentes, tales como una obstrucción en el cañón, o hacer que el arma de fuego sufra dilataciones, abolladuras e incluso fisuras que la inhabiliten. Las municiones deterioradas deben ser destruidas por el armero de la unidad de acuerdo a los parámetros estipulados para la baja de bienes, adoptando las medidas de seguridad correspondientes, teniendo en cuenta las normas medio ambientales para su disposición final.

-

La limpieza de estos elementos debe contemplarse en el plan de mantenimiento de las unidades, para tal efecto se utiliza un trozo de tela seco removiendo la exudación natural de las municiones, no debe utilizarse elementos como solventes, aceites, lubricantes u otra clase de agentes químicos que puedan deteriorarlos, humedecerlos o deformarlos.

-

Aplicar las recomendaciones descritas por la casa fabricante en los folletos inmersos dentro de los empaques de las municiones, explosivos, dispositivos no letales, y demás bienes del subcomponente de armamento; estas recomendaciones serán plasmadas en las actas de entrega de munición tanto para dotación como para el consumo en instrucción.

El Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, determinará en cada vigencia, la cantidad de cartuchos que deben ser utilizados para el reentrenamiento del personal en prácticas de polígono, bajo los criterios concretos de la identificación de la demanda, planeación de la distribución y gestión de los inventarios, constituidos como cimientos fundamentales para la administración del subcomponente de armamento, siendo los almacenistas de armamento y los armeros de las unidades, los directos responsables de realizar y llevar los registros en los sistemas de información adoptados para el control de esta clase de consumo. Prolongar la vida útil del equipo de armamento a través del mantenimiento de tercer nivel Con el fin de optimizar el patrimonio institucional, el mantenimiento de tercer nivel para el subcomponente de armamento, busca sostener y optimizar los recursos con los que cuenta la Institución. Por lo anterior expuesto, el objetivo primordial de los armeros y los técnicos de sistemas electrópticos con los que cuenta la Institución, es el de efectuar el mantenimiento al equipamiento de armamento al servicio de la Policía Nacional, mediante programación basada en la verificación sobre el estado de conservación y el estado de funcionamiento de cada una de las unidades, las cuales son apoyadas por el centro de mantenimiento ubicado en las instalaciones del Grupo de armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, el cual cuenta con la infraestructura, maquinaria y equipos esenciales para efectuar un mantenimiento más avanzado, prolongando así el tiempo de vida útil de los bienes sometido a esta clase de mantenimiento, logrando así el buen desempeño mecánico y funcional, garantizando de esta manera agilidad, confiabilidad y autonomía en el procedimiento de mantenimiento, situación que se traduce en la disminución de costos por reposición de productos y manutención de los inventarios, brindando la posibilidad a las unidades y al usuario final, de 1DS-RS–0001 VER: 2

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 162. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

recibir un equipo de armamento, en óptimas condiciones de funcionamiento, ya que se cuenta con la certeza que los componentes utilizados son de condiciones técnicas adecuadas, garantizando su desempeño en diversos acometidos tácticos. De conformidad con lo anterior, el Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, realizará el seguimiento de las armas que tengan más de 10 años de servicio o 10.000 ciclos de disparo, con el fin de someter dicho armamento a mantenimiento de segundo o tercer nivel según corresponda; lo anterior con el fin de prevenir averías o daños mayores que eleven los costos de reparación o dejen inservibles los elementos. Mencionado mantenimiento lo efectuarán los armeros de las unidades policiales o en su defecto el centro de mantenimiento del Grupo de Armamento. Información contable Los almacenistas de armamento mensualmente, suministrarán al contador de la unidad la información de movimientos referentes a entradas y salidas de los bienes, al igual que los elementos en mantenimiento y este rendirá la información contable a Contaduría General de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces; cabe resaltar, que el cotejo de la información entre el almacenista y el contador se dejará plasmado mensualmente en el acta de conciliación de la información, en donde además se registran los compromisos contraídos en caso de novedades. Inventarios físicos Los almacenistas de armamento, mensualmente envían el inventario del material al Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, dentro de los cinco (5) primeros días del mes, con copia de las entradas y salidas correspondientes a los movimientos relacionados en la misma, así como también las novedades de hurto y/o extravío, armas de propiedad de la Institución a órdenes de autoridad competente y/o fuera de servicio por daño en sus componentes, de acuerdo a las directrices emanadas del grupo de armamento. Esta información será enviada al Grupo de Armamento, a través de los medios virtuales con los que cuenta la Institución, sólo en medio electrónico, todos y cada uno de los documentos escaneados y con las respectivas firmas, incluyendo el inventario, entradas, actas de recepción, salidas al gasto y por baja con los soportes de actuaciones administrativas (resoluciones, fallo de investigaciones, inhibitorios, etc.). Lo anterior teniendo en cuenta la política de cero papel del Gobierno Nacional. 5.14. Salida de bienes subcomponente de armamento De las unidades policiales con delegación del gasto al Grupo de Armamento La remesa de material que hagan los almacenes de armamento de las unidades policiales al Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, se formaliza mediante remesa elaborada por la unidad que entrega y la actualización del sistema de información adoptado por el sector defensa para la administración de los recursos disponibles en el desarrollo de su gestión. Además, se suscribe acta de entrega (1DS-AC-0001) en la que conste la plena identificación del material con seriales e improntas del mismo, la cual debe estar firmada por los integrantes del comité de armamento y el ordenador del gasto que hace entrega del precitado material. Los bienes remesados al Grupo de Armamento procedentes de las unidades policiales no deben estar inmersos en investigaciones disciplinarias, penales o administrativas. Remesa (entre unidades policiales) Para efectos de remesa entre unidades policiales se realiza previa coordinación de los ordenadores del gasto que intervienen. La entrega se formaliza mediante la elaboración de la salida de bienes; la unidad que recibe debe elaborar acta de recepción del material y entrada de bienes.

1DS-RS–0001 VER: 2

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 163. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Por pérdida Este procedimiento se realiza en las unidades policiales con delegación del gasto y el Grupo de Armamento, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 109 de la Ley 1476 del 19 de julio de 2011 “Por la cual se expide el régimen de responsabilidad administrativa por pérdida o daño de bienes de propiedad o al servicio del Ministerio de Defensa Nacional, sus entidades adscritas o vinculadas o la Fuerza Pública”, que indica: “Artículo 109. Competencia. Cuando se trate de pérdidas, una vez proferido el fallo definitivo, el Ministro de Defensa Nacional, el Jefe de Estado Mayor Conjunto, el Segundo Comandante de la Fuerza respectiva, el Director Administrativo y Financiero de la Policía Nacional o quien haga sus veces, o el Gerente o Director en los institutos descentralizados; o a quien estos deleguen, ordenarán la baja del bien motivo de la investigación y la actualización de la información contenida en los registros físicos, magnéticos o de otra índole. Si fuere el caso también se dispondrá dar de alta fiscalmente un bien para reponer el perdido o inservible. En ningún caso se autoriza la reposición en lo referente a armamento, municiones y demás bienes que se encuentren fuera del comercio. El elemento que sustituya a otro deberá ser de las mismas o superiores características”.

Teniendo en cuenta lo anterior, los ordenadores del gasto excluyen los bienes de los inventarios, una vez proferido el fallo definitivo de la investigación administrativa y elaboración de salida por sustracción o pérdida, en tal sentido este procedimiento se hará de acuerdo a lo dispuesto en los numerales “Pérdida de bienes o fondos” y “Registros del fallo con y/o sin responsabilidad”, descritos en el Manual de Lineamientos Contables para la Policía Nacional. Cuando se falle la investigación administrativa, se debe enviar copia al Grupo de Contabilidad de la unidad, o el fallo de segunda instancia o definitivo, que exonere o declare responsable al inculpado para reclasificación de su compromiso en el proceso de responsabilidad fiscal. En consecuencia y una vez proferido el mencionado fallo, se da de baja definitiva de los inventarios. Igualmente se debe informar al contador de la unidad, quien realizará el registro en las cuentas contables de orden deudoras de control. Por inservibles u obsolescencia Para la entrega de este material, se tendrá en cuenta los siguientes parámetros: -

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Solicitud escrita ante la Jefatura del Grupo de Armamento, relacionando la cantidad de elementos a entregar. Es fundamental hacer la entrega de los elementos, a través de los siguientes documentos: Acta de entrega suscrita en el formato establecido (1DS-AC-0001), la cual debe contener la siguiente información: unidad de origen, número de acta, fecha, hora, seriales, improntas legibles originales en papel carbón negro y tomadas con cinta mágica (en caso de no ser susceptible de tomar la impronta, se debe realizar el registro a través de fotografía), novedades de cada arma; el número interno (si el elemento lo posee) debe ser inserto en casilla independiente al frente del serial externo. Concepto técnico baja de bienes del armero en el formato (1LA-FR-0124), relacionando cada arma con su respectivo número de identificación y de acuerdo a la clasificación descrita en el presente manual. La salida de bienes generada por el sistema adoptado por el sector defensa, debe ser dirigida al responsable de la bodega de recepción según corresponda (centro de mantenimiento y/o laboratorio de sistemas electroópticos) del Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, debidamente firmada por quienes intervienen en la entrega, de acuerdo al formato del sistema. Los elementos a entregar deben estar en óptimas condiciones de aseo. El material a reintegrar debe estar empacado y debidamente sellado para evitar la pérdida de los mismos durante el transporte. La entrega, debe ser efectuada por el almacenista de armamento de la unidad o un delegado con la idoneidad requerida (armero). Todo el armamento debe estar registrado en el sistema adoptado por el sector defensa, con sus respectivos registros de identificación (alfanuméricos); para el caso de las armas que

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Resolución No. DEL HOJA No. 164. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

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posean número de identificación interno, este debe incluirse tanto en el acta de entrega como en el sistema del sector defensa. De igual forma debe estar registrado en el sistema de información adoptado para el control de los bienes, con las respectivas fotografías de los seriales y remesado simultáneamente en mencionado sistema. Para tal efecto el responsable del centro de mantenimiento coordinará con los funcionarios encargados del seguimiento al sistema de información del Grupo de Armamento. El almacenista o funcionario delegado para la entrega del material, debe traer los documentos anteriormente descritos, en medio físico, debidamente firmados y prever los mismos, en medio magnético en caso de necesitar realizar ajustes a la información plasmada en dichos registros. En caso que el arma presente daños o faltantes en sus componentes, se debe anexar soporte documental de la apertura de la investigación administrativa por la novedad presentada. Los elementos de consumo devolutivos como proveedores, cañones de repuesto, miras y supresores de sonido, llaves de esposas, entre otros; deben estar relacionados en el acta de entrega, por cantidades y números de identificación (cuando aplique). Las armas previstas a reintegrar, cuya numeración sea ilegible parcial o totalmente; y una vez recibidas por el personal del Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, serán enviadas al laboratorio de balística de la Dirección de Investigación Criminal e INTERPOL, para establecer plenamente su identificación y autenticidad. Es de anotar que una vez practicados los estudios balísticos a los bienes y estos obtengan como resultado, la alteración del patrón de identificación alfanumérico; serán devueltas a la unidad de origen con copia del resultado del estudio realizado; una vez sean recibidas nuevamente por el almacenista de armamento; el ordenador del gasto, toma las acciones legales a que haya lugar.

Los almacenes de armamento de las unidades policiales que tengan a su cargo material devolutivo y que no sea susceptible de reparación, lo remesa al Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, anexando concepto técnico baja de bienes del armero en el formato (1LA-FR-0124), para que en el Grupo de Armamento sea declarado como material inservible u obsoleto; y se efectúe el procedimiento de baja de bienes descargándolo en forma definitiva de los inventarios de la Policía Nacional. Es de anotar que los bienes remesados al Grupo de Armamento procedentes de las unidades policiales no deben estar inmersos como material probatorio en investigaciones disciplinarias, penales y/o administrativas Nota 17: los sistemas electroópticos que se envíen con este propósito, serán entregados, teniendo en cuenta los anteriores parámetros. Baja de bienes elementos de consumo Este procedimiento lo realiza el almacenista de armamento de las unidades policiales con delegación del gasto y el Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces. El material no apto para el servicio por encontrarse inservible u obsoleto y que se puede destruir en las unidades con delegación del gasto es: -

Porta proveedores. Porta armas. Porta granadas. Casco antidisturbios. Escudo antidisturbios. Casco blindado. Escudo blindado. Adaptadores bocales. Máscara antigás. Filtros para máscara. Proyectiles plásticos. Chaleco porta granadas. Chaleco blindado. Trajes antiexplosivos. Protector corporal.

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Resolución No. DEL HOJA No. 165. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - Flasher (señalizador infrarrojo). - Municiones de toda clase. - Granadas y explosivos. - Gases y dispositivos no letales. - Fundas de extracción rápida (interna y externa) para armas.

Para efectos de destrucción de los elementos en cada unidad, se debe cumplir el siguiente procedimiento: -

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Solicitud al ordenador del gasto especificando los elementos a destruir, cantidad, valor y estado, con el concepto técnico del armero y/o persona idónea de acuerdo con el material a destruir. Autorización del ordenador del gasto. Acto administrativo (resolución) motivado por el ordenador del gasto que autorice la destrucción y la baja de bienes. Al obtener la autorización se destruye el material y se elabora acta de disposición final o destrucción (anexando evidencia fílmica y/o fotográfica), suscrita por el ordenador del gasto de la unidad y el comité de armamento. Con base en el acta de destrucción, el almacenista de armamento de la unidad elabora la orden de salida del material o en su defecto cuando este se encuentre en inventarios de consumo con control, se descarga de los inventarios. El comité de armamento verifica la total destrucción de los elementos, relacionados en el acta.

De igual forma se debe tener en cuenta los siguientes lineamientos, que permiten minimizar el impacto ambiental en la destrucción de los mismos, así: -

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Identificar dentro de la ciudad la existencia de empresas (fundidoras, cortadoras, etc.) con la respectiva licencia de funcionamiento para realizar la disposición final de elementos. De no contar con este tipo de organizaciones dentro de la jurisdicción, se debe realizar la identificación de las mismas, en la ciudad más cercana, donde existan empresas de estas características. Una vez identificada la organización y después de realizar las indagaciones correspondientes, se suscribe convenio con las siguientes cláusulas mínimas: Facilitar visitas al proceso de disposición final de elementos en el lugar dispuesto para tal fin, por parte de funcionarios de la Institución. Se solicita a la empresa certificación de disposición final de los elementos. Cualquier infracción ambiental (permisos, licencias, concesiones, etc.) al finalizar el convenio, la responsabilidad incurre sobre la empresa y no sobre la Policía Nacional. Se solicita un informe final de aprovechamiento de los elementos dispuestos en materia ambiental, como soporte final de la realización de la actividad por parte de la empresa.

Se considera de carácter devolutivo al Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces el siguiente material: -

Armas. Esposas metálicas con sus respectivas llaves. Proveedores metálicos y plásticos. Detectores de metales. Sistemas Electroópticos. Dispositivos de disparo eléctrico. En general, la totalidad de elementos que se cataloguen como material devolutivo (activos fijos) en el sistema adoptado por el sector defensa.

Nota 18: los explosivos y municiones (incluyendo dispositivos no letales) que, por concepto del técnico antiexplosivos y armero de la unidad, se consideren no aptos para su uso en instrucción o servicio, podrán ser destruidos en las unidades policiales con delegación del gasto, por personal idóneo adoptando procedimientos técnicos y de seguridad que garanticen la integridad del personal.

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Resolución No. DEL HOJA No. 166. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Con el propósito de minimizar el impacto ambiental en la destrucción de las municiones y explosivos, se debe tener en cuenta las siguientes pautas así: -

La destrucción de estos elementos, debe desarrollarse en un lugar ubicado a las afueras del perímetro urbano.

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En el lugar seleccionado no debe contar con presencia de afluentes, que puedan ser contaminados.

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Que se encuentre distanciado de zonas de cultivo de alimentos; en lo posible, sin vegetación ni flora.

Para efectos de destrucción del material de carácter devolutivo por parte del Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, además de lo anterior y procedimiento “Realizar baja de bienes” 1LA-PR-0024, debe implementar las siguientes actividades: -

Acta declarando inservible el material suscrita por la junta técnica del Grupo de Armamento.

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Acta de entrega a la bodega de inservibles del almacén de armamento.

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El material debe recibirse en la bodega de inservibles categorizado y organizado en grupos de cantidades uniformes, asegurados con medios físicos que permitan su ubicación y manipulación, donde será identificados con patrones numéricos por grupo.

Formalizados los actos administrativos que disponen la destrucción del material, se coordina la participación de personal de la Institución tanto del Grupo de Armamento como ajeno al mismo, quienes, de acuerdo con los parámetros de clasificación y control del material, verifica de forma física y real, la identificación de los bienes que le hayan sido asignados para tal efecto, dejando constancia escrita de lo actuado. Este personal constata igualmente que el material asignado para verificación y control, sea embarcado en los vehículos y asegurado mediante precintos, de lo cual se suscribe constancia escrita. Los vehículos dispuestos para el transporte del material hasta el lugar de destrucción, deben quedar en custodia en el Grupo de Armamento, bajo medidas de seguridad idóneas hasta la hora y fecha de partida hacia el lugar dispuesto para la destrucción. El personal responsable de la verificación y control, previo al momento de la salida, comprueba la integridad de los precintos, de lo cual debe quedar constancia escrita. Acto seguido se procede a dar lectura del plan de marcha y desplazamiento con la implementación de todas las medidas de seguridad necesarias para garantizar la integridad del personal y material comprometido. Al llegar al lugar dispuesto para la destrucción del material y una vez verificada la integridad de los precintos, se procede al levantamiento de los mismos, retirando el material de los vehículos y trasladándolo hasta el lugar específico de destrucción (fragmentadoras, hornos, etc.), bajo la veeduría constante del personal responsable asignado a cada uno de los grupos en los que se organizó el material. En este momento se verifica la destrucción absoluta del material. De lo actuado se suscribe y realiza constancia escrita, fílmica y/o fotográfica. Para garantizar la integridad de las improntas tomadas como medida de identificación y evitar su deterioro en archivo, estas deben recolectarse en cinta mágica y con papel carbón o tintas especializadas para tal fin, evitando el uso de marcadores u otros elementos de similares características. En el caso de no utilizar improntas, se hace registro fotográfico al serial de identificación de cada bien. Nota 19: para efectos de destrucción de los sistemas electroópticos como Visores Nocturnos, en especial los de transferencias por donación del Gobierno de los Estados Unidos a través de NAS. El Grupo Militar de los Estados Unidos, DEA, o compras al Gobierno Norteamericano con presupuesto Nacional, se informa o solicita la presencia de un funcionario de la Embajada Americana en especial de la Oficina de Monitoreo de Uso Final, BLUE LANTERN, ya que es la encargada de efectuar el seguimiento a estos dispositivos de acuerdo a los tratados internacionales del ITAR, en cuanto a la transferencia de tecnología reflejada en el Certificado 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 167. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

de Uso final firmado por el ordenador del gasto. De lo anterior se resalta que el proceso de baja de los precitados dispositivos se ejecuta única y exclusivamente en las instalaciones del Grupo de Armamento. Nota 20: con el propósito de cumplir con la Directiva Presidencial 04 del 03/04/2012 y Directiva Administrativa Permanente No. 002 del 09/02/2016, cuyo objeto es fijar “Parámetros sobre la eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la Policía Nacional” todos y cada uno de los registros generados, deben ser impresos a doble cara (si es necesario o cuando aplique). Acorde a la precitada política, siempre y cuando sea aplicable, se pueden imprimir algunos registros en hojas ya utilizadas y denominadas como reciclables. De igual manera se debe analizar cuales registros se pueden generar en medio magnético. Para todos los casos, esta norma será de estricto cumplimiento. Nota 21: con referencia al material de armamento y sistemas electroópticos, recibidos por el Convenio General para Ayuda Económica, Técnica y Afín del Gobierno de los Estados Unidos de América y/o adquirido bajo el Programa de Asistencia y Seguridad entre los cuales se encuentra el componente de Ventas Militares al Extranjero (Foreign Military Sales “FMS”); el Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, debe adelantar el procedimiento señalado por el Gobierno de Estados Unidos, para dar de baja esos bienes clasificados como de “uso devolutivo” de acuerdo a lo establecido en la Directiva Ministerial No. 2 de 2014, numeral 4.16 Programa de Desmilitarización/destrucción. Pérdida o daño del material entregado en calidad de dotación Cuando un elemento del subcomponente de armamento se pierda independiente de las circunstancias y donde se encuentre el bien (bodega y/o servicio), se procederá a dar de baja el bien con el informe suministrado por el responsable del mismo, (teniendo en cuenta que no está el bien), a diferencia de la baja por obsolescencia, el administrador de estos bienes debe propender por que dicho informe sea de conocimiento del ordenador del gasto, quien de acuerdo a la normativa vigente para estos casos es obligatorio proceder a aperturar un informe administrativo, el cual se constituye como soporte documental para el contador de la unidad reconocer el hecho económico en la información contable, como una “responsabilidad administrativa en proceso” (cuentas de orden). Las investigaciones por pérdida o daño de este material, se adelantan conforme al régimen de responsabilidad administrativa por pérdida o daño de bienes de propiedad o al servicio del Ministerio de Defensa Nacional, sus entidades adscritas o vinculadas o la Fuerza Pública. No se adelantan informativos administrativos cuando se trate de material de munición, gases o explosivos consumidos en actos del servicio y que así sea evidenciado mediante registros. El valor del material, se obtendrá conforme a lo establecido en la disposición vigente del Comando General de las Fuerzas Militares por la cual se fija "El factor de descuento por pérdida o daño en las armas, repuestos (conjuntos, subconjuntos y piezas fundamentales), accesorios, municiones, explosivos de la Fuerza Pública”; o será determinado por la Junta Técnica del Grupo de Armamento, si el bien no se encuentra relacionado en la mencionada disposición. Los fallos proferidos en segunda instancia y notificaciones se remiten, en original, a Asuntos Jurídicos de la correspondiente unidad para revisión y coordina con el codificador de nómina la ejecución de los descuentos. Cuando por alguna circunstancia se recupere el bien perdido, se expedirá el acto administrativo correspondiente para la cesación del procedimiento, previo a la peritación en la que se establezcan las condiciones en que se encuentra el bien. En caso de retiro del responsable, se procede conforme lo indica el numeral 5 del artículo 108 de la Ley 1476 de 2011 y la Resolución 1252 del 28032016 “por la cual se expide el manual para el Cobro Persuasivo y Coactivo en la Policía Nacional” o documento que lo modifique o sustituya. Incautación de elementos por autoridades judiciales en actos del servicio. Cuando un elemento entregado en calidad de dotación a un funcionario policial, se encuentre inmerso en una investigación de carácter judicial y este requerimiento sea en actos del servicio; el responsable del inventario (comandante de distrito y/o estación) debe formalizar la entrega del material de armamento, equipo, sistema electroóptico, etc., a través de registros escritos y

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Resolución No. DEL HOJA No. 168. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

debidamente firmados (solamente actas y/o comunicados). Lo anterior con el propósito de no incurrir en una inadecuada administración de los bienes. Sistematización La información sobre el material descrito en el presente título a nivel nacional será verificada y procesada por el Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, de acuerdo con los reportes que suministren las unidades policiales con delegación del gasto generado del sistema de administración de inventarios del Ministerio de Defensa Nacional, especificando el número del arma, la clase, marca, modelo, calibre; para los revólveres se incluirá el número interno que va impreso en la grúa. En las unidades policiales con delegación del gasto se realiza el registro en la base de datos, de las existencias del material generando los siguientes reportes: -

Lista de material (activos fijos y de consumo) a cargo de la unidad, de acuerdo con la clasificación del presente manual. Listados por cantidad, serie y clase(s) de armas. Listado de material a cargo de las diferentes estaciones y unidades especializadas, el cual permite establecer e identificar la distribución del material en la unidad policial. Listado de material perdido, hurtado y de dotaciones individuales.

5.15. Junta técnica del grupo de armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces. Conformación La junta técnica del grupo de armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces está conformada por: -

Jefe del Área Logística Jefe Grupo de Armamento Almacenista de armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces. Responsable del centro de mantenimiento armamento Dos (2) armeros del Grupo de Armamento Un (1) Inspector o técnico idóneo en sistemas electroópticos (En caso de tratar temas sobre Sistemas electro-ópticos) Un (1) funcionario del Grupo de Control de calidad, cuando se trate de la recepción de los bienes que obedezcan a una norma o ficha técnica, para verificar las condiciones generales de los procesos contractuales.

La junta técnica del Grupo de Armamento, debe estar nombrada mediante acto administrativo, emanado de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces. Cuando la precitada junta emita conceptos sobre el estado del armamento, los armeros que participen en la realización de esta actividad, serán aquellos que ejerzan funciones dentro del Centro de mantenimiento de armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces. El Grupo Control de Calidad apoya a través de la evaluación del cumplimiento de los requisitos generales, empaque y rotulado de los elementos de armamento que cuentan con especificación o norma técnica y ficha avalada por el grupo, en lo que corresponde a textiles. Funciones de la Junta Técnica en la Dirección Administrativa y Financiera: La junta técnica del grupo de armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, tiene las siguientes funciones: -

Proponer al mando Institucional la adquisición de material de acuerdo con las necesidades y los nuevos avances tecnológicos.

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Emitir conceptos técnicos, sobre la clase, calidad y cantidad de armamento, municiones y explosivos y sistemas electroópticos adquiridos por la Institución.

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Resolución No. DEL HOJA No. 169. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ -

Determinar el precio del material que carezca de él y que se vaya a incorporar a los inventarios de la Institución.

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Diseñar las especificaciones técnicas del material que vaya a ser adquirido por la Institución.

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Determinar el valor del material para descuento, que no se encuentre en la disposición vigente del Comando General de las Fuerzas Militares, "El factor de descuento por pérdida o daño en las armas, repuestos (conjuntos, subconjuntos y piezas fundamentales), accesorios, municiones, explosivos de la Fuerza Pública; esto con el propósito de unificar el factor de descuento a nivel nacional, en cumplimiento a la Ley 1476 de 2011 “Por la cual se expide el régimen de responsabilidad administrativa por perdida o daño de bienes de propiedad o al servicio del Ministerio de Defensa, sus entidades adscritas o vinculadas o la fuerza pública” y la disposición Ministerial 006 de 2013 “Por la cual se deroga la Disposición No. 026 del 13de Julio de 2001 y se fija "El factor de descuento por pérdida o daño en las armas, repuestos (conjuntos, subconjuntos y piezas fundamentales), accesorios, municiones, explosivos y demás elementos de uso privativo de la Fuerza Pública”

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Diseñar instructivos y guías prácticos sobre el manejo, características técnicas y funcionales del material y los diferentes dispositivos y accesorios.

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Estudiar la conveniencia institucional, en lo que respecta a realizar mantenimiento del material de armamento y sistemas electroópticos o en su defecto a declararlo como material inservible.

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Emitir conceptos de inservible u obsolescencia al material que no cumpla con las condiciones de apto para el servicio.

5.16. Comités de armamento 5.16.1. Comité de armamento de la Dirección Administrativa y Financiera A través de la presente Resolución, se delega en el Director Administrativo y Financiero, la creación del Comité de Armamento, mediante acto administrativo. El Comité de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, estará conformado por: -

Subdirector Administrativo y Financiero, como presidente del mismo.

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Oficial delegado por el Director Administrativo y Financiero.

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Almacenista del grupo de armamento como secretario técnico.

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Armero delegado por el Grupo de Armamento.

5.16.2. Comité de armamento de las unidades policiales El Comité de Armamento de la unidad policial con ordenación del gasto debe ser conformado por: -

El Subcomandante de la unidad con ordenación del gasto, como presidente del mismo El Subcomandante o Subdirector de cada una de las unidades sin delegación del gasto El Jefe Área Administrativa de la unidad con delegación del gasto El Jefe administrativo de la unidad sin delegación del gasto El almacenista como secretario técnico. Un armero de la unidad con delegación del gasto Un armero por cada unidad sin delegación del gasto

El comité de armamento debe estar nombrado mediante orden interna emanada de la unidad con ordenación del gasto. 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 170. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

5.16.3. Funciones de los comités de armamento El Comité de Armamento de la unidad policial se debe reunir como mínimo cada tres meses o de acuerdo a las necesidades del servicio, las cuales se efectuarán de manera presencial o mediante la utilización de los medios tecnológicos institucionales (videoconferencia), que garanticen la participación de todos los miembros integrantes y cumple las siguientes funciones: -

Responder ante el ordenador del gasto por el control del material de armamento, explosivos, equipos antidisturbios y de protección, dispositivos y armas menos letales, y sistemas electroópticos que se encuentren asignados a la unidad.

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Ejercer el control sobre los informativos administrativos adelantados para formalizar la pérdida o daño del material y sobre la prescripción de los mismos.

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Ejercer control sobre los trámites de reclamación ante la aseguradora en los casos de extravío y/o hurto del equipo de armamento.

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Supervisar el manejo, mantenimiento, seguridad física e industrial de las instalaciones donde se almacena el material, dándose cumplimiento a lo exigido en el presente manual.

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Diseñar y ejecutar cronograma de revistas a los bienes asignados a las unidades subordinadas, verificando inventarios, actas, libros, listados sistematizados, órdenes de suministro, dotaciones individuales y aquellos documentos que certifiquen la existencia física del material bajo la custodia del almacenista de armamento o del personal policial y posteriormente se informa al ordenador del gasto.

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Controlar y verificar la actualización permanente de todos los módulos del aplicativo adoptado para el control de los bienes; cualquier inconsistencia que se presente será responsabilidad del comité.

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Proponer al ordenador del gasto la adquisición de elementos para un mejor almacenamiento y mantenimiento del material.

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Supervisar y controlar el consumo de munición, gases y explosivos realizado mediante prácticas en polígono y en servicio.

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Revisar que las planillas de consumo de munición, gases y explosivos en instrucción se encuentren debidamente diligenciadas por el personal que participó en la instrucción.

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Verificar las cantidades y características físicas del material, que se asigne a la unidad, elaborando el respectivo formato de recepción de bienes 1LA-FR-0140.

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Controlar la salida de los elementos para reintegro por inservibles o para reparación al Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, constatando que todo el material esté incluido en el comunicado con la respectiva firma del ordenador del gasto, previa legitimación de las investigaciones administrativas.

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Controlar la asignación de material y sistemas electroópticos en servicio, previamente autorizada por el ordenador del gasto.

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Verificar a través de los armeros el estado del material recuperado, o remesado por otra unidad.

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Presentar al ordenador del gasto, previo análisis y justificación, las necesidades del material de armamento y demás dispositivos de la unidad.

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Estudiar las solicitudes que presentan los policiales para dotación individual y conceptuar ante el ordenador del gasto la viabilidad de la misma, realizando el estudio de los requisitos contemplados en el presente manual y los que el comité considere pertinentes. (En caso de

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Resolución No. DEL HOJA No. 171. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

existencia de las solicitudes, estas deben ser socializadas en reunión de Comité de Armamento). -

Coordinar a través del almacenista de armamento, el seguimiento del material y sistemas electroópticos de la Policía Nacional, que ha sido recuperado por las diferentes organizaciones estatales y unidades policiales del país.

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Coordinar a través del almacenista de armamento, las gestiones correspondientes, con el propósito de decomisar a favor del Estado y hacer entrega de aquellos elementos (armas, municiones, explosivos y accesorios) que reposen en los almacenes en calidad de custodia bajo la vigencia de las leyes 600/2000 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Penal” y 906/2004, Decreto 2535/1993 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Penal (Corregida de conformidad con el Decreto 2770 de 2004), de acuerdo a los lineamientos descritos en la Directiva Ministerial permanente No 021/07072009, emanada del Ministerio de Defensa Nacional. Lo anterior en atención a la depuración de los inventarios contables y físicos en los almacenes de armamento de las unidades policiales.

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Coordinar a través del almacenista de armamento, para que el material y sistemas electroópticos de propiedad de la Policía Nacional que se encuentra a disposición de autoridades competentes, se deje en depósito en el Almacén de Armamento de la unidad.

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Diseñar y ejecutar el cronograma anual de mantenimiento, conservación y control del material, socializándolo al personal de la unidad, dejando constancia de lo actuado.

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Exigir al almacenista de armamento de la unidad, la aplicación del sistema (PEPS) (primeros en entrar, primeros en salir) en el inventario de la unidad.

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Solicitar al ordenador del gasto de la unidad, disponer a quien corresponda, efectuar los estudios de seguridad en forma periódica al personal que labora en el almacén de armamento.

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Exigir a través del ordenador del gasto; al grupo de contabilidad de la unidad, que se realicen los respectivos controles contables al material de acuerdo a lo estipulado en el título para el manejo administrativo de los bienes.

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Verificar que los funcionarios que efectúen actividades de registro en los diferentes sistemas de información y/o aplicativos adoptados para el control de los bienes, cuenten con la idoneidad certificada para la operación de los mismos.

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Velar por que se cumplan todos los procedimientos relacionados en el presente manual.

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Controlar y verificar la fecha de vencimiento de los elementos del subcomponente de armamento, coordinando con el Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces y/o con las unidades policiales que requieran de estos elementos, con un año de antelación a la fecha de expiración del bien, para realizar la reasignación, redistribución o reposición de los bienes próximos a vencer, llevando control sobre esta actividad.

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Las demás funciones que le sean asignadas por naturaleza del cargo.

5.17. Seguridad, almacenamiento y transporte 5.17.1. Seguridad personal Decálogo de seguridad con las armas de fuego de la Policía Nacional: 1. Siempre que manipule un arma, hágalo como si estuviera cargada, cerciórese por sí mismo

y evite accionar el disparador. Al realizar el procedimiento de despeje de un arma, revise visual y físicamente la recamara, la uña extractora (dependiendo del arma) y el alojamiento del cargador.

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Resolución No. DEL HOJA No. 172. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ 2. Nunca apunte un arma cargada o descargada a objetivos que no tenga la intención de

disparar. 3. Cuando sufra una caída, procure controlar la boca de fuego del cañón, dirigiéndolo hacia

donde se pueda producir el menor daño posible. 4. No mezcle bebidas alcohólicas y sustancias psicotrópicas con el uso de armas de fuego;

éstas requieren un manejo responsable por parte del operador, quien no debe estar bajo los efectos de dichas sustancias, las cuales alteran el normal funcionamiento del sistema nervioso y motriz. 5. Antes de cargar el arma, revise el cargador y la munición, (debe estar limpia y seca). Si alguno

de estos se encuentra defectuoso, puede causar mal funcionamiento del arma y posiblemente accidentes. 6. Antes de accionar el disparador, piense cuál será la dirección que seguirá el proyectil. 7. Nunca dispare su arma a través de obstáculos que le impidan ver con claridad la trayectoria

del proyectil con relación a su objetivo. 8. Nunca descuide su arma de fuego donde pueda ser manipulada por niños o personas

inexpertas; manténgala en un lugar seguro y evite que pueda ser usada contra su propia humanidad o causar daños entre sus posibles manipuladores. 9. Nunca juegue con las armas de fuego, una manipulación indebida puede causar accidentes

mortales. Como actividad preventiva el policial debe mantener siempre el dedo fuera del disparador en diagonal hacia la parte superior del arma, hasta el momento que exista la necesidad de efectuar el disparo. La anterior regla, tiene como objetivo fundamental reducir accidentes, toda vez que, al posicionar el dedo paralelo al disparador, en un acto consciente o inconsciente del cuerpo humano, éste puede ser accionado involuntariamente 10. Siempre despeje su arma al recibirla, al entregarla, cuando realice el mantenimiento, o

cuando se desconozca el estado de la misma. En todo caso, oriente la boca de fuego del arma hacia un lugar seguro (Tubo de descargue). Aspectos a tener en cuenta. -

No realice modificaciones al arma de dotación oficial, manténgala limpia y lubricada regularmente, su arma fue diseñada por ingenieros expertos para que funcione de forma correcta. Al modificarla o desactivar seguros, sólo conseguirá hacerla más peligrosa e incluso ocasionar accidentes; únicamente están autorizados para realizar reparaciones, los armeros en ejercicio de sus funciones, de acuerdo con lo previsto en la presente disposición.

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Verificar siempre la recámara y el cañón por si tiene alguna obstrucción (cartuchos, proyectil, grasa, polvo, cantidad excesiva de lubricante, etc.).

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No dispare contra superficies duras o contra cualquiera en la que el proyectil pueda cambiar su trayectoria, podría herirse o herir a terceros.

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Para el uso de dispositivos en el control de disturbios o clasificados como no letales, asegúrese de seguir estrictamente los criterios y restricciones establecidas en la doctrina institucional (Instructivo 014 DIPON- OFPLA-70 de fecha 07 de mayo 2018, “Parámetros institucionales frente al buen uso de los elementos y dispositivos menos letales en procedimientos policiales”) asimismo se deben tener en cuenta las especificaciones del fabricante frente a su modo de empleo.

-

La munición que no se encuentre en su empaque original o en constante manipulación, debe ser conservada seca y limpia en un lugar ventilado y fresco, evitando así el efecto degradante de la atmósfera e impurezas del medio ambiente (humedad, calor, salinidad). Para la limpieza de estos elementos no deben utilizarse solventes, aceites, lubricantes u otra clase de agentes químicos que puedan deteriorarlos, humedecerlos o deformarlos. La mencionada actividad

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Resolución No. DEL HOJA No. 173. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

debe considerarse como mantenimiento preventivo, razón por la que debe incluirse dentro del plan de mantenimiento de la respectiva unidad policial. -

Utilice elementos de protección personal cuando realice prácticas en polígono (chaleco blindado, gafas, tapa oídos, etc.).

-

En todos los lugares de almacenamiento de armamento (almacenes, armerillos, guardias de prevención, etc.), se deberá contar con un tubo de descargue para armas de fuego, ubicado en un lugar visible con su respectiva señalización e instrucciones de uso, donde se realice la inspección de seguridad del arma. EL tubo de descargue, deberá cumplir con las especificaciones mínimas establecidas en la tabla que a continuación se enuncia, al momento de crear la necesidad de adquisición en la respectiva unidad policial. Condiciones mínimas Espesor Recubrimiento Material (Exterior e interior) Dimensiones (Mínimas) (variable de acuerdo a necesidades de la unidad policial, espacio para su ubicación y presupuesto) Color

Descripción Las paredes del cilindro deben tener un espesor de 5/16” pulgadas y la base del cilindro debe tener un espesor 3/8” pulgadas en acero, deteniendo impactos múltiples de todo tipo de armas de fuego (cortas, escopetas y fusiles). El cilindro va elaborado en acero, con recubrimiento de una capa de pintura de poliuretano no inflamable en la parte interna y externa. Alto: 90 cm Espesor lamina del cilindro: 5/16” Espesor lamina de la base: 3/8” Diámetro del cilindro: 12 Pulgadas o 30.48 cm mínimo Área de la base: 60cm de ancho por 60cm de largo. Angulo de inclinación: 75° Grados Negro con letras de identificación en color amarillo o blanco que permitan su visibilidad (pintura), resistente a la corrosión. Fuente: DIRAF-GARMA

5.17.2. Seguridad industrial -

No fumar, preparar o consumir alimentos en las áreas destinadas para el almacenamiento de municiones y explosivos.

-

Los depósitos de almacenamiento deben tener instrumentos para medir la temperatura (termómetro) y la humedad (higrómetro), los cuales deben ser calibrados según las recomendaciones del fabricante; las mediciones deberán realizarse como mínimo tres veces por semana, dejando registro de (fecha, hora, temperatura, humedad) en una planilla que permita realizar la trazabilidad a las condiciones óptimas de los productos almacenados según sus características técnicas y en caso de desviaciones que evidencien riesgos, tomar decisiones inmediatas, por parte del responsable de armamento.

-

No permitir la acumulación de papeles, trozos de madera y telas dentro de las áreas de almacenamiento.

-

No acumular segmentos de tela con aceite u otros materiales sujetos a ignición espontánea.

-

Utilizar elementos de protección al manipular herramientas, maquinaria y agentes químicos empleados en el mantenimiento del material de armamento (guantes, tapabocas, gafas, overol, casco, botas industriales etc.).

-

La señalización de rutas de evacuación de instalaciones deberá estar visible.

-

Mantener limpios y ordenados los lugares de trabajo (zonas de almacenamiento, mantenimiento de armamento y áreas administrativas).

-

Se debe contar con extintores (Tipo ABC), adecuados de acuerdo con la clase del material y ubicados en sitios estratégicos, de fácil acceso y con carga periódicamente renovada. Los funcionarios que allí laboren, deben contar con la idoneidad en el uso de estos equipos

-

Al almacenar materiales de gran tamaño o peso, se debe tener en cuenta que las estructuras utilizadas sean resistentes, y en lo posible, estar bien ancladas al piso.

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Resolución No. DEL HOJA No. 174. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - Cuando levante materiales en forma manual, hágalo correctamente. -

El personal debe realizar las pausas activas que les hayan sido recomendadas, de acuerdo con las actividades realizadas y riesgos a los cuales están expuestos, que permita la protección de su integridad personal y salud del trabajador.

5.17.3. Medios de almacenamiento El almacenamiento comprende el conjunto de procedimientos, medios y dispositivos, encaminados a preservar adecuadamente el material de armamento de la Policía Nacional, con el fin de conservarlo en óptimas condiciones para el servicio. El material se almacena conservando la misma clasificación establecida en el presente Manual. 5.17.4. Instalaciones para almacenamiento de armas y municiones Las instalaciones destinadas al almacenamiento de armamento y municiones, deberán ser ubicadas de manera estratégica con el fin de optimizar la administración, fiscalización y conservación del material. Estas instalaciones tendrán las características y clasificación que se enuncia a continuación: 5.17.4.1. Instalaciones de primer nivel Hace referencia a los almacenes de armamento y/o centros de costo de las respectivas unidades policiales (direcciones, metropolitanas, departamentos y escuelas de formación), los cuales deberán tener como mínimo las siguientes características: -

Placa de contra piso, espesor de 20 cm en concreto reforzado. Para seleccionar o construir este tipo de instalaciones, es importante tener en cuenta el peso del material máximo a almacenar.

-

Acabados en piso tipo industrial de alta resistencia, incluye la aplicación de pintura en pisos y muros, siguiendo las normas y colores plasmados en los parámetros establecidos por la normativa vigente de seguridad industrial.

-

Paredes en ladrillo tolete, con acabado interior liso y pintura.

-

Placa de cubierta en concreto mínimo de 10 cm de espesor, con elementos de refuerzo (rejas en acero), que permitan brindar seguridad al material allí almacenado.

-

Puertas metálicas con bisagras soldadas, cerraduras y/o candados de seguridad con mecanismos de retardo, preferiblemente que abra hacia afuera.

-

Ventanas y aperturas cubiertas con rejilla o barras en acero. Sistema de iluminación alógeno protegido con una lámina de plástico o policarbonato, con el objeto de detener partículas incandescentes producidas por la explosión.

-

Las instalaciones eléctricas deben estar ocultas o canalizadas con tubería MP galvanizada, con el fin de evitar cortocircuitos y cargas electrostáticas al accionar un interruptor.

-

Sistemas de ventilación natural, artificial y/o extractor de tiro forzado, de acuerdo con el volumen de gases a extraer.

-

Instalaciones eléctricas antiexplosivas.

-

Sistema de pararrayos en las instalaciones para el almacenamiento de armas y municiones.

-

Red de detección y/o extinción de incendios.

5.17.4.2. Instalaciones de segundo nivel

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Resolución No. DEL HOJA No. 175. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Hace referencia a las instalaciones de los armerillos y/o lugares destinados para almacenamiento de material de armamento en las respectivas unidades policiales (especialmente en distritos y estaciones), en los cuales el volumen de inventarios sea igual o superior a cien (100) armas cortas y/o treinta (30) armas de mediano y/o largo alcance disponibles para el servicio policial. De acuerdo a lo anterior, estos espacios deberán tener como mínimo las siguientes características: -

Puertas metálicas con bisagras soldadas, cerraduras y/o candados de seguridad con mecanismos de retardo.

-

El punto de entrega y recepción de armamento del armerillo, debe estar protegido por rejas o mallas de seguridad.

-

Placa de contra piso, con un mínimo de espesor de 10 cm en concreto.

-

Aplicación de pintura en pisos y muros, siguiendo normas y colores plasmados en los parámetros establecidos por la normativa vigente de seguridad industrial.

-

Placa de cubierta en concreto o reja en acero, que impida el ingreso de intrusos o la extracción de material de armamento por el techo.

-

Se debe implementar un sistema de iluminación alógeno protegido con una lámina de plástico o policarbonato, con el objeto de detener partículas incandescentes producidas por la explosión de un artefacto eléctrico.

-

Las instalaciones eléctricas deben estar ocultas o canalizadas con tubería MP galvanizada, con el fin de evitar cortocircuitos y cargas electrostáticas al accionar un interruptor.

-

Sistemas de ventilación natural, artificial y/o extractor de tiro forzado de acuerdo con el volumen de gases a extraer.

Nota 22: en ambos escenarios, el espacio seleccionado como armerillo debe ser independiente de las bodegas. Para el cumplimiento de actividades administrativas, se podrá contar con elementos tecnológicos (incluyendo reguladores de voltaje) y mobiliarios dentro de dichas instalaciones, siempre y cuando la ubicación de estos, no entorpezca las actividades del funcionario que allí labore. Nota 23: para aquellas unidades policiales donde no se cuente con la cantidad de armas mínimas sugeridas anteriormente, las instalaciones se podrán denominar como armerillos, y corresponderán a aquellos espacios, estantes, gabinetes o racks elaborados en madera, concreto, metal, acero, etc., que cumpla condiciones de seguridad con cerraduras y/o candados, los cuales deberán estar a cargo siempre del personal que cumpla funciones de centinela, información y seguridad de instalaciones, de la respectiva unidad policial. 5.17.5. Aspectos a tener en cuenta en el almacenamiento de las armas y municiones Las instalaciones para el almacenamiento de armas y municiones contempladas en este manual, están diseñadas para preservar, custodiar y salvaguardar el subcomponente de armamento de la Policía Nacional. Por lo anteriormente expuesto, las armas incautadas que son material probatorio en el marco de la Ley 906 de 2004 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Penal”, requieren unas especificaciones diferentes a las detalladas en el presente manual, en cuanto a infraestructura, estantería, sistemas térmicos e idoneidad del personal, razón por la cual deberá atenderse lo previsto en el Manual de procedimientos para la cadena de custodia expedido por la Fiscalía General de la Nación (almacenes de evidencias), a fin de garantizar la autenticidad y legalidad del material probatorio. 5.17.6. Instalaciones para el almacenamiento de explosivos Las instalaciones destinadas para el almacenamiento de explosivos deben ser ubicadas de manera estratégica y que permita optimizar la administración, fiscalización y conservación del

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Resolución No. DEL HOJA No. 176. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

material. Estas infraestructuras tendrán las siguientes características de acuerdo a su clasificación, así: 1. Para aquellos lugares destinados a almacenar una cantidad igual o superior a cien (100) kilogramos de alto explosivo neto, se tendrán en cuenta: los siguientes parámetros: -

Se debe construir barreras perimetralmente de tierra o concreto, que, en el momento de una explosión, direccione la onda expansiva hacia arriba.

-

Las puertas deberán ser metálicas con bisagras soldadas, cerraduras y/o candados de seguridad con mecanismos de retardo.

-

La placa de contra piso, deberá tener un espesor 25 cm en concreto reforzado. Para construir este tipo de instalaciones, es importante tener en cuenta el peso del material máximo a almacenar.

-

El acabado general de los pisos deberá ser de tipo industrial, de alta resistencia (antifricción), al cual se le aplica pintura de señalización, siguiendo norma vigente y colores de seguridad industrial.

-

Los muros deberán ser en concreto o en ladrillo tolete, con un espesor mínimo de 40 cm, con acabado interior liso (estuco) y acabado final en pintura.

-

Una placa de cubierta en concreto, con espesor mínimo de 10 cm, que permita direccionar el efecto de la explosión.

-

Las instalaciones eléctricas, se deben implementar con materiales con baja probabilidad de crear una fuente de ignición, preferiblemente con un modo de protección antideflagrante también llamado antiexplosivo.

-

Sistemas de ventilación natural, artificial y/o extractor de tiro forzado, de acuerdo con el volumen de gases a extraer.

-

Sistema de pararrayos.

-

Sistema de descarga de energía estática.

2. Para aquellos lugares destinados a almacenar una cantidad igual a treinta (30) y hasta noventa y nueve (99) kilogramos de alto explosivo neto, se tendrán en cuenta los siguientes parámetros: -

Podrá utilizarse las bodegas (instalaciones de primer nivel atrás relacionadas) destinadas para las armas y municiones, almacenando de acuerdo a la tabla de compatibilidad descrita en el presente manual y de manera aislada, previendo barreras de concreto para demarcar el espacio designado para tal fin.

-

De igual forma aplican mecanismos de almacenamiento de explosivos móviles, que cumplan con las especificaciones y características de fabricación descritas en las diferentes regulaciones nacionales e internacionales (ATF).

3. Para aquellos lugares destinados a almacenar una cantidad igual a uno (01) y hasta veintinueve (29) kilogramos de alto explosivo neto, se tendrán en cuenta los siguientes parámetros: -

Podrán utilizarse los espacios (instalaciones de primer y segundo nivel atrás relacionadas) destinadas para las armas y municiones, almacenando de acuerdo a la tabla de compatibilidad descrita en el presente manual.

Nota 24: en todos los casos, las respectivas unidades policiales deberán tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

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Resolución No. DEL HOJA No. 177. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - El material explosivo almacenado debe encontrarse en óptimas condiciones, no tener

-

abolladuras, deformaciones, golpes y estar dentro del tiempo establecido para su uso, de acuerdo a las fechas de fabricación y vencimiento. En lo posible, debe observarse que el mismo se encuentren en su empaque original. No deberá almacenarse en un mismo espacio, explosivos e iniciadores o detonadores.

Estanterías Los estantes, gabinetes o racks para almacenamiento de material de armamento, municiones, explosivos, equipos antidisturbios y de protección, dispositivos y armas menos letales, sistemas electroópticos y accesorios, debe elaborarse en materiales como madera, concreto, metal, acero, etc., que no generen deterioro y/o desgaste en los componentes de estos elementos y que cumplan con condiciones de seguridad en cerraduras y candados; sus dimensiones y características dependerá de la clase, tamaño y tipo de elemento que van a contener. El material que se encuentra en su empaque original puede ser almacenado en estanterías de madera, metálicas o placas de concreto. Su ubicación y utilización dentro del almacén de armamento, se deberá planear de tal forma, que permita facilidad de acceso a los materiales de uso frecuente y el control de inventarios. En el almacenamiento del material, se debe utilizar estructuras abiertas que minimicen la generación de chispas y cargas eléctricas originadas por el contacto y rozamiento de metal – metal; los estantes deben estar nivelados y en lo posible anclados al suelo, con el propósito de evitar accidentes. Nota 25: a partir de la fecha de expedición del presente manual, las unidades policiales que proyecten la adquisición de estanterías para mejorar el almacenamiento de estos bienes, deben solicitar que la elaboración de las mismas sea en aleación de metal y que cumplan con las especificaciones técnicas del sistema de almacenamiento, las cuales podrán solicitarse mediante comunicación oficial al Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces. Estibaje El almacenista deberá planificar la utilización del espacio, teniendo en cuenta las entradas futuras de material, de tal forma que cada clase esté reunida en el mismo sector. En la utilización del espacio, debe tenerse en cuenta la altura, permitiendo elevar las estibas sin hacerlas peligrosas, mediante la simple superposición de materiales o el uso de estanterías que no sobrepasen una altura mayor a 2.5 metros. El material se debe estibar sobre plataforma en los mismos empaques, envases y embalajes empleados por el fabricante, cuando se trate de material nuevo en depósito; si el material es usado o nuevo sin empaque, se utilizan estanterías, armerillos, cajas, etc. 5.17.6.1. Almacenamiento de material de armamento, explosivos, equipos antidisturbios y de protección, dispositivos y armas menos letales, sistemas electroópticos y accesorios Se deben separar los elementos o materiales que representen riesgo de incendio o explosión, incluso en instalaciones y edificaciones aisladas que reduzcan causas y efectos sobre otras, teniendo en cuenta los lineamientos de compatibilidades del sistema de la ONU para la clasificación del riesgo. Grupo de compatibilidad de almacenamiento. Es aquel conjunto de material que, de acuerdo a sus componentes y características, puede ser almacenado minimizando el riesgo de ignición, combustión y explosión, de acuerdo a los siguientes parámetros gráficos, símbolos que deben ubicarse en la entrada del lugar de almacenamiento, así:

1.1 Peligro de explosión

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Resolución No. DEL HOJA No. 178. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

1.2 Explosión no masiva, produce fragmentos.

1.3 Fuego en masa, menor riesgo de fragmentación.

1.4 Fuego moderado, no hay riesgo de expansión ni fragmentación.

Descripción de las compatibilidades.

B C D E F G H J L S

Explosivos primarios diseñados para iniciar una secuencia explosiva Sustancias explosivas propulsoras o dispositivos que la contengan Explosivos o pólvora negra Explosivo de alto poder sin iniciador, pero con carga propulsora Explosivo de alto poder con iniciador y con o sin carga propulsora Municiones pirotécnicas, lumínicas, incendiarias, fumígenas o lacrimógenas (NO fosforo blanco ni líquidos inflamables) Explosivo o fosforo blanco Contiene sustancias explosivas y líquidos o gel inflamable Munición dañada o presunto explosivo de cualquier grupo No reviste peligro significativo

Tabla de compatibilidad B C D E F G H J L S

B X

C

D

E

X X X

X X X

X X X

F

G

H

J

L

X X X X

S X X X X X X X X

X X

X

X

X

X

X

X

X

X Fuente: DIRAF-GARMA

5.17.7. Recomendaciones de seguridad en el almacenamiento -

Se deben delimitar los pasillos de acceso, con señalización de seguridad industrial de ingreso y evacuación.

-

Las sustancias como aceites y lubricantes, deben almacenarse en su empaque original, con la debida señalización y en lugar aislado de agentes generadores de chispa o posibles conatos de incendio.

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Resolución No. DEL HOJA No. 179. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - Se requiere diseñar un plano esquemático y representativo de las áreas de almacenamiento,

especificando el tipo y clase de bienes almacenados, ubicándolo en un lugar visible. -

Se sugiere la instalación de un Circuito Cerrado de Televisión o sensores de movimiento en los almacenes de armamento y polvorines de las unidades policiales, que no generen riesgo con los materiales almacenados.

-

Se sugiere que el acceso a los almacenes y/o armerillos cuenten con lectores biométricos y con el respectivo soporte de trazabilidad de ingreso.

-

El personal seleccionado para laborar en el almacén de armamento de la unidad, debe ser idóneo en las funciones asignadas. En caso tal que llegue un funcionario sin la aptitud correspondiente, se deben realizar las gestiones a que haya lugar, con el propósito de fortalecer sus competencias, así mismo debe ser nombrado por orden interna, notificando su cargo de acuerdo a lo establecido en el manual de funciones.

-

El control de las llaves de acceso a las bodegas y armerillos, debe ser única y exclusivamente del personal responsable de cada una de estas aéreas.

-

Se evitará el acceso a las dependencias del almacén de armamento, de personas diferentes a las que allí laboran, ubicando letreros y demarcaciones que indiquen que la zona es de ingreso restringido.

-

Se deberá colocar más de una cerradura a los muebles y dependencias donde se conserve el material y documentos relacionados con el mismo.

-

Disponer que el personal de las guardias de prevención de las unidades asignado en cada turno de servicio personal, preste seguridad a los almacenes y depósitos de este material.

-

Se debe efectuar estudio de seguridad y confiabilidad en forma periódica, a los funcionarios que tengan estrecha relación con actividades de manejo y administración del material de armamento, equipos antidisturbios, sistemas electroópticos y accesorios de la Institución, enviando copia del estudio y/o resultado al ordenador del gasto de la respectiva unidad policial, para la toma de decisiones.

-

Realizar las revistas selectivas a los elementos (armamento, municiones, gases y explosivos, etc.) que se encuentran depositados en los almacenes y armerillos de las unidades policiales.

5.17.8. Recomendaciones para mantener las propiedades del material -

Evitar la presencia de plagas, proliferación de insectos o roedores en las instalaciones propias y aledañas al almacén de armamento.

-

Contar con un sistema adecuado de desagüe, para evitar inundaciones.

-

Se deberán eliminar los cauces internos, como tuberías que condensan vapores del agua del medio ambiente o vapores corrosivos de otras sustancias o materiales.

-

La preservación de todos los elementos metálicos como repuestos, carcasas y estructuras de granadas de todo tipo, se les deberá aplicar una delgada capa de aceite lubricante (PLA5), con el objeto de evitar el efecto degradante de la atmósfera sobre todas las superficies metálicas.

-

Se deberán utilizar protectores individuales como embalajes herméticos o plásticos, cuando sea necesario.

-

Con el propósito de incrementar la capacidad de rendimiento de las municiones durante toda su vida útil, se realizará inspección visual con el propósito de detectar descomposiciones químicas, oxido y moho. (Aplica para todo el material de armamento, equipos antidisturbios, gases, etc.).

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Resolución No. DEL HOJA No. 180. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - En todo momento, debe evitarse el sometimiento del material relacionado en el presente

manual; a altas o bajas temperaturas, humedad, vibraciones o golpes de gran consideración. -

En todos los casos, se deben observar las recomendaciones de manejo, uso, almacenamiento y conservación descritas en los manuales o folletos expedidos por los fabricantes de los bienes y elementos.

5.18. Almacenamiento de explosivos -

-

-

Para el almacenamiento de explosivos se destinarán edificaciones o construcciones, de acuerdo a los parámetros establecidos en el presente manual. Con el ánimo de evitar riesgos humanos o, para su almacenamiento, se deberá tener en cuenta que éste se realice en lugares limpios, secos, ventilados y frescos, en construcciones sólidas, resistentes a la penetración de proyectiles o incendios y con cierres de seguridad adecuadamente vigilados. En el lugar de almacenamiento, como mínimo tres (03) veces al día, se deberán accionar los extractores de tiro forzado, minimizando de esta forma la concentración de gases explosivos que se encuentran confinados en toda el área. En los polvorines se deben observar, además, las siguientes medidas de seguridad:         

Se debe evitar que los rayos del sol ingresen directamente a los depósitos de explosivos. Al manipular explosivos, se deben utilizar elementos fabricados en acrílico, plástico, madera o martillos de goma, evitando el uso de elementos metálicos. No almacenar los explosivos con sustancias inflamables, máquinas o herramientas que produzcan chispa. Se deberán almacenar los explosivos en la unidad de empaque original empleada por el fabricante. Para efectos de conservación e identificación, los explosivos se ubicarán en estanterías o estibas, ordenados por clase y lote. En el caso de los detonadores, éstos no deben ser expuestos a choques, cambios de temperatura o presión; se deben almacenar en su empaque original o en contenedores capaces de resistir la explosión aislados de los demás explosivos. Nunca se deben almacenar explosivos cebados o adosados. Los explosivos deben manejarse con delicadeza, para protegerlos de golpes, vibraciones y fricciones. En caso de presentarse exudación o descomposición del material explosivo, se debe identificar e informar al técnico en explosivos con el fin que determine el procedimiento a seguir. Se prohíbe el ingreso de equipos que generen ondas electromagnéticas (celulares, beeper, radios, etc.) a los polvorines.

5.19. Almacenamiento de sistemas electroópticos Teniendo en cuenta que los sistemas electroópticos son dispositivos altamente costosos, táctica y estratégicamente imprescindibles, se hace necesario impartir instrucciones que aseguren su estricto control con relación al inventario, seguridad, custodia y transporte, sin dejar de lado lo pertinente a su cuidado y conservación. Lo anterior, en consideración a que dichos dispositivos (que en su mayoría son de origen estadounidense), son catalogados como material sensible por su alta tecnología. 1. Seguridad física y custodia: los sistemas electroópticos y materiales asociados (repuestos, accesorios, herramientas, equipos), serán almacenados en lugares que tengan un acceso controlado a personal autorizado. Todas las unidades que posean bajo su custodia estos equipos, garantizarán el control y la realización de inventarios periódicamente. 2. Zonas de almacenamiento: será una estructura permanente con acceso controlado. Sólo personal de la respectiva unidad policial autorizada por el comandante y almacenista, será permitido en esa zona. 3. Iluminación: la iluminación se aplicará a las puertas exteriores y barreras a lo largo del perímetro. Esta será controlada.

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Resolución No. DEL HOJA No. 181. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

4. Puertas, cerraduras y llaves: las puertas exteriores deben ser de metal y aseguradas por una cerradura. El control del uso de la llave o de acceso al recinto, es responsabilidad del almacenista y/o personal de técnicos debidamente autorizados por la jefatura de la respectiva unidad. 5. Vallado perimetral: todos los sitios de almacenamiento de los sistemas electroópticos deben ser ubicados dentro de un complejo policial con un perímetro de acceso. 6. Verificación por parte de EEUU: el personal del Grupo Militar de los Estados Unidos de Norteamérica en Colombia, previo requerimiento a la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, está autorizado por el Ministerio de Defensa Nacional para realizar revisiones periódicas a los visores nocturnos de origen estadounidense, con el fin de verificar su existencia, estado, procedimientos de mantenimiento, control y custodia en las diferentes unidades policiales. 7. Control: todos los equipos que sean retirados del lugar de almacenamiento, deben soportar su salida por medio de un documento legal que indique como mínimo: i) la autoridad que autoriza; ii) la persona a cargo; iii) la unidad de destino; y, iv) el motivo de la salida. Los equipos utilizados deberán retornar a su lugar de almacenamiento. 5.20. Transporte de material de armamento, explosivos, equipos antidisturbios y de protección, dispositivos y armas menos letales, sistemas electroópticos y accesorios 1. Transporte interno. Es el traslado de los elementos dentro de las instalaciones o bodega, las cuales los pasillos que comunican las áreas de mayor tráfico interno, deben tener sistemas de transporte de carga de accionamiento hidráulico. Por ningún motivo, se debe permitir el acceso de máquinas accionadas por combustión interna, ya que estas generan chispas eléctricas por el tubo de escape (exhosto) y al encender el motor se presenta desprendimiento de partículas incandescentes que pueden originar una combustión o conflagración. 2. Transporte externo. El transporte externo está definido por la ruta o camino a recorrer para trasladar el material de un lugar a otro, en el cual intervienen inevitablemente las operaciones de cargue, descargue y ubicación. 3. Condiciones para el transporte. El transporte, ya sea terrestre, aéreo, fluvial o marítimo, debe hacerse en lo posible utilizando automotores, naves o embarcaciones de la Policía Nacional o de las Fuerzas Militares, siempre que lo requiera la clase y cantidad de material a transportar. Estos movimientos se ejecutarán de acuerdo a una orden de servicios o directiva que debe realizar la unidad que traslada los elementos de armamento elaborado con anticipación. 5.20.1. Medidas de seguridad -

Sea cual fuere el medio de transporte para trasladar el material a que se refiere el presente capítulo, el Jefe del Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces y el ordenador del gasto de la unidad, deben designar la persona encargada de ejecutar la misión y traslado del material.

-

El almacenista de armamento o persona autorizada por el ordenador del gasto, o el presidente del comité de armamento de cada unidad policial, debe reclamar o recibir personalmente el material, para que verifique y se responsabilice de dichos elementos.

-

Si el transporte es por vía aérea, se deberá asignar escoltas desde el almacén o lugar de origen hasta el sitio de embarque, enviados por la unidad o dependencia que hace el despacho.

-

Si el transporte del material es por vía terrestre, fluvial o marítima, la asignación de escoltas, desde el lugar de embarque hasta el destino final, estará a cargo de la unidad que recibe. Es importante que el personal de escolta utilice los medios necesarios para cumplir la misión.

-

En el caso de transporte de detonadores, éstos no deben ser expuestos a choques, cambios de temperatura o presión; se deben almacenar en su empaque original o en contenedores capaces de resistir la explosión, y estar aislados de los demás explosivos.

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Resolución No. DEL HOJA No. 182. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ -

Cuando él envió de material sea de las unidades al Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, el transporte y la escolta estarán a cargo de la unidad de origen.

-

En todo caso, previo a cualquier movimiento de material, deben efectuarse las coordinaciones pertinentes, tanto por la unidad de destino como por la unidad que entrega.

5.20.2. Control con respecto a las medidas de seguridad El comité de armamento de cada unidad debe verificar el cumplimiento de las medidas de seguridad en el almacenamiento y transporte de material de armamento, estipuladas en el presente manual, dejando antecedente documental sobre la actividad realizada. 5.21. Mantenimiento 5.21.1. Control sobre el mantenimiento Los almacenistas de armamento deberán elaborar por cada arma una hoja de vida de armamento (1LA-FR-0119), con el fin de controlar las actividades referentes al mantenimiento, reparaciones que se efectúen y demás observaciones a que haya lugar. Este documento podrá controlarse de manera electrónica e imprimirse a doble cara una vez se diligencie la totalidad del mismo o en su defecto podrá mantenerse en medio magnético en un archivo debidamente organizado en el sistema, al cual se le podrán integrar en forma escaneada los documentos que soportan la trazabilidad del mantenimiento realizado, garantizando la realización de backups que garanticen su conservación, así mismo, el anterior procedimiento deberá ser registrado en el sistema para la administración del equipo de armamento adoptado por la Policía Nacional. Lo anterior obedeciendo la política de cero papel del Gobierno Nacional. Los almacenistas de armamento de las unidades con delegación para la ordenación del gasto, deberán elaborar el plan de mantenimiento preventivo, el cual deberá ser revisado por la dependencia de planeación de la unidad y presentado al ordenador del gasto para su aprobación, (formato 1LA-FR-0118) a más tardar dentro de los primeros cinco (05) días del mes de enero de cada vigencia, enviando informes de evaluación trimestral a la dependencia de planeación para su seguimiento y control. El mencionado plan deberá ser realizado conjuntamente con las unidades sin delegación para la ordenación del gasto, por tal motivo el almacenista de armamento exigirá a los centros de costo bajo su cargo, el envío de un informe mensual en donde se evidencie el mantenimiento preventivo que realizan los usuarios del armamento, documentos que serán el soporte de la ejecución del plan en mención. Dichos mantenimientos preventivos, deberán ser registrados en el sistema de información adoptado para el control de los bienes. Es de anotar, que el plan de mantenimiento preventivo se planteará al 100% del armamento asignado, cada tres (03) meses, por lo cual se realizarán informes de seguimiento mensual de la ejecución del plan, siendo evaluado por planeación de la unidad de forma trimestral. Igualmente, los armeros de las unidades con y sin delegación para la ordenación del gasto, registrarán en el mencionado plan, las armas que requieren mantenimiento de segundo nivel, de conformidad a las averías, daños y desgaste de los elementos evidenciados durante la toma física de elementos de consumo, devolutivos en bodega y en servicio. El personal responsable de la custodia y almacenamiento de los diferentes sistemas electroópticos con que cuenta la Institución, deberán enviar los dispositivos al laboratorio de mantenimiento, mínimo cada ciento ochenta (180) días, con el fin de cumplir con las inspecciones técnicas programadas de mantenimiento y control de los mismos, para prolongar su vida útil y operacional. Es de resaltar que este personal asumirá la responsabilidad administrativa y disciplinaria de los posibles daños que puedan presentar los precitados elementos por la falta de mantenimiento enunciados en el plan de seguridad, inventario y almacenamiento para dispositivos de visión 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 183. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

nocturna suscrito entre el Grupo Militar de la Embajada de los Estados Unidos de América y el Ministerio de Defensa Nacional de la República de Colombia el 13 de abril de 2009, y la Directiva Permanente No. 07 MDVEPDPE del 27 de marzo de 2009 del Ministerio de Defensa Nacional. Por otra parte, es responsabilidad directa de los almacenistas de armamento, presidente del comité de armamento y ordenador del gasto, la verificación del cumplimiento al cronograma de mantenimiento preventivo de estos elementos, de acuerdo a la programación plasmada en el plan de mantenimiento del laboratorio de sistemas electroópticos de la Dirección Administrativa y Financiera o de los satélites adscritos a la Dirección Antinarcóticos o quienes haga sus veces. Por lo anterior, cada unidad policial (direcciones, metropolitanas, departamentos, escuelas y demás) que cuente en sus inventarios con equipos electroópticos, deberán enviar estos elementos dentro de los plazos establecidos, en excelente estado de aseo (limpieza superficial) y con la correspondiente documentación. En caso de no cumplir con el cronograma establecido en el plan de mantenimiento descrito, el ordenador del gasto de la unidad informará al Director Administrativo y Financiero o quien haga sus veces, mediante comunicación oficial, las causas o motivos que originaron el incumplimiento al cronograma establecido, comunicación que deberá indicar la fecha en la cual se allegarán los sistemas electroópticos a su cargo, para efectuarles el correspondiente mantenimiento. De igual forma, el personal de técnicos adscritos al laboratorio de sistemas electroópticos y/o los satélites, deberán garantizar la calidad y el buen funcionamiento técnico y operacional de estos equipos durante los cientos ochenta (180) días establecidos por los manuales técnicos de mantenimiento, asumiendo que se encuentran debidamente capacitados y certificados para el cumplimiento de las actividades de prolongación de la vida útil de estos elementos. 5.21.2. Mantenimiento y conservación El mantenimiento es el conjunto de acciones destinadas a la conservación del equipo de armamento, mediante la realización de revisión y reparación que garanticen su buen funcionamiento y fiabilidad. El mantenimiento preventivo, se realiza en equipos en condiciones de funcionamiento, por oposición al mantenimiento correctivo, que se realiza para reparar o poner en condiciones de funcionamiento a aquellos que dejaron de funcionar o están dañados. El primer objetivo del mantenimiento es evitar o mitigar las consecuencias de las fallas del equipo, logrando prevenir las incidencias antes de que estas ocurran. Algunos de los métodos más habituales para determinar que procesos de mantenimiento preventivo deben llevarse a cabo, son las recomendaciones de los fabricantes, la legislación vigente, las recomendaciones de expertos (armeros), entre otros. Los niveles de mantenimiento que pueden realizarse al material de armamento de la Policía Nacional, son: Mantenimiento preventivo, o de primer nivel Es el mantenimiento realizado por el personal a cargo del arma, o por el usuario en caso que este se encuentre en calidad de dotación, quienes, de acuerdo a las instrucciones emitidas por el armero de la unidad, lo ejecutarán frecuentemente con el fin primordial de preservar y obtener el correcto funcionamiento del equipo de armamento, mediante la aplicación de insumos de limpieza, entendiéndose como el desensamble parcial, la desarticulación manual de los subconjuntos que conforman un arma de fuego, sin la utilización de alguna herramienta especial. Las operaciones básicas del mantenimiento preventivo de primer nivel son: inspección, desensamble parcial, limpieza y lubricación. El mantenimiento preventivo de primer nivel debe realizarse lo más constante posible y comprende las siguientes actividades: -

Quitar la suciedad, óxido, arena, grasa, aceite viscoso o agua, ya que estas sustancias desgastan prematuramente los mecanismos internos. Si es posible, realizar este procedimiento acompañado de solvente PL-S5.

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Resolución No. DEL HOJA No. 184. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ -

Aplicar aceite lubricante de calidad internacional PL-A5, a todas las piezas que estén en contacto permanente, cargas de impacto y choque continuo, así mismo se debe lubricar con una capa delgada de aceite todas las partes con movimiento relativo (mecanismos de disparo). En ningún caso, deberán emplearse aceites suavizantes como el caso del 3 en 1, o grasas para rodamientos y suspensiones de los vehículos, ya que estos fomentan la aparición de corrosión superficial.

-

Realizar las operaciones básicas de este mantenimiento, utilizando los elementos de aseo adecuados para cada pieza. Antes y después de disparar el arma, se debe limpiar lubricándola inmediatamente.

-

No utilizar grasa de ningún tipo o aceites diferentes al recomendado en el presente manual como lubricante, pues estos disminuyen la velocidad de retroceso de los mecanismos de disparo y aumentan la recolección de arena y partículas abrasivas por la viscosidad excesiva.

-

Mantener el ánima y la recámara libre de residuos y materiales extraños, las presencias de estos elementos originan picadura, corrosión, anillamiento y/o dilatación en el ánima del cañón.

-

Siempre inspeccionar el arma cuando se finalice la limpieza y lubricación de la misma, a fin de constatar que el arma no presenta fallas en su funcionamiento o estructura, comprobando así su correcto ensamble. Este procedimiento debe registrarse en la hoja de vida del arma y en el aplicativo adoptado para el control de los bienes.

Mantenimiento de segundo nivel Es aquel mantenimiento en el que se requiere el cambio de alguna de las piezas que integran el eslabón cinemático del arma o sus sistemas de alineación de miras, el cual es efectuado por el personal de armeros de las unidades policiales y los armeros del grupo de armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces; dicho mantenimiento se debe realizar cuando el arma presente fallas durante su utilización y/o cuando el armero evidencie el desgaste de una de las piezas del eslabón cinemático. El personal de armeros de las unidades policiales y del grupo de armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces (cuando corresponda), realizarán la inspección física del equipo de armamento cuando el arma presente fallas durante su utilización o el armero evidencie el desgaste de una de las piezas del eslabón cinemático durante el mantenimiento preventivo realizado por el usuario final y revisado en función del cargo, procediendo al desensamble total del arma, a fin de dictaminar cual es la pieza afectada que puede o podría causar la avería del arma. Una vez detectada la(s) pieza(s) afectada(s), el armero de la unidad emitirá el concepto técnico sobre el o las armas afectadas, dictaminando las causas que dieron origen a su avería; dicho concepto debe ser socializado en el acta de reunión del de armamento en el formato 1DS-AC0001, que procederá de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente, y generará la solicitud del repuesto requerido mediante comunicación oficial dirigida a la jefatura del grupo de armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, firmada por el armero y con visto bueno del ordenador del gasto de la unidad, (para el caso de los armeros de la, el visto bueno será del responsable centro de mantenimiento de armamento). El grupo de armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, proveerá del repuesto requerido mediante la expedición del documento de salida de bienes, de acuerdo a las existencias disponibles. Es de anotar, que la pieza afectada o averiada deberá ser entregada al almacén de armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, mediante comunicación oficial 1DS-OF-0001. Luego de obtenido el o los repuestos(s), el armero procederá a realizar la instalación de los elementos dejando constancia de ello en el acta de instalación de repuestos, la cual debe ser signada y verificada por el comité de armamento de la respectiva unidad, constatando que la totalidad de los repuestos solicitados sean instalados (para el caso de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces será firmada por los armeros intervinientes, el responsable 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 185. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

centro de mantenimiento y el Jefe grupo de armamento). Finalizada la instalación de los repuestos, el armero verificará los sistemas y subsistemas de cada arma de forma manual, constatando el acople de los repuestos y su adecuado funcionamiento mecánico. El armero a cargo de la reparación del arma, deberá elevar la solicitud de munición al ordenador del gasto de la respectiva unidad, para la realización de pruebas en polígono de tiro, la cual se realizará bajo los parámetros descritos en el presente manual, para el consumo de municiones en pruebas de funcionamiento. Este procedimiento debe registrarse en la hoja de vida del arma (1LA-FR-0119), de igual manera se deben tener en cuenta los formatos que permiten evidenciar la actividad de acuerdo a lo descrito en el procedimiento “Realizar mantenimiento de armamento” (1LA-FR-0021) y en el aplicativo adoptado para el control de los bienes. Mantenimiento de tercer nivel Es aquel mantenimiento en el que se requiere la utilización de maquinaria o herramienta especializada para la habilitación del armamento (tornos, maquinaria hidráulica, equipos de soldadura, fresadoras, equipos de torque, hornos, pintura, pruebas de tintas penetrantes, calibración y medición de rectitud mediante matrices y guías), el cual es efectuado única y exclusivamente por el personal de armeros adscritos al grupo de armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, quienes desarrollarán las siguientes acciones: 1. El personal de armeros, realizará la inspección física de las armas procedentes de las diferentes unidades policiales y realizará el desensamble total del armamento reintegrado para mantenimiento, el cual evaluará y revisará su estado o condición, de acuerdo al concepto técnico emitido por el armero de la unidad policial que corresponda, estableciendo las posibles falencias o causales que produjo la avería del armamento, clasificando cada arma o elemento según su estado de funcionamiento, así: -

Apta para el servicio Susceptible de reparación o mantenimiento Armamento inservible Armamento obsoleto Arma para solicitar garantía.

2. Una vez clasificado el armamento, se realizará la inspección del arma seleccionada para mantenimiento, sometiendo el receptor de la misma a la revisión con el sistema “ZYGLO” TINTAS PENETRANTES FLUORESCENTES / LUZ NEGRA, con el fin de detectar fallas estructurales (fracturas o fisuras). De igual manera se identificarán las novedades que cada una de ellas presenta, para lo cual se realizará la solicitud de los repuestos nuevos necesarios para habilitar el arma (cuando corresponda). 3. Finalizada la instalación de repuestos y/o ensamble del arma, se verificarán los sistemas y subsistemas que componen el armamento en forma manual, constatando el acople y ajuste de los repuestos, así como su adecuado funcionamiento mecánico. De la anterior actividad, se realizará el acta de instalación de repuestos, describiendo arma por arma los repuestos instalados, dicho documento será firmado por el Jefe del grupo de armamento, los armeros que realizaron el mantenimiento y el responsable centro de mantenimiento de armamento, quien verificará que los repuestos solicitados sean instalados en iguales cantidades y condiciones a los solicitados, entregando los repuestos desinstalados a la bodega de inservibles mediante comunicación oficial. 4. El armero, con visto bueno del responsable centro de mantenimiento, solicitará mediante comunicación oficial dirigida al Director Administrativo y Financiero o quien haga sus veces, la munición estipulada para la realización de pruebas en prácticas de polígono. 5. Para el caso de mantenimiento especializado (instalación de kits de conversión), se tendrán en cuenta las acciones anteriormente descritas; adicionalmente, el responsable centro de mantenimiento realizará el acta de valorización de los elementos repotenciados como evidencia de la precitada actividad, la cual estará firmada por la junta técnica del grupo de

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Resolución No. DEL HOJA No. 186. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

armamento y será entregada al administrador del sistema de información logístico de la unidad, para que se actualicen los valores de los elementos repotenciados en los inventarios. Este procedimiento debe registrarse en los formatos que evidencien la actividad, de acuerdo a lo descrito en el procedimiento denominado “Realizar mantenimiento de armamento” 1LA-PR0021, y en el aplicativo adoptado para el control de los bienes. 5.21.3. Mantenimiento y conservación de sistemas electroópticos 5.21.3.1. Mantenimiento Básico Es el mantenimiento preventivo que se realiza a los sistemas electroópticos y consiste en efectuar limpieza, inspección visual y revisión del funcionamiento. Este servicio es efectuado por el técnico básico adscrito al laboratorio de Sistemas Electroópticos de la Dirección Administrativa y Financiera o Dirección de Antinarcóticos o quienes hagan sus veces según corresponda, con el fin de comprobar y reducir las posibles fallas en el área, de conformidad a lo establecido en el procedimiento denominado “Realizar mantenimiento de sistemas electroópticos” 1LA-PR-0034. 5.21.3.2. Procedimiento 1. Superficie Óptica -

Examine e identifique el lente ocular y objetivo para ver si existe suciedad, residuo de huellas, virutas o grietas.

-

Si es necesario, limpie los lentes con agua y séquelos con un paño o papel para lentes, los rasguños o las virutas obstaculizan la visión del operario cuando se encuentra en funcionamiento.

-

Inspeccione por daños, grietas, fisuras.

-

Inspeccione el giro de anillos de ajuste del lente ocular y objetivo.

-

Ajuste el enfoque del lente ocular y objetivo.

-

Inspeccione los lentes oculares y objetivos por libre movimiento.

-

Inspeccione el ajuste de distancia interpupilar por libre movimiento, cuando corresponda.

-

Inspeccione los anillos de fijación y ensamble de los lentes oculares y objetivos.

-

Inspeccione el freno de ajuste al infinito del lente objetivo, cuando corresponda.

Nota 26: solo está autorizada la limpieza de las piezas ópticas con alcohol desnaturalizado o agua. No está autorizado limpiar los lentes con alcohol isopropílico, antiséptico, etílico o industrial. 2. Superficies Externas -

3.

Inspeccione el cuerpo de los sistemas electroópticos, por daños, grietas, posibles golpes. Examine e identifique posibles fisuras o grietas. Limpie con una escobilla seca para remover la arena, el polvo y demás suciedades que pueda presentar, luego limpie con un trapo humedecido y aplique una leve capa de silicona líquida.

Alojamiento de las baterías -

Compruebe que la tapa de baterías y el sujetador están presentes. Quite el protector de baterías y examine si existe humedad, grietas y contactos de muelle corroídos o defectuosos.

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Resolución No. DEL HOJA No. 187. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - Inspeccione por evidencia de corrosión, daños en los contactos, tensión en los resortes, -

daños en la tapa, compartimiento o alojamiento de las baterías. Verifique el cable sujetador de la tapa.

4. Interruptor de encendido y apagado (cuando corresponda) -

5.

Inspeccione el interruptor en todas las posiciones. Inspeccione el tope de cada posición de encendido. Inspeccione la perilla de encendido si se encuentra rota o desgastada. Inspeccione el seguro de la perilla de encendido.

Accesorios del sistema -

Inspeccione el arnés de cabeza y los respectivos adaptadores. Inspeccione el montante de casco y los respectivos adaptadores. Inspeccione los lentes magnificadores. Inspeccione y limpie los filtros anti empaño y ventanas de sacrificio. Inspeccione y limpie los protectores de los lentes oculares y protectores de los lentes objetivos. Inspeccione el estuche de transporte y almacenamiento por suciedad, polvo o componentes rotos.

5.21.3.3. Mantenimiento intermedio especializado Es aquel que además de la realización del mantenimiento básico, requiere un conocimiento técnico especializado, siendo el nivel en el cual se efectúa el desensamble total de los sistemas electroópticos, con el fin de verificar el estado general por componente, permitiendo realizar su reparación y/o modificación, y comprobar que los trabajos de mantenimiento a los sistemas electroópticos se realicen de acuerdo con los programas de mantenimiento aprobados y las normas establecidas en los manuales técnicos del fabricante, con el propósito de garantizar que cumpla con los estándares de material servible y funcionamiento. 5.21.3.4. Mantenimiento de fábrica Corresponde al mantenimiento realizado al sistema electroóptico en la fábrica del mismo, en cumplimiento de garantía técnica. 5.21.3.5. Inspecciones de sistemas electroópticos 1. Inspección de recibo o aceptación. Es la inspección que, de acuerdo a la norma técnica vigente del Ministerio de Defensa Nacional y Policía Nacional, que por única vez se realiza a un sistema electroóptico recién adquirido, para establecer la condición general del mismo y determinar su aceptación por parte de un técnico certificado por la casa fabricante o por el inspector que obtente este cargo en el Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera. 2. Inspección programada. Es aquella inspección periódica (cada 180 días), que se realiza a los sistemas electroópticos de acuerdo a lo establecido por los manuales de mantenimiento y publicaciones técnicas de cada dispositivo, efectuada por un técnico certificado en mantenimiento por la casa fabricante o por el inspector que obtente este cargo en el Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera. 3. Inspección imprevista. Es aquella inspección no programada que se realiza a los sistemas electroópticos, cuando por caso fortuito o fuerza mayor no están en condiciones óptimas de funcionamiento de acuerdo a lo establecido por los manuales de mantenimiento y publicaciones técnicas de cada dispositivo, efectuada por un técnico certificado en mantenimiento por la casa fabricante o por el inspector que obtente este cargo en el Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera.

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Resolución No. DEL HOJA No. 188. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Nota 27: todos los procedimientos de mantenimiento, deben ser supervisados y avalados por un inspector certificado en sistemas electroópticos por la casa fabricante o por el inspector que obtente este cargo en el Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera. Conservación y cuidados 1. Los sistemas electroópticos se deben mantener en sitos limpios, libres de humedad y polvo. 2. Para el caso del almacenaje; las repisas, los gabinetes y los estantes se deben fabricar con el espacio suficiente para acomodar el equipo específico. Estas repisas deben estar libres de materiales ásperos o abrasivos que deterioren los equipos y el área debe ser ventilada, fuera de luz directa del sol, y bien iluminada. 3.

Debe estar en su respectivo estuche, con su respectiva tarjeta de condición: -

-

Tarjeta amarilla (condición servible). Con esta tarjeta se identifican los equipos que se encuentran aptos para el servicio. Tarjeta verde (condición reparable). Con esta tarjeta se identifican los equipos que se encuentran pendientes de repuestos, mantenimiento programado o imprevisto. Tarjeta roja (condición condenación, rechazo, inservible). Con esta tarjeta se identifican los equipos que se encuentran no aptos para el servicio y deben ser dados de baja.

Nota 28: los dispositivos deben almacenarse sin las baterías, ya que los contactos podrían deteriorarse generando problemas de corrosión. 5.21.3.6. Remarcación de armamento y sistemas electroópticos Es la actividad mediante la cual se reimprime o se clarifica la serie numérica o alfanumérica de un arma o sistema electroóptico propiedad de la Institución, permitiendo así su plena identificación al momento de la verificación de la misma, para efectos de fiscalización y control dentro de los inventarios de la Institución. La anterior actividad solo la podrá desarrollar el personal de armeros y/o funcionarios del laboratorio de sistemas electrópticos, del Grupo de Armamento, de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces. La remarcación podrá realizarse de dos (02) formas: -

Para los dígitos parcialmente deteriorados o ilegibles en armas, se utilizan numeradores de golpe. Para la implantación de seriales en un dispositivo que no lo posea y/o corrección de dígitos elaborados con láser en un sistema electroóptico o en el arma que posea este tipo de seriales, se utilizará la maquina laser, operada sólo por el personal capacitado para el uso de la misma.

En ambos casos, se debe suscribir el acta de remarcación de los elementos, plasmando las improntas y/o fotografías del nuevo patrón numérico o alfanumérico y dejando registro fotográfico del resultado de mencionada actividad. Este documento será firmado por el Jefe del grupo de armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, y quienes participaron en la actividad de remarcación. 5.21.3.7. Dotación de repuestos El Jefe del Grupo Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, es autónomo para autorizar el suministro de repuestos y accesorios a nivel nacional para los diferentes planes de mantenimiento de armamento y sistemas electroópticos, en caso de ser requeridos. Los almacenistas de armamento de las unidades policiales, reintegrarán al centro de mantenimiento de armamento, los repuestos inservibles desinstalados, adjuntando concepto 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 189. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

técnico sobre los mismos en el formato 1LA-FR-0124; el funcionario responsable del almacén de repuestos del Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, realizará la trazabilidad, seguimiento y control a las unidades policiales, con el fin de constatar la instalación y reintegro de los repuestos dotados y desinstalados por mantenimiento. En todos los casos, los procesos y procedimientos se deberán ceñir a los contemplados en el presente manual o en las disposiciones que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, incluidos en el sistema para la administración de inventarios del Ministerio de Defensa y en los aplicativos vigentes para tal fin. 5.22. Sistema de Información para la Gestión de Elementos del Servicio Policial- SIGES El Grupo de armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, administrará el sistema de información para la gestión del servicio policial, cuyo objetivo es mantener un control centralizado del material de la Institución con registro histórico de cada bien, desde el momento que es dado de alta en los inventarios hasta su devolución, baja y destrucción, facilitando un control sistemático permanente, actualizado, confiable y en red con información de los almacenes de armamento a nivel nacional. Finalidad -

Seguimiento y control de los elementos en los almacenes de armamento de las unidades policiales. Integrar la información para la toma de decisiones del mando institucional en materia de administración del material de armamento entregado para el servicio de Policía. Identificar en forma clara y oportuna las capacidades y necesidades de las unidades policiales. Realizar las proyecciones para la adquisición de nuevos elementos de armamento que soporten los procesos operativos de la Institución.

Responsabilidades Esta herramienta informática facilitará la consulta y los reportes situacionales del material de armamento descrito en el presente acápite. Todo el material existente en los inventarios de los diferentes almacenes de armamento de las unidades policiales, deberán estar registrados en este aplicativo, alimentando permanentemente los movimientos y novedades de los elementos, reflejándose la trazabilidad de los mismos. Los ordenadores del gasto, Jefes Áreas administrativos, almacenistas de armamento y personal de armeros de todas las direcciones especializadas, metropolitanas, departamentos de Policía y escuelas de formación, serán los responsables de verificar la actualización permanente de todos los módulos. Cualquier inconsistencia que se presente será responsabilidad de dichos funcionarios y del usuario administrador del aplicativo. De los usuarios Todas las solicitudes para la asignación de usuarios en la herramienta informática, se tramitarán a través del Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, mediante comunicación oficial escrita, efectuándose las coordinaciones pertinentes para la creación de los mismos, teniendo en cuenta los formatos exigidos por los procedimientos de la Oficina de Telemática Es responsabilidad del almacenista de armamento, informar y solicitar mediante comunicación oficial ante el Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, la cancelación de él o los usuarios en el escenario que el funcionario que ingresa la información en el aplicativo SIGES, sea trasladado o retirado de su cargo; a su vez deberá solicitar la creación del nuevo usuario para la persona que realizará las mencionadas funciones. Toda la información referente a los activos fijos de las unidades debe estar cargada en el aplicativo SIGES, así mismo, los movimientos y novedades como pérdidas, hurtos, investigaciones, recuperaciones y bajas. Tanto el registro de mantenimientos como la

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Resolución No. DEL HOJA No. 190. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

trazabilidad del material de consumo, se deben efectuar tomando como base los inventarios con que contaba la unidad policial a partir del 01 de enero de 2012. Para efectos de consulta sobre la realización de los movimientos e ingreso en la herramienta informática se deben remitir a la guía del usuario final dispuesta para tal fin, la cual se publica en la POLIRED. Es responsabilidad de los almacenistas de armamento de las unidades policiales, realizar cruces de información entre los aplicativos SIGES y SAP, con el fin de llevar control sobre los inventarios existentes y lo contabilizado, garantizando su constante actualización.

CAPÍTULO 6. SUBCOMPONENTE DE INFRAESTRUCTURA

6.1. Generalidades Este subcomponente de infraestructura, tiene como objetivo principal administrar la infraestructura de la Policía Nacional en sus diferentes ámbitos de gestión, así como dar cumplimiento a los parámetros técnicos, ambientales, funcionales y legales, requeridos para que el servicio de Policía se desarrolle de manera permanente en todo el territorio nacional, en concordancia con los lineamientos del modelo de planeación y desarrollo de capacidades de la Fuerza Pública y modelo de sostenibilidad de los recursos de la Policía Nacional fundamentados mediante la Directiva Administrativa Transitoria DIPON-OFPLA 23.2 del 29/03/19, “Lineamientos para la implementación del modelo de sostenibilidad institucional a partir de la articulación del modelo de administración de recursos logísticos y financieros con la metodología de administración de recursos”. Los objetivos específicos de este subcomponente son: -

Suplir la demanda de la infraestructura a través de la contratación para la elaboración de diseños y la construcción de instalaciones policiales en sus diferentes ámbitos de gestión (misional policial, salud, bienestar y educativo), incluida la compra de terrenos y su legalización.

-

Administrar los bienes inmuebles de la Policía Nacional en cada uno de los ámbitos de gestión.

-

Administrar los recursos de mantenimiento a instalaciones policiales y la infraestructura en sus diferentes ámbitos de gestión.

-

Gestionar el pago de servicios públicos requeridos para el funcionamiento.

-

Gestionar el pago de impuestos y valorización de los bienes inmuebles.

Dentro del subcomponente de infraestructura se desarrollan las siguientes actividades: -

La supervisión y la interventoría de los proyectos nuevos, destinados al funcionamiento del servicio policial, con uso Institucional.

-

Directrices para la gestión de la infraestructura dentro de los diferentes ámbitos de gestión, en cuanto al diseño de instalaciones policiales y gestión de proyectos.

-

La administración de los bienes inmuebles propios y no propios.

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Resolución No. DEL HOJA No. 191. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - La adquisición de predios para la construcción de los nuevos proyectos institucionales, esto,

de acuerdo al crecimiento institucional inmerso en el plan maestro de infraestructura y teniendo en cuenta los siguientes aspectos técnico - jurídicos, tal como: plan de ordenamiento territorial, uso del suelo, matricula inmobiliaria, escritura pública, tipificación del riesgo, certificado de tradición y libertad, estado actual de los impuestos, disponibilidad de servicios públicos y áreas mínimas requeridas, teniendo en cuenta la finalidad del proyecto. -

Realizar seguimiento a los proyectos de inversión relacionados con la infraestructura física de la Policía Nacional, que estén bajo la responsabilidad de la Dirección Administrativa y Financiera.

-

Controlar y hacer seguimiento al pago oportuno de los servicios públicos e impuestos de los predios a cargo de la Policía Nacional, previendo el presupuesto necesario para esto, así como la realización de los avalúos de acuerdo a la periodicidad establecida en la normativa vigente.

-

Gestionar la legalización de los inmuebles ocupados sin soporte legal, mediante el correcto estudio o análisis de la información jurídica, técnica, económica y catastral.

-

Realizar el diagnóstico del estado de la infraestructura física existente en la Institución, y de esta manera priorizar estas necesidades, de acuerdo a las diferentes variables, la cual establece objetivamente los inmuebles que deben ser construidos, reforzados estructuralmente y/o mantenidos.

-

Distribuir el presupuesto asignado por la jefatura de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces para el mantenimiento de las instalaciones policiales

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Realizar seguimiento mensual a la ejecución de los recursos de mantenimiento, para identificar posibles demoras en la contratación, garantizando la correcta ejecución de los recursos, a fin de impactar al máximo las edificaciones más deterioradas.

6.2. Marco legal -

Ley 842 de 2003, “Por la cual se modifica la reglamentación del ejercicio de la Ingeniería, de sus Profesiones afines y de sus profesiones auxiliares, se adopta el código de ética profesional y se dictan otras disposiciones”.

-

Ley 810 de 2003, “Por medio de la cual se modifica la Ley 388 de 1997 en materia de sanciones urbanísticas y algunas actuaciones de los curadores urbanos y se dictan disposiciones”.

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Decreto 1469 de 2010, “Por el cual se reglamentan las disposiciones relativas a las licencias urbanísticas; al reconocimiento de edificaciones; a la función pública que desempeñan los curadores urbanos y se expiden otras disposiciones”.

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Decreto 1082 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector Administrativo de Planeación Nacional”. Artículo 2.2.1.2.1.4.10 establece las reglas para la adquisición de bienes inmuebles.

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Directiva Permanente del Ministerio de Defensa Nacional No. 20/MDNSGDALGPO del 12/06/2009, “Unificación de las políticas encaminadas a respetar el derecho a la propiedad privada sobre bienes inmuebles”.

-

Directiva administrativa transitoria No. 026 DIPON-OFPLA- 23.2, del 29/03/19. “Lineamientos para la implementación del modelo de sostenibilidad institucional, a partir de la articulación del modelo de administración de recursos logísticos y financieros con la metodología de optimización de recursos.

6.3. Unidad misional subcomponente de infraestructura

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FUENTE: DIRAF PLANE

6.3.1. Administración de los bienes inmuebles propios y no propios a cargo de la Policía Nacional 1. Legalizar los bienes inmuebles sin soporte jurídico, que actualmente son ocupados para la prestación del servicio policial, dando cumplimiento a la Directiva Permanente del Ministerio de Defensa Nacional No. 20/MDNSGDALGPO del 12/06/2009, “Unificación de las políticas encaminadas a respetar el derecho a la propiedad privada sobre bienes inmuebles”, o aquella disposición que la modifique, adicione o sustituya; lo anterior permite: -

Minimizar la posibilidad o riesgo que personas naturales o jurídicas, interpongan demandas o acciones judiciales, en contra de la Nación, manifestando la ocupación irregular de sus bienes inmuebles para el funcionamiento de las instalaciones policiales.

-

Garantizar la incorporación contable de los bienes inmuebles a cargo de la Policía Nacional, permitiendo así su cobertura, a través de la póliza de seguros de la Institución.

-

Habilitar la destinación de recursos por inversión y mantenimiento a estos bienes inmuebles, según el tipo de legalización obtenido, mejorando las condiciones de habitabilidad de los mismos, para los uniformados que pernoctan en dichas instalaciones.

2. Integrar o articular los criterios institucionales para recibir o reintegrar bienes inmuebles (terrenos y edificaciones), con el fin de optimizar los recursos destinados por inversión, tanto propios como de entidades públicas o privadas, dando cumplimiento a las políticas de austeridad del gasto, definidas en la Directiva Permanente del Ministerio de Defensa Nacional No. 20/MDNSGDALGPO del 12/06/2009, “Unificación de las políticas encaminadas a respetar el derecho a la propiedad privada sobre bienes inmuebles” o aquella disposición que la modifique, adicione o sustituya. 3. Realizar y/o actualizar el valor comercial contable de los bienes inmuebles propiedad de la Policía Nacional, ocupados a través de comodatos o convenios, conforme con el marco contable establecido por las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público NICSP, Régimen de Contabilidad Pública, Capítulo III, numeral 20 “Frecuencia de las actualizaciones” y demás disposiciones legales en materia contable en el ámbito local, que permitan el cumplimiento legal a la Policía Nacional. 4. Realizar el pago oportuno de los servicios públicos domiciliarios (acueducto, alcantarillado, energía y aseo) de los bienes inmuebles a cargo de la Institución, realizando la verificación y control sobre la periodicidad y facturación de los consumos, evitando incurrir en la generación de pagos extemporáneos que generen cobros de intereses por moras, multas y posibles sanciones. 5. Seguimiento, control y verificación al proceso de pago oportuno de las obligaciones fiscales adquiridas por la Policía Nacional en cuanto al cobro de impuestos predial, contribución de valorización y demás gravámenes que recaigan sobre los predios propiedad de la Institución, con el fin de lograr obtener beneficios y descuentos económicos por pronto pago, así como el trámite y gestión para la exención y/o exoneración de pago de dicho cobro en los predios de 1DS-RS–0001 VER: 2

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la Institución, atendiendo las políticas de austeridad en el gasto establecidas por el Gobierno Nacional. 6.3.2. Gestión de los proyectos Para garantizar la sostenibilidad de los recursos de infraestructura, se requiere tener en cuenta las siguientes decisiones para dar cumplimiento, así: 1. En materia de gestión de proyectos, primero deben efectuarse consultorías y posteriormente obras. Esta decisión permite tener: 

Conocimiento del alcance de los proyectos.

Conocimiento del presupuesto oficial del proyecto.

Facilita la planeación de recursos.

2. Todo diseño arquitectónico en su etapa inicial, debe pasar por revisión de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, para la determinación de pautas sobre el mismo y obtener el aval del comité de diseño. Con esta decisión se logra obtener: 

Proyectos que cumplan con los estándares institucionales en el tema de infraestructura.

Proyectos que no sean sobredimensionados en costos y espacios.

3. Estandarización de áreas por proyectos: 

Facilitar diseños para entes externos e internos.

Unificar criterios en áreas para la adquisición de lotes en cualquier modalidad.

Identificar proyectos que no cumplan con las áreas mínimas en los predios donde se pretende desarrollar el mismo.

Ayudar a la cuantificación de los recursos para la ejecución de los proyectos.

Mantener la imagen Institucional a nivel nacional.

4. Fortalecer los comandos de metropolitanas. Con ello se abarcan los siguientes aspectos: 

Mejora la imagen Institucional.

Optimiza las áreas laborales y de funcionamiento.

Mejora la prestación del servicio interno y externo.

5. Viabilidad técnica - ambiental y legal para los proyectos (soportar necesidad estratégica), a fin de dar continuidad a: 

Proyectos inviables (costos, normativa, diseños).

Ayuda en la toma de decisiones en cuanto a la viabilidad para desarrollo de los proyectos.

Previene los riesgos relacionados con los retrasos en la ejecución de los proyectos.

6.3.3. Administración de los recursos de mantenimiento a instalaciones policiales 1.

Restringir la inversión de recursos de funcionamiento en mejoras locativas.

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De acuerdo con la política de austeridad en el gasto del Gobierno Nacional, las diferentes unidades policiales deben abstenerse de realizar remodelaciones de sus instalaciones y/o edificaciones, que no sean necesarias (por ejemplo, un piso no debe cambiarse, porque a algún funcionario no le agrada el color o la textura, y considera que se vería mejor con otra tipología), pues los cambios de este tipo de elementos deben realizarse, si los mismos se encuentran en regular o mal estado, y esto lo conceptúa un profesional en arquitectura o ingeniería, bien sea por el grupo del ámbito de gestión, regional de infraestructura o de la Dirección Administrativa y Financiera. 2.

Establecer requisitos habilitantes y de ponderación estándar desde la Dirección Administrativa y Financiera y los costos de referencia con cuatro tipos de accesibilidad. Desde la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, se establecen los requisitos habitantes, de ponderación estándar y los costos de referencia, para la contratación de los mantenimientos a nivel nacional, los cuales se socializan a través de instructivos, ajustados a las disposiciones expedidas para el efecto, por entidades como: Colombia Compra Eficiente y acordes con la política de austeridad del gasto, optimizando los recursos y sostenibilidad institucional.

3.

Realizar mantenimientos de ejecución de tracto sucesivo (Outsourcing). (Para comandos y metropolitanas). Al celebrar contratos de tracto sucesivo para el mantenimiento, se permite contratar actividades con precios unitarios para determinada cantidad de instalaciones dentro de un complejo o una zona geográfica, con esto es posible que las unidades tengan maniobrabilidad y disponibilidad permanente para atender cualquier tipo de eventualidad en las edificaciones, así como programar intervenciones importantes en los edificios, sin descuidar imprevistos que se presenten, teniendo al día todas las instalaciones policiales enmarcadas en la ejecución del contrato de mantenimiento. La ejecución debe estar soportada en documentos que garanticen control por los ordenadores del gasto, comandantes o directores de las unidades, sobre la ejecución de los recursos destinados a la unidad.

4.

Ejecutar mantenimientos mediante la modalidad de ejecución total, con lista de precios. (Para subestaciones, estaciones y distritos que no estén ubicados en ciudades capitales). Al ejecutar los contratos de mantenimiento con ejecución total, con lista de precios, permite contratar actividades con precios unitarios para determinada cantidad de una zona geográfica, esto facilita en la ejecución del contrato conocer realmente la necesidad de la edificación, agilizando la ejecución y disminuyendo de manera significativa el número de modificaciones del contrato; la ejecución debe estar soportada en documentos que garanticen control por los ordenadores de gasto, comandantes o directores de las unidades sobre la ejecución de recursos destinados a la unidad. 5.

Implementar las órdenes de trabajo de manera física o virtual.

Para extender el control social de los mantenimientos hasta los comandantes de las unidades básicas, deberá enviárseles una orden de trabajo, con el listado de las actividades a realizarse en la edificación, así ellos estarán pendientes que efectivamente éstas se realicen de acuerdo a lo descrito, con calidad y en el tiempo establecido para ello. 6.4. Cadena logística

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Como se logra observar el desarrollo de la gestión de la cadena logística, se da a través de la ejecución, seguimiento y control de los proyectos de infraestructura, el respectivo mantenimiento a las edificaciones policiales y a la administración y sostenimiento de los inmuebles de la Policía Nacional, para lo cual se crean mecanismos de proyección, adquisición, distribución y control de activos. 6.4.1. Proyecciones del subcomponente infraestructura

Fuente: DIRAF PLANE

La proyección de las necesidades en materia de administración de los bienes inmuebles propiedad y no propiedad a cargo de la Policía Nacional, se realiza a través de la proyección del plan de necesidades de cada vigencia, conforme con los lineamientos y criterios señalados en el plan maestro de infraestructura, asignación presupuestal por parte de la Oficina de Planeación y la demanda presupuestal de cada una de las unidades desconcentradas del país, para cubrir las obligaciones fiscales (impuesto predial y/o contribuciones) y de funcionamiento (servicios públicos domiciliarios). Dentro de la gestión en la cadena logística de infraestructura se cuenta con las proyecciones, que se materializan a través del plan maestro de infraestructura direccionado por la Dirección de 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 196. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Seguridad Ciudadana o quien haga sus veces, donde la selección, el diagnóstico y la priorización de los proyectos de inversión en cuanto a instalaciones policiales, están orientadas a mejorar las condiciones del personal policial en las diferentes zonas de la geografía nacional. La proyección de la administración de los recursos para el mantenimiento de las instalaciones policiales se realiza a través de la MATRIZ DE PRIORIZACIÓN TÉCNICA DE BIENES INMUEBLES, formato 2BS-FR-0054 del procedimiento 2B2-PR-0014, dentro de la cual se establece: -

Listado de Inmuebles priorizados mediante el formato Excel de acuerdo con su estado porcentual.

-

Listado de Inmuebles en mal estado de acuerdo al formato Excel.

-

Listado de Inmuebles que serán intervenidos con recursos de otras fuentes de financiación.

-

Listado de Inmuebles que ocupa la unidad donde NO se establezca mediante algún documento que la entidad es responsable de su conservación y su mantenimiento.

Nota 1: la matriz de priorización técnica de bienes inmuebles, es alimentada por el diagnóstico técnico de bienes inmuebles formato 2BS-FR-0053, con el cual los analistas de mantenimiento realizan la visita y el levantamiento de las novedades de cada uno de los inmuebles. A su vez la priorización se realiza de acuerdo a las siguientes variables: TIPOS DE ESTADO DE LA EDIFICACIÓN Estado cualitativo

Bueno

Estado cuantitativo De 81% a 100% De 61% a 80%

Regular

De 40 a 60%

Malo

De 0 a 39%

Excelente

Tipo de intervención

Estado

100% Mantenimiento proactivo (actividades de ornato y embellecimiento) y Preventivo 80%Mantenimiento Preventivo - 20% Mantenimiento Correctivo 50%Mantenimiento Preventivo - 50% Mantenimiento Correctivo – Evaluar Mantenimiento Predictivo 100% Mantenimiento correctivo – (requiere obra nueva, ampliaciones, adecuaciones, modificaciones, restauraciones, reforzamientos, demoliciones, reconstrucciones o cerramientos.)

E1 E2 E3 E4

Fuente: DIRAF-ARINF

GRADO DE VETUSTEZ DE LA EDIFICACIÓN Los grados de vetustez están dados de acuerdo con la antigüedad de las edificaciones y conceptos constructivos diferentes de acuerdo a la época. Grado vetustez

Años

G1

0 a 19 años

G2

20 a 39 años

G3

40 años en adelante (no BIC)

Edificaciones que ya debieron pasar por dos revisiones estructurales a los 20 años y a los 40 años, presentan desgastes importantes en todos sus materiales constitutivos y perdidos de muchos de estos.

200%

BIC

Edificaciones de cualquier tipo de vetustez declaradas Bien de Interés Cultural, estas edificaciones tienen unas características especiales de conservación que generan costos adicionales de aproximadamente 7 veces el costo de la intervención en una edificación reciente.

700%

G4

Observaciones

Incremento

Edificaciones que se consideran nuevas con aplicación de la normatividad más reciente en materia de sismo resistencia y elementos constitutivos modernos, que en teoría no debería presentar mayores desgastes. Edificaciones que ya debieron pasar por una revisión estructural a los 20 años, presentan desgastes importantes en todos sus materiales constitutivos

100%

Fuente: DIRAF-ARINF

(Video) Resolución No. 01785 de 2019 - Manual de Gestion de la Doctrina Policial - Concurso de Ascenso

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NIVELES DE ACCESIBILDAD A LA EDIFICACION Se debe tener en cuenta la zona de accesibilidad de acuerdo a las distancias en kilómetros y oferta de mano especializada y no especializada en las ciudades y municipios. Accesibilidad

Cualitativo

A1

Zona accesible

A2

Zona de acceso intermedio

A3

Zona de bajo acceso

A4

Zona de difícil acceso

Observación

Incremento

Instalaciones con buen acceso a oferta local de mano de obra especializada y no especializada. (Ciudades y municipios principales con más de 50 mil habitantes) Instalaciones con acceso intermedio a oferta local de mano de obra especializada y no especializada, (Municipios con menos de 50 mil habitantes, centros poblados y zonas rurales vecinos a Ciudades y municipios principales a máximo 100 km por carretera) Instalaciones con bajo acceso a oferta local de mano de obra especializada y no especializada (Municipios con menos de 50 mil habitantes, centros poblados y zonas rurales, ubicados a más de 100 km por carretera de ciudades y municipios principales) Instalaciones de difícil acceso a oferta local de mano de obra especializada y no especializada. (Ciudades, municipios de cualquier tipo, centros poblados y zonas rurales, con problemas geográficos importantes, a los cuales no se puede acceder por carretera si no por aire, por agua, a pie o con animales de carga)

N/A

10%

40%

100%

Fuente: DIRAF-ARINF

EDIFICACIONES PROPIAS Y NO PROPIAS Se establece un porcentaje de asignación a los recursos de acuerdo al estado de legalización del bien inmueble clasificado en propios y no propios. Estado de legalización Estado de legalización Cualitativo Porcentaje de inversión L1 PROPIOS 100% L2 NO PROPIOS* 20% Fuente: DIRAF-ARINF

6.4.1.1. Reposición La reposición dentro de las condiciones en las instalaciones físicas policiales, están dadas por el nivel de vetustez, por efectos causados ante los fenómenos naturales, el uso y por daños causados por terceros, es por ello que al momento de planear dichas reposiciones dentro del territorio nacional se deben considerar aspectos que gradualmente se explican de la siguiente manera: 6.4.1.1.1. Reposición por vetustez Este parámetro tiene una condición específicamente técnica, en cuanto al aspecto físico, geográfico y normativo de las instalaciones policiales, que por su estado avanzado de deterioro y años de antigüedad en la construcción, se logra evidenciar a través del diagnóstico en visita técnica que dichas instalaciones no son habitables, conllevando a evaluar la estructura de la misma edificación dentro de los ámbitos de gestión, para posteriormente priorizarla de acuerdo a las nuevas necesidades institucionales. Es preciso resaltar que esto mismo sucede en el momento de ejecutoriarse una orden emitida por un juez, en atención a los posibles riesgos evidenciados por la comunidad local, con lo cual se procede a evaluar las condiciones de las instalaciones policiales. 6.4.1.1.2. Reposición por fenómenos naturales En el caso de ocurrir una reposición por fenómenos naturales, esta es asumida institucionalmente por medio de un plan de contingencia desde la cual se evalúa y articula la mejor estrategia de atacar y poner en marcha el despliegue interinstitucional y las diferentes disciplinas en materia 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 198. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

de infraestructura, movilidad y elementos de intendencia, con las cuales se mitigue el efecto destructivo de la naturaleza, enfocado desde luego a dar bienestar a los miembros de la Institución y de manera paralela a la ciudadanía afectada. 6.4.1.1.3. Reposición por daños causados por terceros En la ocurrencia de darse la reposición por daños causados por terceros, debe hacer una valoración por parte del profesional idóneo, con el fin de identificar el tipo de inversión a realizar, implementado los mecanismos de análisis y causales de los hechos ocurridos para mitigar la recurrencia de los hechos. 6.4.1.2. Cobertura La cobertura de infraestructura se ve reflejada especialmente desde la administración de bienes inmuebles en lo referente a legalización de predios y edificaciones, pago de impuestos, servicios públicos y los avalúos; la otra parte de la cobertura se da en función de la administración de los recursos de mantenimiento de la planta física de los inmuebles a cargo, bien sea propios o con otro estado de legalización, pero que figure mediante algún acto administrativo que es deber de la Policía Nacional realizar su mantenimiento.

6.4.1.2.1. Cobertura para la administración de bienes inmuebles propios, no propios La cobertura para la administración de bienes inmuebles propios, no propios y sus unidades desconcentradas, inicia con la identificación de los bienes inmuebles a legalizar a favor de la Nación – Ministerio de Defensa - Policía Nacional, bien sea a título constitutivo o traslaticio de dominio o de tenencia, o través de autorizaciones para ocupar bienes inmuebles o finalmente restituyendo bienes inmuebles no requeridos para el servicio policial, así mismo, se realizan los trámites técnicos y jurídicos que correspondan y por último la entrada del predio a la unidad por almacén de intendencia y la incorporación contable, según el tipo de legalización. Aplica para los ordenadores o ejecutores del gasto en la Policía Nacional que deban legalizar bienes inmuebles de acuerdo con los lineamientos de orden técnico establecidos por la Institución, que contribuyan a satisfacer las necesidades del servicio policial. Igualmente, permite determinar la cantidad de inmuebles con que cuenta la Policía Nacional, con el fin de enmarcar indiscutiblemente en los conceptos de sostenibilidad y economía en los cuales se incluyen los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado, alumbrado público, energía eléctrica, recolección de basuras, telecomunicaciones, pago de impuestos, entre otros; para ello requerimos de la construcción sostenible del territorio, a través del cual se viabiliza el crecimiento de las ciudades y los centros poblados, conforme a las capacidades de provisión de servicios y a la planificación urbanística del territorio, igualmente este modelo permite a las unidades en el país que sean las encargadas de iniciar el proceso del pago del impuesto predial, el cual es el tributo con que se grava una propiedad o posesión inmobiliaria (inmuebles de Policía, viviendas, oficinas, edificios, lotes y/o bodegas). Por último, a los bienes inmuebles a cargo de la Institución (propiedad, comodatos y convenios) se les realiza un avaluó o dictamen técnico con una completa investigación que establece en forma imparcial la realidad contable de la Policía Nacional, mediante la utilización de herramientas como la inspección física al inmueble y al sector de localización, análisis de la construcción, acabados y estado de conservación; análisis de su ubicación física, entorno y normativa vigente, análisis de mercado del sector y/o de sectores comprables. Otro aspecto dado dentro de la cobertura, esta evidenciado en el momento en que se lleva a cabo un desarrollo consultivo y constructivo de instalaciones policiales, con el fin de satisfacer e impactar positivamente con infraestructura, todo aquel servicio de Policía instaurado con anterioridad en aquellos sitios impactados negativamente con la problemática que conlleva un crecimiento no controlado o desbordado de los centros poblados y que muy probablemente han funcionado o funcionan en bienes inmuebles no propios.

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Resolución No. DEL HOJA No. 199. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Así mismo, la cobertura consiste en brindar mantenimiento a la totalidad de los bienes inmuebles propiedad de la Policía Nacional y aquellos bajo otra figura de legalización, donde se indique mediante algún documento que la Institución es responsable de su mantenimiento y el tipo de mantenimiento a realizar (preventivo, correctivo). La cobertura en mantenimiento se da de acuerdo al tope presupuestal asignado por la Oficina de Planeación, de acuerdo a la matriz de priorización de mantenimientos en todo el país así: 1. Cuando dentro de la administración de los recursos para el mantenimiento a instalaciones se tenga la información, esta se consolidará y se presentará la propuesta mediante comunicación oficial firmada por la Jefatura de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, anexando la matriz de priorización de cada una de las unidades ante la Oficina de Planeación, de acuerdo a los techos presupuestales establecidos. 2. El techo presupuestal para cada unidad, se definirá de acuerdo al porcentaje del total que se requiera para impactar todas las edificaciones factibles de intervención. 3. De acuerdo al orden de priorización definido, se empezará a dividir el presupuesto asignado para la unidad hasta agotar el mismo. 4. La propuesta de recursos para el mantenimiento de instalaciones policiales, será realizada por el jefe del grupo de mantenimiento, verificada por el jefe del Área Infraestructura y aprobado por el Director Administrativo y Financiero o quien haga sus veces. 6.5. Crecimiento El grupo de gestión de los proyectos tanto en el presente inmediato como en las futuras vigencias, y de acuerdo a la asignación de recursos financieros, proyectará la continuidad de los proyectos constructivos que están en desarrollo, en atención a que es prioridad culminarlos, a fin de cerrar brechas en los temas de estaciones, comandos, metropolitanas y/o complejos policiales. Por tal motivo, dentro de los paramentos de crecimiento se observa una gran posibilidad de realizarlo en el ámbito misional para impactar desde la Dirección de Carabineros y Seguridad Rural o quien haga sus veces, diversas Unidades Básicas de Carabineros (UBICAR) como cubrimiento estratégico de consolidación rural en el territorio nacional. Es desde este punto de vista, que se visiona incrementar en cobertura los diferentes servicios policiales, con los cuales se apunta a mantener la cercanía con la comunidad, esto mismo, desde luego es generado por las condiciones actuales en las que se encuentra el cambio progresivo de nuestro Estado colombiano, donde se forjan espacios de integración y acercamiento con la ciudadanía. 6.5.1. Transferencia de dominio de bienes inmuebles La propiedad privada en nuestro ordenamiento constitucional tiene una función social que implica obligaciones y que, como tal, le es inherente una función ecológica; así lo establece el artículo 58 de la Constitución Nacional, modificado por el Acto Legislativo Número 1 de 1999. Significa ello, que la propiedad privada no es un derecho absoluto, sino que el legislador puede imponer límites o condiciones, que restrinjan el ejercicio de sus atributos, como es el caso de las afectaciones en aras de lograr la conservación o preservación del medio ambiente, o cuando se trata de desarrollos viales o urbanísticos donde prima el interés general sobre el particular. 6.5.2. Tradición 6.5.2.1. Compraventa De conformidad con el Artículo 1849 del Código Civil, “la compraventa es un contrato en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero. Aquella se dice vender y esta comprar. El dinero que el comprador da por la cosa vendida se llama precio”. A su vez, el Código de Comercio en su Artículo 905 preceptúa: “La compraventa es un contrato en que una de las partes se obliga a transmitir la propiedad de una cosa y la otra a pagarla en dinero (...)”.

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Resolución No. DEL HOJA No. 200. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Del contrato de compraventa surgen obligaciones recíprocas para las partes contratantes, el vendedor (contratista) se obliga a entregar el bien, y el comprador (entidad contratante) a pagar por el mismo una suma determinada. Las obligaciones mencionadas no son las únicas que se originan en este tipo de acuerdo, pero sí las principales. En la compra de inmuebles que realiza la Policía Nacional, se deben tener en cuenta los parámetros establecidos en el Decreto 1082 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector Administrativo de Planeación Nacional”, o la disposición que lo modifique, adicione o sustituya, el cual en su artículo 2.2.1.2.1.4.10 establece las reglas para la adquisición de bienes inmuebles, indicando que “las entidades estatales pueden adquirir bienes inmuebles mediante contratación directa", modalidad para la que se deben observar las siguientes reglas: a) Avaluar con una Institución especializada, el bien o los bienes inmuebles identificados que satisfagan las necesidades que tiene la Policía Nacional. b) Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y las opciones de adquisición, análisis que deberá tener presente los principios y objetivos del sistema de compras y contratación pública. c) La Entidad Estatal puede hacer parte de un proyecto inmobiliario para adquirir el bien inmueble que satisfaga la necesidad que ha identificado, caso en el cual no requiere el avalúo. Respecto a la adquisición de predios, se requiere anexar el estudio de viabilidad para titularizar predios a favor de la Policía Nacional en el formato 2BS-FR-0047 (disponible en la suite visión empresarial) por parte del comandante de la Unidad para recibir el bien inmueble a cualquier título traslaticio de dominio, indicando entre otros, la destinación y la fuente de financiación para su desarrollo a corto o mediano plazo, sostenibilidad e implementación del servicio policial. Cuando se ha escogido un inmueble que cumple con la necesidad institucional, antes de proceder a elaborar el estudio previo, se deberá verificar en la Oficina de Planeación Municipal, Corporación Autónoma Regional (CAR) y/o Catastro o IGAC de los municipios o departamentos, los siguientes aspectos:     

Qué clase de reservas ambientales y/o forestales tiene el predio. Desarrollos viales o urbanísticos que afectan el bien a futuro. Cuáles son las áreas de cesión obligatoria. Cuál es su índice de ocupación. Si cuenta con la disponibilidad de servicios públicos, o la posibilidad de contar con las conexiones respectivas.

Los ítems anteriores permiten evaluar la conveniencia y conocer qué área afecta el predio a adquirir, así como saber con qué franja se puede contar realmente para desarrollar un proyecto y en qué forma puede compensarse o conservarse aquellas zonas a las que se les pueda dar uso. En el evento en que en el interior del predio se encuentren fuentes hídricas, cuerpos de agua y/o torres de energía, se debe constatar de acuerdo al EOT o POT del municipio, cuál es el área que a cada lado se debe dejar de aislamiento. Todas estas circunstancias, son determinantes para concluir cuál es el área neta urbanizable y en consideración a ello, poder tomar la decisión de adquirir o no el predio. Previamente a iniciar los trámites de legalización de un inmueble, debe contarse con el aval estratégico de la Dirección de Seguridad Ciudadana o quien haga sus veces, en cuanto a la aprobación de la nueva instalación policial que se pretenda crear o fortalecer, el cual se soportará con el diagnóstico que realice la unidad policial dueña de la necesidad, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: -

Actividad delictiva y operativa de la jurisdicción, comparativo de los últimos cuatro (4) años. Responsable: comandante, subcomandante, comandante operativo, jefe de planeación de la unidad policial y Seccional de Investigación Criminal. Aspectos relevantes de inteligencia en el sector. Responsable: Seccional de Inteligencia policial. Extensión territorial de la localidad y censo poblacional. Responsable: Jefe de planeación de la unidad policial.

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Resolución No. DEL HOJA No. 201. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - Precisar el número de uniformados asignados (parte real) actualmente en la instalación

policial, comparada con las tablas TOP. Responsable: Jefe grupo talento humano o responsable de talento humano, según corresponda en cada unidad policial. Indicar si existe o no instalación policial donde se presenta la necesidad y el documento legal que soporta la ocupación del bien inmueble (propiedad, comodato, sin soporte, entre otros), indicando área de terreno y área construida. Responsable: Jefe Área Administrativa, Jefe Administrativo y Jefe de Bienes Raíces (se sugiere revisar el término subrayado) de la unidad interesada en legalizar el bien. Indicar la vetustez (edad) y estado de la construcción existente (si la hay) del inmueble que se pretende ocupar, así como el tipo de materiales con la que fue construida. Responsable: Jefe de infraestructura de la Región de Policía.

-

-

De acuerdo con el resultado del diagnóstico anterior, se deberá presentar el AVAL estratégico a la Dirección de Seguridad Ciudadana o quien haga sus veces, indicando detalladamente los siguientes aspectos: -

Tipo de instalación policial (Distrito, Estación, entre otros). Nivel de seguridad de la instalación policial. Número de uniformados ideal, discriminados por grado, sexo y cargo. Valores (costos) aproximados y fuente de financiación de los recursos en infraestructura según corresponda (adquisición lote, interventoría, diseños, demolición, construcción, mantenimiento, adecuación y dotación de la instalación policial) y logísticos (talento humano, radios, motos, patrullas, armamento, entre otros).

Para dicha adquisición, se debe solicitar un avalúo comercial que sirve como base de la negociación. Este avalúo se puede adelantar con una entidad especializada o Lonja de propiedad Raíz autorizada, debidamente registrada y/o certificada por el Entidad Reguladora, conforme a lo establecido en el Artículo 8º del Decreto 1420 de 1998. No obstante, se pueden presentar las siguientes eventualidades en el proceso de contratación del avalúo comercial, para el caso de las lonjas: a) Que en el departamento o municipio o distrito no existan lonjas b) Que las lonjas que existen no se presenten al proceso contractual abierto c) Que ninguna de las lonjas del departamento o municipio o distrito cumplan con los requisitos exigidos en la invitación a cotizar. Ante estas situaciones y en el evento que no se haya presentado cotización por parte del IGAC, deberá escogerse la que cumpla los requisitos técnicos, jurídicos y económicos. De igual manera, la entidad pública adquirente deberá contar con un estudio previo que realizará la unidad policial interesada en adquirir el bien inmueble, que contemple diferentes alternativas de venta en el sector del municipio de que se trate. Mediante la contratación directa se da la libertad a la entidad, para buscar el inmueble que reúna las mejores condiciones técnicas mínimas y que cumpla con las expectativas de necesidad y conveniencia. Se pueden considerar entre otras, las siguientes condiciones, las cuales deben analizarse tomando en cuenta especialmente la clase de suelo, que bien puede ser montañoso, inclinado, plano etc., y no todos los parámetros relacionados, pueden aplicarse: 1. Uso del suelo: de acuerdo al Plan de Ordenamiento Territorial (POT), Plan Básico de Ordenamiento Territorial (PBOT) o Esquema de Ordenamiento Territorial (EOT) del municipio, se debe verificar que se permita el uso institucional o dotacional de seguridad y defensa y no tenga afectaciones futuras. 2. Topografía: el terreno debe ser firme y con mínimas inclinaciones, que no esté en zonas de fallas geológicas o de alto riesgo sísmico. Al momento de elegir el terreno se debe evitar: -

Que el terreno esté afectado por la cercanía o cruce de líneas de alta tensión. Que esté en zonas excesivamente quebradas o montañosas.

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Resolución No. DEL HOJA No. 202. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - Que tenga corrientes de agua que afecten la estabilidad del terreno. - Que esté ubicado sobre redes de servicios públicos del municipio, aéreas o subterráneas.

3. Seguridad: el predio debe ofrecer la menor vulnerabilidad posible ante una amenaza de grupos al margen de la ley. 4. Ubicación: el predio debe mantener una distancia prudente respecto de hospitales, colegios, jardines infantiles, entre otros, distancia mínima de (100) metros a la redonda. 5. Servicios públicos: debe contar con disponibilidad de acometidas para los servicios públicos, o posibilidad de instalación; en su defecto, presentar alternativas de autoabastecimiento. 6. Vías: que tenga vías de acceso al predio y facilidad para la movilización de personas y vehículos. 7. Área de terreno: para establecer el área del lote de terreno necesaria, se deben tener en cuenta las áreas de construcción establecidas por el grupo de seguimiento a proyectos o quien cumpla sus funciones, las que se considerarán como un parámetro, pero que son flexibles en la medida en que se deben analizar aspectos demográficos, climáticos entre otros, que se presentan en cada municipio en particular. Existen varios corregimientos y algunos municipios que, por su reducida extensión geográfica, no cuentan con inmuebles de las áreas que se puedan requerir por el subcomponente de infraestructura o quien cumpla sus funciones, razón por la cual, quien legalice el bien dará a conocer tal circunstancia dentro del estudio de viabilidad que debe adelantar la unidad policial, motivando la necesidad de la construcción de la instalación policial y el por qué no es posible contar con un predio de mayor área, razón por la cual, es necesario contar con la aprobación o concepto técnico de excepcionalidad del lote de terreno seleccionado por parte de los funcionarios del Área Infraestructura de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces. Si se va a legalizar un inmueble donde ya viene funcionando el servicio de Policía, se deberá evaluar la pertinencia técnica y jurídica del predio ocupado, previendo que sus características físicas (áreas de terreno, índice de ocupación e índice de construcción), permitan el desarrollo de obra nueva, mantenimiento, adecuación y reforzamiento según los paramentos establecidos por el subcomponente de infraestructura de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces. Ubicado el inmueble que se quiere comprar, se debe analizar, previamente a la elaboración del estudio previo, la matrícula inmobiliaria que corresponde al bien, con el fin de establecer que no exista causal alguna que impida su transferencia, tal como sería un embargo, falsa tradición o patrimonio de familia. En forma concomitante, se debe solicitar a la Oficina de Planeación Municipal, o Curaduría del lugar, una certificación sobre el uso del suelo, es decir, que, de acuerdo al Plan o Esquema de Ordenamiento Territorial, el inmueble tenga el uso institucional o dotacional (seguridad y sector defensa). Para efectos de concretar la negociación con el vendedor del inmueble, como aún no se ha realizado el avalúo comercial al bien, es preciso hacer un estudio en la zona para establecer de manera aproximada el valor del metro cuadrado del lote de terreno y/o construcción, indicándole que la negociación final se concretará una vez se cuente con el trabajo de avalúo comercial presentado por la Institución especializada contratada por la Institución. Es preciso indicar al vendedor, que la base de la negociación es el avalúo comercial, es decir, que, si el avalúo indica un menor valor al acordado, habrá que hacerse una renegociación para que el vendedor rebaje el precio. En caso de no acceder este, no podrá adelantarse la compraventa. Al vendedor debe contextualizarse que el Ministerio de Defensa Nacional, es una entidad exenta del pago que se ocasione por gastos de escrituración, beneficencia y registro y, por tanto, los que se cobren por dichos conceptos, serán a su cargo. Al vendedor del bien se le deberá realizar el estudio de seguridad o confiabilidad, para verificar que la persona no tenga investigaciones por lavado de activos, narcotráfico, o cualquier otra 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 203. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

clase de delito, que impida a la Institución adquirir dicho bien. En el mismo sentido se deberá solicitar a la Seccional de Inteligencia Policial que corresponda por ubicación, el estudio de seguridad y vulnerabilidad. El Estudio Previo debe contemplar la existencia de recursos económicos, es decir, que debe citarse el número del CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal), e indicar claramente para qué se requiere el inmueble, el uso o destinación y analizar cuál de las cotizaciones (mínimo dos) es la que reúne las mejores condiciones, señalando los pro y los contra de cada una de ellas, el estudio debe contemplar la posibilidad o no de obtener varias ofertas, en forma motivada y las circunstancias de tiempo, modo y lugar en que deba darse la adquisición. Antes de dar inicio a la apertura del proceso de contratación directa y contando ya con el estudio previo, se debe solicitar mediante escrito motivado al señor Director General, autorización para adquirir el bien por compraventa. Una vez se cuente con la autorización, se inicia el trámite para su adquisición, con la contratación del avalúo comercial que debe solicitar y pagar la Institución. Por lo tanto, se debe prever en la compraventa el presupuesto para la compra del bien y para la contratación del avalúo comercial. Concluida la negociación porque haya acuerdo de voluntades entre vendedor y comprador sobre el valor del inmueble y la forma de pago, se procede a elaborar la minuta promesa de compraventa, o directamente la escritura pública, señalándose fecha, lugar y hora donde se suscribirá la misma. Por regla general, las escrituras públicas pueden correrse en la Notaría donde se ubica el terreno; sin embargo, si en el lugar de ubicación del bien existe más de una Notaría, debe someterse la minuta a reparto, por concurrir a la negociación una entidad exenta, como lo es la Policía Nacional. Una vez conocida la notaría, se deben adelantar las coordinaciones a que haya lugar con dicho despacho, a efectos de allegar allí la documentación requerida como lo es: 1. 2. 3. 4. 5.

Fotocopia de la escritura que acredita la titularidad de quien vende. Matrícula inmobiliaria actualizada del bien. Paz y salvo por concepto de impuesto predial. Paz y salvo por contribución de valorización (si aplica), Paz y salvo por concepto de pago de administración (en el caso de viviendas sometidas a reglamento de propiedad horizontal), 6. Poder del señor Director General para firmar la escritura, con sus anexos. 7. Fotocopias de las cédulas de ciudadanía de quienes firmarán. 8. Documentos que se considere necesario protocolizar con la compraventa. Entregadas las copias auténticas de la escritura pública por parte de la Notaría, se debe proceder a su registro ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos del lugar de ubicación del bien adquirido, debiendo hacer previamente el trámite sobre beneficencia y registro, ante las oficinas respectivas. Tan solo cuando se obtenga el folio de matrícula inmobiliaria con la inscripción de la compraventa a favor de la Nación - Ministerio de Defensa Nacional – Policía Nacional se puede decir que el predio es propiedad de la Institución, ya que la venta de inmueble requiere de esta formalidad. Registrada la escritura, el grupo de bienes raíces de cada unidad policial, deberá incorporar al aplicativo “Sistema de Información de Bienes Inmuebles o el aplicativo que se encuentre vigente” la información y guardar copias de la escritura y la matrícula inmobiliaria en su archivo, y remitirá copia magnética de estos documentos al Grupo de Bienes Raíces de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, para su archivo. Antes de cualquier desarrollo constructivo, deberá indagarse ante las corporaciones autónomas regionales y/o curadurías, sobre la obligatoriedad de tramitar licencia ambiental. La licencia ambiental es la autorización que otorga la autoridad ambiental competente, mediante acto administrativo, a una persona, para la ejecución de un proyecto, obra o actividad que conforme a la ley y a los reglamentos, puede producir deterioro grave a los recursos naturales renovables o al medio ambiente, introducir modificaciones considerables o notorias al paisaje, y en la que se establecen los requisitos, obligaciones y condiciones que el beneficiario de la licencia ambiental debe cumplir para prevenir, mitigar, corregir, compensar y manejar los efectos ambientales del proyecto, obra o actividad autorizada. 6.5.2.2. Donación

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Resolución No. DEL HOJA No. 204. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

De conformidad con lo previsto en el artículo 1443 del Código Civil, se define la donación entre vivos, como “…un acto por el cual una persona transfiere, gratuita e irrevocablemente, una parte de sus bienes a otra persona que la acepta”, así las cosas, donante es quien entrega el bien y donatario quien lo recibe. Cuando el valor del inmueble sobrepasa los (50) salarios mínimos mensuales legales vigentes, debe realizarse ante el notario donde se suscribirá la escritura, un trámite adicional denominado insinuación Notarial (Decreto 1712 de 1989). El donante debe solicitar en la notaría autorización para donar, aportando el avalúo comercial actualizado del bien para demostrar que excede los cincuenta (50) smlmv. Donante y donatario indicarán que son hábiles para donar y aceptar la donación que se pretende realizar sin afectar derechos de terceros, ni contravenir disposiciones legales. El donante señalará que la donación no afecta su patrimonio. Al respecto, el artículo 355 de la Constitución Política establece, la prohibición que “ninguna de las ramas u órganos del poder público, podrá decretar auxilios o donaciones en favor de personas naturales o jurídicas de derecho privado”. Para elevar a escritura pública un inmueble que es donado a la Policía Nacional, debe contarse con los siguientes documentos: 1. Acuerdo Municipal u Ordenanza Departamental en la cual el Concejo o la Asamblea autorizan al alcalde o al gobernador, según el caso, para donar o ceder el inmueble, indicando localización exacta, área y linderos del mismo. 2. Si el terreno es donado por una entidad pública, se debe anexar el acto administrativo de donación o cesión. Si es un particular, adjuntar la carta de ofrecimiento; en este evento debe elaborarse un estudio de seguridad al propietario del inmueble. 3. Escritura pública y certificado de matrícula inmobiliaria que acrediten la propiedad de quien dona o cede. Cuando los municipios carezcan de dichos documentos, deben adelantar los trámites que establecen las normas reglamentarias a la Ley 137 de 1959 denominada “Ley Tocaima”, según la cual los predios baldíos urbanos son de su propiedad por disposición del gobierno Nacional y artículo 123 de la Ley 388 de 1997. Dicho trámite concluye con un acto administrativo que se eleva a escritura pública, solicitando el municipio ante la Oficina de Registro la apertura de una matrícula inmobiliaria. 4. Certificación de Planeación municipal donde conste que el predio permite el uso institucional o dotacional y no tiene afectaciones de acuerdo al Plan de Ordenamiento Territorial (POT), Plan Básico de Ordenamiento Territorial (PBOT) o Esquema de Ordenamiento Territorial (EOT). 5. Certificación de paz y salvo por concepto de impuesto predial y contribución de valorización (si aplica) 6. Croquis de localización del predio. 7. Fotografía del inmueble. La documentación debe remitirse al Grupo de Bienes Raíces de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, a efecto que se realice el estudio legal y emitir concepto de viabilidad a la adquisición mediante donación o cesión gratuita, elaborando el poder que otorga el director general para la suscripción de la escritura pública respectiva. 6.5.2.3. Cesión a título gratuito Según la legislación civil, la cesión de bienes se da cuando el deudor abandona sus bienes a favor de un acreedor, por estar en imposibilidad de pagar sus deudas, sin transferir la propiedad, sino con la facultad de que el acreedor disponga de ellos, o de sus frutos (artículo 1672 y ss.). Sin embargo, mediante la figura de cesión, varias normas como la Ley 901 de 2004 sobre saneamiento contable, han establecido que las instituciones públicas puedan adquirir la

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Resolución No. DEL HOJA No. 205. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

titularidad de los inmuebles que ocupan y que son propiedad de entes territoriales, mediante un procedimiento que culmina con la cesión a título gratuito del inmueble. Igualmente, cuando aquellos bienes que las entidades del Estado no usan o no requieren para su desarrollo y son requeridos por otras instituciones, indica la Ley 708 de 2001 que podrán cederse a título gratuito. Los municipios han acudido a esta figura para transferir la titularidad de sus bienes a la Institución, por lo cual se le ha dado el mismo tratamiento de la donación; en cuanto a la documentación requerida para obtener la expedición del poder y suscribir la escritura que titulariza el bien, es la misma relacionada en el punto anterior. Para el estudio legal se debe contar con la documentación relacionada en el punto inmediatamente anterior, relacionada con la donación. 6.5.2.4. Permuta El contrato de permuta se encuentra definido en el artículo 1955 del Código Civil Colombiano, así: “La permutación o cambio es un contrato en que las partes se obligan mutuamente a dar una especie o cuerpo cierto por otro”. Para el caso de la permuta de bienes inmuebles, señala el artículo 1956 ídem, se perfecciona con la suscripción de la escritura pública. A la permuta le son aplicables todas las disposiciones de la compraventa, tal como lo prevé el artículo 1958 “…en todo lo que no se oponga a la naturaleza de este contrato; cada permutante será considerado como vendedor de la cosa que da, y el justo precio de ella a la fecha del contrato se mirará como el precio que paga por lo que recibe en cambio.” Con sujeción al inciso 2 del artículo 905 del Código de Comercio: “Cuando el precio consista parte en dinero y parte en otra cosa, se entenderá permuta si la cosa vale más que el dinero, y venta en el caso contrario”. 6.5.2.5. Ocupación De conformidad con el art. 685 del Código Civil, "Por la ocupación se adquieren las cosas que no pertenecen a nadie y cuya adquisición no es prohibida por las leyes o por el derecho internacional.”, constituyéndose en uno de los modos de adquirir el dominio (Art. 673 del Código Civil). 6.5.2.6. Prescripción adquisitiva del derecho de dominio Cuando un inmueble se ha poseído en forma regular y no interrumpida por cierto espacio de tiempo, opera la prescripción adquisitiva de dominio, lo que conlleva a que se pueda iniciar una acción ordinaria para obtener la expedición de una sentencia de adjudicación por parte de la autoridad judicial respectiva, siendo un modo de ganar el dominio de los bienes inmuebles ajenos. Existen dos modalidades de prescripción adquisitiva: i) La ordinaria, cuyo fundamento invariable es la posesión regular (procede de justo título), extendida por un periodo de tiempo de cinco (5) años; y ii) La extraordinaria, se requiere simplemente la posesión material ininterrumpida por diez (10) años, en la cual no es necesario título alguno y se presume de derecho la buena fe. Los términos de prescripción previstos en el Código Civil, fueron reducidos por la Ley 791 del 27/12/02, la extraordinaria en su Artículo 1º y la ordinaria modificando el Artículo 2529 del Código Civil, tal como quedó anotado. A través del proceso judicial de pertenencia, se concreta la pretensión de solicitar que se reconozca en favor del prescribiente, la propiedad de un bien por haber obrado en su favor la prescripción adquisitiva de dominio, sea ordinaria o extraordinaria (art. 375 del Código General del Proceso). Excepciones a la prescripción De conformidad con el parágrafo del artículo 51 de la Ley 9ª de 1989 sobre Reforma Urbana, no podrán adquirirse, por prescripción, los bienes de propiedad de los municipios y de las juntas de acción comunal. El artículo 2519 del Código Civil indica que los bienes de uso público no 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 206. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

prescriben en ningún caso. Se refiere a aquellos bienes que pertenecen a todos los habitantes del territorio, como son las calles, plazas, caminos, parques, puentes, entre otros. 6.5.2.7. Sucesión por causa de muerte Uno de los modos de adquirir el dominio, es la sucesión por causa de muerte (art. 673 del Código Civil), que consiste en el proceso para llevar a cabo la asignación legal de los bienes que hacían parte del patrimonio del difunto. La sucesión puede ser a título universal o a título singular. (Art. 1008 del Código Civil). 1. Sucesión a título universal: “El título es universal cuando se sucede al difunto en todos sus bienes, derechos y obligaciones transmisibles o en una cuota de ellos, como la mitad, tercio o quinto.” 2. Sucesión a título singular: “El título es singular cuando se sucede en una o más especies o cuerpos ciertos, como tal caballo, tal casa; o en una o más especies indeterminadas de cierto género, como un caballo, tres vacas, seiscientos pesos, cuarenta hectolitros de trigo.” Es la que tiene por objeto bienes o beneficios patrimoniales singularizados derivados del causante o a cargo de otra persona. (LAFONT PIANETTA, Pedro. Derecho de sucesiones, tomo II. Ediciones librería del profesional. Bogotá, Colombia. Págs. 235- 236). 6.5.2.8. Accesión Es un modo de adquirir el dominio, que consiste en que el dueño de una cosa se convierte en dueño de todo lo que la cosa produzca, ò de lo que se le une o incorpora por obra de la naturaleza o mano del hombre, o por ambos medios a la vez, siguiendo lo accesorio a lo principal. Ejemplo claro de las accesiones del suelo y es el aumento que recibe la tierra por el retiro de las aguas de un río o lago. En la legislación colombiana la accesión está regulada en el art. 713 al 718 del Código Civil Colombiano. 6.5.2.9. Adjudicación de bienes 1. Baldíos Trámite administrativo que se adelanta por parte de la Agencia Nacional de Tierras, o la entidad que haga sus veces. Cuando los inmuebles baldíos se encuentran en zona rural y la Policía los requiere para construir allí instalaciones policiales, se debe elevar solicitud ante la Agencia Nacional de Tierras ANT debidamente motivada, presentada por el señor Director General, o por quien este autorice mediante poder debidamente otorgado, trámite que, de acuerdo con los artículos 27 y 28 del Decreto 230 de 2008, reglamentario de la Ley 1152 de 2007, es como sigue, antes de la sentencia C-175 del 13/03/09 de la Corte Constitucional: “Artículo 27. Competencia. Las entidades de derecho público que deban construir obras de infraestructura para la instalación o dotación de servicios públicos, o aquellas cuyas actividades u objeto social hayan sido declaradas por la ley como de utilidad pública e interés social, podrán solicitar y obtener del Director Ejecutivo de la Unidad Nacional de Tierras Rurales la adjudicación en propiedad de terrenos baldíos, bajo la condición resolutoria de cumplir con el fin previsto, dentro del término que para el efecto señale la Unidad en la respectiva resolución de adjudicación”. “Artículo 28. Requisitos. En el evento en que las entidades descritas anteriormente requieran la titulación de un terreno baldío para los señalados fines, su representante legal deberá presentar por escrito la respectiva solicitud ante el director ejecutivo de la Unidad Nacional de Tierras Rurales, la cual deberá contener la siguiente información y documentación: -

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Nombre de la entidad y de su representante legal. Naturaleza y características del servicio público, o actividad de utilidad pública e interés social que debe desarrollar. Nombre del terreno y su ubicación.

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Resolución No. DEL HOJA No. 207. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - La declaración por parte de la entidad peticionaria de que el predio pretendido en adjudicación es un baldío de la Nación y señalar la cabida aproximada del mismo. - Los colindantes del predio con relación a los puntos cardinales. - Licencia, permiso, concesión o cualquier otra autorización ambiental exigida por la autoridad ambiental competente. - Los permisos, autorizaciones o conceptos previos que deban otorgarse por otras entidades públicas, conforme a la naturaleza y características del servicio público, o de la actividad de utilidad pública e interés social que vaya a desarrollarse. - El Plan de Ordenamiento Territorial del municipio respectivo. - Los estudios integrales de factibilidad sobre la naturaleza, objetivos, financiación y demás características del servicio público, o de la actividad de utilidad pública e interés social, que se pretenda prestar, y su duración. - Copia de la ley, acto administrativo, resolución o documento que disponga o autorice la construcción de las obras de infraestructura dirigidas a la instalación o dotación del servicio público respectivo, o la actividad declarada por la ley como de utilidad pública e interés social. - El plano del predio, elaborado con arreglo a las normas técnicas que rigen la materia”. “Artículo 29. Trámite. El procedimiento de adjudicación se adelantará en la forma prevista en el Título II del Título II de este Decreto 230 de 2008 “por el cual se reglamenta la Ley 1152 de 2007 en lo relativo a la administración, tenencia y disposición de los terrenos baldíos nacionales, se establecen los procedimientos para su adjudicación, reserva, reversión y recuperación y se dictan otras disposiciones”, en lo pertinente, y con la salvedad de que la información y documentación que se exija y verifique por la unidad debe ser compatible con la naturaleza jurídica de la entidad peticionaria, las características y condiciones de los terrenos, según la propuesta y estudios respectivos, y las finalidades legales para la construcción de obras de infraestructura para la instalación o dotación de servicios públicos, o las actividades de utilidad pública e interés social buscadas con la solicitud de titulación ”.

2. Bienes incautados con extinción de dominio El artículo 15 de la Ley 1708 del 20 de enero de 2014 “Por medio de la cual se expide el código de extinción de dominio”, señala que “La extinción de dominio es una consecuencia patrimonial de actividades ilícitas o que deterioran gravemente la moral social, consistente en la declaración de titularidad a favor del Estado de los bienes a que se refiere esta ley, por sentencia, sin contraprestación ni compensación de naturaleza alguna para el afectado.”. El manejo o administración de los bienes incautados sobre los cuales se declare la extinción de dominio, corresponde a la SOCIEDAD DE ACTIVOS ESPECIALES S.A.S SAE y pueden ser donados por parte del Comité Tripartita integrado por un representante del Presidente de la República, el Ministro de Hacienda y Crédito Público y el Ministro de Justicia y del Derecho, quienes instruirán al Administrador del Fondo de Rehabilitación, Inversión Social y Lucha contra el Crimen Organizado (FRISCO) para que expida el respectivo acto de donación, que servirá de título traslaticio del dominio del bien. Dichos bienes se utilizarán a favor del Estado y se destinarán así: “en un veinticinco por ciento (25%) a la Rama Judicial y en un veinticinco por ciento (25%) a la Fiscalía General de la Nación, para proyectos de inversión previamente aprobados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público; y el cincuenta por ciento (50%) restante para el Gobierno Nacional quien reglamentará la distribución de este último porcentaje.”. (Artículo 91 de la Ley 1708 de 2014). La solicitud que eleve la Policía Nacional de un predio con extinción de dominio, debe ser suscrita única y exclusivamente por el Director General de la Policía Nacional ante la Sociedad de Activos Especiales S.A.S SAE, quien ejerce el cargo de Secretaría Técnica del Comité Tripartita, para que emitan concepto técnico y jurídico de viabilidad y posterior tramite al Comité, la que será elaborada por la oficina de Bienes Incautados de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, con la metodología establecida por SAE. Previo a lo anterior, la unidad interesada en la donación del inmueble, debe remitir un estudio costo-beneficio, en el cual se analice la conveniencia económica de recibir el bien, remitiendo la siguiente documentación e información: -

Matrícula Inmobiliaria del bien requerido, con una expedición no mayor a treinta (30) días.

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Resolución No. DEL HOJA No. 208. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - Relación de deudas que presente el bien por concepto de impuesto predial, contribución de

valorización, servicios públicos, administración, etc., de los últimos cinco (5) años. -

Datos sobre el costo anual por los conceptos atrás relacionados.

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Valor comercial aproximado del inmueble, calculado en un estudio económico que se haga en el sector de su ubicación, estado de conservación del inmueble, usos, estratificación, etc.

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Certificado de uso del suelo expedido por la Oficina de Planeación Municipal o quien haga sus veces, donde se permita el uso institucional o habitacional según el caso.

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Fotografías interiores y exteriores del inmueble.

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Todos los datos que se consideren necesarios, tendientes a demostrar por qué es conveniente para la Institución recibir el bien.

En caso que lo requerido sea un lote de terreno, debe precisarse el uso que se le dará, los recursos con que se cuenta para desarrollar el proyecto constructivo o para adecuar el bien, debiendo diligenciar los formatos exigidos por el Fondo de Seguridad y Convivencia Ciudadana FONSECON del Ministerio del Interior y de Justicia.

3. Transferencia de bienes a título gratuito derivado de obligaciones en los convenios La Policía Nacional en desarrollo de los principios previstos en los artículos 113 y 209 de la Constitución Política y los señalados en el artículo 6 de la Ley 489 de 1998 y demás normas concordantes, celebra convenios de cooperación o asociación, a través de los cuales entes territoriales asumen el compromiso de transferir de manera gratuita a la Institución un inmueble de su propiedad o adquirido de un tercero. De los mencionados negocios jurídicos se deriva para las partes la obligación de suscribir la respectiva escritura pública (solemnidad) y su posterior registro en la oficina de instrumentos públicos. Los trámites relacionados con la transferencia de la propiedad de estos inmuebles, se cumplirán a través del Grupo de Bienes Raíces de la Dirección Administrativa y Financiera o de la dependencia a la que se le asigne la función. 6.5.3. Contratos que no transfieren el dominio de los bienes inmuebles 6.5.3.1. Contrato de Comodato Es un contrato por medio del cual una persona natural o jurídica, de derecho público o privado, entrega a la Institución gratuitamente un bien inmueble o raíz para que haga uso de él y con la obligación de restituirlo al término previsto en el contrato, en las mismas condiciones en que lo recibió, salvo el deterioro normal por el uso legítimo del mismo. (Regulado por el art. 2200 y siguientes del Código Civil). De conformidad con el artículo 38 de la Ley 9 de 1989, los mencionados contratos de comodato se podrán celebrar por un término máximo de cinco (5) años. En la Policía Nacional la celebración de contratos de comodato de bienes inmuebles, son de competencia del Director General y su trámite está a cargo de la Secretaría General, Área de Acuerdos Interinstitucionales y Asuntos Contractuales o la dependencia que haga sus veces. De conformidad con lo previsto en el Manual de Contratación de la Policía Nacional adoptado mediante Resolución No. 03049 de 2014 y actualizado, modificado y complementado por la Resolución No. 00090 de 2018, o la norma que lo modifique, adicione o sustituya, se requiere para el trámite de los mencionados contratos la siguiente documentación:

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Resolución No. DEL HOJA No. 209. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

a. Acuerdo u Ordenanza para el caso de municipios o departamentos, donde el alcalde o gobernador sea autorizado para firmar el contrato de comodato. b. Constancia de la Oficina de la Registraduría Nacional del Registro Civil sobre la elección popular y duración del cargo (representación legal de entes territoriales). c. Copia cédula de ciudadanía del comodante o su representante. d. Acta de posesión, si se trata de funcionario público ò autorización al representante legal cuando se trata de persona jurídica de derecho privado. e. Registro único tributario (RUT) del comodante. f. Concepto emitido por la dependencia responsable de bienes raíces o bienes inmuebles, sobre el estado del bien. g. Fotocopia legible de la escritura del bien y su matrícula inmobiliaria. h. Justificación de la unidad que requiera el inmueble, sobre la necesidad de recibir el mismo en comodato, el cual debe hacerse en el formato cargado en la suite visión empresarial. i. Documentos que indiquen el estado del inmueble con respecto al pago de impuestos. Si la unidad policial debe asumir el pago de impuesto, servicios públicos o cualquier otra carga impositiva, se debe anexar la certificación del Jefe de presupuesto de la misma en la que se indique la provisión de los recursos en el presupuesto de la unidad, para tal fin. j. Minuta del contrato de comodato. 6.5.3.2. Contrato de Arrendamiento De conformidad con el artículo 1973 del Código Civil, el contrato de arrendamiento se define como: “El arrendamiento es un contrato en el que las dos partes se obligan recíprocamente, la una a conceder el goce de una cosa, o a ejecutar una obra o prestar un servicio, y la otra a pagar por este goce, obra o servicio un precio determinado.”

Cuando de la obligación de mantener la cosa arrendada en buen estado se trata, ésta en principio es compartida, pues las reparaciones que se deben efectuar están tanto a cargo del arrendador como del arrendatario, aunque la responsabilidad del arrendador es mayor pues a este le corresponden las reparaciones necesarias, de conformidad con lo establecido en el artículo 1985 del Código Civil el cual indica lo siguiente: “La obligación de mantener la cosa arrendada en buen estado consiste en hacer, durante el arriendo, todas las reparaciones necesarias, a excepción de las locativas, las cuales corresponden generalmente al arrendatario. Pero será obligado el arrendador aún a las reparaciones locativas, si los deterioros que las han hecho necesarias provinieron de fuerza mayor o caso fortuito, o de la mala calidad de la cosa arrendada. Las estipulaciones de los contratantes podrán modificar estas obligaciones”. De acuerdo con lo establecido en el Código Civil podemos diferenciar las reparaciones necesarias de las locativas, en que las primeras son aquellas de mayor envergadura que requiere el inmueble para que pueda continuar siendo usado, mientras que las reparaciones locativas son aquellas que se deben efectuar por el deterioro que se genera por culpa del arrendatario o de sus dependientes. Las reparaciones necesarias, de acuerdo con lo que establece el Código Civil, son a cargo del arrendador, pero en el contrato las partes pueden establecer que dichas reparaciones le correspondan al arrendatario. En el arrendamiento de inmuebles, tiende a existir una singular confusión en el manejo conceptual de la regulación entre los destinados a vivienda urbana, de aquellos destinados a actividades comerciales, quizá originada en que de manera general para unos y otros, en lo pertinente aplica, sin distingo, los artículos 1973 a 2935 del Código Civil, debiéndose considerar además para el arrendamiento de inmuebles destinados a cumplir actividades comerciales, los artículos 518 a 524 del Código de Comercio. Quizá una de las mayores divergencias de interpretación y aplicación parte de la misma noción que de local comercial se encuentra arraigada en la gente, la cual parte de entender que debe estar permanentemente abierto al público, y por ende, de tal denominación se excluye a las oficinas, los consultorios, las bodegas, los depósitos, los talleres, la costura, entre un sin fin de actividades comerciales que se desarrollan en otros espacios y ambientes, por lo que es necesario precisar que por local comercial, debemos asimilar de forma amplificada en los términos del artículo 515 del Código de Comercio, la denominación de ESTABLECIMIENTO DE

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Resolución No. DEL HOJA No. 210. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

COMERCIO, como “… un conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa destinado al desarrollo de una, o diversas, actividades comerciales…”. En este orden, es pertinente aclarar que, la intención del legislador, al intervenir directamente en la regulación de los contratos de arrendamiento de inmuebles para vivienda urbana (Ley 820 de 2003) no es otra que la de permitir la armonía entre el derecho a una vivienda estable y digna frente al derecho a la propiedad privada dentro de condiciones de reciproca equidad; en cambio, en los contratos de arrendamiento de inmuebles para actividades comerciales, tienen como característica que no están sometidos a intervención estatal especial distinta a la prevista en el Código de Comercio, de tal forma que, arrendador y arrendatario están en plena libertad para fijar a su conveniencia el periodo de duración (horas, días, semanas, meses o años) y condicionarlo a determinadas situaciones de oferta / demanda, o variables de mercado, fijar el precio, la moneda, y forma del pago de la renta, así como los incrementos o reajustes al vencimiento. El incremento del canon de arrendamiento para bienes inmuebles de uso comercial, no está regulado por la ley, por lo tanto, el incremento dependerá de la voluntad de las partes. Esa falta de regulación legal, hace que el incremento del canon de arrendamiento en locales, oficinas y demás inmuebles de uso comercial, dependa exclusivamente de lo pactado en el contrato de arrendamiento, pudiéndose pactar incrementos muy superiores al incremento de la inflación o IPC, y en cualquier fecha o tiempo transcurrido. Dentro de las pautas para tomar en arrendamiento bienes inmuebles para la prestación del servicio de Policía, se debe considerar y atender en primera instancia las políticas de austeridad y eficiencia en el gasto público. Por consiguiente, se tienen que buscar bienes que no estén ubicados en estratos socioeconómicos altos donde el canon de arrendamiento y el consumo de los servicios públicos sean demasiado onerosos. La Unidad debe considerar que el único gasto que debe asumir la Institución en calidad de arrendataria para colocar el inmueble en condiciones apropiadas de uso, es la adecuación de oficinas o puestos de trabajo y el cableado o redes necesarias para los equipos, siempre y cuando puedan retirarse una vez concluya el término del contrato de arrendamiento, por lo tanto no está permitido realizar ninguna clase de mantenimiento, puesto que éste debe estar a cargo del arrendador, en lo relacionado con las mejoras necesarias y locativas. A la entrega del inmueble, una vez finalizado el contrato de arrendamiento, sí es pertinente realizar el mantenimiento necesario para colocar el bien en el mismo estado en que se recibió, salvo el deterioro normal. El artículo 2.2.1.2.1.4.11 del Decreto 1082 de 2015 prevé que las entidades estatales pueden alquilar o arrendar inmuebles mediante contratación directa para lo cual deben observar las siguientes reglas: 1. Verificar las condiciones del mercado inmobiliario en la ciudad en la que la entidad estatal requiere el inmueble. 2. Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y las opciones de arrendamiento, análisis que deberá tener en cuenta los principios y objetivos del sistema de compra y contratación pública. El Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.2.1.4.11 dispone que las Entidades Estatales pueden arrendar o alquilar bienes inmuebles siguiendo las reglas allí establecidas, que refieren a los eventos en que las Entidades Estatales actúan como arrendatarias. Por su parte, el literal i), numeral 4, artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 establece que las Entidades Estatales pueden contratar a través de la modalidad de contratación directa el arrendamiento de inmuebles, precepto normativo que no distingue si la Entidad Estatal actúa como arrendataria o arrendadora, razón por la cual, las Entidades Estatales para celebrar un contrato de arrendamiento pueden optar por dicha modalidad de selección, sin importar si tienen el carácter de arrendatarias o arrendadoras. En esos casos, la Entidad Estatal debe elaborar los estudios y documentos previos, efectuar un estudio del sector que le permita identificar las condiciones en que debe ofrecer el arrendamiento, analizar los Riesgos y establecer las medidas necesarias para garantizar que el principio de 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 211. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

selección objetiva sea satisfecho con ocasión de la selección del arrendatario, para lo cual, puede definir procedimientos competitivos que los interesados deban seguir para celebrar la contratación directa con quien ofrezca las mejores condiciones en términos de valor del cánon, plazo y condiciones patrimoniales del arrendatario, entre otras. Cabe anotar que solo en forma excepcional las Entidades Estatales pueden arrendar sus inmuebles, pues al ser bienes fiscales, estos deben estar destinados a sus funciones, es decir a la operación del servicio o función pública y cuando dicha destinación no es posible, entregar su administración o enajenación de acuerdo con los procedimientos previstos en normas generales aplicables, para el efecto se tendrá en cuenta lo expresado por el Artículo 13 de la Ley 80 de 1993. De acuerdo con lo anterior, la unidad o dependencia policial dueña de la necesidad de tomar en arriendo un inmueble para el cumplimiento de sus funciones, o entregar en calidad de arrendamiento áreas o espacios destinados para el bienestar de los funcionarios, deberá desarrollar las actividades y cumplir con los requisitos de planeación, supervisión, estudios de viabilidad técnica y/o jurídica. Por último, el Grupo o Responsable de Bienes Raíces en las unidades de Policía, deben ingresar y mantener actualizada la información contractual del arrendamiento, conforme con los datos requeridos en el módulo ARRENDAMIENTOS Menú BIENES RAICES del Sistema de Información para la Administración de Bienes Inmuebles SIBIN, o el Sistema dispuesto por la Institución para tal fin. Estudio de títulos El estudio de títulos corresponde al análisis que se realiza sobre la situación jurídica de un inmueble, con el propósito de determinar la viabilidad de que éste sea susceptible de algún tipo de negociación. Así, la expresión “estudio de títulos” alude al análisis legal de aquellos documentos en que consta y se acredita el dominio sobre un bien raíz. Cuando se pretenda adquirir un inmueble, es preciso contar por consiguiente como mínimo con la matrícula inmobiliaria actualizada, la escritura pública que acredite la titularidad, el certificado de uso del suelo y la situación de impuestos, para hacer el correspondiente estudio de títulos; si de éste surge la necesidad de contar con otras escrituras que aclaren la situación real del inmueble y que están relacionadas en la matrícula, deberá procederse igualmente a su estudio, lo importante es que antes de adquirir el inmueble, esté suficientemente clara la tradición del mismo. El estudio del folio de matrícula inmobiliaria es esencial, ya que en él se determina si existen limitaciones del dominio tales como: embargo, patrimonio de familia, etc.; o que el inmueble se encuentre hipotecado o con falsa tradición. El Grupo de Bienes Raíces de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces estudia los documentos en su conjunto, verificando los antecedentes legales que acreditan que quien vende, cede, dona o adjudica un bien, es el titular del derecho y puede transferir el derecho de dominio y posesión a favor de la Institución. De conformidad con lo previsto en el artículo 36 de la Resolución No. 01387 del 04/04/2014 “Por medio de la cual se define la estructura orgánica interna de la Dirección Administrativa y Financiera, se determinan las funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones”, la Oficina de Asuntos Jurídicos “Es la dependencia de la Dirección Administrativa y Financiera, encargada de orientar y apoyar en los asuntos de carácter jurídico y administrativo”, cumpliendo entre otras la función de: “Estudiar, verificar y emitir concepto respecto a la documentación de tipo jurídico, relacionada con la adquisición de bienes inmuebles (compraventa, donación, cesión o permuta) previo a su remisión ante la Dirección Administrativa y Financiera”. Un aspecto importante a tener en cuenta, cuando se realiza el estudio de títulos de los inmuebles que se van a adquirir, es determinar que haya coincidencia entre el área y linderos señalados en la matrícula inmobiliaria y los que aparecen en Catastro o el IGAC; por tanto, es preciso solicitar al propietario vendedor aporte la certificación catastral de área y linderos, con el fin de realizar la verificación. En el evento que los datos de catastro y registro sean incongruentes, es preciso iniciar el trámite de actualización, rectificación y/o aclaración de cabida y/o linderos con el objeto de obtener dicha corrección. 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 212. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Para el fin aludido, se realizará un levantamiento topográfico al bien, con el fin de determinar si la inconsistencia se presenta en registro, o en catastro, o en ambas entidades. En tal evento, se solicitará en primera instancia al IGAC se inicie el trámite de verificación, para lo cual ellos disponen de un funcionario topógrafo que hace una visita al inmueble y constata los puntos y medidas del plano de levantamiento topográfico aportado con la solicitud. Una vez se surte dicha diligencia, Catastro o IGAC profiere un acto administrativo en el cual dispone la corrección. La “RESOLUCIÓN CONJUNTA SNR No. 1732 IGAC No. 221” del 21 de febrero de 2018 suscrita entre LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO y el INSTITUTO GEOGRÁFICO “AGUSTÍN CODAZZI” “Por medio de la cual se establecen lineamientos y procedimientos para la corrección o aclaración, actualización, rectificación de linderos y área, modificación física e inclusión de área de bienes inmuebles”, contempla las diferentes situaciones que se pueden presentar y cómo dar solución a las mismas, según proceda. 6.5.4. Bienes inmuebles que no admiten ser titularizados 1. Zonas de reserva ambiental o forestal. Son aquellas tierras donde se encuentran zonas de vegetación natural que no pueden ser objeto de titularización, las cuales corresponden a: Reserva ambiental: es la constituida por áreas verdes naturales, para el mantenimiento y desarrollo de la flora, fauna y vida silvestre del lugar en el cual está emplazada, que deben ser reguladas y protegidas de todo uso o aprovechamiento que implique la modificación de sus condiciones y en las cuales predomina el elemento natural, siendo mínimo el desarrollo de infraestructura, tanto en el suelo como en el subsuelo. Reserva Forestal: área de patrimonio forestal que se puede encontrar tanto en tierras del dominio público como privado, destinada a la producción permanente de productos forestales y otros servicios ambientales, destinada exclusivamente al establecimiento o mantenimiento y utilización racional de áreas forestales productoras, protectoras o productoras-protectoras bajo el criterio de la sustentabilidad a través de planes de manejo específicos (Decreto 2811 de 1974, CODIGO NACIONAL DE RECURSOS NATURALES RENOVABLES Y DE PROTECCIÓN AL MEDIO AMBIENTE – CRN, Art. 206). Con el objetivo de promover el desarrollo de la economía forestal, la protección de los suelos y de la vida silvestre, mediante la Ley 2ª de 1959 fueron declaradas siete grandes Zonas de Reserva Forestal: Pacífico, Central, Río Magdalena, Sierra Nevada de Santa Marta, Serranía de los Motilones, Cocuy y Amazonia. Estas zonas tienen un tratamiento especial y en caso que allí se adelanten construcciones, deben estar ubicadas y enmarcadas dentro del Plan de Manejo de la Reserva. Dicho Plan de Manejo Ambiental, es aquel que de manera detallada establece las acciones que se requieren para prevenir, mitigar, controlar, compensar y corregir los posibles efectos o impactos ambientales negativos causados en desarrollo de un proyecto, obra o actividad; incluye también los planes de seguimiento, evaluación, monitoreo y contingencia. 2. Zonas de reserva indígena o comunidades negras. Son áreas adjudicadas exclusivamente a la población indígena del país por parte de la ANT, con el fin de ser explotadas por esta comunidad, lo que las convierte en zonas inalienables, imprescriptibles e inajenables. Entre 1966 y 2006 de acuerdo a información de la ANT se han constituido y ampliado 650 resguardos indígenas en todo el país, con un área aproximada de 31’207.978 hectáreas, para dotar de tierras a 86.294 familias integradas por 440.798 personas. Los resguardos indígenas son propiedad colectiva de las comunidades indígenas en favor de las cuales se constituyen. Los resguardos son una Institución legal y sociopolítica de carácter especial, conformada por una o más comunidades indígenas, que con un título de propiedad colectiva que goza de las garantías de la propiedad privada, poseen su territorio y se rigen para el manejo de éste y su vida interna por una organización autónoma amparada por el fuero indígena y su sistema normativo propio.

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Resolución No. DEL HOJA No. 213. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

De igual forma, el Estado adjudica a las comunidades negras (conjunto de familias de ascendencia afrocolombiana que poseen una cultura propia, comparten una historia y tienen sus propias tradiciones y costumbre dentro de la relación campo-poblado, que revelan y conservan conciencia de identidad que las distinguen de otros grupos étnicos) la propiedad colectiva sobre las tierras baldías en las zonas rurales ribereñas de los ríos de la Cuenca del Pacífico que han venido ocupando, de acuerdo con sus prácticas tradicionales de producción (Ley 70 de agosto 27 de 1993 “Por la cual se desarrolla el artículo transitorio 55 de la Constitución Política”), por lo tanto, la parte de la tierra de la comunidad negra destinada a su uso colectivo es inalienable, imprescriptible e inembargable. Sólo podrán enajenarse las áreas que sean asignadas a un grupo familiar, por la disolución de aquel u otras causas que señale el reglamento, pero el ejercicio del derecho preferencial de ocupación o adquisición únicamente podrá recaer en otros miembros de la comunidad y en su defecto en otro miembro del grupo étnico, con el propósito de preservar la integridad de las tierras de las comunidades negras y la identidad cultural de las mismas. La información cartográfica sobre su ubicación es suministrada por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC). 3. Bienes que hacen parte de predios declarados patrimonio histórico o cultural en los municipios. Son aquellos bienes inmuebles que, por presentar características especiales de su arquitectura, o por haber estado involucrados dentro del proceso histórico y cultural de la región, son considerados patrimonio cultural de la nación, lo cual impide su legalización. Por tanto, las estaciones de Policía que se encuentren funcionando dentro de estos bienes, no pueden ser objeto de titularización por parte de las autoridades municipales, siendo viable para estos casos, solicitar la suscripción de un contrato de comodato (Ley 1185 de 2008, artículo 1°, que modifica el artículo 4° de la Ley 397 de 1997). 4. Bienes que se encuentran construidos en zonas públicas (parques o andenes) Estos bienes pertenecen a la República y su uso corresponde a todos los habitantes del territorio, como calles, puentes, plazas, caminos, parques, andenes, etc., y es deber del Estado velar por la protección de la integridad del espacio público y por su destinación o afectación al uso común, el cual prevalece sobre el interés particular. Por tanto, ninguna entidad estatal tiene su titularidad, ni dominio, siendo sus características las siguientes: -

INALIENABLE: significa que no se pueden negociar, es decir, vender, permutar, donar, etc.

-

INEMBARGABLE: no pueden ser objeto de gravámenes hipotecarios, ni embargos.

-

IMPRESCRIPTIBLE: no importa el tiempo que transcurra en uso, jamás permiten alegar una prescripción adquisitiva de dominio.

Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la Ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables. 5.

Limitaciones al dominio

La limitación, de acuerdo a la real academia de la lengua española, es el “Impedimento, defecto o restricción que reduce las posibilidades o la amplitud de algo”. Al respecto, el Código Civil colombiano señala: “El dominio (que se llama también propiedad) es el derecho real en una cosa corporal, para gozar y disponer de ella, no siendo contra ley o contra derecho ajeno” (art.669 C.C.); de suerte que las limitaciones al dominio son circunstancias que imposibilitan a la Institución realizar una negociación sobre un bien y corresponden a: a. Embargo. Los embargos son medidas decretadas por las autoridades judiciales o administrativas, que afectan el derecho de dominio de los bienes o derechos de una persona natural o jurídica y que los deja fuera del comercio, es decir, que impiden su negociabilidad.

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Resolución No. DEL HOJA No. 214. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

b. Condición resolutoria. La condición en derecho, es el hecho futuro e incierto del cual depende el nacimiento o extinción de un derecho, una obligación o, en general, un negocio jurídico. La condición constituye un elemento accidental del negocio jurídico, es decir, es adherida por las partes en el momento de constituir la obligación. La condición resolutoria, es aquella cuyo cumplimiento determina el final de la eficacia o extinción del contrato u obligación. c. Reserva de dominio. En virtud del pacto de reserva de dominio, se reserva y no transmite la propiedad de un bien al comprador en tanto no se realice el pago total del precio. Se entrega el bien al comprador, pero es el vendedor quien continúa manteniendo la propiedad sobre el mismo. El dominio no se transmite jurídicamente, aunque se haya producido la entrega material del inmueble, hasta que no se pague el precio. La finalidad de este pacto es garantizar el pago del precio y facilitar al vendedor su recuperación -porque sigue siendo suyo- en caso de incumplimiento por parte del comprador. La entrega del bien al comprador le proporciona su uso y disfrute, pero no podrá realizar actos de disposición sobre el mismo, ni adquirir su propiedad por prescripción, estando obligado a mantener su integridad. 6. Gravamen de un usufructo, uso o habitación. a. Usufructo. “El derecho de usufructo es un derecho real que consiste, generalmente, en la facultad de gozar de una cosa con cargo de conservar su forma y sustancia, y de restituirla a su dueño, si la cosa no es fungible; o con cargo de devolver igual cantidad y calidad del mismo género, o de pagar su valor si la cosa es fungible.” (Artículo 823 del C.C.) De la definición se tiene que el usufructo recae sobre un bien ajeno y su goce es por un tiempo determinado o por toda la vida del usufructuario (Artículo 829 C.C.) b. Uso y habitación. “El derecho de uso es derecho real que consiste, generalmente, en la facultad de gozar de una parte limitada de las utilidades y productos de una cosa. Si se refiere a una casa, y a la utilidad de morar en ella, se llama derecho de habitación.” (artículo 870 C.C.) 7. Patrimonio de Familia. El artículo 1° del Decreto 2817 de 2006 señala: “Constitución del patrimonio de familia inembargable. Sin perjuicio de la competencia judicial, el padre, la madre, los dos o un tercero podrán constituir de manera voluntaria ante el Notario del círculo donde se encuentre ubicado el predio objeto de la limitación, por escritura pública, patrimonio de familia inembargable, conforme a los siguientes requisitos: -

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Que el inmueble que se afecta sea, al momento de la solicitud, de propiedad del constituyente, y no lo posea con otra persona proindiviso. Que su valor catastral no sea superior a 250 salarios mínimos mensuales legales vigentes; que no esté gravado con censo o anticresis, ni con hipoteca, salvo que esta última se haya constituido para la adquisición del inmueble. Que no esté gravado con censo o anticresis, ni con hipoteca. Que se encuentre libre de embargo.

Parágrafo: El patrimonio de familia de que trata este Decreto es el de carácter voluntario regulado por la Ley 70 de 1931, modificada por la Ley 495 de 1999. Quedan excluidos de esta reglamentación los patrimonios de familia de carácter obligatorio consagrados en las normas sobre vivienda de interés social, a los que se refieren la Ley 91 de 1936 y los artículos 60 de la Ley 9ª de 1989 y 38 de la Ley 3ª de 1991, y facultativos de que tratan el artículo 22 de la Ley 546 de 1999 y la Ley 861 de 2003, patrimonios que continuarán constituyéndose ante Notario en los términos previstos en las leyes citadas ”.

Así las cosas, para adquirir un inmueble afectado con patrimonio de familia, deben previamente levantarse ante Notario o juez.

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Resolución No. DEL HOJA No. 215. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

8. Servidumbre Define el artículo 879 del Código Civil la servidumbre como: “…un gravamen impuesto sobre un predio, en utilidad de otro predio de distinto dueño.”. Dicha limitación del dominio obliga al propietario del primero a sufrir ciertos actos de uso, o abstenerse, por su parte, de ejercer ciertos derechos inherentes a la propiedad. Establece el mismo ordenamiento civil, las diferentes formas en que pueden darse las servidumbres: a. Servidumbres Activas y Pasivas: “Se llama predio sirviente el que sufre el gravamen, y predio dominante el que reporta la utilidad. Con respecto al predio dominante, la servidumbre se llama activa, y con respecto al predio sirviente, se llama pasiva.”. (Artículo 880) b. Servidumbre continua y discontinua: “es la que se ejerce o se puede ejercer continuamente, sin necesidad de un hecho actual del hombre, como la servidumbre de acueducto por un canal artificial que pertenece al predio dominante; y servidumbre discontinua la que se ejerce a intervalos más o menos largos de tiempo y supone un hecho actual del hombre, como la servidumbre de tránsito.”. (Artículo 881). c. Servidumbre positiva y negativa: la servidumbre positiva “es, en general, la que sólo impone al dueño del predio sirviente la obligación de dejar hacer, como cualquiera de las dos anteriores; y negativa, la que impone al dueño del predio sirviente la prohibición de hacer algo, que sin la servidumbre le sería lícito, como la de no poder elevar sus paredes sino a cierta altura. Las servidumbres positivas imponen a veces al dueño del predio sirviente la obligación de hacer algo…” (Artículo 882) d. Servidumbre aparente e inaparente: es la que está continuamente a la vista, como la del tránsito, cuando se hace por una senda o por una puerta especialmente destinada a él; e inaparente la que no se conoce por una señal exterior, como la misma de tránsito, cuando carece de estas dos circunstancias y de otras análogas.” (Artículo 882). e. Servidumbres naturales, legales o voluntarias: “Las servidumbres, o son naturales, que provienen de la natural situación de los lugares, o legales, que son impuestas por la ley, o voluntarias, que son constituidas por un hecho del hombre.” (Artículo 888). Dentro de las servidumbres naturales la más usual es la de aguas. Así, por ejemplo, los campos inferiores están sujetos a recibir las aguas que naturalmente, y sin obra del hombre, descienden de los campos superiores, así como la piedra o tierra que arrastran en su curso. Ninguno de los dos dueños puede hacer obras que impidan esta servidumbre. Las riberas de los ríos, aun cuando sean de dominio privado, están sujetas en una zona de 3 metros, en sus márgenes, a la servidumbre de uso público, en interés general de la navegación, la flotación, la pesca y el salvamento. Los campos contiguos a las riberas de los ríos navegables están sujetos a la servidumbre de camino de cuerda, para el servicio exclusivo de la navegación y flotación fluvial. Cuando para la derivación o toma de aguas de un río o arroyo fuere necesario establecer una presa cuyos estribos se apoyarán en predio ajeno, podrá hacerse, indemnizando al propietario. Dentro de este mismo género de servidumbre, está la llamada saca de agua y abrevadero, que tiene carácter forzoso. Consiste en la obligación de dar paso a personas y ganados, hasta el punto donde hayan de utilizar el agua. La llamada servidumbre de acueducto consiste en el derecho que tiene el propietario que quiere servirse del agua de que puede disponer para una finca suya, de hacerla pasar por los predios inmediatos, con obligación de indemnizar a sus dueños, como también a los de los predios inferiores, sobre los que se filtren o caigan las aguas. La servidumbre de paso es el derecho que se concede al propietario de una finca enclavada entre otras ajenas, y sin salida a camino público, para exigir paso por las heredades vecinas, previa la correspondiente indemnización.

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Resolución No. DEL HOJA No. 216. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Finalmente, se encuentra la servidumbre de luces, la cual alude al derecho de abrir huecos en ciertas condiciones para tomar luz del predio ajeno. Las de vistas es el derecho de abrir huecos o ventanas para gozar de vistas a través de una propiedad ajena, y de poder impedir toda obra que las dificulte. Los huecos para luces, se caracterizan por la altura a que se construyen, y tener vidriera fija que impida sacar la cabeza, mientras que los huecos para vistas tienen vidrieras movibles que permiten asomarse y mirar hacia afuera. Existen otras clases de servidumbres, como son las de desagüe de los edificios, las de distancias y alturas en las edificaciones y las relativas a las plantaciones. Si las ramas de algunos árboles se extendieren sobre una heredad, jardines o patios vecinos, el dueño de éstos tendrá derecho a reclamar que se corten en cuanto se extiendan sobre su propiedad, y si fueran las raíces de los árboles vecinos las que se extendiesen en el suelo de otro, el dueño de este suelo podrá cortarlas por sí mismos dentro de su heredad. Los árboles existentes en un seto vivo medianero, que se presumen también medianeros, cualquiera de los dueños tiene derecho a exigir su derribo, exceptuándose los árboles que sirvan de mojones, los cuales no podrán arrancarse sino de común acuerdo entre los colindantes. La servidumbre se puede constituir por mutuo acuerdo en escritura pública registrada ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, o si no es posible, se constituirá a través de la vía judicial. El valor de la indemnización la determinan las partes de común acuerdo, o peritos por la vía judicial. 6.5.5. Falsa tradición Concepto Se considera que hay falsa tradición cuando se transmite un derecho o un bien inmueble sin ser el titular de la propiedad de este, como cuando se vende una cosa ajena, por esta razón se le ha denominado trasmisión del derecho incompleto; bajo estos términos se denomina falsa tradición a la inscripción que se hace, por ejemplo, en el caso de la venta de cosa ajena del contrato de compraventa ante la oficina de registro de instrumentos públicos. Para sanear la llamada falsa tradición, se instituyó la Ley 1561 del 11 de julio de 2012, reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 1409 de 2014, “Por la cual se establece un proceso verbal especial para otorgar títulos de propiedad al poseedor material de bienes inmuebles urbanos y rurales de pequeña entidad económica, sanear la falsa tradición y se dictan otras disposiciones”, proceso cuya competencia en principio le asiste al juez civil municipal del lugar donde se encuentren ubicados los bienes; podrá iniciar este proceso la persona que tenga registrado a su nombre título con inscripción que conlleve a la falsa tradición como lo señala el artículo 2° de la mencionada ley o los poseedores que reúnan las condiciones establecidas en la misma. La Ley 1579 del 1 de octubre de 2012 "Por la cual se expide el estatuto de registro de instrumentos públicos y se dictan otras disposiciones", indica en el parágrafo 2º del artículo 8º, que “La inscripción de falsa tradición sólo procederá en los casos contemplados en el Código Civil y las leyes que así lo dispongan.”. Dentro de los componentes y datos que debe contener la matrícula inmobiliaria, indica que en ésta “…constará la naturaleza jurídica de cada uno de los actos sometidos a registro, así: tradición, gravámenes, limitaciones y afectaciones, medidas cautelares, tenencia, falsa tradición, cancelaciones y otros.”. La calificación dentro de la matrícula inmobiliaria de acuerdo al nuevo Estatuto Registral, (Ley 1579/12) es el número 06 Falsa Tradición, que conforme al parágrafo 3 del citado artículo 8º, es “para la inscripción de títulos que conlleven la llamada falsa tradición, tales como la enajenación de cosa ajena o la transferencia de derecho incompleto o sin antecedente propio, de conformidad con el parágrafo 2° de este artículo.” La falsa tradición es entonces, la inscripción en el Registro de Instrumentos Públicos, que se hace a favor de una persona a quien otra, que carece de dominio o propiedad sobre un inmueble o derecho vendido, le ha hecho acto de transferencia por cualquiera de los medios establecidos en la Ley. Los títulos con falsa tradición no transfieren propiedad, impidiendo a quien los adquiere efectuar en el caso de bienes inmuebles, actos de señor y dueño en los términos del Artículo 669 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 217. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

del código civil, tales como englobarlo, segregarlo, gravarlo con hipoteca, darlo en prenda general de acreedores, limitarlo con servidumbres, usufructos o someterlo al régimen de propiedad horizontal. 6.5.5.1. Procedimiento para lograr la titularización de un bien con falsa tradición La Ley 1561 de 2012 con el objeto de promover el acceso a la propiedad, establece un proceso verbal especial para sanear los títulos que conlleven la “falsa tradición” de los bienes inmuebles que se tengan en posesión, diferenciando los requisitos si los inmuebles son urbanos o rurales, siempre que su trasferencia no sea producto del desplazamiento forzado, o que hayan sido abandonadas forzosamente, destinado a cultivos ilícitos o haya sido adquirido como resultado de dichas actividades. Los requisitos para los poseedores de inmuebles rurales, de acuerdo al artículo 3º de la Ley 1561 de 2012 son: “demostrar posesión material, pública, pacífica e ininterrumpida por el término de cinco (5) años para posesiones regulares y de diez (10) años para posesiones irregulares, sobre un predio de propiedad privada cuya extensión no exceda la de una (1) Unidad Agrícola Familiar (UAF), establecida por el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural, hoy Agencia Nacional de Tierras, o por quien cumpla las respectivas funciones. (…) Para efectos de la presente ley, también se entenderá por posesión material sobre un inmueble rural, la explotación económica, la vivienda rural y la conservación ambiental, certificada por la autoridad competente.” Son requisitos para los poseedores de inmuebles urbanos, conforme el artículo 4º de la norma ibidem, “demostrar posesión regular o irregular por los términos establecidos en la ley para la prescripción ordinaria o extraordinaria sobre bienes inmuebles urbanos cuyo avalúo catastral no supere los doscientos cincuenta salarios mínimos legales mensuales vigentes (250 SMLMV). (…) En el evento en que el bien objeto del proceso no cuente con avalúo catastral, se tendrá en cuenta su valor comercial, el cual será indicado por el demandante en la demanda y no deberá ser superior a doscientos cincuenta salarios mínimos legales mensuales vigentes (250 SMMLV).” “La declaración de pertenencia y el saneamiento de la falsa tradición de la vivienda de interés social se regirán por las normas sustanciales para la prescripción establecidas en el artículo 51 de la Ley 9ª de 1989”, tal como lo dispone el parágrafo del artículo 4º de la Ley 1561 de 2012. El proceso verbal especial debe adelantarse ante los Jueces Civiles Municipales del lugar de ubicación del inmueble. El titular de la acción será quien tenga registrado un título (escritura pública) en la matrícula inmobiliaria correspondiente, con la anotación de “falsa tradición”. Indica el artículo 7° de la Ley en mención que “en las condiciones previstas en esta ley, se tramitarán y decidirán a tr0avés del proceso verbal especial, las prescripciones ordinaria y extraordinaria, sobre bienes inmuebles urbanos y rurales de propiedad privada, excluidos los inmuebles a que se refieren el artículo 6° de esta ley, y el saneamiento de títulos de la llamada falsa tradición, de conformidad con lo establecido en esta ley.” La acción debe iniciarse por medio de un abogado inscrito del Área de Defensa Judicial de la unidad policial que corresponda. A la demanda para el caso de la falsa tradición, deberá allegarse la siguiente documentación, conforme al Artículo 11 ídem: 1. Certificado de Tradición y Libertad del Inmueble, donde se verifiquen las personas inscritas como titulares de derechos reales principales sujetos a registro. Si el predio hace parte de otro de mayor extensión, debe acompañarse del certificado que corresponda a la totalidad de este, y cuando el inmueble comprenda distintos inmuebles, deberá acompañarse el certificado de todos los inmuebles involucrados. 2. Los medios probatorios con que se pretenda comprobar la falsa tradición, como son entre otros: las constancias de pago de impuestos, servicios públicos, contribuciones de valorización, actas de colindancias o cualquier otro medio de prueba tendiente a demostrar la posesión alegada. 3. Plano catastral sobre localización del inmueble, cabida, linderos con las respectivas medidas, nombre e identificación de colindantes, destinación económica, que contenga la vigencia de la información, dirección o nombre del bien rural en la región. Si la autoridad 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 218. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

no expide el plano dentro de los quince (15) días hábiles, lo aportará el demandante al proceso. El artículo 1° del Decreto 1409 de 2014, que reglamentó parcialmente la Ley 1561 de 2012, con el fin de dar continuidad al procedimiento para otorgar el título de propiedad al poseedor, estableció: “En ejercicio de la competencia que le confieren los artículos 5° y 9° de la Ley 1561 de 2012, el juez de conocimiento podrá subsanar de oficio la demanda cuando no se haya aportado el plano certificado por la autoridad catastral a que se refiere el literal c) del artículo 11 de la misma ley, siempre y cuando el demandante pruebe que solicitó dicho plano certificado y advierta que la entidad competente no dio respuesta a su petición en el plazo fijado por la ley. En estos casos, el juez solicitará de nuevo la certificación y fijará un término para que la misma sea allegada. La falta de respuesta de la entidad no suspenderá el procedimiento. El proceso tampoco se suspenderá por el incumplimiento en el envío de la información solicitada a las autoridades competentes a que se refiere el artículo 12 de la Ley 1561 de 2012, cuando el juez la haya solicitado.”

“Lo dispuesto en los incisos anteriores no impide que las autoridades competentes envíen la información requerida en cualquier etapa del proceso, sin perjuicio de la responsabilidad disciplinaria establecida en el parágrafo del artículo 11 de la Ley 1561 de 2012. En todo caso el juez podrá adelantar el proceso con la información recaudada, pero no podrá dictar sentencia hasta que esté completa. 4. Conforme a lo dispuesto en el literal b) del artículo 10 de la Ley 1561 de 2012, allegar prueba del estado civil. 6.5.5.2. Requisitos para dar aplicación al proceso especial de saneamiento en la falsa tradición De conformidad con lo previsto en el artículo 6º de la Ley 1561 de 2012, para ser titular de la acción que sanea la falsa tradición, deben cumplirse los siguientes requisitos: 1. Que los bienes inmuebles no sean imprescriptibles o de propiedad de las entidades de derecho público, conforme a los artículos 63, 72, 102 y 332 de la Constitución Política y, en general, bienes cuya posesión, ocupación o transferencia, según el caso, estén prohibidas o restringidas por normas constitucionales o legales. El juez rechazará de plano la demanda o declarará la terminación anticipada del proceso, cuando advierta que la pretensión recae sobre bienes de uso público, bienes fiscales, bienes fiscales adjudicables o baldíos, cualquier otro tipo de bien imprescriptible o de propiedad de alguna entidad de derecho público. Las providencias a que se refiere este inciso deberán estar debidamente motivadas y contra ellas procede el recurso de apelación. 2. Que el demandante posea o haya poseído materialmente el inmueble en forma pública, pacífica e ininterrumpida, y por los términos establecidos en la presente ley. 3. Que sobre el inmueble no se adelante proceso de restitución de que trata la Ley 1448 de 2011 y el Decreto 4829 de 2011, o cualquier otro proceso judicial o administrativo tendiente a la reparación o restablecimiento a víctimas de despojo o abandono forzado de tierras, o que no se encuentre incluido en el Registro Único de Tierras Despojadas y Abandonadas Forzosamente de la Ley 387 de 1997. La resolución de inicio del estudio formal previsto en el Decreto 4829 de 2011, suspende el trámite del proceso a que alude la presente ley, hasta tanto se decida la inclusión o no del predio en el Registro Único de Tierras Despojadas o Abandonadas Forzosamente. Si iniciado el proceso verbal especial de que trata la presente ley, el inmueble es incluido en el Registro o vinculado a los procedimientos previstos en el inciso anterior, el juez terminará el proceso y remitirá inmediatamente el caso, con toda la información existente sobre el mismo, a la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas. 4. Que el inmueble objeto del proceso no se encuentre ubicado en las áreas o zonas que se señalan a continuación:

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Resolución No. DEL HOJA No. 219. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - Zonas declaradas como de alto riesgo no mitigable identificadas en el Plan de

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Ordenamiento Territorial y en los instrumentos que lo desarrollen y complementen, o aquellas que se definan por estudios geotécnicos que adopte oficialmente la Administración Municipal, Distrital o el Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina en cualquier momento. Zonas o áreas protegidas, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 2ª de 1959 y el Decreto 2372 de 2010 y demás normas que sustituyan o modifiquen. Áreas de resguardo indígena o de propiedad colectiva de las comunidades negras u otros grupos étnicos. Zonas de cantera que hayan sufrido grave deterioro físico, hasta tanto se adelante un manejo especial de recomposición geomorfológica de su suelo que las habilite para el desarrollo urbano. Cuando la persona se encuentre en cualquiera de las situaciones descritas en este numeral, será incluida en los programas especiales de reubicación que deberá diseñar la administración municipal o distrital, de conformidad con la política nacional para estos fines.

5. Que las construcciones no se encuentren, total o parcialmente, en terrenos afectados por obra pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 37 de la Ley 9ª de 1989 “Por la cual se dictan normas sobre planes de desarrollo municipal, compraventa y expropiación de bienes y se dictan otras disposiciones”. 6. Que el inmueble no se encuentre sometido a procedimientos administrativos agrarios de titulación de baldíos, extinción del derecho de dominio, clarificación de la propiedad, recuperación de baldíos indebidamente ocupados, deslinde de tierras de la Nación, o de las comunidades indígenas o afrodescendientes u otras minorías étnicas, o delimitación de sabanas o playones comunales conforme a la legislación agraria y aquellos que están dentro del régimen de propiedad parcelaria establecido en la Ley 160 de 1994 “Por la cual se crea el Sistema Nacional de Reforma Agraria y Desarrollo Rural Campesino, se establece un subsidio para la adquisición de tierras, se reforma el Instituto Colombiano de la Reforma Agraria y se dictan otras disposiciones”. 7. Que el inmueble no se encuentre ubicado en zonas declaradas de inminente riesgo de desplazamiento o de desplazamiento forzado, en los términos de la Ley 387 de 1997, sus reglamentos y demás normas que la adicionen o modifiquen, o en similares zonas urbanas, salvo que el poseedor que acuda a este proceso se encuentre identificado dentro del informe de derechos sobre inmuebles y territorios a los que se refiere el Decreto 2007 de 2001 “Por el cual se reglamenta parcialmente los artículos 7o., 17 y 19 de la Ley 387 de 1997”, reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales 951, 2562 y 2569 de 2001 “Por la cual se adoptan medidas para la prevención del desplazamiento forzado; la atención, protección, consolidación y estabilización socioeconómica de los desplazados internos por la violencia en la República de Colombia” en lo relativo a la oportuna atención a la población rural desplazada por la violencia, en el marco del retorno voluntario a su lugar de origen o de su reasentamiento en otro lugar y se adoptan medidas tendientes a prevenir esta situación. 8. Que no esté destinado a actividades ilícitas. 6.5.5.3. Duración del proceso especial de saneamiento en la falsa tradición La autoridad judicial dictará sentencia de primera instancia en el término de seis (6) meses contados a partir de la notificación del auto admisorio de la demanda a la parte demandada. La segunda instancia se resolverá en un término no superior a tres (3) meses, contados a partir del recibo del expediente en la Secretaría del Juzgado. Una situación novedosa que trae la Ley 1561 de 2012 y que impide que esta clase de acciones se dilaten y demoren más de los términos previstos, es lo establecido en el parágrafo 2º del artículo 23 ídem que indica: “Vencido el respectivo término previsto en el inciso anterior sin haberse dictado la providencia correspondiente, el funcionario perderá automáticamente competencia para conocer del proceso, por lo cual, al día siguiente, deberá informarlo a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la

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Resolución No. DEL HOJA No. 220. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ Judicatura, o a la entidad que lo reemplace y remitir el expediente al juez que le sigue en turno, quien asumirá competencia y proferirá la providencia dentro del término máximo de tres (3) meses. La remisión del expediente se hará directamente, sin necesidad de reparto ni participación de las oficinas de apoyo judicial. El juez que recibe el proceso deberá informar a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura sobre la recepción del expediente y la emisión de la sentencia.” “Será nula de pleno derecho la actuación posterior que realice el juez que haya perdido competencia para emitir la respectiva providencia.”

Excepcionalmente el juez podrá prorrogar por una sola vez el término para resolver la instancia respectiva, hasta por tres (3) meses más, con explicación de la necesidad de hacerlo, mediante auto que no admite recurso. 6.5.5.4. Nulidad providencia que legaliza la falsa tradición Determina el artículo 19 de la Ley 1561 de 2012 que serán causales de nulidad las siguientes: “La persona que haya sido víctima de despojo, usurpación o abandono forzado en los términos de la Ley 1448 de 2011 “Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones”, que no pudo oponerse en el proceso especial de que trata esta ley, o la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas, podrán solicitar en cualquier tiempo la nulidad de la sentencia ejecutoriada, ante los jueces civiles del circuito especializados en restitución de tierras, tendiente a demostrar que la posesión del bien cuyo título se otorgó tuvo origen en alguna de esas circunstancias. Si se demuestra, se declarará la nulidad de la mencionada providencia mediante auto susceptible del recurso de apelación. Así mismo, las autoridades competentes podrán solicitar la nulidad de la sentencia cuando los inmuebles no reunieran las condiciones establecidas en los numerales 1, 3, 4, 5, 6, 7 u 8 del artículo 6° de esta ley.”

6.5.6. inmuebles a adquirir con hipoteca Inmueble hipotecado. La hipoteca es una garantía de pago a favor del acreedor de una suma de dinero que recae sobre un bien inmueble que continúa en poder del deudor, la cual se constituye mediante escritura pública, pudiendo el acreedor hipotecario, en caso de que la deuda garantizada no sea satisfecha en el plazo pactado, promover la venta forzosa del bien gravado con la hipoteca, mediante un proceso ante la jurisdicción civil, cualquiera que sea su titular en ese momento para, con su importe, hacerse pago del crédito debido. El préstamo hipotecario tiene como singularidad específica, que toma como garantía real el bien inmueble a favor de la entidad financiera o de quien presta el dinero. Por tanto, si al realizarse el estudio de títulos de un inmueble que se va a adquirir por la Institución, se encuentra en la matrícula inmobiliaria la existencia de una hipoteca, debe hacerse saber a su propietario que previamente a la firma de la escritura pública que formalice la negociación, la hipoteca debe estar levantada. Es recomendable, por consiguiente, que en el contrato promesa de compraventa se establezca dicha condición y además se prevea un pago anticipado del valor del bien para tal efecto hasta el porcentaje previsto en el artículo 40 de la ley 80 de 1993 o la disposición que la modifique, adicione o sustituya, debiendo desde luego exigirse una garantía de cumplimiento conforme a lo establecido por el artículo 2.2.1.2.3.1.11 del Decreto 1082 de 2015, que indica: “Suficiencia de la garantía de pago anticipado. La garantía de pago anticipado debe estar vigente hasta la liquidación del contrato o hasta que la Entidad Estatal verifique el cumplimiento de todas las actividades o la entrega de todos los bienes o servicios asociados al pago anticipado, de acuerdo con lo que determine la Entidad Estatal. El valor de esta garantía debe ser el ciento por ciento (100%) del monto pagado de forma anticipada, ya sea este en dinero o en especie.”

En aquellos proyectos constructivos de vivienda nueva, donde se encuentra hipotecado el lote en mayor extensión sobre el cual se levanta el proyecto inmobiliario, deberá exigirse en la promesa de compraventa a la sociedad constructora vendedora, que la vivienda que se adquiere, sea excluida por la entidad financiera de la hipoteca mayor y por tanto en la escritura se incorpore 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 221. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

el documento pertinente, de tal manera que posteriormente en la matrícula inmobiliaria aparezca levantada la hipoteca. En consecuencia, será requisito para el pago del saldo del contrato de compraventa, que el vendedor presente el folio de matrícula donde aparezca que el inmueble aparece a favor de LA NACIÓN - MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL - POLICÍA NACIONAL y que está levantado dicho gravamen. 6.5.7. Quiénes están facultados para firmar escrituras En la Policía Nacional la competencia para la celebración de negocios jurídicos relacionados con bienes inmuebles no se encuentra delegada, excepto la relacionada con contratos de arrendamiento, significa lo anterior, que el único facultado para firmar escrituras sobre bienes inmuebles, es el Director General, en forma directa, o por autorización mediante poder. Las comandantes de región, metropolitanas, departamentos y directores de escuela, solo podrán firmar escrituras cuando el Director General de la Policía Nacional los ha autorizado, mediante poder debidamente otorgado, es decir, autenticado ante Notario público, o mediante resolución o acto administrativo. Podrán otorgarse poderes excepcionalmente a los comandantes de las Estaciones de Policía, en aquellos eventos en que, por la distancia del municipio a la Unidad y la dificultad para su traslado a la Notaría del lugar, se conviertan en circunstancias que dilaten los términos normales previstos por la Ley para la legalización de los inmuebles, siempre y cuando exista solicitud motivada del comandante respectivo. Consecuencias jurídicas por firmar escrituras sin facultades de delegación. El artículo 1740 del Código Civil dispone que: “Es nulo todo acto o contrato a que falta alguno de los requisitos que la ley prescribe para el valor del mismo acto o contrato según su especie y la calidad o estado de las partes”.

Por lo tanto, si la propiedad de un inmueble es transferida por un funcionario sin la debida autorización del Director General de la Policía Nacional a través de poder debidamente otorgado, o delegación conferida mediante acto administrativo expedido para el efecto, se generará nulidad del acto, sin perjuicio de las acciones disciplinarias que se aperturen en contra del funcionario. Adicionalmente, cabe anotar que la falta de competencia (capacidad) en materia de la celebración de contratos determina que el negocio jurídico en cuestión, carezca de validez y por tanto nulo, e imposible de sanear por ratificación. 6.5.8. Término que la institución tiene para hacer uso de los inmuebles Norma legal aplicable. De acuerdo con lo señalado por el artículo 33 de la Ley 9ª de 1989 sobre reforma urbana, cuando una entidad pública adquiera un inmueble debe indicar el fin para el que lo adquirió y contará con el término máximo de cinco (5) años para cumplir con dicha obligación. En caso de que no se diere al inmueble el uso correspondiente, la Institución deberá enajenarlo a más tardar a la fecha de vencimiento de dicho término. La mayoría de acuerdos u ordenanzas que disponen la entrega de predios a título gratuito a favor de la Policía Nacional, señalan un término perentorio para construir las instalaciones policiales, que oscila entre 2 y 3 años, so pena de que revierta la propiedad del inmueble al municipio o departamento respectivo. Para estos eventos, es viable solicitar a los entes territoriales la ampliación del término de hasta 5 años, de acuerdo con lo señalado en la norma. Cuando un municipio o departamento dona o cede un bien bajo esta condición y en el mismo no se construye después de los 5 años, debe devolverse o restituirse a dichos entes territoriales, ya que, por estar el uso condicionado a la construcción de una instalación policial, no permite ninguna otra clase de uso, debiendo revertir la titularidad a quien lo cedió o donó, salvo que las partes convengan la modificación de la condición previo al acaecimiento de la misma, de conformidad con el trámite legal que deba surtirse. 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 222. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Efectos por el no uso de los inmuebles recibidos. Con el fin de evitar el pago de impuesto predial, contribución de valorización y servicios públicos, de aquellos inmuebles que no están en uso, ni se espera usar a corto o mediano plazo, deben restituirse o enajenarse, con el fin de excluirlos de los estados financieros y lograr su saneamiento contable. Movilización de activos del Estado. La Ley 1753 de 2015 “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “TODOS POR UN NUEVO PAÍS”, en su artículo 163 modifica el artículo 238 de la Ley 1450 de 2011 (anterior Plan de Desarrollo 2010-2014), quedando así: “ARTÍCULO 163. MOVILIZACIÓN DE ACTIVOS. Modifíquese el artículo 238 de la Ley 1450 de 2011, el cual quedará así: Artículo 238. Movilización de activos. A partir de la expedición de la presente ley, las entidades públicas del orden nacional con excepción de las entidades financieras de carácter estatal, las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, las Sociedades de Economía Mixta y las entidades en liquidación, deberán vender los inmuebles que no requieran para el ejercicio de sus funciones y la cartera con más de ciento ochenta (180) días de vencida, al colector de activos de la Nación, Central de Inversiones (CISA), para que este las gestione. La cartera de naturaleza coactiva y la que no esté vencida, podrá ser entregada en administración a CISA. El registro de la transferencia de los inmuebles entre las entidades públicas y CISA, estará exento de los gastos asociados a dicho acto. (…) PARÁGRAFO 2o. La forma, los plazos para el traslado de los recursos que genere la gestión de los activos a que se refiere el presente artículo, las condiciones para determinar los casos en que un activo no es requerido por una entidad para el ejercicio de sus funciones, el valor de las comisiones para la administración y/o comercialización serán reglamentados por el Gobierno nacional. PARÁGRAFO 3o. Los negocios que se celebren con Central de Inversiones (CISA) se realizarán mediante contrato administrativo y bajo las condiciones que fije el modelo de valoración definido por el Gobierno nacional para CISA. (…) PARÁGRAFO 5o. Los inmuebles que se hubieran transferido por parte de las Entidades Públicas a Central de Inversiones (ISA) en virtud del artículo 238 de la Ley 1450 de 2011 y del artículo 26 de la Le 1420 de 2010, que a la fecha de expedición de la presente ley no hayan sido enajenados por CISA, podrán enajenarse por esta entidad de acuerdo a sus política y procedimientos. Los recursos obtenidos por estas ventas, así como los frutos de dichos bienes, se girarán al Ministerio de Hacienda y Crédito Público al final de cada ejercicio por CISA una vez descontados los costos asumidos por esta entidad, así como la comisión por la venta fijada según sus políticas y procedimientos”.

A su turno, el Decreto 047 de 2014 “Por el cual se reglamentan el artículo 8° de la Ley 708 de 2001, el artículo 238 de la Ley 1450 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión de activos públicos”, en el numeral 3) del artículo 1º define como “Bienes inmuebles con Destinación Específica que no estén cumpliendo con tal destinación” aquellos de propiedad de las entidades públicas que: 1. “En la ley, en sus actos administrativos, títulos de propiedad y demás instrumentos, contemplan una destinación específica que a la entrada en vigencia de la Ley 1450 de 2011 no se haya cumplido, salvo los casos establecidos por el artículo 1° de la Ley 708 de 2001 y los que se requieran para el desarrollo de proyectos de infraestructura vial. 2. Aquellos que amparen pasivos pensionales que no estén cumpliendo con tal destinación y que fueron recibidos al cierre de la liquidación de entidades públicas, cuyo objeto no incluía la Administración de Pensiones, siempre que dichas entidades receptoras estén percibiendo recursos del Presupuesto General de la Nación para el pago de obligaciones pensiónales. 3. Inmuebles que, teniendo una destinación económica, durante el año anterior a la entrada en vigencia de la Ley 1450 de 2011 “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014”, no hayan generado una renta anual igual o mayor al 3% del avalúo comercial vigente. En caso de no contar con avalúo comercial deberán generar una renta igual o mayor al 3% del avalúo catastral incrementado en un 50%; iv) Aquellos bienes inmuebles que hagan parte de algún fondo cuenta con o sin personería jurídica.”

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Resolución No. DEL HOJA No. 223. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

A su vez en el numeral 4) del Decreto 047 de 2014 atrás relacionado, define “Bienes inmuebles requeridos para el ejercicio de sus funciones” como aquellos activos fijos de propiedad de las entidades públicas que cumplan con una o varias de las siguientes condiciones: 1. Que sean requeridos para el ejercicio de sus funciones y que actualmente se estén utilizando; 2. Que hagan parte de proyectos de Asociación Publico Privada de los que trata el artículo 233 de la Ley 1450 de 2011, “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014”. 3. Que, al momento de entrada en vigencia del presente decreto, hagan parte de proyectos de inversión pública relacionados con las funciones de la entidad pública propietaria y cuenten con autorizaciones para comprometer recursos de vigencias futuras ordinarias o extraordinarias.” Dichas definiciones tienen trascendencia para la Institución, en la medida en que aquellos bienes inmuebles desocupados que no están en uso por diversas circunstancias y que no estén involucrados en proyectos constructivos a corto o mediano plazo, deberán transferirse a CISA, en los términos del artículo 8º que indica: “Las entidades públicas, para efectos de lo dispuesto en el parágrafo primero y siguientes del artículo 238 de la Ley 1450 de 2011 “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014”, deberán transferir al Colector de Activos Públicos (CISA), a título gratuito y mediante acto administrativo, los bienes inmuebles de su propiedad que se encuentren saneados y no requieran para el ejercicio de sus funciones, y los previstos en el numeral 3 del artículo 1° del presente Decreto.” Estos últimos, son aquellos con destinación específica, como por ejemplo los entregados por los entes territoriales en donación o cesión, que han dispuesto desde el Acuerdo o la Ordenanza la condición única de que el inmueble se transfiere, para la construcción de la instalación policial en esa localidad. El inmueble que se transfiere a CISA debe estar debidamente saneado, entendiéndose por tal según el numeral 2) del artículo 1º ibidem, que son aquellos activos fijos que cumplan las siguientes condiciones: 1. Que existan físicamente y tengan identificación registral y catastral; 2. Que no estén catalogados como de uso o espacio público; 3. Que no hayan sido catalogados como inalienables o fuera del comercio o tengan cualquier limitación al derecho de dominio que impida su tradición; 4. Que no cuenten con condiciones resolutorias de dominio vigente o procesos de cualquier tipo en contra de la entidad pública que recaigan sobre el bien inmueble; 5. Que no se enmarquen en las condiciones establecidas en el artículo 14 de la Ley 708 de 2001, modificado por el artículo 2° de la Ley 1001 de 2005; 6. Que no estén ubicados en zonas declaradas de alto riesgo, identificadas en el Plan de Ordenamiento Territorial y en los instrumentos que lo desarrollen y complementen o en aquellas que se definan por estudios geotécnicos que en cualquier momento adopte la Administración Municipal, Distrital o el Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina; 7. Que no estén ubicados en zonas de cantera que hayan sufrido grave deterioro físico; 8. Que no tengan diferencias de áreas entre los títulos y la información catastral, y 9. Que no se encuentren catalogados en los planes o esquemas de ordenamiento territorial como zonas de protección forestal, parques, zonas verdes o conservación ambiental.” Significa ello, que, para hacer la transferencia de inmuebles a la Central de Inversiones, los mismos no pueden estar invadidos, tener clara cuál es su ubicación, existir coincidencia de los datos de área y linderos tanto en la Oficina de Registro, como en Catastro, que no sean zonas 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 224. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

de reserva ambiental o forestal, etc., es decir, su saneamiento debe ser impecable, para evitar que posteriormente deba revocarse el acto administrativo de traspaso. Una vez perfeccionada la transferencia, corresponde al Colector de Activos Fijos Públicos (CISA), publicar por una sola vez en su página WEB y por el término de treinta (30) días calendario los inmuebles disponibles, término dentro del cual otras entidades públicas pueden solicitar se les entreguen de manera gratuita, en escrito que deberá contar con una justificación técnica y financiera, donde se indique qué destinación se dará al bien y que se cuenta con la partida presupuestal para su mantenimiento, allegando el certificado correspondiente. Si el lote de terreno se requiere para desarrollar un proyecto nuevo, deberá allegarse la constancia de contar con los recursos de inversión y el concepto técnico de viabilidad. Es importante, que cuando la unidad tenga interés en un inmueble para que le sea transferido de manera gratuita, un funcionario esté revisando de manera permanente la página WEB de CISA, ya que después de los (30) días calendario, CISA saca los inmuebles disponibles, pero a la venta. 6.5.8.1. Proceso de escrituración y registro Escogencia de la notaría donde se firmará la escritura. La Resolución No. 8198 de 2017 “Por la cual se establece el procedimiento de reparto Notarial”, expedida por la Superintendencia de Notariado y Registro, se indica en el artículo 1º que: “El reparto es un procedimiento de carácter administrativo, reglamentado por la Superintendencia de Notariado y Registro, a través del cual, mediante el cumplimiento de los trámites que el mismo determina, se asigna a un Notario una solicitud de reparto clasificada dentro de las categorías establecidas por esta resolución.”.

Así mismo, en el artículo 2º enumera cuáles son las entidades sometidas a reparto, señalando en el literal a) que en las escrituras públicas donde intervenga la Nación, que es el caso de la Policía Nacional, se debe realizar el trámite de reparto, “cuando en el círculo Notarial del cual se trate exista más de una Notaría…”. Para una mejor precisión del tema en cuanto al trámite, se procede a transcribir los parágrafos del artículo 2º, así: “Parágrafo 1°. La obligatoriedad del reparto se consagra para las entidades de que trata el artículo 15 de la Ley 29 de 1973 y los demás casos que determine la ley, sin que les sea potestativo la aplicación del Principio de Rogación. “Parágrafo 2°. Tratándose de donaciones, si en el domicilio del donante solo existe una Notaría, a esta corresponderá la autorización del respectivo acto escriturario. En caso contrario, se someterá a reparto. “Parágrafo 3°. Las minutas de escrituras públicas sobre inmuebles en las que intervengan alguna de las entidades mencionadas en el presente artículo, se deberá tramitar en el lugar de la ubicación del inmueble. Cuando en el círculo de que se trate haya más de una Notaría, deberán someterse a reparto.”

Ahora bien, señala el artículo 3° de la mencionada Resolución, que “La administración general del reparto estará a cargo de la Dirección de Administración Notarial de la Superintendencia de Notariado y Registro.”, y agrega el artículo 4° en cuanto a los responsables de la diligencia del reparto, que: “El procedimiento aquí previsto corresponde ejecutarlo a la Dirección de Administración Notarial de la Superintendencia de Notariado y Registro, para los Notarios del Círculo de Bogotá, D.C., y en las demás ciudades del país en cuyo círculo Notarial exista más de una Notaría, por las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, a la cual se circunscriba el correspondiente círculo Notarial. En los círculos Notariales donde no haya Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, el reparto se realizará en el círculo registral dentro de cuya comprensión territorial se ubiquen las Notarías de que se trate.” Una vez repartida la minuta donde haya más de una Notaría, o en la Notaría del lugar de ubicación del inmueble motivo de escrituración, se presentarán allí los documentos que correspondan, para proceder a la firma de la escritura. 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 225. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Documentos que se deben presentar a la notaría. a. Matrícula inmobiliaria del bien a titularizar, con expedición no mayor a 30 días. b. Fotocopia legible de la escritura pública que acredita la titularidad del propietario del bien. c.

Paz y salvos por concepto de impuesto predial y contribución de valorización (si aplica).

d. Poder debidamente otorgado por el señor Director General, con sus anexos, o resolución de

delegación. e. Documentos que se vayan a protocolizar con la escritura, como: planos, acuerdos,

ordenanzas, certificaciones de áreas y linderos, licencias de subdivisión, trabajo de avalúo comercial al bien, etc., según el caso Gastos notariales, beneficencia y registro. El literal n) artículo 37 de la Resolución 0858 del 31 de enero de 2018 “Por la cual se actualizan las tarifas de los derechos por concepto del ejercicio de la función Notarial” y literal g) artículo 22 de la Resolución 2854 del 16 de marzo de 2018 “Por la cual se fijan tarifas por concepto del ejercicio de la función registral”, ambas de la Superintendencia de Notariado y Registro (o la norma vigente al momento de realizar la negociación), y artículo 17 del Decreto 2280 del 23 de junio de 2008, establecen que las entidades estatales están exentas del pago de derechos por el ejercicio de la función Notarial y registral. Claramente establece el artículo 39 ídem, que “En los actos o contratos en que concurran los particulares con entidades exentas, aquellos pagarán la totalidad de los derechos que se causen. Las entidades exentas no podrán estipular en contrario; tampoco, aquellas a cuyo favor existan tarifas especiales.” En relación con la exención por concepto de la función registral, el artículo 17 literal a) del Decreto No. 2280 del 23 de junio de 2008, al tratar el tema de las ACTUACIONES EXENTAS, indica que las actuaciones registrales no causarán derecho alguno en los siguientes casos: “Las solicitudes de certificación, de inscripción de documentos o su cancelación en que intervengan exclusivamente las entidades estatales, a excepción de las empresas de servicios públicos domiciliarios, las empresas industriales y comerciales del Estado, y las sociedades de economía mixta, las cuales asumirán el pago de los derechos de registro”. Indica la norma más adelante que “cuando los particulares contraten con alguna de las entidades estatales a que se refiere el parágrafo de este artículo, aquéllos pagarán los derechos de registro sobre el cincuenta por ciento (50%) de la tarifa normal vigente”.

Por su parte, el artículo 22 de la Resolución 2854 de 2018, señala que “La actuación registral no causará derecho alguno en los siguientes casos: “(…) g) Cuando las solicitudes de certificación, de inscripción de documentos o su cancelación en que intervengan exclusivamente las entidades estatales.”. El parágrafo 2º aclara que “Para los efectos de la presente resolución son entidades estatales, entre otras: La Nación…”.

De conformidad con la normatividad aludida LA NACIÓN-MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL- POLICÍA NACIONAL, cuando va a escriturar un bien inmueble, es exenta de pagar los gastos que se ocasionen por concepto de escrituración, beneficencia y registro, por tanto, los gastos que se ocasionen por dichos conceptos correrán por cuenta del vendedor o enajenante, en la proporción que le corresponda, de acuerdo a las normas citadas. En caso que los dos contratantes sean entidades públicas exentas, no se pagará suma alguna. En cuanto a las copias de las escrituras no existe exención, por tanto, aquellas suscritas con los municipios o departamentos se cancelarán por partes iguales, razón por la cual se deben prever los recursos por la Institución para asumir dicho pago. Cuando se trata de una compraventa de un predio, el costo de las copias lo asume el vendedor en su totalidad. 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 226. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Finalmente se debe colocar expresamente en la escritura una cláusula que indique con precisión que la Institución es exenta, con el fin que al registrarla no haya inconveniente, mencionando las normas anteriormente citadas. Trámite ante la oficina de registro de instrumentos públicos.

Una vez se entregue por parte de la Notaría la escritura pública debidamente firmada por las partes intervinientes en la negociación y el Notario, el funcionario encargado de Bienes Raíces en cada unidad, deberá presentar las dos copias auténticas ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos del lugar de ubicación del bien, con el fin de que sea registrado el título a favor de la Nación - Ministerio de Defensa Nacional - Policía Nacional.

Sin el cumplimiento de esta formalidad, la Institución no adquiere la propiedad del bien. En el certificado de tradición y libertad o folio de matrícula inmobiliaria, debe verificarse que en la última ANOTACIÓN aparezca inscrita la escritura y que la titularidad del bien aparezca a favor de la Institución. En el evento que la inscripción quede a favor del departamento de Policía, o de una estación de Policía, debe solicitarse a la Oficina de Registro la corrección correspondiente.

6.5.8.2. Aclaración de escrituras Cuando procede. Cuando alguno de los datos que identifican al predio o a alguno de los otorgantes como son los siguientes, quedaron erróneamente escritos, procede la aclaración mediante escritura pública: -

Número de la matrícula inmobiliaria Cédula catastral Dirección Área Linderos Datos de la tradición Nombre, identificación, o calidad con que se actúa.

Requisitos previos al otorgamiento de poder para aclarar. La unidad que requiere la aclaración debe señalar mediante oficio dirigido al Grupo de Bienes Raíces de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, el motivo de la aclaración de la escritura, allegando la fotocopia de la escritura motivo de la aclaración, folio de matrícula inmobiliaria con una expedición no mayor a quince (15) días y el documento pertinente según la situación que se pretenda aclarar. Por ejemplo, si se desea aclarar áreas y/o linderos, se debe allegar Certificación Especial de Catastro, o IGAC donde se precisen los mismos. 6.5.8.3. Afectación de los inmuebles Por causa de obra pública. Procede esta afectación cuando por el desarrollo de una obra pública como una vía, un puente, sistema de transporte masivo, obras de servicios públicos, etc., se declara la enajenación del bien, por primar el interés general sobre el particular. La Ley 388 de 1997 que modificó la Ley 9ª de 1989, en cuanto a la adquisición de inmuebles por enajenación voluntaria y expropiación judicial, señala el procedimiento que debe adelantarse. El artículo 58 de la Ley en mención, establece los motivos de utilidad pública e indica de manera taxativa cuándo se puede decretar la expropiación de un bien por motivos de utilidad pública o interés social, pudiéndose adquirir los mismos para destinarlos a dichos fines. Para el caso de la Policía Nacional, el literal a) contempla la siguiente causal: “a) Ejecución de proyectos de 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 227. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

construcción de infraestructura social en los sectores de la salud, educación, recreación, centrales de abasto y seguridad ciudadana”. Cuando los bienes inmuebles de la Policía Nacional son los afectados para el desarrollo de obras públicas, debe propender por llegar a una negociación del inmueble, previamente a que se dé inicio al trámite de expropiación. Cuando se declara afectado un predio mediante acto administrativo, no procede recurso alguno, en razón a que se pretende realizar obras de beneficio común. Por afectación ambiental. Esta afectación se presenta cuando se delimitan áreas de conservación y protección de los recursos naturales paisajísticos, geográficos y ambientales, incluyendo las áreas de amenazas y riesgos, o que formen parte de los sistemas de provisión de los servicios públicos domiciliarios o de disposición final de desechos sólidos o líquidos (Ley 388 del 97, Art. 14, numeral 3). Plan o esquema de ordenamiento territorial (POT, PBOT O EOT). Un Plan de Ordenamiento Territorial, es un documento elaborado por la administración municipal y aprobado por el Concejo, el cual determina los usos, alturas, destinación, reservas y crecimiento de su propio territorio. Es muy importante considerar que aun cuando la tenencia o propiedad de la tierra sea un derecho constitucional de carácter privado, es el Estado el que determina la gama de posibilidades de uso y aprovechamiento de cada predio. Por ejemplo, es a través del POT como se determinan o delimitan las áreas comerciales y las zonas residenciales, la densidad poblacional para un sector o la concentración de usos, de acuerdo a la vocación del territorio desde el punto de vista histórico, pero también comercial, todo pensado en lo que resulta mejor para el beneficio y disfrute de todos los ciudadanos y no solo respondiendo a los intereses personales del propietario de la tierra o del bien. El POT es el documento por el cual el municipio reordena su territorio, sus actividades, el uso que los ciudadanos le dan al suelo y su tratamiento; así mismo, orienta la inversión pública y privada con miras a mejorar la calidad de vida de sus habitantes, con la participación activa de la comunidad en general. Bajo esta modalidad, los predios que ocupan las instalaciones policiales o aun los lotes de terreno que no están construidos, pueden ser reubicados, por considerar un municipio que la Policía debe encontrarse en el sector declarado institucional, en tal evento, se debe gestionar de manera inmediata ante la autoridad municipal, la entrega de otro inmueble a título gratuito, con el fin de conseguir los recursos para la construcción de la nueva instalación. 6.5.8.4. Trámites adicionales al legalizar un inmueble 6.5.8.4.1. Subdivisión o desenglobe La finalidad de la subdivisión o desenglobe es dividir un predio en dos o más franjas de terreno. Cuando el inmueble que se va a adquirir hace parte de uno de mayor extensión, debe contarse con una licencia de subdivisión, que se tramita ante la Oficina de Planeación del respectivo municipio o lugar de ubicación del bien o Curaduría. Establece el artículo 2.2.6.1.1.6 del Decreto 2218 del 18 de noviembre de 2015, lo siguiente: "Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1077 de 2015 en lo relacionado con el valor de la Vivienda de Interés Social y Prioritaria en programas y proyectos de renovación urbana, el alcance y modalidades de las licencias urbanísticas sus vigencias, prórrogas, revalidaciones y modificaciones, se complementa y precisa el alcance de algunas actuaciones urbanísticas y se precisa la exigibilidad del pago de la participación de plusvalía en trámites de licencias urbanísticas", que la licencia de subdivisión “…es la autorización previa para dividir uno o varios predios, ubicados en suelo rural, urbano o de expansión urbana, de conformidad con lo dispuesto en el Plan de Ordenamiento Territorial, instrumentos que lo desarrollen y complementen y demás normatividad vigente aplicable a las anteriores clases de suelo….”

1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 228. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Para el caso de la subdivisión rural, debe considerarse el Plan de Ordenamiento Territorial y la normatividad agraria y ambiental aplicables. Agrega el mismo artículo 2.2.6.1.1.6 en cuanto a los predios urbanizables no urbanizados en suelo expansión urbana, que la subdivisión no podrá hacerse por debajo de “…la extensión mínima de la unidad agrícola familiar” UAF. “Las excepciones a la subdivisión de predios rurales por debajo de la extensión mínima de la UAF previstas en la Ley 160 1994, serán autorizadas en la licencia de subdivisión por los curadores urbanos o la autoridad municipal o distrital competente para estudio… y predios resultantes sólo podrán destinarse a los usos permitidos en el plan de ordenamiento o los instrumentos que lo desarrollen o complementen.” El trámite lo adelanta el propietario del inmueble debiendo allegar la siguiente documentación: -

Formulario Único Nacional para la solicitud de licencias urbanísticas, debidamente diligenciado.

-

Certificado de Tradición y Libertad del Predio, con una expedición no mayor a 30 días.

-

Si el solicitante es persona jurídica, anexar el Certificado de Existencia y Representación Legal.

-

Poder debidamente otorgado, o autorización, cuando se actúe a través de un tercero.

-

Copia de los cinco (5) últimos pagos del Impuesto Predial Unificado.

-

Plano de localización e identificación del predio. Para las modalidades de subdivisión rural y urbana, un plano de levantamiento topográfico que contenga los predios resultantes de la división propuesta, amojonada, es decir, señalando sus linderos.

-

Relación de la dirección de los vecinos que tienen un lindero común con el predio objeto a la solicitud.

La licencia debe señalar las áreas de los predios subdivididos y en caso de no contener los linderos de cada predio, el topógrafo que realizó el levantamiento y plano deberá certificar los mismos, ya que ésta no es obligación de la Oficina de Planeación o Curaduría. El artículo 2.2.6.1.2.4.1 determina que “Las licencias de subdivisión tendrán una vigencia improrrogable de (6) meses, contados a partir de fecha en la que quede en firme el acto administrativo que otorga la respectiva licencia…”. Ante un término tan reducido de vigencia, en el menor término posible con el acto administrativo, se debe adelantar ante Notaría, la escritura pública que subdivide los inmuebles, solicitando a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos del lugar de ubicación de los bienes, la apertura de los nuevos folios de matrícula inmobiliaria a que haya lugar. El parágrafo 3 del artículo 2.2.6.1.1.6 del Decreto 2218 de 2015 señala: “No se requerirá licencia de subdivisión cuando se trate de particiones o divisiones materiales de predios ordenadas por sentencia judicial en firme o cuando se requiera subdividir predios por motivo de la ejecución de obras de utilidad pública. En estos casos la división material se realizará con fundamento en lo ordenado en la sentencia judicial o con el registro topográfico que elabore la entidad pública que ejecute la respectiva obra.”

Significa lo anterior, que como las obras que desarrolla la Policía Nacional son consideradas de utilidad pública, puede acudirse a esta excepción, para lo cual se requiere del levantamiento topográfico tanto del predio que se transferirá a la Institución, como del que se reserva el dueño del inmueble en mayor extensión, identificando plenamente las áreas, linderos y medidas, certificados por escrito por el topógrafo que realizó el trabajo. Ello no obsta, para que el ente territorial o persona natural o jurídica que transfiera el inmueble para la construcción de una instalación policial, adopte el procedimiento de tramitar la licencia de subdivisión ante la oficina de Planeación Municipal o curaduría si así lo consideran, para dar más formalismo al trámite de la división del bien.

1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 229. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

De todas formas, el Decreto 019 del 10 de enero de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”, contempla en el artículo 192 un “RÉGIMEN ESPECIAL EN MATERIA DE LICENCIAS URBANÍSTICAS”, así: “Para el trámite de estudio y expedición de las licencias urbanísticas, se tendrá en cuenta lo siguiente: 1. No se requerirá licencia urbanística de urbanización, parcelación, construcción o subdivisión en ninguna de sus modalidades para: …c. La construcción de las edificaciones necesarias para la infraestructura militar y policial destinadas a la defensa y seguridad nacional.”

6.5.8.4.2. Englobe Cuando dos o más inmuebles son contiguos, es procedente englobarlos en uno solo mediante escritura pública. Para tal efecto, debe contarse con un levantamiento topográfico del área total del inmueble y no se requiere licencia. En la minuta de escritura se deben señalar los linderos y área de cada uno de los inmuebles que conforman el predio total, describiéndolos por sus linderos y título de adquisición; finalmente, se procede a citar los linderos y área establecidos en el levantamiento topográfico. Ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos del lugar de ubicación de los inmuebles, se debe solicitar la apertura de una nueva matrícula inmobiliaria. Igual que en el caso anterior, debe solicitarse a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos del lugar de ubicación de los inmuebles, la apertura de una nueva matrícula inmobiliaria para el predio en cuestión. 6.5.9. Procedimiento para formalizar la propiedad de bienes inmuebles de entidades públicas ocupados por terceros Formalización del título de propiedad de bien inmueble. La Ley 9ª de 1989 en su artículo 58, la Ley 708 de 2001 en su artículo 14, reformado por el artículo 2º de la Ley 1001 de 2005, disponen que es obligatorio para las entidades públicas del orden nacional, en aquellos eventos en que los particulares han ocupado ilegalmente inmuebles fiscales de su propiedad para vivienda de interés social, cederlos a título gratuito a sus ocupantes, previo cumplimiento de los siguientes requisitos: -

Que se trate de un inmueble catalogado como de vivienda de interés social. Para saberlo debe realizarse un avalúo comercial al bien, tal como lo establece el Decreto 1420 de 1998.

-

Que la ocupación ilegal haya ocurrido antes del 28 de julio de 1988. Este término fue modificado por el artículo 2º de la Ley 1001 de 2005, mencionando que la ocupación debe haber ocurrido antes del 30 de noviembre de 2001.

-

Que no se trate de bienes de uso público (andenes, parques, calles, puentes, etc.), ni de bienes fiscales destinados a la salud y a la educación.

-

Que no se trate de zonas insalubres o que presenten peligro para la población, de acuerdo con las disposiciones locales sobre la materia.

Se recomienda en estos casos de invasión u ocupación ilegal, hacer un censo para determinar qué área está ocupando cada familia, cuál es el número de integrantes, desde cuándo están ocupando el bien, y las demás situaciones que se consideren necesarias para que cada inmueble quede debidamente identificado. Se debe contar con un levantamiento topográfico, en el cual se determinen las áreas y linderos de cada uno de los predios, ya que debe tenerse esta información para la elaboración de la escritura pública respectiva, que exige la identificación del mismo al momento de titularizar. Si la franja de terreno ocupada por los invasores ilegales hace parte de un predio que en mayor extensión ocupa la Policía Nacional, es pertinente una vez identificada el área que ocupan los particulares, tramitar ante la Oficina de Planeación Municipal del lugar de ubicación del bien 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 230. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

inmueble, una licencia de subdivisión. Previamente a ello, es preciso que ya se tenga el levantamiento topográfico de la totalidad del predio. Procedimiento para formalizar los títulos de propiedad de bienes inmuebles ocupados o poseídos por terceros. Una vez identificados todos los aspectos relacionados en el punto anterior, la entidad pública está en la obligación de proceder a hacer la cesión gratuita mediante escritura pública. Dicho instrumento público lo debe elaborar el Grupo de Bienes Raíces de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, una vez cuente con la totalidad de documentos atrás relacionados, enviados por la unidad policial que requiere el trámite. Corresponderá a los nuevos titulares del derecho de dominio, el registro de las correspondientes escrituras debiendo cancelar lo concerniente a beneficencia y registro, e igualmente, asumir los costos que se ocasionen en la Notaría, que, de todas formas, por tratarse de vivienda de interés social, tienen un tratamiento tributario preferente, es decir, que los costos son mínimos. 6.5.10. Política de respeto al derecho de propiedad privada Definición y fundamento legal de la propiedad privada. El artículo 669 del Código Civil la define de la siguiente forma: “El dominio que se llama también propiedad es el derecho real en una cosa corporal, para gozar y disponer de ella arbitrariamente, no siendo contra ley o contra derecho ajeno. La propiedad separada del goce de la cosa se llama mera o nuda propiedad.”.

Constitucionalmente el Estado protege el derecho de propiedad, de tal manera que nadie puede ser privado de la misma, sino en virtud de un juicio que cumpla con las formalidades legales. (Artículo 58 C.P.). Por lo tanto, la propiedad es el poder directo e inmediato sobre un objeto o bien, por la que se atribuye a su titular la capacidad de disponer del mismo, sin más limitaciones que las que imponga la ley. Es el derecho real que implica el ejercicio de las facultades jurídicas más amplias que el ordenamiento jurídico concede sobre un bien 6.5.10.1. Procedimiento para ocupar inmuebles requeridos por la Fuerza Pública Dispone la Directiva Permanente No. 20/ MDNSGDALGPO de junio 12 de 2009, expedida por el Ministerio de la Defensa Nacional, que la Fuerza Pública podrá entrar a ocupar temporalmente un predio ajeno, siempre que se cumplan las siguientes condiciones: -

Contar con la autorización del propietario del inmueble.

-

Ingresar sólo cuando las condiciones de orden público sean de extrema gravedad para la seguridad nacional, que se requiera ocupar el predio buscando la protección de la comunidad.

-

La ocupación debe ser de forma temporal, hasta que el orden público sea restablecido y cese toda actividad que ponga en peligro la población civil. Una vez restablecido el orden turbado, los respectivos comandantes deben proceder a ordenar el retiro de los miembros de la Fuerza Pública de manera inmediata y entregar el predio a su dueño, en las mismas condiciones que se encontraba antes de su ocupación.

-

Si como consecuencia de dicha ocupación se han realizado mejoras por parte de las Fuerzas Armadas, éstas deben retirarse del inmueble ocupado.

-

Si por la ocupación se ha realizado tala de árboles, desviación de mojones, derribamiento de cercas y cualquier daño que se ocasione a plantas o semovientes, la Fuerza Pública tiene la obligación de reparar o restaurar lo dañado por el uso inadecuado del inmueble.

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Resolución No. DEL HOJA No. 231. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Es obligación para los comandos de fuerza, poner en conocimiento de la Secretaría General del Ministerio de Defensa Nacional, sobre toda ocupación de un terreno, explicando de manera motivada las razones que dieron lugar a la misma. 6.5.10.2. Procedimiento para legalizar inmuebles ya ocupados por la Fuerza Pública La unidad militar o policial presentará al respectivo comandante de fuerza o Director General de la Policía Nacional, la necesidad de adquirir por compraventa el predio, debiendo remitir el concepto de conveniencia y oportunidad, anexando la escritura, matrícula inmobiliaria actualizada, avalúo comercial, paz y salvo por concepto de impuestos y contribuciones, plano topográfico (si se requiere), ofrecimiento del propietario y fotografías del inmueble. Se deberá contar para este caso con el certificado de disponibilidad de los recursos para comprar el inmueble. En caso de no contarse con la voluntad del propietario del predio para la compraventa, se procederá a su expropiación. Si el propietario desea donar el inmueble, se procederá a realizar los trámites pertinentes para esta clase de contratos. Ante la imposibilidad de lograr la compraventa del bien o su donación, podrá proponerse al propietario la viabilidad de suscribir un contrato de arriendo o de comodato. Si el predio ocupado de manera transitoria es de aquellos denominados baldíos y se encuentran ubicados dentro del casco urbano de los municipios, corresponderá al Concejo Municipal, a través de un acuerdo, autorizar al alcalde para entregarlo en calidad de donación o cesión gratuita a la unidad militar o policial solicitante; si el bien es un baldío ubicado en la parte rural del municipio, se debe adelantar el trámite ante la Agencia Nacional de Tierras para lograr la adjudicación del bien. En caso que el inmueble ocupado sea incautado, podrá solicitarse a la Sociedad de Activos Especiales su destinación de manera provisional o definitiva, si ya hay sentencia que declare la extinción de dominio del bien. Principios que deben considerarse Acerca del respeto a la propiedad privada y a los procedimientos que la garantizan ante el Estado, debe considerarse: -

Que las autoridades de la República están instituidas para proteger a todos los ciudadanos en su vida, honra y bienes.

-

Que al propietario se le puede expropiar, previa indemnización, por motivos de conveniencia pública o interés social.

-

Que al propietario se le puede expropiar, sin indemnización, por motivos de equidad definidos por el legislador, con el voto favorable de la mayoría absoluta de una y otra cámara.

-

Que a la propiedad la ley le señala una función social, inherente a su propia naturaleza, la que exige el beneficio general de la comunidad, además, el legislador puede condicionar la extinción del derecho al cumplimiento de la función social, porque el derecho individual de propiedad existe y se reconoce en función de las obligaciones sociales del titular del derecho para con la comunidad.

-

Que en desarrollo del principio constitucional de que la propiedad privada debe ceder ante el interés público o social, aquella es susceptible de las limitaciones o restricciones que le imponga la ley, entre otras, por motivos de higiene, de urbanismo, tranquilidad y bienestar públicos, seguridad, por servidumbres legales y para la preservación del medio ambiente.

Son garantías constitucionales de la propiedad privada, las siguientes: -

El derecho a la propiedad privada no puede ser desconocido ni vulnerado por leyes posteriores. Sólo por motivos de utilidad pública o de interés social, definidos por el legislador, podrá haber expropiación.

1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 232. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - La expropiación requiere sentencia judicial e indemnización previa, y en los casos que

-

determine la ley, podrá adelantarse por vía administrativa, sujeta a posterior acción contencioso-administrativa, incluso respecto del precio. La indemnización se fijará consultando los intereses de la comunidad y del afectado. La función social de la propiedad debe definirla el legislador en atención a manifiestos intereses públicos que se expresen fundamentalmente en su explotación económica o en su utilización, en armonía con el bien público.

6.5.11. Adquisición de bienes inmuebles

Fuente: DIRAF PLANE

De acuerdo al modelo de administración de los recursos logísticos y financieros se encuentra incluido el Grupo de Bienes Raíces de la Dirección Administrativa y Financiera, con el proceso de adquirir aquellos bienes inmuebles donde se desarrollarán los proyectos constructivos para uso de la Policía Nacional, en cumplimiento de la función constitucional prevista en el artículo 218 de la Carta Política. En consecuencia y como resumen de todo lo tratado en este Manual, corresponderá al Grupo de Bienes Raíces y a la Oficina Asesora Jurídica de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, adelantar el estudio de títulos y documentos, revisando los antecedentes legales que acrediten la transparencia de la compraventa, donación, cesión gratuita o permuta, y proponer al mando Institucional su adquisición, la cual se realizará con autorización expresa del Director General de la Policía Nacional. Para titularizar un bien inmueble ofrecido por los municipios, departamentos u otras entidades de carácter público o privado, se debe estudiar el folio de matrícula inmobiliaria, ya que en éste se determina si existen limitaciones del dominio, tales como: embargos, falsa tradición, o patrimonio de familia, que impidan la transferencia, o que el inmueble se encuentre hipotecado. El único facultado para firmar escrituras de bienes inmuebles, sea para entregar, o recibir, es el Director General, en forma directa, o por autorización, mediante poder. De otra parte y de acuerdo a las necesidades de la Institución, se deben realizar los trámites pertinentes para la legalización de los bienes inmuebles que están siendo ocupados, pero no tienen ningún soporte legal. Lo ideal es legalizarlos mediante escritura pública debidamente registrada, pero en caso de no obtener la autorización del dueño del predio, podrá suscribirse un contrato de comodato o préstamo de uso por un periodo de tiempo determinado, que no puede sobrepasar los cinco (5) años; también es procedente su legalización a través de un contrato de arriendo; para cada caso en particular se debe contar con el contrato respectivo como soporte. Finalmente, cuando la Policía Nacional lleva en el inmueble cierto periodo de tiempo ocupando el bien sin reconocer a dueño alguno, es factible iniciar un juicio de pertenencia para que se declare la prescripción adquisitiva de dominio. Es importante mantener actualizada la información de cada inmueble en el Sistema de Información, incluyendo los datos del avalúo comercial de aquellos predios propiedad de la Institución, como lo establece el presente manual, con el fin de identificarlos y tener actualizada la información de los activos fijos de la Policía Nacional.

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Resolución No. DEL HOJA No. 233. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Por otro lado, se evidencia la necesidad en la gestión de los proyectos, de hacer alusión a los siguientes pasos o descripciones generales que permiten obtener resultados favorables para el desarrollo de cualquier proyecto constructivo como lo es: 1. Contar con un plan maestro de infraestructura; todo proyecto cuya dimensión o proporcionalidad requiera de recursos de financiación elevados que comprometa recursos de varias vigencias, debe contar con un plan de implantación a nivel arquitectónico, de esta manera podrá desarrollarse el proyecto por fases, con las mismas especificaciones técnicas. 2.

Elaborar un adecuado estudio de mercado, previamente a la contratación, proceso que debe llevarse a cabo en los tiempos establecidos por la Ley para la posterior contratación.

3. A través de la supervisión a la interventoría del proyecto constructivo, se debe ejercer un control y seguimiento permanente al cumplimiento del contrato, con el objeto de recibir instalaciones que cumplan técnicamente con lo contratado y suplan las necesidades de la Institución. 4. Por último, dar una respuesta oportuna al cliente final, con el fin de satisfacer las diferentes posventas que por condición natural se requieran. La adquisición de los servicios de mantenimiento se desarrollará con el presupuesto asignado a cada una de las unidades policiales, de acuerdo al tope establecido por la Oficina de Planeación de la Dirección General y a la distribución presupuestal acorde con la priorización técnica de mantenimientos establecida para cada unidad. En este caso y de acuerdo a la priorización nacional, se realizará la contratación de los servicios de mantenimiento por cada una de las unidades ordenadoras del gasto, las cuales deben tener dentro de su estructuración precontractual lo siguiente: -

Pliegos tipo: la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, emite anualmente los pliegos tipo, actualizados con la normatividad vigente y las últimas circulares de Colombia compra eficiente, así como últimas sentencias y actualizaciones a la contratación estatal. Y en caso de no obtener esta información, será requerida por medio de comunicación oficial a dicha Dirección.

-

Precios de referencia: anualmente la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces actualizará el instructivo de precios de referencia para insumos, mano de obra, herramienta, equipo y transporte, así como los análisis de precios unitarios -APU-, de las actividades más relevantes de los mantenimientos. Y en caso de no obtener esta información, será requerida por medio de comunicación oficial a dicha Dirección.

6.5.12. Control de bienes inmuebles

Fuente: DIRAF PLANE

El control sobre los activos inmobiliarios de la Policía Nacional a través de los grupos de bienes raíces en las unidades, obedece inicialmente al inventario inmobiliario con la información catastral (física, jurídica, económica y fiscal) de cada uno de los predios propiedad y no propiedad a cargo de la Policía Nacional en todo el territorio colombiano.

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Resolución No. DEL HOJA No. 234. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

La anterior información consignada digitalmente en el Sistema de Información de Bienes Raíces SIBIN y el acervo documental de los títulos de propiedad, certificaciones técnicas y requerimientos sobre cada predio, que reposan originales en el archivo físico de la unidad policial a la cual pertenece el bien, permiten el seguimiento y control sobre su estado actual, dando trazabilidad y soporte a los antecedentes y trámites administrativos inmobiliarios. Por otro lado, el despliegue del talento humano en los grupos y/o asignación de responsables de los Bienes Inmuebles en las unidades de Policía, obliga a un control por parte del nivel central, en cuanto a los procesos de retroalimentación de las capacidades y conocimientos técnicos y jurídicos necesarios para el correcto funcionamiento y ejecución de cada uno de los procedimientos a cargo. Control a la ejecución y publicidad Control de la ejecución de los contratos de mantenimiento a través de órdenes de trabajo, serán presentadas al Comandante de la Estación o Jefe de la unidad, para que ejerza el control de las obras que se realizarán incluyendo fotos del antes y después, y costos de la obra. El supervisor del contrato en su informe de supervisión deberá dar a conocer al ordenador del gasto las actividades que se realizaron de acuerdo a las órdenes de trabajo con el fin de ejercer el control a los recursos. Se deberá realizar publicidad mediante las oficinas de comunicaciones estratégicas de la unidad, para que una vez, se termine la ejecución de las obras de mantenimiento, se generen piezas graficas como folletos virtuales, videos y demás, que permitan dar a conocer a los usuarios de la unidad las obras que se realizan (fotos y videos del antes y después, como los costos de la intervención), lo cual permite ejercer la veeduría de los funcionarios y ciudadanos sobre la inversión de los recursos. La Dirección Administrativa y Financiera realizará el Control de la aplicación de pliegos tipo en las unidades en los cuatro ámbitos de gestión (misional policial, salud, bienestar y educativo). Control de la Supervisión a. Mensualmente los funcionarios de la regional de infraestructura realizarán visitas técnicas aleatorias en la Región y de manera bimestral lo harán los funcionarios del nivel central, con el fin de verificar el cumplimiento contractual y que la calidad de la intervención este de acuerdo a los estándares más altos en materia de mantenimiento e identificar que los servicios prestados están acordes con los requisitos exigidos por la entidad. b. Si durante las visitas técnicas se evidencia que los recursos de mantenimiento no han sido utilizados para reparaciones o mejoras locativas, sino para obras nuevas, ampliaciones, adecuaciones, modificaciones, restauraciones, reforzamiento estructural, demoliciones, reconstrucciones o cerramientos, se enviará copia a la Contraloría General de la Nación y a la Inspección General para la apertura de la investigación respectiva. c. Ordenar mediante comunicación oficial, firmada por la Subdirección de la Policía Nacional, donde se les dé tiempo y dedicación específica a los funcionarios que fungen como Supervisores de contratos en las unidades, debido a la cantidad de recursos que se manejan en los mismos y el nivel de control técnico requerido. 6.5.13. Pago de impuesto predial y contribución de valorización Impuesto predial El impuesto predial unificado es un gravamen de carácter directo, cobrado por los municipios a los predios existentes dentro de su jurisdicción, El cobro se efectúa previa calificación que realiza la oficina de Catastro o Instituto Geográfico Agustín Codazzi IGAC, donde se toma como base de liquidación su estratificación y avalúo catastral, conforme a la Ley 14 de 1983, teniendo en cuenta las tarifas diferenciales autorizadas en el artículo 4 de la Ley 44 de 1990. El impuesto se

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Resolución No. DEL HOJA No. 235. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

causa el 1º de enero de cada año y su período es anual comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre del respectivo año. Contribución de valorización La contribución de valorización, es un tributo especial que genera un gravamen real sobre las propiedades inmuebles, ubicadas en la zona que se beneficiará con la ejecución de obras de interés público. Obligación de pagar Existe la obligatoriedad para el propietario o poseedor del bien inmueble, de cancelar el impuesto predial y la contribución de valorización; en consecuencia, es imperativo que cada unidad policial conozca qué bienes están siendo ocupados por la Institución con ánimo de señor y dueño por más de diez (10) años, que deban cancelar el impuesto predial y la valorización. Para el pago de uno y otra, dentro del primer trimestre de cada año, se deben adelantar las gestiones a fin de obtener los recibos de cobro y formularios correspondientes, debiendo cancelar dichas obligaciones en las vigencias y dentro de los plazos establecidos, evitando el pago de moras y sanciones por la no cancelación de los mismos de manera oportuna; en lo posible, cancelar en las fechas de descuento, cuando los dineros han sido situados en las Unidades con antelación al beneficio otorgado por el pronto pago. Significa lo anterior, que no solo es el propietario el que es sujeto pasivo del impuesto, sino que también lo puede ser el poseedor persona natural o jurídica. Es tan claro este aspecto que los mismos formularios de impuesto predial y contribución de valorización, contienen una casilla donde va el nombre del propietario o poseedor, o solicita indicar en calidad de qué se efectúa el pago o declaración. Por otra parte, es importante tener en cuenta algunos apartes de la ley de presupuesto, que dispone: “…los impuestos y la tarifa de control fiscal, se pueden pagar con cargo al presupuesto vigente cualquiera que sea el año de su causación. Los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación podrán pagar, con cargo al presupuesto vigente, las obligaciones recibidas de las entidades liquidadas que fueron causadas por las mismas, correspondientes a servicios públicos domiciliarios y contribuciones inherentes a la nómina, cualquiera que sea el año de su causación, afectando el rubro que les dio origen”.

De igual manera cabe resaltar que se debe realizar el pago de intereses, moras, multas o sanciones, teniendo en cuenta que este gravamen es una obligación, para lo cual se deben tener en cuenta los parámetros establecidos en el Instructivo No. 022/SUDIR-DIRAF-70 del 17 de mayo de 2012, sobre “PAUTAS PARA EL PAGO DE IMPUESTOS, MULTAS, SANCIONES, INTERESES DE MORA Y OTROS EN LAS UNIDADES EJECUTORAS DE LA POLICÍA NACIONAL”, o la norma que lo sustituya o modifique. 6.5.13.1. Cuando se debe o no pagar impuestos y contribuciones En la Policía Nacional se han establecido circunstancias, que es preciso considerar para que cada unidad establezca si es viable o no pagar los impuestos y contribuciones: -

Que la Policía ocupe un predio de propiedad de un municipio: en este evento no paga impuesto predial, ya que los Municipios son exentos de este tributo. Los demás entes territoriales como la Nación y los departamentos si están sujetos al pago de impuesto predial.

-

Que el inmueble ocupado sea de un particular y exista de por medio un contrato de arriendo: en este caso, nunca procede el pago de dicho impuesto por parte del arrendatario.

-

Que el inmueble ocupado sea de un particular y se haya suscrito un contrato de comodato: si dentro del clausulado se estipuló que el comodatario debe cancelar el impuesto predial debe asumirse la obligación. Si no se estipuló nada en el contrato, no es procedente el pago.

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Resolución No. DEL HOJA No. 236. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - Inmuebles recibidos en comodato por 99 años de otras entidades hoy liquidadas: (cuando la

ley lo permitía, hoy no puede ser superior a 5 años), donde ya no es posible localizar al comodante y que la Policía los tiene en uso hace más de 10 años, o que se entregaron precisamente para que en el lote de terreno se construyera una instalación policial. En este evento es procedente el pago, ya que la Institución viene usando el bien y es más el beneficio que presta a la Institución que el gasto que debe asumirse. -

Que no se conozca dueño del bien que se ocupa. Si la Policía Nacional lleva ocupando el bien por más de diez (10) años que es el término que se tiene para poder iniciar un proceso de pertenencia por prescripción adquisitiva de dominio, por tener la posesión del bien con ánimo de señor y dueño, debe empezar a cancelarse el impuesto predial y contribuciones, porque precisamente éstos son actos de posesión que se presentan como prueba en la demanda ordinaria. En el evento que la Policía lleve ocupando el inmueble un término mucho menor a los diez (10) años, se debe indagar ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos del lugar de ubicación del inmueble, dirección, nombre del titular del derecho, a fin de establecer con quién se suscribiría un contrato de arriendo o comodato, caso en el cual no procedería el pago de impuestos, a menos que se establezca como una obligación por el propietario del bien.

-

Que el inmueble haya sido entregado provisionalmente por la Dirección Nacional de Estupefacientes DNE, hoy Sociedad de Activos Especiales SAE o entidad o ministerio que asuma sus funciones: La resolución que asigna el bien siempre determina que es obligación para quien lo recibe de manera provisional, pagar el impuesto predial y contribución de valorización.

-

Que el inmueble haya sido entregado definitivamente por la Dirección Nacional de Estupefacientes DNE, hoy Sociedad de Activos Especiales SAE: o entidad o ministerio que asuma sus funciones. La resolución que asigna el bien, determina que es obligación para quien lo recibe de manera definitiva, pagar el impuesto predial y contribución de valorización que se adeuda a la fecha de entrega. Por ello se debe determinar previamente a solicitar la asignación definitiva del inmueble, cuál es el valor a que asciende la deuda.

-

Que el predio ocupado por la Policía haya sido adquirido por una entidad pública y después de varios años se acuerde su cesión a título gratuito: en este evento, debe analizarse el costo - beneficio, pues si la Institución ha ocupado el bien por varios años y dentro de la política de saneamiento contable se logra la transferencia del bien a título gratuito, se considera que procede el pago previo a la escrituración.

-

Que el inmueble ocupado resulte ser de propiedad de un tercero, pero haga parte de uno en mayor extensión que sí es propiedad de la Policía Nacional exento de impuesto predial: surge esta situación cuando al elaborar un avalúo comercial a un predio, se consultan las manzanas o cartas catastrales y aparecen cédulas catastrales adicionales a las registradas, o cuando se hacen levantamientos topográficos que detectan mayores áreas y al hacer los estudios de títulos se logra inferir que existe un dueño de esa franja de terreno sobrante. Si la Institución se ha beneficiado del inmueble por muchos años y su propietario desea donarlo o venderlo, en una relación costo-beneficio le corresponderá asumir la deuda existente por impuestos y contribuciones.

En el caso que se hayan causado intereses por mora, la Policía Nacional deberá proceder al pago de impuestos y contribuciones por los últimos cinco (5) años, que es el término de prescripción, siempre y cuando no se hayan adelantado cobros en ese periodo de tiempo por la autoridad respectiva, o que el municipio dentro de su autonomía administrativa declare la no prescripción de la deuda por el paso del tiempo. Se precisa que, en los predios ocupados por la Institución en calidad de arrendatarios, no se cancelarán estos gravámenes con recursos de la Policía Nacional, a menos que se acuerde por las partes dentro de la autonomía de la voluntad, la posibilidad de un descuento del canon, con la obligación para la Institución de realizar dichos pagos. En los contratos de comodato, puede asumirse el pago del impuesto predial o valorización, cuando ha quedado incluida la obligación en el clausulado.

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Resolución No. DEL HOJA No. 237. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

6.5.13.2. Procedimiento a desarrollar por las unidades policiales para el pago de impuestos y contribuciones Generar en el mes de septiembre de cada vigencia, un reporte con base en el Sistema de Información para la Administración de Bienes Inmuebles, sobre los predios propiedad y no propiedad (comodato, destinación provisional, etc.,) de la Policía Nacional, con la relación del pago del impuesto predial y contribución de valorización (si aplica), en aras de establecer:

-

Los predios a los cuales en la vigencia se les canceló el impuesto predial y/o contribución de valorización con recursos de la Institución. Periodicidad de los cobros y pagos.

-

El valor cancelado con recursos propios.

-

Los predios que, de conformidad con las disposiciones de carácter nacional, departamental o municipal, se encuentran exentos o exonerados (excluidos) del pago de dicho gravamen.

-

Los predios sobre los cuales se canceló el impuesto predial y/o contribución de valorización con recursos externos, indicando la fuente de éstos.

-

La entidad externa que canceló los impuestos, indicando el término por el que se asumió el compromiso para el pago de la respectiva carga impositiva.

-

La relación de los predios que en la siguiente vigencia no serán cancelados por entes externos o que pierden la calidad de exentos.

-

La relación total de los predios sobre los cuales se debe cancelar en la siguiente vigencia el impuesto predial y/o contribución de valorización, indicando el valor a pagar con recursos de la Institución.

-

Con la información ya actualizada, elaborar el diagnóstico de los predios a los cuales se les debe cancelar el impuesto o contribución y el valor a cancelar a cargo de la Policía Nacional, incluyendo la periodicidad de los pagos. De conformidad con el diagnóstico, elaborar la solicitud de recursos dirigida al ordenador del gasto con el fin de que se incluyan en el Plan de Necesidades de la unidad ejecutora, teniendo en cuenta para el ajuste el valor equivalente al promedio del IPC (Índice de Precios al Consumidor) de los últimos cinco (5) años, a menos que se tenga conocimiento que hubo una actualización catastral, factor que incrementaría sustancialmente la proyección. En el caso que durante la vigencia ingresen nuevos predios o las administraciones departamentales o municipales decidan terminar la exención del impuesto predial, o se genere el cobro de contribuciones, se deberá solicitar de manera inmediata al ordenador del gasto surtir el trámite para la adición de recursos. Si durante la vigencia, la unidad devuelve o cede predios que se encontraban a cargo de la misma o por gestiones de la unidad se logra la exención del pago de impuesto y/o contribución, se debe solicitar a la Dependencia de Planeación de la Unidad, la liberación de los recursos. En el evento que en el plan de compras y la resolución de asignación de partidas presupuestales para las unidades policiales, no se incluya el presupuesto total solicitado para el pago de impuesto predial y contribuciones, se deberá informar y solicitar oportunamente por escrito al ordenador del gasto, el trámite y gestión de asignación de recursos faltantes ante la Oficina de Planeación de la Dirección General, bien sea porque no se tuvo en cuenta el monto requerido, o porque al momento de solicitar los recursos no se contemplaron en el Plan de Necesidades en razón a que estos eran sufragados por un ente externo y el compromiso de éste, culminó, o también porque la Policía tiene en uso un nuevo inmueble que genera dicho pago. Entre los meses de enero y febrero de cada vigencia, se deben solicitar los formularios de liquidación de impuestos y/o contribución de valorización ante las Secretarias de Hacienda para el caso de las ciudades principales o en las Tesorerías para los bienes inmuebles ubicados en 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 238. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

las cabeceras municipales, con el fin de determinar en valores reales, el monto a cancelar por concepto de impuestos y contribución de valorización en la vigencia que corresponda, acogiéndose a los descuentos que ofrecen las entidades recaudadoras por el pago anticipado. Oficiar con la firma del ordenador del gasto a los comandantes de las unidades de su jurisdicción, para que informen cuáles de las facturas de impuesto predial y contribución de valorización, son canceladas por entidades externas y el valor correspondiente. Para el caso de las contribuciones por valorización se deben solicitar los formularios de liquidación en la ciudad de Bogotá al IDU y a nivel país, en las oficinas de planeación municipal o aquella que haga sus veces. De igual forma, establecido el monto a cancelar, en coordinación con el Grupo Financiero y de Planeación de la respectiva unidad policial, se debe proceder a solicitar la apropiación presupuestal al Jefe de la Oficina de Planeación de la Dirección General, de acuerdo a los plazos e instrucciones impartidas por esa Oficina Asesora. Una vez asignado el presupuesto y en coordinación con la Oficina de Planeación de la Dirección General, se debe incluir dentro del Plan Anual de Adquisiciones y expedir la correspondiente certificación por ese concepto. El Grupo de Bienes Raíces de la unidad enviará al Grupo Financiero, mediante comunicado oficial los formularios de liquidación para que se efectué el pago oportuno de los impuestos y contribuciones, dejando como soporte copia de lo actuado. El Jefe del Grupo de Bienes Raíces realizará el seguimiento al pago, hasta que verifique que las obligaciones han sido canceladas efectivamente y en tiempo, teniendo en cuenta las fechas previstas en los formularios. Con el comprobante de pago o los soportes de paz y salvo, aportados por el tesorero de la unidad ejecutora y/o por la entidad externa que haya efectuado el pago, se deberá incorporar la información en el SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES INMUEBLES, en el módulo de impuesto y sub módulo correspondiente. En el evento en que, en la unidad, el bien inmueble no esté registrado en los estados financieros, el Grupo de Contabilidad debe coordinar con el Grupo de Bienes Raíces para que allegue ante esa dependencia todos los documentos soportes requeridos para realizar el registro del bien inmueble en los estados contables y en el Sistema de Información para la Administración de Bienes Inmuebles. Las Unidades únicamente deben pagar intereses, multas y sanciones por el rubro presupuestal respectivo de conformidad con lo previsto al efecto en la Resolución No. 035 del 23-07-09 “Por la cual se establece el Plan de Cuentas a que se refiere el artículo 30 del Decreto 4730 de 2005, modificado por el artículo 5 del Decreto 1957 de 2007”. Los conceptos descritos hacen parte del procedimiento estandarizado en la Suite Visión Empresarial bajo el código 2BS-PR-0019 “Gestión y Seguimiento pago impuesto predial y contribuciones”, el cual debe ser aplicado por todas las unidades policiales a nivel nacional. 6.5.14. Avalúo comercial a bienes inmuebles propiedad de la Policía Nacional con fines contables Avalúo comercial El Decreto 1420 de 1998, en su artículo 2º señala: “Se entiende por valor comercial de un inmueble el precio más probable por el cual este se transaría en un mercado donde el comprador y el vendedor actuarían libremente, con el conocimiento de las condiciones físicas y jurídicas que afectan el bien”. Se trata de un estudio que analiza diversos factores arquitectónicos, urbanísticos, estructurales y de mercado, entre otros aspectos, para determinar el valor comercial de una propiedad.

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Resolución No. DEL HOJA No. 239. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Avalúo para medición inicial Son los realizados por la Policía Nacional, atendiendo lo consagrado en la normativa vigente exigida por la Contaduría General de la Nación - CGN. Se refiere a la valoración técnica que efectúa el funcionario, persona natural o jurídica expertas, designado por la entidad pública, que permita acopiar la información y documentación suficiente y pertinente sobre el valor actual de un bien mueble o inmueble y que generalmente se establece en función del precio de mercado que estos bienes tienen. La Metodología para la elaboración de los avalúos comerciales con fines contables se realizará de conformidad con lo establecido por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC, mediante Resolución 620 del 23 de septiembre de 2008 “Por la cual se establecen los procedimientos para los avalúos ordenados dentro del marco de la Ley 388 de 1997”. Solo se realizarán avalúos con fines contables a los bienes inmuebles, si al celebrar un contrato de comodato, dicho acto administrativo no presenta de manera discriminada el valor correspondiente a Edificaciones y Terrenos, previa solicitud por parte de la Policía Nacional a la entidad otorgante de por lo menos el valor en libros de los bienes objeto del acuerdo y ésta responde desfavorablemente a la Institución, en este caso se realizaría el avalúo para registrar el reconocimiento inicial de estos bienes en la información contable de la unidad. Así mismo en casos especiales como: siniestros por fuerza mayor o caso fortuito. 6.5.14.1. Parámetros para la elaboración y presentación de los trabajos de avalúo comercial con fines contables Los informes de avalúo deberán presentarse por los funcionarios valuadores de la Policía Nacional, en el formato de avalúo para bienes inmuebles estandarizado, el cual puede ser consultado en la Suite Visión Empresarial - SVE bajo el código 2BS-FR-0033, cumpliendo las siguientes indicaciones: Los funcionarios valuadores antes de realizar la visita al predio, verificarán con el grupo de contabilidad de la unidad, que tanto el terreno como las edificaciones se encuentren contablemente registrados. Si al momento de la visita las construcciones no han sido remesadas a la unidad policial, se debe solicitar a contabilidad se inicien los trámites respectivos, para poder incluirlas en el trabajo valuatorio. En atención al Decreto Ley 019 de 2012, reglamentado por los Decretos 1450 de 2012 y 1082 de 2015 (Ley Anti trámites) la Directiva Presidencial No. 04 de 2012 que trata sobre la eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública, en cumplimiento a los cronogramas de avalúos dispuestos por la Subdirección General, los funcionarios valuadores remitirán el trabajo de cada avalúo comercial asignado durante la vigencia, en medio magnético y en formato PDF al Grupo de Administración de los Bienes Inmuebles de la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, con el fin de consolidar el informe de cumplimiento ante la Subdirección General. Corresponderá al Jefe Grupo de Bienes Raíces de la Unidad, remitir el informe de avalúo comercial en medio magnético y en formato PDF, al Grupo de Contabilidad de la Unidad para que sea registrado y actualizado en los estados contables, debiéndose contar para el efecto con el reporte SAP – SILOG el que será remitido junto con el “FORMATO CERTIFICACIÓN INFORMACIÓN CONTABLE Código:1AR-FR-0023” al Grupo de Bienes Raíces de la Dirección Administrativa y Financiera, dando cumplimiento a los puntos de control establecidos en el procedimiento 2BS-PR-0017 - Realizar Avalúos, previsto en la Suite Visión Empresarial. Los avalúos originales reposarán en los almacenes o archivos del Grupo de Bienes Raíces de la Unidad, en el expediente del predio correspondiente, acompañado de la certificación del registro contable. Para claridad de todos los funcionarios valuadores, en los casos de bienes inmuebles sometidos al régimen de propiedad horizontal (Ley 675 de 2001), solo se debe estimar el valor de la construcción, y en los casos de bienes inmuebles que presenten régimen de propiedad horizontal tipo condominio, se debe estimar el valor tanto del terreno como de las construcciones, ya que

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Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 240. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

en estos casos se cuenta con la propiedad privada sobre el terreno donde se encuentra la edificación. Los trabajos de avalúo comercial deberán incluir la siguiente información, de acuerdo con el formato 2BS-FR-0033 previsto en la Suite Visión Empresarial: Información general: -

Dirección/ubicación: se refiere a la localización del inmueble objeto de avalúo distinguido por la nomenclatura o malla vial existente. En caso que la dirección física del predio no coincida con la relacionada en los títulos, se debe solicitar un certificado de nomenclatura ante la Secretaría de Planeación municipal o distrital, debiendo informar dicha circunstancia en el cuadro de observaciones del Formato.

-

Urbanización/Centro Poblado: Indicar nombre de la urbanización, barrio, sector.

-

Municipio, vereda o corregimiento: indicar con claridad el corregimiento o vereda y municipio donde se encuentra ubicado el bien inmueble

-

Departamento: Nombre Departamento.

-

Unidad Policial: Corresponde a la sigla de la Unidad (MECUC, DEANT, DIBIE, etc.), a la cual está cargado contablemente el bien inmueble objeto de avalúo.

-

Tipo de avalúo: señalar si se trata de un avalúo a predio urbano o rural.

-

Nombre del Inmueble: Indicar nombre policial o uso del bien inmueble. Ejemplo (Estación de Policía Soledad; vivienda fiscal sotavento, lote Curumani, etc.), según corresponda, que permita identificar claramente el predio que se va a avaluar.

-

Fecha de visita: señalar la fecha en que se realizó la visita al predio.

-

Fecha del informe: Indicar la fecha en que será entregado el informe por parte del perito valuador.

-

Objeto del Avalúo: Para el caso de la Policía Nacional siempre será para fines contables.

Información jurídica: -

Documento de Adquisición: Indicar si corresponde a acto administrativo (resolución), escritura pública, acta, convenio o contrato.

-

Número: Número con el que se identifica del documento de adquisición.

-

Fecha: Fecha en la que se otorga, suscribe o expide el documento de adquisición.

-

Nombre del emisor del documento de adquisición: identificación de la persona natural o jurídica, privada o pública que suscribió el documento de adquisición, indicando la Notaría en la que se corrió la respectiva escritura pública.

-

Matricula Inmobiliaria: citar el número de folio de matrícula inmobiliaria del predio objeto de avalúo que aparece en la parte superior derecha del documento.

-

Círculo Registral: corresponde a los tres primeros dígitos del folio de matrícula, los cuales indican el municipio donde se suscribe el registro del bien inmueble.

-

Cédula / Código catastral: citar el número de identificación catastral que aparece en la matrícula inmobiliaria. Este se puede obtener igualmente en la escritura pública o solicitando el boletín catastral del predio objeto de avalúo. En el campo de observaciones del formato de avalúo se debe indicar si el inmueble carece de identificación catastral.

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Resolución No. DEL HOJA No. 241. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - Número predial nacional: compuesto por 30 dígitos de conformidad con lo establecido por

las autoridades catastrales. -

Propietario: identificar el propietario tal como aparece en el folio de matrícula inmobiliaria.

Características generales del sector: -

Actividad predominante: señalar la actividad económica (residencial, comercial, industrial, dotacional) del sector, según corresponda.

-

Vías de acceso: indicar si el acceso al predio es peatonal o vehicular. Tipo de Vía: indicar si la vía de acceso al predio es primaria, secundaria o terciaria, según corresponda.

-

Características de la vía: indicar si es adoquinado, afirmado, lozas de concreto, asfaltado u otras.

-

Servicios públicos: seleccionar cada uno de los servicios públicos con que cuenta en bien inmueble.

-

Transporte público: indicar qué clase de servicio público se presta en el sector.

-

Estratificación: indicar el estrato del sector donde se encuentra ubicado el bien.

-

Zonificación del sector y reglamentación: Se deberá señalar el uso actual del suelo para el sitio donde se encuentra ubicado el predio objeto de avalúo, de acuerdo con el Plan de Ordenamiento Territorial -POT, Plan Básico de Ordenamiento Territorial-PBOT o Esquema de Ordenamiento Territorial - EOT, vigente para el municipio (Decreto Nacional 1203 de 2017 modificado por el Decreto Nacional 1077 de 2015). Estas consultas se pueden realizar en las Secretarías de Planeación.

Características del terreno: -

Área total a avaluar: se debe tomar el área que se registra en la escritura o documento que acredita la titularidad. El área registral y catastral en los inmuebles debe coincidir, conforme lo establece la Resolución SNR No. 1731 IGAC No. 221 del 21/02/2018 “Por medio de la cual se establecen lineamientos y procedimientos para la corrección o aclaración, actualización, rectificación de linderos y área, modificación física e inclusión de área de bienes inmuebles”. Cuando el perito observe que no hay coincidencia en el área que aparece en el título, matrícula inmobiliaria o certificación catastral, dejará constancia de la novedad en el acápite de observaciones del Formato. Si el perito considera que el área de la escritura no es consistente, procederá a tomar la medida en terreno (si la topografía y cabida lo permiten) o a soportar documentalmente el cambio de área indicándolo en el informe de avalúo.

-

Unidad de Contabilización: Indicar la sigla de la Unidad Policial que tiene cargado contablemente el terreno objeto de avalúo.

-

Forma Geométrica: se debe señalar la forma que tiene el terreno objeto de avalúo.

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Topografía: Indicar si el terreno el plano, ondulado o escarpado y la proporción según la topografía.

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Ubicación en la Manzana: se debe indicar si el predio es esquinero o medianero.

-

Características de la construcción. Descripción de las instalaciones: se hará una descripción por bloques de construcción dentro de un terreno indicando el área en m2, el número de pisos de ese bloque, la vetustez y la unidad que tenga cargado contablemente el bloque de construcción.

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Resolución No. DEL HOJA No. 242. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - Descripción de anexos: se hará una descripción de los muros de cerramiento, zonas duras

existentes en el predio objeto de avalúo indicando la cantidad, unidad de medida, vetustez y unidad contable. -

Características Constructivas: se hará una valoración y clara descripción por bloques, tomando como referencia los parámetros de evaluación establecidos en el manual de reconocimiento predial del IGAC, en términos de:    

Estructura (Armazón, muros, cubierta, conservación) Acabados principales (fachadas, cubrimiento muros, pisos, conservación) Baños (Tamaño, enchapes, mobiliario, conservación) Cocina (Tamaño, enchapes, mobiliario, conservación)

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Análisis económico. Según las características geoeconómicas del bien inmueble objeto de estudio, el funcionario valuador aplicará la Metodología para la elaboración de los avalúos comerciales con fines contables conforme con lo establecido por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC, en la Resolución 620 del23 de septiembre de 2008 “Por la cual se establecen los procedimientos para los avalúos ordenados dentro del marco de la Ley 388 de 1997”.

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Análisis para determinar el valor del terreno. Para determinar el valor del terreno se debe anotar en la hoja 1 del formato de avalúo estandarizado, el área total de terreno a avaluar. Esta área posteriormente será calculada con relación al valor por metro cuadrado establecido del estudio de mercado (ver ejemplo).

Fuente: DIRAF-ARINF

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Análisis para determinar el valor de las construcciones. Para determinar el valor de las construcciones se debe tomar el área total de construcción por cada bloque incorporado, multiplicado por el valor de metro cuadrado de construcción establecido del estudio de mercado (ver ejemplo).

Fuente: DIRAF-ARINF

Es importante al momento de determinar el área de construcción, que el perito valuador tenga en cuenta el número de pisos del inmueble a avaluar, toda vez que para determinar el área

1DS-RS–0001 VER: 2

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 243. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

construida de una edificación de dos plantas se tomará el área construida en primera planta y se multiplicará por dos, dependiendo en cierta medida, si el segundo piso está construido en su totalidad. -

Avalúo comercial. Se describe en números, la sumatoria de los valores totales de terreno y construcción (total de bloques), y se representa en el numeral 9 del formato de avalúo estandarizado de la siguiente manera, ejemplo:

Fuente: DIRAF-ARINF

Por último, en la parte final del informe, es obligatorio que tenga la firma y pos firma del funcionario valuador que lo realizó, como requisito para la incorporación contable del mismo y el posterior cargue de la información en el aplicativo del sistema de información, así: FIRMA FUNCIONARIO VALUADOR: NOMBRE FUNCIONARIO VALUADOR: IDENTIFICACIÓN FUNCIONARIO VALUADOR: -

Firma (Grado). XXXX XXXXX XXXX c.c. 00.000.000 de XXX

Documentos anexos. Al informe de avalúo se le deben adjuntar los documentos soporte de titularidad e identificación registral y catastral, álbum fotográfico, hojas de cálculo de terreno y construcción e igualmente las fichas, planos, o mapas relacionados con la normatividad aplicable al sector y al bien avaluado.

6.5.14.2. Registro contable de los avalúos comerciales inmuebles propiedad Policía Nacional -

-

Registro contable. Corresponde al contador de la unidad realizar el registro contable de acuerdo al informe del avalúo comercial presentado por el funcionario valuador, conforme a lo establecido en el Manual de Lineamientos Contables para la Policía Nacional vigente. Actualización. La elaboración de un nuevo avalúo de un inmueble, dependerá de las políticas contables que defina la Oficina de Contaduría General, con base en los parámetros establecidos en las Normas Internacionales Contables del Sector Público NICSP; por consiguiente, cada vez que los peritos realicen la actualización, los informes valuatorios se deben registrar contablemente, e incorporar los valores respectivos en el Sistema de Información para la Administración de Bienes Inmuebles.

6.6. Servicios públicos domiciliarios Definiciones especiales. Servicios públicos domiciliarios: son aquellos que reciben las personas en su domicilio o lugar de trabajo y sirven para satisfacer las necesidades básicas de bienestar y salubridad de la población, los cuales de conformidad con el artículo 1º de la Ley 142 de 1994 “Por la cual se establece el régimen de los servicios públicos domiciliarios”, son: acueducto, alcantarillado, aseo, energía eléctrica, distribución de gas combustible y telefonía fija pública básica conmutada y la telefonía local móvil en el sector rural. Cabe anotar que el servicio de telefonía (fija y móvil) para el caso de la Policía Nacional, por la exclusividad de los contratos, seguridad institucional y los avances continuos de tecnología en la prestación de este servicio, los administra directamente la Oficina de Telemática de la DIPON - OFITE. Con el fin de lograr una mejor interpretación y aplicación de la Ley 142 de 1994 de conformidad con sus decretos reglamentarios y disposiciones que la complementen, modifiquen, adicionen, o sustituyan, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones previstas en el artículo 14:

1DS-RS–0001 VER: 2

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 244. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Definición de Servicio público domiciliario de acueducto: “Llamado también servicio público domiciliario de agua potable. Es la distribución municipal de agua apta para el consumo humano, incluida su conexión y medición. También se aplicará esta Ley a las actividades complementarias tales como captación de agua y su procesamiento, tratamiento, almacenamiento, conducción y trasporte.” Servicio público domiciliario de alcantarillado: “Es la recolección municipal de residuos, principalmente líquidos, por medio de tuberías y conductos. (…)”. Servicio público domiciliario de aseo: “Modificado por el artículo 1 de la Ley 689 de 2001. Es el servicio de recolección municipal de residuos, principalmente sólidos. También se aplica a las actividades complementarias de transporte, tratamiento, aprovechamiento y disposición final de tales residuos”. Servicio público domiciliario de energía eléctrica: “Es el transporte de energía eléctrica desde las redes regionales de transmisión hasta el domicilio del usuario final, incluida su conexión y medición. (…)”. Servicio público domiciliario de gas combustible: “Es el conjunto de actividades ordenadas a la distribución de gas combustible, por tubería u otro medio, desde un sitio de acopio de grandes volúmenes o desde un gasoducto central hasta la instalación de un consumidor final, incluyendo su conexión y medición. (…)”. Factura de servicios públicos: “Es la cuenta que una persona prestadora de servicios públicos entrega o remite al usuario, por causa del consumo y demás servicios inherentes en desarrollo de un contrato de prestación de servicios públicos”. Usuario: “Persona natural o jurídica que se beneficia con la prestación de un servicio público, bien como propietario del inmueble en donde este se presta, o como receptor directo del servicio. A este último usuario se denomina también consumidor.”. Es decir, son usuarios todas las personas que se benefician o reciben los servicios públicos domiciliarios. Así, usuario es el propietario, poseedor, tenedor o arrendatario de un inmueble residencial o comercial. Comprobante de pago: Documento utilizado para dejar constancia por parte de la Institución de lo cancelado o la transacción que se realizó, el cual debe llevar un número de serie asignado por tesorería. Deberes especiales de los usuarios del sector oficial. Establece el artículo 12 de la norma en mención que: “El incumplimiento de las entidades oficiales de sus deberes como usuarios de servicios públicos, especialmente en lo relativo a la incorporación en los respectivos presupuestos de apropiaciones suficientes y al pago efectivo de los servicios utilizados, es causal de mala conducta para sus representantes legales y los funcionarios responsables, sancionable con destitución.”. En consecuencia, la Policía Nacional está en la obligación de pagar los servicios públicos que consume, ya que por expreso mandato de la Ley 142 de 1994, sin importar el título bajo el cual se ejerce la ocupación de los bienes inmuebles donde se presta el servicio policial, es decir si se es o no propietario, se tiene la obligación del pago de los mismos. Derechos de los usuarios. De conformidad con el artículo 9º ibidem: “Artículo 9º. Los usuarios de los servicios públicos tienen derecho, además de los consagrados en el Estatuto Nacional del Usuario y demás normas que consagren derechos a su favor, siempre que no contraríen esta ley, a: 9.1 Obtener de las empresas la medición de sus consumos reales mediante instrumentos tecnológicos apropiados, dentro de plazos y términos que para los efectos fije la comisión reguladora, con atención a la capacidad técnica y financiera de las empresas o las categorías de los municipios establecida por la ley. 9.2 La libre elección del prestador del servicio y del proveedor de los bienes necesarios para su obtención utilización.

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Resolución No. DEL HOJA No. 245. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

9.3 Obtener los bienes y servicios ofrecidos en calidad o cantidad superior a las proporcionadas de manera masiva, siempre que ello no perjudique a terceros y que el usuario asuma los costos correspondientes. 9.4 Solicitar y obtener información completa, precisa y oportuna, sobre todas las actividades y operaciones directas o indirectas que se realicen para la prestación de los servicios públicos, siempre y cuando no se trate de información calificada como secreta o reservada por la ley y se cumplan los requisitos y condiciones que señale la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. “Parágrafo. Las Comisiones de Regulación en el ejercicio de las funciones conferidas por las normas vigentes, no podrá desmejorar los derechos de los usuarios reconocidos por la ley.”. Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. La Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, es la única entidad que cumple funciones de inspección, control y vigilancia a las empresas prestadoras de servicios públicos; ante esta puede acudirse cuando existen irregularidades que no son resueltas de manera directa por la empresa correspondiente. Compete a la Superintendencia establecer las herramientas necesarias para que los usuarios de los servicios puedan ejercer mejor sus derechos y deberes. Previamente a acudir a la Superintendencia, cuando el usuario tenga inquietudes o reclamaciones sobre la prestación de un servicio, como, por ejemplo, falla en la prestación del servicio, problemas de facturación, entre otras situaciones, se debe presentar reclamación ante la empresa prestadora del mismo. Las peticiones se pueden formular en forma escrita o verbal en las oficinas de atención al cliente de los prestadores de servicios públicos domiciliarios de conformidad con lo previsto en el artículo 23 de la Constitución Política y la Ley 1755 de 2015 que modificó la Ley 1437 de 2011 para reglamentar y desarrollar el derecho de petición. Para presentar derechos de petición debe suministrarse la siguiente información: -

Nombre del prestador a quien se dirige Descripción clara de los motivos de la petición Relación de los documentos que anexa, si los hubiere Nombre, firma e identificación de quien presenta la petición Indicar claramente la dirección para recibo de respuesta y en lo posible número telefónico y correo electrónico Firma del peticionario

Cuando el usuario acude a la Superintendencia de Servicios Públicos, esta entidad requerirá a la empresa para que cumpla, a través de la imposición de multas sucesivas. El usuario también puede exigir a la empresa el cumplimiento acudiendo a la jurisdicción Contencioso Administrativa, a través de una acción de cumplimiento (art. 87 Constitución Política). Quién puede obtener un servicio público. Tiene derecho a recibir cualquier servicio público domiciliario toda persona que sea capaz de contratar, según la ley, que habite o utilice de modo permanente un inmueble, por ejemplo, el propietario o el arrendatario. La Ley no exige la autorización del propietario de un inmueble para que el arrendatario pueda solicitar la instalación de un servicio público. Contrato de servicios públicos. Es un acuerdo por el cual una entidad prestadora de servicios públicos se compromete a prestar un determinado servicio público domiciliario, a cambio de un precio en dinero. Es decir, ninguna persona puede recibir los servicios de manera gratuita. La empresa a través del contrato de servicios públicos señala unas condiciones de prestación iguales para todos los usuarios, y por eso este contrato, también se conoce como «contrato de condiciones uniformes». El contrato que celebra el usuario con la empresa de servicios públicos se da por terminado por las causas y bajo las formalidades señaladas en el mismo. También puede terminarse, según el artículo 141 de la Ley 142 de 1994, por el incumplimiento reiterado del contrato o por el atraso en el pago de tres facturas. También el prestador podrá proceder a dar por terminado el contrato y cortar el servicio: en el caso de acometidas fraudulentas, o por la demolición del inmueble en el cual se prestaba el servicio. Diferencia entre corte y suspensión del servicio. Cuando la empresa suspende el servicio, el usuario queda imposibilitado para disfrutar de manera temporal de éste, pero el contrato sigue 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 246. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

vigente y una vez se cancele el monto adeudado la empresa está en la obligación de reconectarlo. Si lo que ocurre es que la empresa toma la decisión de cortar el servicio, esto significa que se da por terminado el contrato y para volver a disfrutar del servicio se debe hacer una nueva solicitud de conexión y pagar los costos de esa nueva conexión. Solidaridad en los servicios públicos. La solidaridad consiste en que, si un arrendatario deja una deuda por servicios públicos de un inmueble, el propietario está en la obligación de pagar esa deuda. Por esta razón el artículo 130 de la Ley 142 de 1994, dice que tanto el propietario del inmueble que recibe el servicio, como el suscriptor y los usuarios del servicio son responsables de las obligaciones y deberes establecidos en el contrato. Igualmente, son beneficiarios de los derechos contenidos en el mismo. En la compra de inmuebles urbanos se entiende cedido el contrato de servicios públicos y por lo tanto quien adquiera el inmueble será solidariamente responsable por las deudas de servicios públicos existentes al momento de la compra. Así, según el artículo 129 de la Ley 142 de 1994 a quien adquiera un inmueble urbano a cualquier título (compra, remate) se le ceden los contratos de servicios públicos, salvo que las partes acuerden otra cosa. Quien adquiera el inmueble, será solidariamente responsable por las deudas de servicios públicos existentes en el momento de la compra. Para efectuarse la cesión los contratos deben estar vigentes, así, por ejemplo, si al momento de la venta, la empresa prestadora del servicio público domiciliario había retirado definitivamente la línea telefónica, no habrá lugar a reclamar solidaridad, porque no existía contrato. La solidaridad se rompe si la empresa no suspende el servicio dentro del plazo señalado en el contrato. En caso que la empresa sea negligente y no suspenda el servicio, el propietario sólo está obligado a pagar la deuda causada hasta el momento en que la empresa debía suspender el servicio, esto es, tres (3) meses o dos (2) facturas cuando el pago es bimensual, de conformidad con lo previsto en la Ley 142 de 1994, evitando con ello el incremento desmesurado de cuentas insolutas. Los consumos que se causen de ahí en adelante sólo los paga el arrendatario. Dicha solidaridad se rompe si la empresa restablece el servicio sin que el usuario elimine las causas de la suspensión o el corte, el propietario del inmueble no será solidario de las obligaciones que se causen a partir de tal restablecimiento y en consecuencia no estaría obligado al pago del servicio que se preste con posterioridad al rompimiento de la solidaridad. En aquellos casos en que la instalación de nuevas líneas se efectúe en inmuebles en los que los suscriptores o usuarios se encuentren en mora en el pago del servicio con la empresa que va a instalar la nueva línea o servicio, debe interpretarse que no existe solidaridad dado que en ese caso al propietario del inmueble no se le puede causar perjuicio por la negligencia de la empresa que, estando obligada a verificar la situación de cartera del inmueble, no lo hace. Esto significa que la solidaridad tiene límites, y uno de esos límites está marcado por la responsabilidad de las partes en la ejecución del contrato. El artículo 15 de la Ley 820 de 2003 (Régimen de Arrendamiento de Vivienda Urbana), permite que el propietario del inmueble no responda por las deudas de servicios públicos de su arrendatario, es decir que no sea solidario en ese pago, siempre y cuando el arrendatario constituya una garantía, que puede ser desde un depósito en dinero o una póliza de seguros, que ampare el pago de los servicios públicos a su cargo. Únicamente se aplica a los contratos celebrados para el arrendamiento de vivienda urbana. Importancia de la factura. La factura de servicios públicos domiciliarios cobra relevancia porque es la cuenta que la empresa prestadora entrega al usuario por causa del consumo y demás servicios inherentes en desarrollo de un contrato de prestación de servicios públicos. La empresa cobrará al usuario el consumo real del servicio objeto del contrato de condiciones uniformes, determinado a través de medios técnicos de medición, como los medidores o contadores. Una factura debe contener la información necesaria para que el suscriptor o usuario pueda establecer con facilidad si la empresa al elaborar la factura se ciñó a ley y al contrato de condiciones uniformes, cómo se determinaron los consumos, el número de unidades consumidas, el valor unitario, el valor total, subsidios, contribuciones, otros cargos por servicios inherentes, comparación con consumos anteriores, la forma, el plazo y el modo en que debe efectuarse el pago. En la factura sólo se puede incluir el valor de los consumos y los demás servicios inherentes relacionados con el contrato de servicios públicos, tales como derechos de conexión y el IVA. 1DS-RS–0001 VER: 2

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Resolución No. DEL HOJA No. 247. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

También se puede incluir el cobro de intereses de mora por el no pago oportuno de las facturas de servicios. El suscriptor o usuario tiene derecho a recibir oportunamente la factura, y así mismo la empresa se obliga a entregarla por lo menos con cinco (5) días de antelación a la fecha de pago oportuno señalada en la misma, en el lugar convenido para el efecto con el suscriptor o usuario. El hecho de no recibir la cuenta de cobro no libera al suscriptor y/o usuario de la obligación de atender su pago. Si no se recibe la factura a su debido tiempo, se debe ir a la empresa a buscarla y reclamar un duplicado para realizar el pago oportunamente. 6.6.1. Cobro de servicios públicos En predio desocupado. Cuando el inmueble o predio se encuentra desocupado sólo procede el cobro del cargo fijo. Inoportunidad del cobro. Se considera que un cobro es inoportuno, cuando pasados cinco (5) meses de haberse prestado o suministrado el servicio a un bien, la empresa no lo haya facturado. Cobro de intereses de mora en los servicios públicos domiciliarios. Las empresas pueden cobrar intereses de mora, pero solo sobre el valor del servicio (consumo y cargo fijo) y de las obligaciones tributarias que se cobren en la factura, incluida la contribución de solidaridad que debe pagar los estratos 5 y 6, así como los usuarios industriales y comerciales. Los intereses de mora que se cobren a los usuarios residenciales deben liquidarse conforme a la tasa de interés prevista en el Código Civil, y a los usuarios comerciales e industriales se les aplica el interés moratorio comercial. Tiempo que tiene la empresa para ejecutar el cobro de una factura. La factura expedida por las empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios, es considerada por expresa disposición legal como título ejecutivo y por lo tanto el plazo que tiene la empresa para cobrarla judicialmente es de 5 años (art. 2536 del Código Civil que alude a la prescripción de la acción ejecutiva). Consumo. El consumo es el elemento principal del precio que la empresa le cobra al suscriptor o usuario. El consumo se mide con instrumentos técnicos o medidores (contadores) individuales; si no es posible medir el consumo con estos elementos, el valor del consumo puede fijarse teniendo en cuenta consumos promedios anteriores del mismo usuario o de usuarios con hábitos de consumo similares. Pago por gastos del cambio de medidor. Es obligación del suscriptor o usuario hacer reparar o reemplazar los medidores a satisfacción de la empresa cuando se determine que su funcionamiento no permite la lectura de los consumos adecuadamente, o cuando el desarrollo tecnológico ponga a su disposición instrumentos de medida más precisos. Qué ocurre si el usuario no cambia el medidor. Es preciso tener en cuenta que si el usuario o suscriptor, pasado un período de facturación, no toma las acciones necesarias para reparar o reemplazar los medidores, la empresa podrá hacerlo por cuenta del usuario o suscriptor. 6.6.2. Procedimiento a desarrollar por las unidades policiales para el seguimiento y control del pago oportuno de los servicios públicos domiciliarios Los Jefes del Grupo Bienes Raíces, los primeros cinco (5) días del mes de enero de cada vigencia, solicitarán a las empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios, un documento que certifique que las facturas que se descargan vía internet o se remiten por correo electrónico, son válidas para efectuar el pago de estas obligaciones. Teniendo en cuenta los trámites administrativos y financieros que el Área Financiera debe adelantar para el pago de las facturas, éstas deben ser remitidas en un plazo máximo de cuatro (4) días hábiles antes de la fecha límite para el pago oportuno. Al obtener el anterior documento por parte de las empresas prestadoras de servicios públicos, los grupos de presupuesto de cada unidad policial, están en la obligación de recibir las facturas descargadas por internet adjuntas a la solicitud de pago que realiza el Jefe o responsable de Bienes Raíces, efectuando el trámite correspondiente para el pago oportuno conforme a los

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Resolución No. DEL HOJA No. 248. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

plazos que indiquen las facturas, las que deben ser impresas en impresora láser, con el fin que puedan ser canceladas en las entidades bancarias. El Jefe de presupuesto no debe solicitar al Jefe Grupo Bienes Raíces una autorización por escrito del ordenador del gasto para efectuar los pagos de servicios públicos domiciliarios, toda vez que dicha autorización se encuentra implícita en el acto administrativo a través del cual se ordena el gasto, proyectado por el Jefe de presupuesto y que es revisado, aprobado y firmado por el ordenador del gasto; lo anterior, con el fin de reducir trámites innecesarios que pueden generar multas, intereses de mora o deudas anteriores. Cada unidad debe establecer la cantidad de predios que son objeto de pago de servicios públicos domiciliarios en cada vigencia y elaborar la solicitud de recursos con el valor total por cada servicio público domiciliario dirigida al ordenador del gasto, con el fin de que sea incluido en el plan de necesidades de la respectiva unidad ejecutora y verificar su posterior inclusión en el plan de compras. Al recepcionar las facturas a cancelar con recursos propios se debe incorporar la información de las facturas de cobro en el Sistema de Información para la Administración de Bienes Inmuebles anexando las facturas ante la dependencia financiera responsable de generar el pago, con mínimo cuatro (4) días hábiles de antelación al vencimiento del plazo de pago oportuno, dejando copia de lo actuado como soporte. El responsable de los servicios públicos en la unidad incorporará el pago en el Sistema de Información para la Administración de Bienes Inmuebles con el comprobante respectivo, aportado por el tesorero de la unidad ejecutora. Los conceptos anteriormente descritos hacen parte del procedimiento documentado con el código 2BS-PR-0020 “Gestión y Seguimiento al pago oportuno de los servicios públicos domiciliarios”, los cuales se encuentran cargados en la Suite Visión Empresarial – SVE, para consulta y deben ser aplicados por todas las unidades policiales a nivel nacional. 6.6.3. Decisiones del subcomponente bienes inmuebles De acuerdo al modelo de sostenibilidad de los recursos, el personal a cargo del procedimiento de bienes inmuebles, deberá dar cumplimiento a los siguientes lineamientos según corresponda: -

Trabajo por procedimientos estandarizados y documentados: el trabajar con base en procesos y procedimientos, ha permitido la organización y control de tareas en la administración inmobiliaria, así como la realización de unas mejores prácticas administrativas en cuanto al control y seguimiento de las mismas, logrando la unificación de criterios.

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Legalización de bienes inmuebles ocupados sin soporte legal: esta decisión conlleva al saneamiento jurídico, técnico, fiscal y catastral de los bienes ocupados por la Policía Nacional, posibilitando la inversión en obra nueva, adecuación y mantenimiento de bienes inmuebles, que redunda en el mejoramiento de la calidad de vida del personal.

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Realizar y actualizar avalúos de los bienes inmuebles: determinar el valor real de los activos fijos inmobiliarios define el rumbo del saneamiento contable, de la mano con la verificación del Inventario real de terrenos y edificaciones, así como la construcción de líneas base con los valores de referencia a nivel nacional.

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Controlar el pago oportuno de servicios públicos e impuesto predial en las unidades: una de las ventajas de controlar el pago oportuno de servicios públicos e impuesto predial en las unidades, es el de evitar el cobro de multas y sanciones, además de generar cultura del ahorro y austeridad del gasto, propendiendo por brindar el suministro continuo para conservar las condiciones de salubridad e higiene de los inmuebles.

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Actualizar y administrar información mediante el Sistema de Información para la Administración de Bienes Inmuebles: el administrar correctamente dicho sistema permite disponer de información confiable para la toma de decisiones, logrando concatenar los datos que producen los diferentes componentes, la generación de alertas tempranas de vigencia de contratos o convenios, facturas de pago de obligaciones u otras actividades perentorias.

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Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 249. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________ - Emitir conceptos de viabilidad técnica, jurídica, económica y fiscal para adquirir,

arrendar o entregar bienes inmuebles: al emitir estos conceptos de viabilidad, se pretende la adquisición o arrendamiento de predios saneados en los aspectos jurídicos, técnicos, fiscales y catastrales, acorde a las necesidades, al igual que la devolución, permuta o transferencia de bienes inmuebles no explotados, y que estén generando gastos innecesarios. -

Capacitación y retroalimentación al personal en cuanto a la administración inmobiliaria: al contar con personal capacitado se pretende evitar errores procedimentales, dar celeridad a la respuesta de los requerimientos, lo cual redunda en mejores resultados, además de contar con personal idóneo, ajustado al perfil y competencias necesarias para el desarrollo de las labores propias de la administración inmobiliaria.

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Organizar el componente de bienes inmuebles con respecto a las políticas sectoriales del MDN: el estar alineado con las políticas del MDN en cuanto a la administración inmobiliaria es fundamental, ya que el cumplimiento de las directrices permite a la Institución un grado de reconocimiento y confiabilidad ante el Ministerio.

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Cotejar inventarios de activos fijos (SAP vs Sistema de Información para la Administración de Bienes Inmuebles: permite comparar la información contenida en cada sistema con el fin de realizar una depuración de registros, logrando así la consecución de los inventarios reales y estados contables actualizados. Esta actividad debe ser realizada por los responsables en todos los ámbitos de gestión. Así mismo deben garantizar que la información permanezca actualizada.

6.7. Uso y cuidado de elementos constructivos Para determinar el uso y cuidado de los elementos constructivos, programación, revisión, mantenimiento y personal autorizado, se referencian los parámetros dados por el arquitecto catalán Josep Lluís Altimira, quién en su monografía “Conservación en la Edificación” publicada en el año 2012, indica de manera clara y técnica la forma adecuada de realizar un plan de mantenimiento preventivo, el cual se describe de manera sucinta y organizada. Para cada uno de los elementos constructivos, se describen a continuación los cuidados que deben tenerse, la programación de revisiones, mantenimientos preventivos y el personal autorizado para hacerlo; de igual forma, como este documento será referente para los analistas de mantenimiento a nivel nacional, se incluyen además otros que pueden apoyar la labor de los funcionarios para que realicen los planes preventivos en cualquier región, de acuerdo a la siguiente tabla, así: PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Elemento constructivo

Uso y cuidado

Cimentación

La estructura y cargas previstas en proyecto que se transmiten por la cimentación al terreno, no podrán ser modificadas. No debe excavarse en zonas próximas a la cimentación ya que cuando se hacen nuevas construcciones, excavaciones, pozos, carreteras, rellenos u otras, puede dar lugar a la aparición de movimientos y fisuras en distintos elementos del edificio. Evitar que zapatas, muros y otros

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Programación

Inmediata

Cada 2 años

Revisión y mantenimiento Siempre que aparezcan fisuras o grietas en cualquier elemento estructural o pisos del edificio, se dará aviso inmediato a un Ingeniero Civil. Los conductos de drenaje y desagüe debido a posibles fugas pueden dar lugar, debido a la proximidad con la cimentación, a un ablandamiento del suelo, disminuyendo su capacidad portante, lo que puede ocasionar asentamientos diferenciales de la cimentación como consecuencia del colapso parcial del suelo.

Personal autorizado

Ingeniero Civil

Ingeniero Civil

Aprobación: 09-03-2017

Resolución No. DEL HOJA No. 250. “CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS LOGÍSTICOS DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” ____________________________________________________________________________________

Muros de contención

elementos estructurales entren en contacto con líquidos, sustancias o productos químicos que les sean perjudiciales. Evitar fugas hidrosanitarias que pueden alterar las condiciones del terreno firme de apoyo para la cimentación. La cara externa del muro no deberá soportar cargas superiores a las previstas en proyecto. La cara interna no recibirá elementos estructurales o acopios que modifiquen su estado. No modificar viguetas ni vigas unidas al muro, sin la intervención de un ingeniero estructural. No plantar árboles en las proximidades del muro. No hacer zanjas paralelas al muro cercanas al mismo con una profundidad superior a 1/3 de su altura o por debajo de su cimentación. No abrir huecos en el muro sin la intervención de un estructural.

Cada 10 años

Inmediata

Anual

Cada 10 años

Inmediata No abrir huecos en placas o losas sin autorización de un ingeniero estructural. Placas o losas

No se puede asentar sobre la placa cargas superiores a las que se ha previsto en el proyecto.

Revisión inmediata Anual

Cada 10 años

No modificar elementos estructurales.

Inmediata

No rebasar la sobrecarga de uso señalada en proyecto. Anual Los objetos pesados, se situarán cerca de columnas y vigas.

Estructura de concreto (vigas y columnas)

No taladrar ni cortar en los elementos estructurales sin autorización de un Ingeniero Estructural.

Anualmente

Evitar que la humedad entre en contacto con los elementos estructurales. Evitar que las armaduras de acero queden al descubierto.

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Cada 10 años

Se debe verificar que no existan síntomas de degradación de los materiales que conforman la cimentación, así como realizar la revisión de los elementos de la misma, realizando las pruebas técnicas necesarias. Comprobar habitualmente que no se producen fisuras, asentamientos, desmoronamientos o abombamientos en el muro. Revisar el estado de los paramentos, drenajes y terreno colindante

Comprobar que no existan síntomas de meteorización de los materiales que conforman los muros, así como, las juntas y su sellado de igual forma el estado general del muro, realizando las pruebas técnicas necesarias

Ante la aparición de cualquier tipo de patología en la placa informar de inmediato a un Ingeniero Civil Revisión de drenajes tras intensas lluvias en placas de cubierta Inspección de las juntas, sellado y estado general de la placa. Inspección de las juntas, sellado y estado general de la placa y diferentes redes que traspasan la placa, realizando las pruebas técnicas necesarias Ante la aparición de cualquier tipo de patología en la estructura informar de inmediato a un Ingeniero Civil Comprobar la aparición de fisuras en viguetas y vigas, pandeo en columnas, humedades o degradación del acero. Cada año realizar la limpieza de las superficies de vigas y columnas vistas con un cepillo de raíces y agua, eliminando la suciedad a la que se vean expuestos estos elementos. El Ingeniero estructural debe evaluar la necesidad de realizar un tratamiento de protección superficial de estas superficies vistas. Revisión de todos los elementos de la estructura de concreto, realizando las pruebas técnicas necesarias

Ingeniero Civil

Técnico

Ingeniero civil

Ingeniero estructural

Técnico

Técnico

Ing